(Fersiwn Rhagfyr 2003)
Cynnwys
Cyflwyniad
Mae mwy na 180,000 o elusennau cofrestredig yng Nghymru a Lloegr. Mae pob elusen
yn wahanol ac amrywiaeth elusennau yw un o'r nodweddion sy'n diffinio cymdeithas
sifil fywiog. Bydd elusennau'n rhannu sawl digwyddiad cyffredin neu garreg filltir
wrth iddynt ddatblygu, tyfu a newid. Gall y gwersi y mae un elusen yn eu dysgu
fod o fudd i elusennau eraill trwy eu helpu i osgoi'r problemau cyffredin a
manteisio ar brofiad arfer dda.
Mae cymdeithas yn troi fwyfwy at elusennau i ddarparu a chyflwyno gwasanaethau
ac amwynderau allweddol, a disgwylir y bydd y gwasanaethau hyn yn cael eu darparu
mewn ffordd drefnus, effeithiol ac atebol. Mae'r adroddiad yn ceisio chwarae
rhyw rhan wrth gefnogi elusennau newydd ac elusennau sy'n datblygu trwy ystyried,
o bersbectif y rheolydd elusennau, rai o'r materion y gall elusennau ddisgwyl
eu hwynebu. Mae'n ceisio lledaenu'r wybodaeth a gafwyd o brofiad elusennau o
ddigwyddiadau carreg filltir a dangos rhai o'r ffyrdd arfer orau o baratoi ar
gyfer y rhain a delio â nhw. I ategu ein profiad o waith achosion, mae'r adroddiad
hefyd yn cyflwyno canfyddiadau o arolwg sy'n casglu, am y tro cyntaf erioed,
adborth gan elusennau a gofrestrwyd yn ddiweddar (Cafodd pob elusen yn yr arolwg
ei chofrestru yn 1995, naill ai am y tro cyntaf neu wedi hynny fel cwmni elusennol).
Crynodeb
Diffinnir 'carreg filltir' fel newid sylweddol sy'n effeithio ar sawl agwedd
ar rôl a gweithgareddau elusen. Gall hyn greu goblygiadau ar gyfer trefniadau
llywodraethu'r elusen, rôl unigolion, rhwymedigaethau posib ac ati. Nodwedd
carreg filltir yw bod rhaid ystyried sawl newid ar yr un pryd ac mae'r hyn a
ddisgwylir gan ymddiriedolwyr ac aelodau staff yn cynyddu'n fawr.
Mae'r prif adroddiad yn ymdrin â'r materion a chamau datblygu yn hytrach na'r
garreg filltir ei hun oherwydd mae nifer o'r materion sy'n cael eu hystyried
yn yr adroddiad yn berthnasol i fwy nag un garreg filltir. Disgrifir cerrig
milltir cyffredin ym mywyd elusen isod, ac mae'r adran yn yr adroddiad sy'n
delio â'r materion allweddol cysylltiedig wedi'i nodi mewn cromfachau.
Y cerrig milltir y bydd elusennau yn eu hwynebu fel arfer wrth iddynt ddatblygu
yw:
- sefydlu eu hunain fel endid cyfreithiol ffurfiol (Dechrau arni);
- cyflogi staff am y tro cyntaf (Rheoli newid);
- cynllunio gweithgareddau'r dyfodol (Cynllunio at y dyfodol);
- wynebu newidiadau yn eu trefniadau cyllido, e.e. cael grant, llunio contract
i gyflwyno gwasanaethau neu sefydlu is-gwmni masnachu (Cyllido);
- gwneud newidiadau i'w strwythur trefniadaethol neu lywodraethol (Rheoli newid);
- prynu, atgyweirio neu werthu eiddo (Rheoli newid); a
- dirwyn i ben neu newid cyfeiriad (Rheoli newid).
Mae Atodiad A y
prif adroddiad yn darparu rhestr o gwestiynau y gall fod yn ddefnyddiol i ymddiriedolwyr
ofyn i'w hunain ar gamau amrywiol datblygiad eu helusen.
Mae sawl carreg filltir ym mywyd unrhyw elusen. Mae'r adroddiad yn canolbwyntio
ar y rheiny lle mae profiad rheoleiddio'r Comisiwn Elusennau yn ychwanegu persbectif
a gwerth arbennig. Nid llawlyfr mo'r adroddiad; nid yw'n rhoi cyfarwyddiadau
manwl ar yr hyn i'w wneud pan fyddwch yn wynebu pob carreg filltir. Yn hytrach
mae'n tynnu sylw at y prif faterion y mae'r Comisiwn Elusennau yn eu gweld ac
y mae angen i ymddiriedolwyr elusennau fod yn ymwybodol ohonynt.
Gall pob carreg filltir fod yn sbardun os yw'n cael ei rheoli'n dda ond gall
achosi problemau fel arall. Mewn rhai achosion, bydd y Comisiwn Elusennau yn
cymryd rhan oherwydd bod angen ein hawdurdod neu gyngor neu oherwydd bod yr
elusen yn peri achos o bryder a all arwain at ymchwiliad. Yn fwy cyffredinol,
mae dyletswydd statudol gan y Comisiwn i "hybu'r defnydd effeithiol o adnoddau
elusennol" (Adran 1(3) Deddf Elusennau 1993). Yn ein profiad ni, mae adnoddau'n
cael eu defnyddio yn fwyaf effeithiol mewn elusen sy'n rheoli ei chyfnodau pontio
yn dda. Mae hyn yn fwy tebygol o ddigwydd mewn elusen sy'n mabwysiadu persbectif
tymor hir, gwybodus.
Dengys ein gwaith achosion fod elusennau yn aml yn profi cerrig milltir neu
ddigwyddiadau pontio fel argyfwng yn hytrach na chyfnodau a ragwelir mewn proses.
Mae modd adnabod y cerrig milltir a restrir uchod oherwydd bod elusennau newydd
ac elusennau sy'n datblygu yn aml yn wynebu'r un digwyddiadau â'r rheiny sydd
wedi mynd o'u blaenau ond heb y fantais o ddysgu o brofiad pobl eraill. Mae
profiad yn cael ei drosglwyddo trwy gyrff mantell ac ymgynghorol ond yn ôl y
cyrff hyn bydd elusennau yn aml yn gwneud rhy ychydig, yn rhy hwyr. Yn rhy aml
o lawer, bydd elusennau yn ceisio cymorth a chyngor pan fyddan nhw'n wynebu
cyfnod pontio yn hytrach na phan fyddant yn paratoi ar gyfer hyn. Mae'r dystiolaeth
hefyd yn awgrymu mai ymateb cyffredin elusennau yw ceisio ateb tymor byr yn
hytrach nag addasu ei strwythur trefniadaethol er mwyn sicrhau y gall yr elusen
barhau i weithredu'n effeithlon ac effeithiol yn ei sefyllfa newydd.
Gellir esbonio hyn yn rhannol trwy ddiffyg cynllunio digonol. Dim ond 49% o'r
elusennau yn yr arolwg sy'n cynhyrchu cynllun blynyddol neu dymor hwy. Gall
elusennau ddelio â digwyddiadau cerrig milltir yn llwyddiannus dim ond yng nghyd-destun
strategaeth rheoli risg briodol. Mae persbectif tymor hir ac ymwybyddiaeth o
gyd-destun gwaith yr elusen yn hanfodol er mwyn asesu risg yn briodol. Er mwyn
i ymddiriedolwyr allu rheoli elusennau'n effeithiol, rhaid iddynt gael cynllun
gweithredol, sy'n addas i faint ac anghenion yr elusen, yn seiliedig ar ymwybyddiaeth
o gyfeiriad tebygol datblygiad eu helusen, dealltwriaeth o'r ffactorau cymdeithasol
ac economaidd sy'n debygol o gael effaith arnynt ac ymwybyddiaeth o anghenion
esblygol eu buddiolwyr.
Mae profiad gwaith achosion y Comisiwn Elusennau yn awgrymu nad yw ymddiriedolwyr
bob amser yn gywir yn yr hyn y maent yn ei ddisgwyl ar gyfer eu helusen. Mae
hyn yn cael ei gadarnhau gan ein harolwg: roedd 21% o elusennau wedi tanamcangyfrif
gwariant neu oramcangyfrif incwm yn eu blynyddoedd cynnar; roedd 39% heb sylweddoli
yr amser yr oedd ei angen i redeg yr elusen; ac roedd 18% heb sylweddoli cymhlethdod
y gwaith cadw cyfrifon.
Nid oes gan nifer fawr (59%) o elusennau sy'n cyflogi staff a/neu wirfoddolwyr
gynllun tymor hir neu flynyddol sy'n sicrhau y gallant fodloni eu hymrwymiadau
fel cyflogwyr. Dim ond 58% sy'n ffyddiog eu bod yn deall y ddeddfwriaeth gyflogaeth
ddiweddaraf.
Gall amgylchiadau gwaith yr elusen effeithio ar eu gallu i gynllunio at y dyfodol.
Cyllido tymor byr a chyllido cyfyngedig sy'n cael yr effaith fwyaf sylweddol
yn y cyswllt hwn. Dywedodd 69% o elusennau a gyllidir gan grantiau bod dibynnu
ar gyllid grant tymor byr wedi amharu ar eu gallu i gynllunio eu datblygiad.
Mae lle i ymddiriedolwyr fod yn fwy rhagweithiol wrth sicrhau bod gallu trefniadaethol
eu helusen yn cadw i fyny â'i thwf. Dywedodd 69% o'r elusennau yn yr arolwg
nad oedden nhw byth wedi newid eu strwythur rheoli neu lywodraethu.
Dengys tystiolaeth y Comisiwn Elusennau fod ymddiriedolwyr elusennau, yn naturiol
efallai, yn tueddu i ganolbwyntio eu sylw a'u hadnoddau ar eu buddiolwyr yn
hytrach na'u strwythur trefniadaethol. Dywedodd 22% o'r elusennau yn yr arolwg
bod rhedeg yr elusen o ddydd i ddydd yn cymryd y rhan fwyaf o'u hadnoddau, ac
nid yw hyn yn gadael llawer o gyfle i ddatblygu systemau a strwythurau mewnol.
Fel a nodwyd gan y Gyfarwyddiaeth Cymunedau Gweithgar, mae buddiannau tymor
hir buddiolwyr yn cael eu gwasanaethu'n well gan sefydliadau cadarn sy'n gallu
defnyddio cronfeydd yn effeithlon.
Ar y cyfan, nid yw elusennau yn cyfathrebu neu'n cydweithio â'i gilydd i raddau
helaeth iawn (Gweler cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Cydweithio a Chyfuniadau (RS4)).
Fodd bynnag, mae'r dystiolaeth yn awgrymu bod elusennau llai yn fwy tebygol
o godi eu llygaid o'u gwaith bob dydd a mabwysiadu persbectif mwy strategol
pan fyddant wedi sicrhau cyllid. Mae tystiolaeth yn cefnogi canfyddiadau Adolygiad
Trawsbynciol diweddar y Llywodraeth, Rôl y Sector Gwirfoddol wrth Gyflwyno Gwasanaeth
Cyhoeddus.
Prif neges yr adroddiad yw dylai cynllunio fod yn ganolog i ddull llywodraethu'r
elusen ac, er mwyn cynnig gwybodaeth ar gyfer y broses gynllunio, dylai ymddiriedolwyr
ddefnyddio'r profiad a'r gwersi a ddysgwyd gan elusennau eraill. Bydd cynllunio
cadarn ac asesiad priodol elusennau o risgiau eu dull llywodraethu, cyllid a
gweithgareddau yn hybu effeithlonrwydd, cynaliadwyedd a thwf yn y sector.
Mae profiad gwaith achosion y Comisiwn Elusennau ac ymgynghori o fewn
y sector yn dangos bod elusennau llwyddiannus yn:
- meddu ar ddogfen lywodraethol sy'n cyfateb â realiti'r hyn y dymunant ei
wneud;
- meddu ar drefniadau llywodraethu sy'n cadw i fyny â newid;
- pwyso a mesur er mwyn sicrhau bod y sgiliau a'r profiad/gwybodaeth ganddynt
ar gyfer natur eu gweithgareddau, yn enwedig pan fyddant yn delio â sefyllfaoedd
cymhleth megis trafod contractau neu sefydlu is-gwmni masnachu;
- wynebu materion anodd neu emosiynol megis dirwyn eu helusen i ben neu drosglwyddo
gweithgareddau;
- sefydlog yn ariannol ac wedi:
- gwarantu incwm digonol, neu ddigon amrywiol;
- prisio eu gweithgareddau yn briodol a chyfyngu ar eu gwariant;
- rhoi sylw digonol i gynllunio ariannol a rheoli risg.
Roedd gwaith ymchwil ar gyfer yr adroddiad yn cynnwys dadansoddiad manwl o'n
stôr o waith achosion a data arall a ddelir o fewn y Comisiwn Elusennau, arolwg
o bob elusen a gofrestrwyd yn 1995 (naill ai am y tro cyntaf neu wedi hynny
fel cwmni elusennol) ac ymgynghori ag elusennau, cyrff mantell a chyrff ymgynghorol.
Argymhellion
Mae rhai argymhellion wedi'u nodi isod y teimlwn fydd yn helpu elusennau i
ragweld a delio'n llwyddiannus â'r cerrig milltir yn eu datblygiad.
- Fel mater o arfer dda, dylai ymddiriedolwyr:
- datblygu cynllun busnes a strategaeth rheoli risg, pa mor syml bynnag
y bo, er mwyn sefydlu gweithgareddau'r dyfodol a sefyllfa ariannol a threfniadaethol
yr elusen a phenderfynu sut y caiff y rhain eu rheoli.
Fel rhan o'r broses honno, dylai ymddiriedolwyr:
- sicrhau eu bod yn deall eu dogfen lywodraethol yn llawn, yn cyfeirio ati
yn rheolaidd ac yn gweithredu o fewn ei thelerau;
- sicrhau bod y ddogfen lywodraethol y maen nhw'n ei mabwysiadu yn briodol,
yn gynhwysfawr ac yn cynnwys darpariaeth ar gyfer newid i ateb anghenion esblygol
eu helusen;
- bod yn rhagweithiol wrth rannu profiad, defnyddio'r holl ffynonellau gwybodaeth
sydd ar gael a rhwydweithio ag elusennau eraill i ddatblygu rhagamcanion incwm,
gwariant ac ymroddiad amser realistig;
- pwyso a mesur y buddiannau posib a chostau corffori wrth ystyried p'un ai
i gofrestru fel cwmni elusennol;
- parhau i gael dealltwriaeth realistig o hyd a lled eu hatebolrwydd am unrhyw
golledion a ddaw i ran eu helusen;
- archwilio'r amodau sy'n gysylltiedig â chyllid grant a chontractau er mwyn
sicrhau nad yw annibyniaeth eu helusen yn cael ei thanseilio;
- sicrhau bod telerau unrhyw gontract y byddant yn eu harwyddo yn gwarchod
buddiannau eu helusen a'i defnyddwyr;
- sicrhau bod codi arian yn cael ei reoli, hyd yn oed pan gaiff ei gontractio
allan, a'i fod yn cydymffurfio â'r holl ofynion cyfreithiol perthnasol;
- sicrhau bod eu rôl eu hunain a rôl rheolwyr a gweithwyr yr elusen wedi'u
diffinio'n glir fel bod pob parti yn deall hyd a lled eu cyfrifoldebau;
- ceisio'r lefel briodol o gyngor cyfreithiol cyn arwyddo trafodiad eiddo;
- ystyried yn rheolaidd a oes dyfodol dichonadwy gan eu helusen a rheswm da
dros barhau.
- Dylai rhoddwyr grantiau geisio sicrhau bod unrhyw ofynion gweinyddol a monitro
sy'n gysylltiedig â chyllid yn gymesur â maint y grant.
- Dylai cyff mantell a phroffesiynol:
- annog elusennau i ddefnyddio dogfennau llywodraethol enghreifftiol a
safonol sy'n cynnwys y darpariaethau y maent yn debygol o'u hangen;
- darparu arweiniad ar atebolrwydd personol ymddiriedolwyr ac i ba raddau
y gall corffori ddarparu rhywfaint o ddiogelwch yn erbyn yr atebolrwydd
hwn.
- Dylai'r Gyfarwyddiaeth Cymunedau Gweithgar, fel rhan o'i strategaeth ar
gyfer annog meithrin gallu, hybu elusennau i ddatblygu sgiliau cynllunio busnes
a phroffwydol
Mae'r Comisiwn Elusennau yn cynhyrchu amrywiaeth eang o arweiniad sy'n nodi
ein barn a'r prif bwyntiau y dylai elusennau eu hystyried mewn perthynas â phob
pwnc. Os yw arweiniad o'r fath ar gael, cyfeirir ato yn yr adroddiad. Bydd y
Comisiwn Elusennau yn corffori'r profiad a gafodd o'r gwaith ymchwil hwn yn
ei hamrywiaeth ehangach o gyhoeddiadau.
Am yr adroddiad
Paratowyd yr adroddiad ar Gerrig Milltir trwy ddefnyddio tystiolaeth o gofnodion
y Comisiwn Elusennau ac archwilio ein ffeiliau achosion. Hefyd, cysylltwyd â
nifer o elusennau, cyrff ymgynghori a mantell a chynhaliwyd arolwg ffurfiol.
I gael copi lawn o'r adroddiad Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau
allweddol ym mywyd elusen (RS6) gallwch naill ai:
- Edrych ar yr adroddiad a'i argraffu o adran cyhoeddiadau ein gwefan;
- Ffonio staff ein Canolfan Gyswllt ar 0870 333 0123 rhwng 8.30 a.m. a 6.00
p.m. yn ystod yr wythnos, neu ar adegau eraill, ein llinell archebu peiriant
ateb ar 01823 345 427 i gael copi printiedig.