Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
Y Comisiwn Elusennau yw rheolydd annibynnol elusennau yng Nghymru a Lloegr. Ein nod yw darparu'r dull rheoleiddio gorau posibl er mwyn cynyddu effeithiolrwydd elusennau a ffydd a hyder y cyhoedd ynddynt.
Amcanion y Comisiwn, sydd wedi'u cynnwys yn Neddf Elusennau 2006, yw:
Mae'r Comisiwn yn rheolydd seiliedig ar risg a chymesur. Mae hyn yn golygu ein bod yn ymgysylltu ag elusennau mewn ffordd a fydd yn gwneud y gwahaniaeth mwyaf iddyn nhw ac i'r rhai sy'n cael budd ganddynt. Bydd unrhyw gamau rheoleiddio a gymerwn yn seiliedig ar dystiolaeth ac yn gymesur, yn deg ac yn rhesymol, ac yn ystyried y mater, y risg i'r elusen a'i buddiolwyr a gallu'r elusen i gydymffurfio.
Mae ein hymagwedd gyffredinol at reoleiddio wedi'i hamlinellu yn ein cyhoeddiad Y Comisiwn Elusennau a Rheoleiddio. Nid yw'r fframwaith hwn wedi newid. Rydym yn targedu ein hadnoddau lle maent yn debygol o gael yr effaith fwyaf a dilynwn egwyddorion arferion gorau rheoleiddio. Ceisiwn sicrhau bod ein gweithrediadau yn gymesur, yn atebol, yn gyson, ac yn dryloyw a dim ond wedi'u targedu ar achosion lle mae angen gweithredu.
Fel rheolydd modern, mae ymagwedd gyffredinol y Comisiwn yn pwysleisio rhoi cymorth ac arweiniad a hybu arfer gorau yn ogystal â sicrhau bod elusennau'n cydymffurfio â'u rhwymedigaethau cyfreithiol. Ceisiwn annog a chefnogi elusennau i wella eu perfformiad trwy weithio mewn partneriaeth â nhw a gyda grwpiau mantell y sector, i helpu i ddiffinio a hwyluso arfer gorau a rhannu'r wybodaeth hon yn eang. Rhown bwyslais ar alluogi elusennau i gael yr effaith fwyaf ac annog arloesi, effeithiolrwydd a chydweithio ar draws y sector.
Rydym wrthi'n ailddiffinio ac yn cryfhau ein hymagwedd seiliedig ar risg at reoleiddio. Pwrpas y papur hwn yw esbonio'r ymagwedd well rydym yn ei defnyddio at ein gwaith cydymffurfio. Mae hyn yn llunio ymagwedd y Comisiwn at risg mewn maes hanfodol.
Cynhaliwyd ymgynghoriad cyhoeddus anffurfiol ar y fframwaith risg a chymesuredd rhwng Medi a Thachwedd 2007. Mae'r papur hwn yn diweddaru papur trafod cynharach ac yn ystyried ymateb y cyhoedd iddo.
Nid yw'r ymagwedd well yn cynrychioli newid mewn polisi, ond mae'n cyflwyno model sy'n rhannu'n gyhoeddus yr hyn yr ystyriwn yw'r meysydd risg mwyaf i elusennau a byddwn yn targedu ein hadnoddau ar y meysydd hyn. Mae'r ymagwedd hon wedi'i hadlewyrchu hefyd yn ein blaenoriaethau gweithredol ar gyfer ein gwaith cydymffurfio.
Mae'r papur hwn yn canolbwyntio'n bennaf ar waith ein swyddogaeth Cydymffurfio a Chymorth, sy'n gyfrifol am gyflawni ein 'hamcan cydymffurfio' sy'n cynnwys gwaith rheoleiddio gydag elusennau os yw eu hasedau, eu gwasanaethau neu eu buddiolwyr mewn perygl difrifol o gael eu camddefnyddio neu eu niweidio. Mae hyn yn cynnwys risgiau i enw da elusennau unigol a, thrwy estyniad, pryderon am hyder cyhoeddus mewn elusennau yn gyffredinol a rheoleiddio'r sector yn effeithiol. Rôl y swyddogaeth Cydymffurfio a Chymorth yw adnabod ac ymchwilio i gamymddwyn neu gamreoli ymddangosiadol yng ngweinyddiad elusennau a datrys yr anawsterau a wynebir, naill ai drwy roi cymorth i ymddiriedolwyr neu, os oes angen, ymyrryd i ddiogelu'r elusen drwy ddefnyddio pwerau cyfreithiol y Comisiwn.
Mae mireinio ein hymagwedd at reoleiddio seiliedig ar risg yn ein gwaith cydymffurfio yn rhan o broses ehangach o welliant yn y Comisiwn er mwyn darparu rheoleiddio symlach ac effeithiol ac ar yr un pryd cadw i'r lleiaf posibl y baich ar elusennau. Mae gwelliannau’n cynnwys, er enghraifft, cyflwyno'r Comisiwn Elusennau Uniongyrchol yn 2006, y man cyswllt unigol ar gyfer pob ymholiad a chais sy'n cael eu derbyn yn y Comisiwn, sy'n golygu amserau ymateb cyflymach, gwasanaeth gwell a phenderfyniadau cyflymach ynghylch a fyddwn yn ymyrryd neu beidio.
Rydym wedi cymryd camau pellach i sicrhau bod ein dull o reoleiddio elusennau yn fwy cymesur a chanolbwyntiedig ar risg gydag adrodd am ddigwyddiadau difrifol fel y prif ysgogydd. Erbyn hyn mae'r Ffurflen Flynyddol (y gellir ei chwblhau ar-lein) yn gofyn i ymddiriedolwyr ddatgan eu bod wedi adrodd am ddigwyddiadau difrifol i ni. Hefyd, dylai digwyddiadau difrifol gael eu hadrodd i ni cyn gynted â phosibl ar ôl iddynt ddigwydd, a hefyd i'r heddlu a/neu yswirwyr yr elusen os yw hynny'n briodol. Drwy wneud hynny gallwn ddarparu cymorth mor gynnar â phosibl (mae arweiniad ar adrodd am ddigwyddiadau difrifol ar gael ar ein gwefan). Mae newidiadau o'r fath yn cynrychioli rhan o ymgyrch y Comisiwn i dargedu ein hadnoddau lle mae'r risgiau mwyaf.
Roedd ein harolwg rhanddeiliaid a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr 2006 'Strategaeth gadarn ar gyfer darparu gwasanaeth effeithiol' yn dangos er bod mwy na 50% o ymatebwyr yn teimlo bod ymchwilio i lai o achosion yn gam cadarnhaol, ni ddylai’r Comisiwn gael ei weld yn gorff nad yw'n gweithredu'n gadarn yn y maes hwn a rhaid sicrhau ei fod yn gweithredu'n benderfynol lle y bo angen. Mae awgrym nad oes system bendant gennym mewn lle ar gyfer pryd y byddwn, a phryd na fyddwn yn ymyrryd, a barn gryf ar draws grwpiau rhanddeiliaid bod angen i ni ddatblygu ein fframwaith risg er mwyn i ni gael ein hysbysu am ymddygiad anghyfreithlon a/neu amhriodol posibl yn gynharach.
Yn ogystal, cawsom ein beirniadu ar sail achosion penodol yn y gorffennol gan ymddiriedolwyr, achwynwyr a buddiolwyr, ac ASau sy'n eu cynrychioli a deimlai fod ein hymateb weithiau'n anghymesur o gadarn, heb ystyried gallu'r elusen i gydymffurfio, ac mewn achosion eraill ein bod wedi mabwysiadu ymagwedd 'ysgafnach' amhriodol.
Pwrpas y Comisiwn yw cyflawni ei amcanion statudol, ac felly'r risg i ni fel y rheolydd elusennau yw ein bod yn methu â gwneud hynny. Mae pob rhan o'r sefydliad yn chwarae rôl wrth gyflawni’r amcanion hyn. Ar gyfer ein swyddogaeth Cydymffurfio a Chymorth rydym wedi adnabod y chwe amcan penodol canlynol a fydd yn cynnig modd i'r Comisiwn gyflawni ei amcanion yn y maes cydymffurfio - hybu cydymffurfiaeth ymddiriedolwyr â'r gyfraith, a chynyddu ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau.
Yr amcanion yw:
Mae'n rhaid i elusennau gydymffurfio â'r gyfraith. Pan fydd ymddiriedolwyr yn gweithredu'n rhesymol ac yn onest ymatebwn yn hyblyg a byddwn yn ystyried hyn wrth benderfynu p'un ai i gymryd unrhyw gamau rheoleiddio yn erbyn ymddiriedolwyr, ac wrth asesu sut i gefnogi ymddiriedolwyr i roi'r elusen yn ôl ar sylfaen gadarn. Bydd camarfer bwriadol, gweithgarwch anghyfreithlon, troseddoldeb a chamddefnydd difrifol yn cael eu trin mewn ffordd drylwyr a phenderfynol. Felly mae swyddogaeth cydymffurfio a gorfodi effeithiol yn y Comisiwn yn hollbwysig.
Mae ein hymagwedd ddiwygiedig yn cydnabod na allwn ddileu, neu geisio rheoli'r, holl risgiau fel rheolydd. Nid yw'r gallu gennym i wneud hynny. Hefyd, byddai'n rhoi baich rheoleiddio annerbyniol ar elusennau a byddai'n amharu ar yr arloesi a'r gallu i addasu sy'n nodweddu'r sector.
Mae ein hymagwedd well at bennu risg, a sicrhau bod ein gweithredoedd a'n penderfyniadau yn briodol ac yn gyson, yn symud i ffwrdd o fodel gweddol ragnodol sy'n dyfarnu pwyntiau ar gyfer ffactorau gwahanol, i fodel goleuadau traffig hyblyg a chliriach sy'n categoreiddio risg yn faterion Gwyrdd (risg isel), Oren (risg canolig) a Choch (risg uchel).
Mae materion gwyrdd yn faterion arferol sy'n gofyn am sylw a chymorth llai canolbwyntiedig a/neu uniongyrchol. Mae materion oren yn fwy cymhleth a defnyddiwn fwy o adnoddau i roi mwy o sylw a chymorth i ddatrys anawsterau. Materion coch yw'r materion mawr a chymhleth hynny sy'n peri risg difrifol i'r elusen a'i buddiolwyr; dyma'r materion a fydd yn cael y sylw a'r adnoddau mwyaf gan y Comisiwn.
Mae'r model goleuadau traffig yn arf a ddefnyddir gan ein staff cydymffurfio i asesu sut y bydd mater o bryder arbennig sy'n codi mewn elusen yn cael ei drin a lefel yr adnoddau y dylai'r Comisiwn ei neilltuo ar ei gyfer; nid yw’n pennu, neu'n pennu ymlaen llaw ein hymateb i'r achos.
Rydym wedi nodi'r hyn yr ystyriwn yw'r materion pwysicaf a'r meysydd risg mwyaf ar gyfer elusennau. Mae'r rhain, heb fod mewn unrhyw drefn flaenoriaeth, fel a ganlyn:
Wrth asesu p'un ai i ymyrryd a pha mor gyflym i wneud hynny, mae ymagwedd well y Comisiwn yn seiliedig ar lefelau goddefgarwch ac mae'n adnabod nifer o faterion 'dim goddefgarwch'. Os oes pryderon gennym fod materion o'r fath wedi codi neu gallant godi mewn elusen, cânt sylw uniongyrchol gan swyddogaeth Cydymffurfio a Chymorth oherwydd y risgiau sy'n codi i'r elusen, ei buddiolwyr y cyhoedd ac unplygrwydd ac enw da elusennau yn gyffredinol.
Drwy ddefnyddio ein fframwaith risg a chymesuredd rydym yn asesu'n gyflym y camau mwyaf priodol a chymesur i'w cymryd. Mae hyn yn golygu ein bod yn penderfynu a fyddwn yn ymwneud â'r mater ymhellach; lefel y flaenoriaeth, sylw ac adnoddau y byddwn yn ei neilltuo, a pha adran o'r Comisiwn fydd yn delio â'r mater. Mae hyn yn seiliedig ar yr amgylchiadau arbennig, difrifoldeb a graddfa'r broblem, a'r dystiolaeth sydd ar gael. Mae'r materion 'dim goddefgarwch', heb fod mewn unrhyw drefn flaenoriaeth, fel a ganlyn:
Mae ein hasesiad o bryderon sy'n dod at ein sylw yn cynnwys gwerthuso'r tebygolrwydd o risg yn codi a'r effaith bosibl ar yr elusen ac yn gyffredinol. Mae hyn yn cael ei lywio gan ein profiad gwaith achos yn y gorffennol. Hefyd cymerwn amser i ddilysu a gwarantu dibynadwyedd a hygrededd pryderon, gan gynnwys honiadau, ynghyd â ffynhonnell y pryder. Mae hyn yn cynnwys ystyried ymyrraeth flaenorol y Comisiwn a diogelwch yr wybodaeth a gedwir gan y Comisiwn. Hefyd mae'n cynnwys cydgysylltu â rheolyddion eraill, gorfodi'r gyfraith ac asiantaethau eraill.
Ni fydd ein hymateb i unrhyw achos yn cael ei bennu dim ond gan y mater ei hun a byddwn yn trin pob achos yn unigol. Gall risg gael ei ystyried yn fwy neu'n llai difrifol yn dibynnu ar sut y caiff ei reoli gan yr elusen. Gall rhai materion ddechrau yn weddol isel ond pan gânt eu cyfuno â nifer o ffactorau addasu eraill gallai symud i fod yn risg uchel, a byddem yn rhoi mwy o sylw ac adnoddau i'w ddatrys. Mae enghreifftiau o ffactorau addasu yn cynnwys y canlynol:
Bydd defnyddio ein fframwaith risg a chymesuredd yn sicrhau ein bod yn blaenoriaethu ein gweithredoedd ac yn targedu ein hadnoddau lle mae'r risgiau mwyaf. Ymagwedd ein swyddogaeth Cydymffurfio a Chymorth at waith achos, lle'n bosibl, yw gweithio gydag ymddiriedolwyr i ddatrys materion trwy ddarparu goruchwyliaeth, cyngor ac arweiniad a fydd yn cynnig modd iddynt roi'r elusen yn ôl ar sylfaen ddiogel ac adfer llywodraethu'r elusen i sylfaen briodol heb fod angen i ni ymyrryd. Byddwn yn ystyried hyn eto ymhen amser er mwyn bodloni ein hunain bod y camau angenrheidiol wedi cael eu cymryd gan yr ymddiriedolwyr.
Mewn rhai o'r achosion mwyaf difrifol o bryder rheoleiddio gallwn gychwyn ymchwiliad statudol o dan adran 8 o Ddeddf Elusennau 1993. Fel arfer bydd y penderfyniad i gychwyn ymchwiliad gan uwch reolwyr yn seiliedig ar fatrics o ffactorau lle mae tystiolaeth neu amheuaeth ddifrifol o gamymddwyn neu gamreoli neu risg i eiddo, gan gynnwys lle mae unrhyw rai o'r nodweddion canlynol yn bresennol:
Yn ogystal, byddem hefyd yn gallu cychwyn ymchwiliad o dan amgylchiadau eraill gan gynnwys:
Difrifoldeb y mater, a yw'r risg yn barhaus a lefel cydweithrediad yr ymddiriedolwyr fydd y ffactorau ychwanegol i'w hystyried.
Pwrpas ymchwiliad yw pennu graddfa camymddwyn a chamreoli, os oes, asesu'r risg i'r elusen a pha gamau y mae angen eu cymryd i ddatrys y pryderon. Mae cychwyn ymchwiliad yn hwyluso'r defnydd o bwerau rheoleiddio'r Comisiwn i unioni a diogelu a roddwyd o dan adran 18(1) a (2) o Ddeddf Elusennau 1993. Nid ydym yn cychwyn ymchwiliad dim ond ar y sail ein bod eisiau ymarfer pwerau y gellir eu hymarfer pan fydd yr ymchwiliad wedi agor. Fodd bynnag, o ganlyniad i asesu'r risgiau a pha gamau y mae'n rhaid eu cymryd, mae'n bosibl y bydd angen i ni ddefnyddio ein pwerau yn ystod ymchwiliad. Ni fyddwn yn defnyddio ein pwerau yn ystod ymchwiliad bob amser, a byddwn yn gwneud hynny dim ond os yw'r ymagwedd hon yn gymesur ac yn briodol yn yr amgylchiadau.
Ein polisi yw adrodd am ganlyniad ymchwiliadau ffurfiol drwy gyhoeddi datganiad o ganlyniadau ar ein gwefan. Gwnawn hyn er mwyn bod yn atebol yn gyhoeddus am ein gwaith ymchwiliadol. Ar gyfer aelodau'r cyhoedd, adroddiadau ymchwiliad yw'r ffordd fwyaf diriaethol i ddeall materion allweddol yr achos, ein rôl fel rheolydd ac effaith unrhyw gamau a gymerwyd. Mae adroddiadau ymchwiliad hefyd yn amlinellu ein casgliadau a'r gwersi mwy cyffredinol ar gyfer elusennau eraill.
Bwriadwn ategu'r adroddiadau ymchwiliad hyn drwy gyhoeddi adroddiadau pan fydd achosion eraill yn cau nad ydynt yn haeddu ymchwiliad statudol ffurfiol. Bydd hyn yn gymwys i achosion arbennig lle mae budd cyhoeddus sylweddol yn y materion dan sylw, ac yn y canlyniad. Bydd yr adroddiadau hyn yn darparu mecanwaith ar gyfer lledaenu enghreifftiau o arfer da yn ogystal ag arferion gwael a'r gwersi y gall elusennau eraill ddysgu ohonynt, ac ar gyfer hybu tryloywder ac atebolrwydd yn y sector elusennau.
Pan fydd elusennau, neu'r rhai sy'n ymwneud â nhw, wedi cyflawni tramgwydd troseddol mae hwn yn fater i'r asiantaethau gorfodi'r gyfraith a byddwn yn cyfeirio amheuon o weithgareddau troseddol iddynt fel y bo'n briodol. Mae hyn yn unol â'n hymagwedd gyffredinol at faterion o droseddoldeb o fewn elusennau, neu sy'n gysylltiedig ag elusennau.
Ffactor arall sy'n cael effaith ar ein gwaith cydymffurfio ac sy'n allweddol er mwyn i'r Comisiwn allu gwneud penderfyniadau da yw cael mynediad i'r holl wybodaeth sydd ar gael i'r rheolydd, a gwneud defnydd deallus o'r wybodaeth honno. Mae hyn wedi'u rhannu'n 3 chategori bras:
David Walker
Pennaeth Allgymorth a Datblygu, Cydymffurfio a Chymorth
ffôn: 020 7674 2529
e-bost
Y Comisiwn Elusennau Uniongyrchol
Blwch SP 1227
LERPWL
L69 3UG