(Mehefin 2010)

Gallwch hefyd weld fersiwn PDF lliw llawn o'r Adrodd am Ddigwyddiadau Difrifol - canllaw i ymddiriedolwyr.

Cynnwys

• 1. Cyflwyniad
• 2. Dyletswydd ymddiriedolwyr
• 3. Digwyddiadau difrifol
• 4. Adrodd am ddigwyddiad
• 5. Beth fyddwn yn ei wneud nesaf?

1. Cyflwyniad

Y Comisiwn Elusennau yw rheoleiddiwr annibynnol elusennau yng Nghymru a Lloegr. Ein nod yw darparu'r rheoleiddio gorau posibl er mwyn cynyddu effeithiolrwydd elusennau a ffydd a hyder y cyhoedd ynddynt.

Mae amcanion statudol y Comisiwn yn cynnwys sicrhau bod ymddiriedolwyr elusen yn cydymffurfio â'u rhwymedigaethau cyfreithiol wrth ymarfer rheolaethau a rheoli gweinyddiad elusennau, a chynyddu ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau. Ers Deddf Elusennau 2006, mae swyddogaeth statudol benodol gennym i adnabod yn ogystal ag ymchwilio i gamymddwyn neu gamreoli honedig yng ngweinyddiad elusennau.

Ni fydd y rhan fwyaf o elusennau yn wynebu llawer o broblemau. Fodd bynnag, os oes bygythiad neu risg difrifol i fuddiolwyr, gwasanaethau, asedau neu enw da elusen, gallwn helpu i ddatrys hyn drwy naill ai ddarparu cyngor a chanllawiau rheoleiddio i'r ymddiriedolwyr neu os oes angen, drwy ddefnyddio ein pwerau cyfreithiol i helpu'r elusen a'i hymddiriedolwyr i fynd yn ôl ar y trywydd iawn.

Ceisiwn sicrhau bod dulliau rheoleiddio elusennau yn gymesur ac yn canolbwyntio ar risg. Mae adrodd am ddigwyddiadau difrifol gan ymddiriedolwr elusen yn un o'n prif offer cydymffurfio a monitro. Mae'n sicrhau y gallwn ddarparu cymorth mor gynnar â phosibl, gan dargedu ein hadnoddau lle mae'r risgiau mwyaf a helpu i roi elusennau yn ôl ar sylfaen gadarn os oes angen.

Yr ymddiriedolwyr elusen sy'n gyfrifol am adrodd am ddigwyddiadau difrifol i'r Comisiwn, hyd yn oed os ydynt yn dirprwyo'r gwaith i eraill. Mae'r canllaw hwn yn helpu'r ymddiriedolwyr i benderfynu pa ddigwyddiadau sy'n ddifrifol a phryd a beth y mae angen i chi roi gwybod i ni amdano. Mae cyfyngu adrodd rhagweithiol i ddigwyddiadau difrifol yn sicrhau ei fod yn fesur cymesur, wedi'i dargedu yn unol â'n rhwymedigaethau a'n cyfrifoldebau yn Neddfau Elusennau 1993 a 2006.

Fe gewch ragor o wybodaeth ynghylch sut rydym yn asesu risg a materion o bryder mewn elusen yn ein Fframwaith Risg a Chymesuredd ar gyfer Gwaith Cydymffurfio'r Comisiwn.

2. Dyletswydd ymddiriedolwyr

Rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â dyletswyddau cyfreithiol ymddiriedolwyr elusen wrth weinyddu elusen. Mae dyletswydd gyffredinol ar ymddiriedolwyr i gymryd camau rhesymol i asesu a rheoli risgiau i weithgareddau, buddiolwyr, eiddo, gwaith neu enw da eu helusen. Am wybodaeth bellach gweler ein canllaw Elusennau a Rheoli Risg (CC26) a'n cyhoeddiad Yr Ymddiriedolwr Hanfodol: yr hyn y mae angen i chi wybod (CC3).

Datganiad yn y Ffurflen Flynyddol

Mae'r gyfraith elusennau yn ei gwneud hi'n ofynnol i ymddiriedolwyr gyflwyno, fel rhan o'r Ffurflen Flynyddol, wybodaeth a bennwyd gan y Comisiwn Elusennau yn ei reoliadau. Os oes gan eich elusen incwm o fwy na £25,000 mae'n rhaid i chi, fel rhan o'r Ffurflen Flynyddol, arwyddo datganiad sy'n cadarnhau nad oes unrhyw ddigwyddiadau difrifol neu faterion eraill sy'n ymwneud â'ch elusen dros y flwyddyn ariannol flaenorol y dylech fod wedi dwyn at ein sylw, ond nid ydych wedi gwneud hynny. Os yw digwyddiad wedi codi ond nid ydych wedi dweud wrthym amdano, dylech wneud hynny pan fyddwch yn cyflwyno'r Ffurflen Flynyddol.

Os na allwch wneud y datganiad hwn ni fydd y Ffurflen Flynyddol wedi'i chwblhau ac ni fyddwch wedi bodloni eich gofyniad statudol o dan adran 48 o Ddeddf Elusennau 1993. Mae'n drosedd o dan adran 11 o Ddeddf Elusennau 1993 i ddarparu gwybodaeth anghywir neu gamarweiniol i'r Comisiwn. Os ydych yn llofnodi'r datganiad ar y Ffurflen Flynyddol byddwn yn ei gymryd fel eich cadarnhad na fu unrhyw ddigwyddiadau difrifol y dylech fod wedi dweud wrthym amdanynt.

Ein rôl fel rheoleiddiwr

Rhan o'n rôl fel rheoleiddiwr yw sicrhau bod yr ymddiriedolwyr yn cyflawni eu dyletswyddau a'u cyfrifoldebau fel ymddiriedolwyr, gan gynnwys ymateb i ddigwyddiadau difrifol a gweithredu ar ddigwyddiadau difrifol sy'n codi yn eu helusen.

Mae adrodd am ddigwyddiadau difrifol yn dangos i ni eich bod wedi adnabod risg i'r elusen a'ch bod yn cymryd camau priodol i ddelio ag ef. Mae hyn yn bwysig iawn oherwydd mae diogelu asedau'r elusen a buddiolwyr yr elusen yn gyfrifoldebau allweddol ymddiriedolwyr. Os yw'n glir bod yr ymddiriedolwyr yn delio â digwyddiadau difrifol yn briodol ac mae'r risgiau'n cael eu rheoli ganddynt, nid ydym yn debygol o weithredu ymhellach. Os nad yw'n glir bod y digwyddiad a'r risgiau sy'n deillio ohono yn cael sylw a bod yr ymddiriedolwyr yn gweithredu'n gyfrifol, bydd angen i ni ymgysylltu ymhellach â chi. Mewn rhai achosion, mae'n bosibl y bydd rhaid i ni ddefnyddio ein pwerau cyfreithiol i ddiogelu'r elusen. Os cawn wybod yn ddiweddarach am ddigwyddiad difrifol sydd heb gael ei adrodd amdano, gallwn ystyried cymryd camau rheoleiddio yn erbyn yr ymddiriedolwyr, yn arbennig os yw camdriniaeth neu niwed wedi codi.

Arfer da

Fel mater o arfer da, dylid adrodd i ni ar unwaith am unrhyw ddigwyddiad difrifol sy'n achosi, neu a allai achosi colled sylweddol o arian neu risg sylweddol i eiddo, gwaith, buddiolwyr neu enw da'r elusen, nid dim ond pan fyddwch yn cwblhau'r Ffurflen Flynyddol. Drwy wneud hyn byddwn yn gallu cynnig arweiniad i chi cyn gynted â phosibl a diogelu'r elusen a'i buddiolwyr.

Beth sy'n ddifrifol neu'n arwyddocaol?

Mae'r nodiadau canlynol yn rhoi ein canllawiau ar yr hyn sy'n ddifrifol neu'n arwyddocaol.

Rydym wedi adnabod sawl mater lle y gall y mater ei hun achosi pryder difrifol ac felly bydd bob amser yn cael ein sylw ar unwaith oherwydd yr effaith a gaiff ar yr elusen os yw'n wir, ac ar enw da'r elusen, hyd yn oed os nad yw'n wir. Os yw materion o'r fath yn codi mewn elusennau, byddem bob amser yn eu hystyried yn ddigwyddiadau difrifol y dylech adrodd amdanynt. Y materion hyn, heb fod mewn unrhyw drefn arbennig yw:

• colled ariannol arwyddocaol i'r elusen;
• niwed difrifol i fuddiolwyr ac, yn arbennig, buddiolwyr agored i niwed;
• bygythiadau i ddiogelwch gwladol, terfysgaeth yn benodol;
• troseddoldeb a/neu weithgarwch anghyfreithlon o fewn elusen neu sy'n cynnwys elusen;
• ffug elusennau wedi'u sefydlu at ddiben anghyfreithlon neu amhriodol;
• elusennau sy'n cael eu defnyddio'n fwriadol er mantais breifat arwyddocaol;
• os oes amheuaeth ddifrifol ynghylch annibyniaeth elusen;
• materion a allai niweidio enw da elusen unigol neu ddosbarth o elusennau neu'r sector elusennol ehangach;
• materion a allai niweidio ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau neu yn y Comisiwn fel rheoleiddiwr effeithiol.

Hefyd, rhaid i elusennau sy'n uwch na'r trothwy archwilio statudol adrodd ar eu trefniadau rheoli risg yn y Ffurflen Flynyddol.

Yn ogystal ag adrodd am y materion uchod bob amser, disgwyliwn i ymddiriedolwyr adrodd am ddigwyddiad:

• os yw'r digwyddiad hefyd yn cael ei adrodd i'r heddlu neu asiantaethau statudol eraill (oni bai ei fod yn fater technegol neu ddibwys gydag ychydig neu ddim risg);
• os ydych yn penderfynu bod y digwyddiad yn peri risg difrifol neu arwyddocaol i'r elusen, ei buddiolwyr, ei henw da neu ei hasedau;
• os yw'r asesiad risg mewnol o'r digwyddiad yn dod i'r casgliad y dylai'r elusen weithredu er mwyn ceisio osgoi risg difrifol neu arwyddocaol i'r elusen, ei buddiolwyr, ei henw da neu ei hasedau; neu
• mae eich cynghorwyr proffesiynol wedi eich cynghori i roi gwybod i ni am y digwyddiad.

Gweithgarwch troseddol

Dylech adrodd am drosedd, neu droseddau a amheuir i'r heddlu a chael cyfeirnod trosedd. Mewn rhai achosion rhaid i chi wneud hynny, oherwydd po fwyaf difrifol y drosedd, y mwyaf anodd yw hi i weld sut y gallai'r ymddiriedolwyr gyflawni eu dyletswyddau i weithredu er lles gorau'r elusen a'u dyletswydd gofal i ddiogelu'r elusen, ei hasedau a'i buddiolwyr.

Dylech roi gwybod i ni am unrhyw weithgarwch troseddol gwirioneddol neu a amheuir o fewn yr elusen neu sy'n cynnwys yr elusen, cyn gynted â phosibl ar ôl y digwyddiad. Rhaid i chi wneud hyn os oes posibilrwydd bod unigolyn wedi cyflawni trosedd sy'n bwrw amheuaeth ar ei addasrwydd i ymwneud â'r elusen neu fod yn gysylltiedig â'r elusen, boed fel ymddiriedolwr, aelod o staff neu wirfoddolwr. Os oes tystiolaeth neu sail resymol dros gredu bod trosedd wedi digwydd, ac mae'r ymddiriedolwyr heb adrodd amdani i'r heddlu, mae dyletswydd ar y Comisiwn i wneud hynny.

Beth os ydw i eisoes wedi adrodd am y digwyddiad?

Os ydych wedi rhoi gwybod i ni amdano eisoes, gallwch wneud y datganiad yn y Ffurflen Flynyddol. Fodd bynnag, os ydych eisoes wedi adrodd am ddigwyddiad difrifol i'r heddlu neu reoleiddiwr neu asiantaeth arall, ni fydd hyn yn cyflawni'ch cyfrifoldebau i adrodd am ddigwyddiadau difrifol i ni.

Rydym yn cydgysylltu ac yn cydweithio'n agos ag asiantaethau eraill er mwyn bodloni ein hamcanion statudol a, lle y bo'n briodol, cynorthwyo'r asiantaethau hynny i gyflawni eu hamcanion nhw. Mae rôl a chylch gwaith pob asiantaeth a rheoleiddiwr yn wahanol. Mae'r heddlu yn ymchwilio i faterion troseddol. Mae rolau penodol gan reoleiddwyr ac asiantaethau eraill sy'n berthnasol i weithgareddau'r elusen neu'r mater, er enghraifft, safonau gofal cartref neu iechyd a diogelwch.

Ein cylch gwaith a budd rheoleiddio yw sicrhau bod ymddiriedolwyr yn cyflawni'n briodol eu dyletswyddau cyfreithiol fel ymddiriedolwyr eu helusen a'u bod yn diogelu ei heiddo, ei gwaith, ei buddiolwyr a'i henw da drwy ddelio'n gyfrifol ac yn briodol ag unrhyw ddigwyddiad difrifol sy'n codi a chymryd camau rhesymol i'w atal rhag digwydd eto. Mae hyn yn golygu y bydd ein budd rheoleiddio yn wahanol i fudd rheoleiddio asiantaethau eraill a dyma pam y mae'n rhaid i chi adrodd am ddigwyddiadau i ni yn ogystal ag iddyn nhw. Mewn meysydd risg uchel a difrifol ni allwn fod yn sicr y bydd asiantaethau eraill yn cysylltu â'r Comisiwn i roi gwybod i ni eu bod yn delio â'r mater. Weithiau byddant wedi'u gwahardd rhag cysylltu â ni oherwydd bod prosesau cyfreithiol wedi dechrau. Felly mae'n bwysig bod ymddiriedolwyr yn cysylltu â ni'n uniongyrchol.

I sicrhau'r gwaith lleiaf i'r elusen, os yw'n well gennych, gallwch anfon copi o'ch adroddiad ymlaen at asiantaeth arall neu'ch adroddiad mewnol at eich Bwrdd. Os yw ein budd rheoleiddio yn gorgyffwrdd â budd asiantaethau eraill byddwn yn adnabod hyn ac yn sicrhau nad ydym yn dyblygu gwaith neu'n cynyddu eich baich. Gall hyn olygu ein bod yn cytuno â'r asiantaeth arall y bydd yr asiantaeth yn cymryd yr awenau, heb fod angen i'r Comisiwn weithredu ymhellach.

Beth os yw'n honiad neu'n amheuaeth yn unig?

Dylech dal i adrodd amdano i ni os ydych wedi derbyn gwybodaeth sy'n eich arwain at gredu neu amau fod digwyddiad difrifol wedi codi ac mae sail resymol gennych dros yr amheuaeth. Mae ymddiriedolwyr yn gyfrifol am gymryd camau priodol mewn ymateb i amheuaeth neu honiad er mwyn gwarchod eu helusen rhag niwed, a byddwn yn disgwyl gwybod beth rydych wedi'i wneud. Un o'n swyddogaethau statudol yw adnabod ac ymchwilio i gamymddwyn neu gamreoli honedig wrth weinyddu elusennau. Penderfynwn ar ein hymateb rheoleiddio, os oes, ar sail tystiolaeth.

Mae'r canllaw yn datgan y dylai digwyddiadau difrifol, fel mater o arfer da, gael eu hadrodd amdanynt ar unwaith. Mae synnwyr cyffredin yn dweud y bydd angen ychydig o amser ar ymddiriedolwyr i gasglu gwybodaeth er mwyn sefydlu'r ffeithiau yn dilyn honiad neu ddigwyddiad cyn eu bod yn adrodd amdano i ni, ond byddem yn disgwyl adroddiad cyn gynted ag y bo'n rhesymol bosibl. Mae'n amlwg bod rhaid cael cydbwysedd rhwng canfod ffeithiau ac adrodd yn amserol a bydd rhaid i ymddiriedolwyr ddefnyddio eu disgresiwn a'u barn yn yr amgylchiadau. Os yw digwyddiad yn ddifrifol iawn, byddem yn disgwyl iddo gael ei adrodd i ni ar unwaith.

Os nad ydych yn siŵr a yw digwyddiad yn ddifrifol neu'n arwyddocaol, argymhellwn eich bod yn adrodd amdano beth bynnag.

3. Digwyddiadau Difrifol

Twyll, lladrad neu golled arwyddocaol o arian neu eiddo arall

Twyll a lladrad

Mae twyll a lladrad yn weithgareddau troseddol. Gallant gael effaith arwyddocaol ar elusen, sy'n mynd y tu hwnt i golled ariannol a'r effaith ar gyllido gweithgareddau arfaethedig elusen. Mae'r troseddau hyn yn achosi gofid i ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr. Gallant ddod â chyhoeddusrwydd niweidiol i'r elusen a niweidio enw da'r elusen gyda'i rhoddwyr, ei buddiolwyr a'r cyhoedd yn ogystal â'r sector elusennol yn gyffredinol. Mae'n hanfodol bod y cyhoedd yn teimlo'n ffyddiog a hyderus bod yr arian y maent yn ei roi i'r elusen yn cael ei ddefnyddio'n briodol ac yn mynd at yr achos a fwriadwyd. Felly mae'n bwysig bod ymddiriedolwyr yn delio'n briodol â'r digwyddiadau hyn ac yn cymryd camau rhesymol i sicrhau nad yw digwyddiadau o'r fath yn digwydd eto.

Mae'n rhaid i chi ddweud wrthym am unrhyw ddigwyddiadau difrifol go iawn neu a amheuir o dwyll, lladrad, troseddau ariannol eraill neu golled arwyddocaol arall i'r elusen. Dylech adrodd am ddigwyddiadau os ydych yn gwybod bod digwyddiad wedi codi neu os oes amheuaeth resymol gennych ei fod wedi codi.

Cydnabyddwn y gall rhai achosion o dwyll a lladrad a all godi mewn elusen fod o werth gweddol isel ac yn rhan o'r risgiau arferol y mae pob sefydliad yn eu hwynebu. Nid oes unrhyw isafswm ffigur y dylid neu mae'n rhaid ei adrodd amdano. Mae'n rhaid i chi benderfynu a yw'r digwyddiadau hyn yn ddifrifol neu'n ddigon arwyddocaol i adrodd amdanynt i ni yng nghyd-destun eich elusen ac amgylchiadau'r digwyddiad, gan ystyried y niwed go iawn a'r risgiau posibl y mae'r digwyddiad yn eu hachosi i'r elusen.

Gall amgylchiadau digwyddiadau gwerth isel esgor ar risgiau difrifol. Gall digwyddiadau ailadroddus neu aml fod yn arwydd o reolaethau ariannol gwan ac arolygiaeth wael, a all ganiatáu i unigolion amddifadu elusen o symiau sylweddol dros gyfnod. Gall digwyddiadau o'r fath fod yn arwydd hefyd bod unigolion yn cadw'n fwriadol y symiau a gymerant ar lefel isel er mwyn iddynt osgoi cael eu canfod neu osgoi gweithredu gan yr elusen, y Comisiwn neu'r heddlu. Felly, os bu sawl achos o dwyll neu ladrad gwerth isel yn eich elusen byddem yn disgwyl i chi adrodd amdano i ni, yn enwedig os yw'r effaith gronnus yn ystod y flwyddyn yn esgor ar golled arwyddocaol.

Cydnabyddwn hefyd i rai elusennau, oherwydd natur eu gweithgareddau (er enghraifft, rhedeg siopau neu fasnachu), gall y risgiau o rai colledion neu ddioddef trosedd gynyddu. Mae cyngor pellach ar adrodd am ddigwyddiadau lluosog yn yr achosion hyn i'w weld yn 'Adran 4 - Adrodd am Ddigwyddiad'.

Po uchaf yw gwerth y golled, y mwyaf difrifol y bydd y digwyddiad, gan awgrymu y dylid adrodd amdano. Mae ffactorau eraill sy'n debygol o fod yn arwydd o ddifrifoldeb yn cynnwys:

• os yw'r sawl a gyhuddir o gymryd yr arian/asedau yn ymwneud â'r elusen.
• os yw'r sawl a gyhuddir o gymryd yr arian/asedau yn dal swydd uwch (er enghraifft y Prif Weithredwr) neu'n dal swydd o gyfrifoldeb arbennig ar gyfer diogelu cyllid (er enghraifft, Trysorydd, neu weithiwr sy'n gweithio yn y tîm Cyllid);
• mae sawl digwyddiad cysylltiedig wedi codi;
• mae'r elusen wedi profi nifer o ddigwyddiadau ar wahân dros gyfnod;
• mae'r arian yn dod o apêl neu gasgliad cyhoeddus neu gyllid grant;
• mae arwyddion o ddiddordeb cyhoeddus, er enghraifft adroddiadau yn y cyfryngau;
• os yw'r elusen wedi cael ei gorfodi i gymryd camau difrifol yn erbyn unigolyn, er enghraifft gweithdrefnau disgyblu neu wahardd.

Nid yw unrhyw dwyll sy'n gysylltiedig ag elusen neu ladrad o elusen yn dderbyniol. Felly, hyd yn oed os nad yw digwyddiad yn ddigon difrifol i'w adrodd amdano i ni, oherwydd y credwch ei fod mor ddibwys, mae'n rhaid i chi sicrhau eich bod yn ymdrin â'r digwyddiad yn gyfrifol ac yn briodol a'ch bod yn cymryd camau rhesymol i sicrhau nad yw'n digwydd eto. Gallwch roi gwybod i ni am y digwyddiad, er enghraifft o ganlyniad i gŵyn neu bryder gan aelod o'r cyhoedd, ac os ydym yn penderfynu ei ymchwilio, byddem yn disgwyl i'r ymddiriedolwyr allu dangos eu bod wedi gweithredu'n briodol.

Byddem bob amser yn disgwyl i achosion o dwyll neu ladrad gwerth uchel, a/neu os oes diddordeb gan y cyhoedd neu yn y cyfryngau, gael eu hadrodd i ni ar unwaith.

Gwyddwn fod rhai ymddiriedolwyr fel rhan o'u prosesau ar gyfer delio â digwyddiadau, yn awyddus i adrodd am bob digwyddiad i ni waeth beth fo maint y golled. Byddwn yn trin ac yn delio â'r mân adroddiadau hyn yn yr un ffordd â digwyddiadau eraill a ddylai gael eu hadrodd i ni. Ar yr amod nad oes unrhyw bryderon ynghylch y ffordd y mae'r elusen yn ymdrin â'r digwyddiad, y camau a gymerwn fydd cofnodi'r adroddiad a'i ddefnyddio fel rhan o'n gwaith monitro a dadansoddi ehangach ar effaith colledion ar y sector cyfan.

Mae adrodd am ddigwyddiad i'r Comisiwn a'r heddlu yn un ffordd o ddarparu tystiolaeth bod yr ymddiriedolwyr yn gweithredu'n briodol wrth ymdrin â'r digwyddiad.

Colled arwyddocaol arall

Dylech ddweud wrthym hefyd am unrhyw golled arwyddocaol sy'n deillio o achosion eraill, megis tân, llifogydd neu ddifrod storm neu orfod gadael adeilad, er enghraifft mewn parth rhyfela. Fel canllaw ar gyfer y mathau hyn o ddigwyddiadau, byddem yn disgwyl i chi adrodd am unrhyw arian neu eiddo arall a gollwyd sy'n werth 20% neu fwy o incwm yr elusen, neu £25,000, p'un bynnag yw'r swm lleiaf. Ar gyfer symiau sy'n is na hynny, dylech benderfynu a ydynt o bwys i'ch elusen ac a ddylid adrodd amdanynt, gan ystyried incwm, gwaith a ffactorau eraill yr elusen.

Ni fydd colledion arwyddocaol o'r fath yn cynnwys gostyngiad yng ngwerth cronfeydd buddsoddi sy'n digwydd yn ystod busnes arferol buddsoddi.

Yr hyn y mae angen i ni wybod

Pan fyddwch yn adrodd am y digwyddiad i ni, dywedwch wrthym:

• y swm sydd dan sylw;
• sut y daeth i'r amlwg (er enghraifft, drwy reolaethau mewnol yr elusen, drwy archwilwyr neu gynghorwyr proffesiynol yr elusen neu ei banc);
• crynodeb o amgylchiadau'r twyll/lladrad gyda digon o fanylion i'n galluogi i fod yn glir ynghylch y risgiau a bodloni ein hunain eich bod yn delio â nhw'n gyfrifol;
• a oes polisi neu weithdrefn gennych ar gyfer delio â'r mathau hyn o ddigwyddiadau a chadarnhau y cawsant eu dilyn yn yr achos hwn;
• pa gamau rydych wedi'u cymryd i ddelio ag ef, gan gadarnhau a ydych wedi adrodd am y twyll neu'r lladrad i'r heddlu, gan roi cyfeirnod y drosedd i ni;
• a ydych wedi adennill yr arian neu'n cymryd camau i wneud hynny;
• a yw colledion wedi'u cynnwys gan yswiriant neu beidio.

Symiau sylweddol o arian neu eiddo arall a roddwyd i'r elusen o ffynhonnell anhysbys neu heb ei gwirio

Gallai hyn olygu un cyfraniad unigol anarferol o fawr neu gyfres o gyfraniadau llai o ffynhonnell na allwch ei hadnabod neu ei gwirio. Gall cyfraniadau fod ar ffurfiau eraill heblaw arian, er enghraifft, cyfrannau neu nwyddau.

Byddem yn disgwyl i chi adrodd am unrhyw daliad (neu daliadau) o'r fath sy'n rhoi cyfanswm o £25,000 neu fwy. Gall y risgiau o dderbyn cyfraniad gan ffynhonnell anhysbys neu heb ei gwirio fod yn fwy os yw'r rhoddwr yn gosod amodau penodol (er enghraifft, defnyddio'r arian trwy grŵp neu sefydliad arbennig). Dylech allu gwirio'r ffynhonnell ac i ble fydd arian yr elusen yn mynd yn y pen draw, er mwyn cydymffurfio â'ch dyletswyddau cyfreithiol cyffredinol. Nid oes rhaid i chi adrodd am gyfraniad os ydych yn gwybod bod ffynhonnell y rhodd yn cynrychioli enillion casgliad.

Mae ein canllaw ar Elusennau a Therfysgaeth (OG 410) hefyd yn rhoi cyngor ar gyfraniadau o ffynonellau anhysbys, neu gydag amodau arbennig, er mwyn lleihau'r risg o ddefnyddio elusennau i wyngalchu arian.

Gofyniad cyfreithiol

Mae newidiadau i'r gyfraith dreth yn dilyn adran 54 o Ddeddf Cyllid 2006 yn golygu y dylai elusen gadw cofnodion o roddwyr sylweddol a thrafodion gyda'r rhoddwyr hynny. Diben hyn yw osgoi talu treth. Mae dyletswyddau cyfreithiol cyffredinol ymddiriedolwyr yn golygu bod rhaid iddynt weithredu gyda diwydrwydd dyladwy pan fyddant yn derbyn (ac yn gwario) arian.

Mae gan yr elusen (gan gynnwys unrhyw staff unigol, ymddiriedolwyr neu wirfoddolwyr) unrhyw gysylltiad hysbys neu honedig â sefydliad gwaharddedig (wedi'i wahardd) neu weithgareddau terfysgwyr neu weithgareddau anghyfreithlon eraill

Yn 2008, roedd y Ddeddf Gwrthderfysgaeth wedi diwygio adrannau 19 a 22 o Ddeddf Terfysgaeth 2000. Mae'r adrannau hyn yn ymwneud â'r ddyletswydd i ddatgelu cred neu amheuaeth bod trosedd gan derfysgwyr wedi cael ei chyflawni pan ddaw'r wybodaeth i'ch sylw trwy fasnach, proffesiwn, busnes neu gyflogaeth. Mae hyn yn berthnasol i ymddiriedolwyr elusen, oherwydd mae 'cyflogaeth' wedi cael ei diwygio i gynnwys gwaith gwirfoddol yn benodol. Os daw hyn i'ch sylw, neu os ydych yn amau bod gan ymddiriedolwr, aelod o staff, gwirfoddolwr neu unrhyw un arall sy'n gysylltiedig â'r elusen unrhyw gysylltiadau o'r fath, rhaid i chi roi gwybod i'r heddlu ar unwaith a dylech roi gwybod i ni hefyd. Mae'n dramgwydd troseddol i beidio ag adrodd y mater i'r heddlu. Mae 'cysylltiadau' yn cynnwys gwneud taliadau hwyluso (llwgrwobrwyon neu gymhellion) neu dalu arian amddiffyn neu bridwerthoedd i sefydliadau terfysgwyr, troseddol neu waharddedig (wedi'u gwahardd) a amheuir.

Fe welwch ein polisi a'n hymagwedd at elusennau a therfysgaeth yn ein Strategaeth Gwrthderfysgaeth. Mae hyn, a'n Pecyn Cymorth Cydymffurfio, Diogelu Elusennau rhag Niwed, yn esbonio rhagor ynghylch sut rydym yn trin honiadau bod elusennau'n ymwneud â therfysgaeth, dyletswyddau ymddiriedolwyr ac adrodd am amheuon.

Fe welwch restr o sefydliadau gwaharddedig ar wefan y Swyddfa Gartref.

Mae rhestr o endidau neu bobl a ddynodwyd o dan ddeddfwriaeth terfysgaeth, gyda chanllawiau ar ddynodiad, i'w gweld ar wefan Trysorlys EM.

Mae unigolyn sydd wedi'i anghymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwr wedi bod yn gweithredu neu yn gweithredu fel ymddiriedolwr elusen

Bydd y modd rydych yn ymdrin â'r math hwn o ddigwyddiad a'r ddau ddigwyddiad sy'n dilyn yn dangos a oes systemau priodol gennych ar waith i wirio cymhwysedd ymddiriedolwyr a diogelu plant a buddiolwyr eraill agored i niwed.

Gofyniad cyfreithiol

Mae rhai pobl wedi'u hanghymhwyso yn ôl y gyfraith rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr, gan gynnwys unrhyw un a ddisgrifir yn adran 72(1) o Ddeddf Elusennau 1993. Mae hyn yn cynnwys unigolion sydd:

• wedi cael eu dyfarnu'n euog o unrhyw drosedd sy'n cynnwys anonestrwydd neu dwyll sydd 'heb ddarfod';
• yn fethdalwyr heb eu rhyddhau;
• wedi arwyddo cytundeb â chredydwyr ac ni chawsant eu rhyddhau (bydd hyn yn cynnwys Cytundeb Gwirfoddol Unigol (CGU));
• wedi cael eu diswyddo o swydd ymddiriedolwr elusen gan orchymyn a wnaed gan y Comisiwn neu'r Uchel Lys;
• yn destun gorchymyn anghymhwyso o dan Ddeddf Anghymhwyso Cyfarwyddwyr Cwmni 1986 neu orchymyn a wnaed o dan adran 429(2)(b) o Ddeddf Ansolfedd 1986.

Fe gewch ragor o fanylion yn ein cyhoeddiad Cael Hyd i Ymddiriedolwyr Newydd: Yr hyn y mae angen i elusennau wybod (CC30).

Fel rheol mae'n drosedd i weithredu fel ymddiriedolwr os ydych wedi'ch anghymhwyso oni bai ein bod wedi rhoi hawlildiad o dan adran 72(4) o Ddeddf Elusennau 1993 (mae rhai darpariaethau arbennig yn gymwys i weinyddu cwmnïau elusennol).

Yn ogystal â'r anghymwysiadau uchod, sy'n gymwys i bob math o elusennau, mae Deddf Diogelu grŵpiau Agored i Niwed 2006 yn gwahardd rhai unigolion rhag gweithredu fel ymddiriedolwr elusen plant neu elusen oedolion agored i niwed os cawsant eu gwahardd gan yr Awdurdod Diogelu Annibynnol ('ISA'). Disgrifir rôl yr ISA yn fwy manwl isod.

Gall fod rhai cyfyngiadau hefyd yn nogfen lywodraethol yr elusen a rhaid eu dilyn.

Fe gewch ragor o fanylion ar anghymwysiadau yn adran D ein cyhoeddiad Cael Hyd i Ymddiriedolwyr Newydd - Yr hyn y mae angen i elusennau wybod (CC30).

Nid oes unrhyw weithdrefn fetio gan yr elusen i sicrhau bod ymddiriedolwr neu aelod o staff yn gymwys i weithredu yn y swydd y mae'n cael ei benodi iddi

Nid yw'r gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i elusennau ofyn i ddarpar ymddiriedolwyr newydd arwyddo datganiad sy'n cadarnhau eu cymhwysedd i weithredu ond mae'n arfer da i wneud hyn yn ein barn ni. Mae'n dangos bod yr ymddiriedolwyr yn cyflawni eu dyletswyddau cyfreithiol a'u cyfrifoldebau fel ymddiriedolwyr. Rydym wedi cynhyrchu datganiad enghreifftiol.

Mae cyfyngiadau cyfreithiol ar bwy all fod yn ymddiriedolwr, wedi'u hamlinellu yn ein canllaw Cael Hyd i Ymddiriedolwyr Newydd: Yr hyn y mae angen i elusennau wybod (CC30). Byddai pryder rheoleiddio difrifol gennym pe byddech heb roi systemau ar waith i wneud y gwiriadau angenrheidiol i fetio ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr er mwyn ddiogelu buddiolwyr agored i niwed.

Mae'r rhain yn cynnwys gwiriadau CRB a phryd y mae'n rhaid neu y dylid eu cynnal oherwydd y gweithgareddau y mae'r elusen yn ymgymryd â nhw. Mewn rhai amgylchiadau, gall methu â chynnal gwiriadau addas gael ei ystyried yn dystiolaeth o gamymddwyn neu gamreoli, neu'r ddau, yng ngweinyddiad yr elusen.

Nid oes gan yr elusen bolisi ar gyfer diogelu ei buddiolwyr agored i niwed (ee, plant a phobl ifanc, pobl ag anableddau a phobl hŷn)

Dylai ymddiriedolwyr weithredu systemau ar gyfer diogelu buddiolwyr agored i niwed. Rydym wedi cynhyrchu canllawiau ar ddiogelu plant.

Nid ydym yn gweinyddu deddfwriaeth ar ddiogelu plant ac oedolion agored i niwed. Mae rôl y Comisiwn yn ymwneud â gwarchod hyder y cyhoedd yn yr elusen dan sylw (ac elusennau'n gyffredinol) a hefyd sicrhau bod yr ymddiriedolwyr yn cydymffurfio â'u rhwymedigaethau cyfreithiol fel ymddiriedolwyr wrth reoli a gweinyddu'r elusen.

Mae'r Adran Addysg yn gyfrifol am bolisi'r llywodraeth ar ddiogelu plant. Fe gewch ragor o wybodaeth yn http://www.everychildmatters.gov.uk/

Mae'r Adran Iechyd yn gyfrifol am bolisi'r llywodraeth ar ddiogelu oedolion agored i niwed. Fe gewch ragor o wybodaeth yn http://www.dh.gov.uk/en/index.htm

Mae'r ISA yn gorff cyhoeddus anadrannol a noddir gan y Swyddfa Gartref. Fe'i sefydlwyd yn dilyn gweithredu Deddf Diogelu grŵpiau Agored i Niwed 2006 i weithredu fel asiantaeth sengl i archwilio cefndir a chofrestru'r holl unigolion sydd am weithio neu wirfoddoli gyda phobl agored i niwed a gwahardd pobl anaddas. Mae'n gweithredu fel elfen gwneud penderfyniadau Cynllun Fetio a Gwahardd y Llywodraeth ac mae'n cadw'r ddwy restr newydd o unigolion a waharddwyd ar gyfer y sector plant ac oedolion agored i niwed.

Ei rôl yw asesu'r risg o niwed y byddai unigolyn yn ei achosi pe byddai'n gweithio gyda grŵpiau agored i niwed, yn seiliedig ar yr wybodaeth a gedwir am yr unigolyn hwnnw. Cewch ragor o wybodaeth yn http://www.isa-gov.org.uk/

Y Comisiwn Ansawdd Gofal yw rheoleiddiwr annibynnol yr holl ofal iechyd a gofal cymdeithasol oedolion yn Lloegr. Cewch ragor o wybodaeth yn http://www.cqc.org.uk/

Gwiriadau'r Cynllun Fetio a Gwahardd a'r Swyddfa Cofnodion Troseddol (CRB) Beth ddylai ymddiriedolwyr ei wneud? Mae'r Cynllun Fetio a Gwahardd yn ceisio rhwystro pobl anaddas rhag ymgymryd â rhai mathau o waith cyflogedig neu wirfoddol gyda phlant a rhai oedolion. Lansiwyd y Cynllun Fetio a Gwahardd yn Hydref 2009 pan ddaeth rhai mesurau diogelwch a dyletswyddau cyfreithiol i rym. Ers y dyddiad hwnnw mae'n dramgwydd troseddol i unigolion a waharddwyd wneud cais am waith, boed yn gyflogedig neu'n ddigyflog, gyda phlant a rhai oedolion mewn ystod eang o swyddi. Mae cyflogwyr hefyd yn wynebu cosbau troseddol os ydynt yn caniatáu'n fwriadol i unigolion a waharddwyd gymryd rhan mewn gweithgaredd wedi'i reoleiddio. Mae gweithgaredd wedi'i reoleiddio yn weithgaredd o natur neu mewn lle a bennwyd gan y ddeddfwriaeth diogelu sy'n cynnwys dod i gysylltiad â phlant neu rai oedolion yn aml, yn ddwys neu dros nos ac mae'n cynnwys unrhyw un sy'n gweithio'n agos â phlant a rhai oedolion, boed yn gyflogedig neu'n ddigyflog. Mae'n cynnwys elusennau sy'n ymgymryd â gwaith wedi'i dargedu ar blant neu rai oedolion. Mae'r rhestr o wasanaethau oedolion sydd wedi'u cynnwys o dan y gofyniad hwn wedi'i diffinio yn Neddf Diogelu grŵpiau Agored i Niwed 2006, adran 59. Mae'n cynnwys oedolion sy'n byw mewn tai gwarchod, llety preswyl, megis cartrefi gofal neu ysgol arbennig breswyl, sy'n cael gofal cartref yn eu cartref eu hunain, y rhai sydd yn y ddalfa neu o dan arolygiaeth y gwasanaethau prawf neu sy'n derbyn gwasanaeth neu'n cymryd rhan mewn gweithgareddau i bobl ag anghenion arbennig oherwydd oedran neu anabledd. Hefyd, erbyn hyn, mae dyletswydd ar gyflogwyr i gyfeirio achosion i'r ISA os ydynt wedi diswyddo neu beidio â defnyddio gweithiwr neu wirfoddolwr oherwydd eu bod yn credu eu bod nhw wedi niweidio neu wedi creu risg o niwed i blant neu i'r oedolion hyn. Disgwylid i gofrestru gyda'r ISA ddechrau yng Ngorffennaf 2010 i bobl sy'n ymgymryd â rolau newydd 'cyflogedig neu wirfoddol' ac y byddai'n orfodol yn Nhachwedd 2010 ac yn cael ei gyflwyno'n raddol i bobl sydd eisoes yn gweithio gyda grŵpiau agored i niwed hyd at 2015. Fodd bynnag, mae cofrestru wedi cael ei atal bellach i roi cyfle i'r llywodraeth ailwampio'r cynllun. Mae cwmpas y broses ailwampio, a gaiff ei chydlynu gan y Swyddfa Gartref mewn partneriaeth â'r Adrannau Iechyd ac Addysg, wrthi'n cael ei gwblhau a chaiff ei gyhoeddi maes o law. Byddwn yn diweddaru’r canllaw hwn a chanllawiau cysylltiedig fel y bo'n briodol pan fydd manylion pellach ar y Cynllun Fetio a Gwahardd yn cael eu cyhoeddi. Mae newidiadau a wnaed pan lansiwyd y Cynllun Fetio a Gwahardd yn Hydref 2009, fel y'u nodwyd uchod, yn eu lle o hyd. Mae hyn yn cynnwys y gofyniad i unigolion sy'n gweithio mewn gweithgaredd wedi'i reoleiddio â phlant a oedolion agored i niwedd i gael gwiriad CRB manylach. Cynghorwn ymddiriedolwyr i sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r newidiadau a'r diweddariadau yn y maes hwn drwy wefan ISA. Mae'r canllaw i'w weld yn http://www.isa-gov.org.uk/default.aspx. Mae'r Cynllun Fetio a Gwahardd yn ffurfio rhan o fframwaith ehangach o arferion recriwtio diogel. Mae'n bwysig cofio nad yw'n disodli datgeliadau'r Swyddfa Cofnodion Troseddol a fydd yn ofynnol o hyd ar gyfer rhai swyddi. Nid yw'n dileu'r angen ychwaith i elusennau ddatblygu a dilyn gweithdrefnau recriwtio cadarn, gan gynnwys gwirio hunaniaeth, cymwysterau a geirdaon ac ymholi ynghylch hanes gyrfa. Cewch ragor o wybodaeth am wiriadau CRB a'r Cynllun Fetio a Gwahardd ar wefan ISA yn www-isa-gov.org.uk Cewch ganllawiau llawn ar y broses gyfeirio ar wefan ISA uchod. Mae'r ddeddfwriaeth yn gymhleth: dylai ymddiriedolwyr ystyried geisio cyngor proffesiynol os oes angen.

Amheuon, honiadau ac achosion o gam-drin buddiolwyr agored i niwed

Dylech adrodd am hyn os yw un neu ragor o'r canlynol yn digwydd:

• cafwyd digwyddiad lle mae buddiolwyr eich elusen wedi cael neu'n cael eu cam-drin tra eu bod o dan ofal eich elusen neu dan ofal rhywun sy'n gysylltiedig â'ch elusen, megis ymddiriedolwr, aelod o staff neu wirfoddolwr;
• cafwyd digwyddiad lle mae rhywun wedi cael ei gam-drin ac mae hyn yn gysylltiedig â gweithgareddau'r elusen;
• mae honiadau wedi cael eu gwneud y gall digwyddiad o'r fath fod wedi codi, waeth pryd y digwyddodd y gamdriniaeth honedig;
• mae sail gennych dros amau fod digwyddiad o'r fath wedi codi.

Yn ogystal ag adrodd i ni, dylech roi gwybod i'r heddlu, yr awdurdod lleol a/neu'r rheoleiddiwr neu asiantaeth statudol berthnasol sy'n gyfrifol am ddelio â digwyddiadau o'r fath.

Yng nghyd-destun materion diogelu, mae rôl gyfyngedig ond penodol iawn gennym. Nid ydym yn ymchwilio i achosion o gam-drin o safbwynt sefydlu unrhyw euogrwydd troseddol oherwydd awdurdodau statudol eraill sy'n gyfrifol am wneud hyn.

Mae'r heddlu yn ymchwilio i bryderon y gallai tramgwydd troseddol fod wedi digwydd. Mae awdurdodau lleol hefyd yn ymchwilio i adroddiadau o gam-drin plant. Gelwir yr ymchwiliad hwn yn 'ymchwiliad amddiffyn plant' ac fel arfer bydd dan arweiniad Gwasanaethau Cymdeithasol. Yn ymarferol, mae Paneli Aml-asianataeth neu Ganghennau Diogelu lleol yn cael eu sefydlu i ystyried achosion unigol ac anghenion y plentyn. Fel arfer byddant yn cynnwys amryw o ymarferwyr a gallant gynnwys swyddogion lles addysg, ymwelwyr iechyd, gweithwyr ieuenctid, yr heddlu, gweithwyr cymdeithasol, meddygon a gweithwyr cymorth teulu.

Mae'r Comisiwn yn canolbwyntio ar ymddiriedolwyr yn cydymffurfio â'u dyletswyddau cyfreithiol a'u chyfrifoldebau tuag at yr elusen o ran rheoli honiadau o'r natur hon. Ein pryder yw sicrhau bod digwyddiadau unigol yn cael sylw priodol. Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod systemau a gweithdrefnau priodol gan ymddiriedolwyr yn eu lle i ymdrin â honiadau, a delio â nhw'n gyfrifol, ac adrodd am achosion lle y bo'n briodol i'r heddlu, gwasanaethau cymdeithasol ac asiantaethau eraill. Hefyd disgwyliwn iddynt reoli'r risg o'r digwyddiadau yn digwydd eto cyn belled ag y bo hyn yn rhesymol bosibl, drwy wneud unrhyw newidiadau angenrheidiol i systemau, gweithdrefnau ac arferion gwaith.

Mewn rhai achosion, gall yr heddlu neu asiantaeth arall benderfynu peidio â dilyn achos. Fodd bynnag, gall fod pryderon difrifol o hyd am yr elusen, ymddygiad ei hymddiriedolwyr neu ei systemau i ddiogelu buddiolwyr yn yr elusen y mae angen i'r Comisiwn eu hystyried. Weithiau ni yw'r unig asiantaeth a all weithredu yn erbyn ymddiriedolwr(wyr), yn enwedig os yw'r pryderon yn canolbwyntio ar ymddygiad yr ymddiriedolwr(wyr).

Sylweddolwn fod y sector yn amrywiol ac efallai na fydd diffinio buddiolwyr a'r bobl sy'n gysylltiedig â'r elusen yn fater syml. Os nad ydych yn siŵr p'un ai i adrodd am ddigwyddiad neu beidio, cysylltwch â ni.

Bu'r elusen yn destun ymchwiliad troseddol, neu ymchwiliad gan reoleiddiwr neu asiantaeth arall; neu mae sancsiynau wedi cael eu gosod neu mae pryderon wedi cael eu mynegi gan reoleiddiwr neu asiantaeth arall megis yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch, y Comisiwn Ansawdd Gofal neu Ofsted.

Dylech roi gwybod i ni os yw'r elusen wedi bod yn destun unrhyw ymchwiliad troseddol neu os yw rheoleiddiwr neu asiantaeth arall wedi gosod unrhyw sancsiwn ffurfiol arni. Byddem hefyd am gael gwybod am ddatblygiadau arwyddocaol a chael ein hysbysu o ganlyniad yr ymchwiliad gan asiantaethau eraill a chanlyniad achosion llys troseddol. Os nad ydych yn siŵr pa 'bryderon' y dylech adrodd amdanynt, fel man cychwyn, dylech gyfeirio yn ôl i'r materion a fydd yn cael ein sylw ar unwaith wedi'u rhestru o dan 'Beth sy'n ddifrifol neu'n arwyddocaol?'

4. Adrodd am ddigwyddiad

Sut dylai ymddiriedolwyr adrodd pan fydd digwyddiadau difrifol yn codi'n gyson?

Cydnabyddwn y gall rhai digwyddiadau difrifol godi'n fwy aml mewn rhai elusennau oherwydd cwmpas a natur eu gweithgareddau a'u gwaith. Er enghraifft, gall elusen fod yn fwy agored i'r risg o ddioddef twyll os yw'n ymgymryd â llawer o fasnachu ariannol cymhleth. I rai elusennau, sy'n cael cysylltiad rheolaidd â'r cyhoedd a buddiolwyr agored i niwed mewn sefyllfaoedd sensitif, bydd y risg o honiadau yn eu herbyn a digwyddiadau'n codi yn uwch.

Os ydych wedi penderfynu bod digwyddiadau yn ddigon difrifol neu arwyddocaol i'w hadrodd i ni, yn yr achosion hyn rydym yn hapus i dderbyn adroddiadau cryno achlysurol yn hytrach nag adroddiadau ar wahân ar gyfer pob digwyddiad, ac i'r rhain gael eu seilio ar weithdrefnau monitro ac adrodd mewnol y disgwyliwn y bydd ymddiriedolwyr wedi'u rhoi ar waith.

Yn yr achosion hyn, yr wybodaeth allweddol y mae'n debyg y bydd ei hangen arnom yw sawl digwyddiad sydd wedi codi yn y cyfnod a beth oedd y materion o bryderon. Hefyd, dywedwch wrthym pa rai o'r digwyddiadau hyn, os oes, rydych wedi'u nodi fel risg uwch. Os yw unrhyw ddigwyddiadau yn cynnwys colled ariannol bydd angen i ni wybod cyfanswm y golled, neu o leiaf brasamcan ohono. Bydd rhaid i chi gadarnhau a ydych wedi delio â'r digwyddiadau yn unol â pholisïau a gweithdrefnau sefydledig eich elusen ac adnabod unrhyw eithriadau i hyn. Os yw'r digwyddiadau wedi cynnwys gweithgarwch troseddol gwirioneddol neu honedig, bydd rhaid i chi ddweud wrthym eich bod wedi hysbysu'r heddlu amdanynt ac os nad ydych, y rheswm pam.

Mae elusennau mwy a sefydledig yn arbennig yn debygol o gael systemau da ar gyfer adrodd yn achlysurol i'w Byrddau eu hunain. Byddwn yn disgwyl iddynt allu rhoi tystiolaeth o hyn i ni, lle y bo angen. Fodd bynnag, i leihau’r baich, rydym yn hapus i elusen ddefnyddio eu gwybodaeth adrodd eu hunain i'w hanfon atom neu ddefnyddio hon fel y sail ar gyfer cyflwyno adroddiad i ni.

Pan fydd digwyddiad difrifol yn cael effaith uniongyrchol ac arwyddocaol ar elusen neu ei gwasanaethau (er enghraifft, twyll neu ladrad gwerth uchel), mae'n debygol o ddenu sylw negyddol ar unwaith yn y cyfryngau neu godi pryderon cyhoeddus difrifol o ran cymhwysedd neu hygrededd yr elusen. Yn yr achosion hyn byddem bob amser yn disgwyl i hyn gael ei adrodd i ni yn fwy manwl a chyn gynted â phosibl.

Os ydych yn meddwl y bydd rhaid i chi wneud adroddiadau lluosog, cysylltwch â ni yn gyntaf er mwyn i ni gytuno ar y ffordd orau i wneud hyn ar gyfer eich elusen.

Cwestiynau y gallwn eu gofyn

Pan fyddwch yn adrodd am ddigwyddiad difrifol i ni, dylech roi digon o wybodaeth i'n helpu i benderfynu pa gamau y mae'n briodol i'w cymryd, os oes. Mae'n rhaid i ni ddeall beth sydd wedi digwydd, natur y risg ac rydym yn ceisio sicrwydd eich bod yn ymdrin â'r digwyddiad yn briodol. Os gallwch roi'r wybodaeth hon i ni pan fyddwch yn adrodd am y digwyddiad difrifol yn gyntaf, mae'n llai tebygol y bydd rhaid i ni ofyn cwestiynau pellach i chi. Ar gyfer unrhyw ddigwyddiad, byddai o gymorth pe gallech ddweud wrthym:

• A yw'r digwyddiad wedi digwydd neu a fu honiadau neu amheuon difrifol ei fod wedi digwydd.
• Ble ddigwyddodd hyn a phwy oedd yn rhan o'r digwyddiad, gan gynnwys ei swydd yn yr elusen.
• Ydy'r unigolyn hwn yn ymwneud â'r elusen o hyd.
• Effaith y digwyddiad ar yr elusen neu ei buddiolwyr neu'r ddau.
• Pa gamau, os o gwbl, sydd wedi cael eu cymryd ers y digwyddiad.
• A fu unrhyw gyhoeddusrwydd am y digwyddiad.
• Ydy'r elusen wedi cynnal ei ymholiad neu ei hymchwiliad ei hun i'r digwyddiad a beth oedd y canlyniad.
• Os yw'r heddlu, rheoleiddiwr neu asiantaeth gorfodi'r gyfraith arall neu asiantaeth y llywodraeth yn ymwneud â'r mater, enw'r asiantaeth a pha gamau sydd wedi cael eu cymryd, os o gwbl. Os yw'n berthnasol, rhowch gyfeirnod y drosedd i ni.
• Cadarnhau bod yr ymddiriedolwyr wedi adrodd am y digwyddiad i'w Bwrdd Diogelu lleol os yw'r digwyddiad yn cynnwys digwyddiadau neu bryderon ynghylch buddiolwyr agored i niwed.
• A oes gan yr elusen unrhyw bolisïau neu weithdrefnau sy'n gymwys i'r digwyddiad dan sylw, gan gadarnhau y cawsant eu dilyn, ac os na chawsant, pam. Os mai dyma'r tro cyntaf i chi gyflwyno adroddiad, neu os bu newidiadau sylweddol ers i chi gyflwyno adroddiad blaenorol i'r Comisiwn, efallai y bydd rhaid i chi esbonio eich gweithdrefnau a/neu anfon copi o'ch polisi atom.
• O ganlyniad i hyn, a yw'r ymddiriedolwyr wedi penderfynu bod angen diwygio polisïau neu weithdrefnau presennol, neu roi rhai newydd ar waith os nad ydynt yn bodoli eisoes.

Y ffordd orau i gysylltu â ni yw drwy'r e-bost yn RSI@charitycommission.gsi.gov.uk

Gwybodaeth gyfrinachol neu sensitif

Gwerthfawrogwn y gall peth o'r wybodaeth a rowch fod o natur sensitif ac ymrwymwn i drin yr wybodaeth hon yn briodol a chyda gofal. Gofynnwn am yr wybodaeth hon dim ond i gyflawni ein swyddogaethau statudol fel rheoleiddiwr elusennau.

Fel awdurdod cyhoeddus, mae'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn gymwys i ni. Fodd bynnag, gall amrywiaeth o eithriadau fod yn gymwys i'r math hwn o wybodaeth, er enghraifft diogelu data, gwybodaeth sy'n fasnachol sensitif a gwybodaeth y mae'r gyfraith yn ei thrin fel gwybodaeth gyfrinachol. Mae ein gallu i rannu gwybodaeth â rheoleiddwyr ac asiantaethau eraill hefyd wedi'i gyfyngu o dan adran 10 o Ddeddf Elusennau 1993. Os yw'r wybodaeth a rowch yn arbennig o sensitif neu gyfrinachol ac nid yw hyn yn debygol o fod yn amlwg i ni, bydd rhaid i chi ddweud wrthym ac esbonio pam.

Mae Deddf Diogelu Data 1998 yn rheoleiddio'r defnydd o 'ddata personol' sydd, yn ei hanfod, yn golygu unrhyw wybodaeth, sut bynnag y caiff ei storio, am unigolion byw adnabyddadwy. Fel 'rheolydd data' o dan y Ddeddf, rhaid i'r Comisiwn gydymffurfio â gofynion y Ddeddf.

Bydd unrhyw wybodaeth a rowch i ni yn cael ei chadw'n ddiogel ac yn unol â'r rheolau ar ddiogelu data. Caiff eich manylion personol eu trin yn breifat at yn gyfrinachol. Cânt eu diogelu ac ni chânt eu datgelu i unrhyw un sydd heb unrhyw gysylltiad â'r Comisiwn Elusennau oni bai eich bod chi wedi cydsynio i'w rhyddhau, neu mewn amgylchiadau arbennig lle:

• mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i'w rhyddhau;
• neu rydym o'r farn bod angen eu datgelu er mwyn cyflawni ein swyddogaethau statudol yn briodol;
• neu rydym o'r farn bod angen eu datgelu er mwyn cydymffurfio â'n swyddogaeth i reoleiddio elusennau;
• neu rydym o'r farn bod angen eu datgelu i awdurdod cyhoeddus perthnasol ac yn amodol ar fudd cyhoeddus tra phwysig.

Byddwn yn sicrhau bod unrhyw ddatgeliad sy'n cael ei wneud at y diben hwn yn gymesur; yn ystyried eich hawl i breifatrwydd; a'i fod yn cael ei drin yn deg ac yn gyfreithlon yn unol ag egwyddorion diogel data'r Ddeddf Diogelu Data.

Mae digwyddiad arwyddocaol mewn elusen yn debygol o ddenu sylw'r wasg. Os ydych wedi rhoi gwybod ni ymlaen llaw am y digwyddiad difrifol, rydym mewn sefyllfa well i ddelio ag ymholiadau'r cyfryngau heb achosi niwed diangen i'r elusen a'i dull o weithredu i geisio datrys y broblem. Bydd y cyhoedd hefyd yn dawel eu meddwl o wybod bod yr elusen eisoes wedi cysylltu â ni. Gallwn gadarnhau bod yr ymddiriedolwyr wedi gweithredu'n gyfrifol drwy hysbysu a chynnwys y rheoleiddiwr.

Ni fyddwn yn datgelu i'r cyfryngau neu'r cyhoedd adroddiad digwyddiad difrifol elusen, nac yn datgelu enwau'r elusennau sydd wedi llunio adroddiadau digwyddiad difrifol. Mae'n bwysig elusennau'n ffyddiog y gallant roi gwybodaeth sensitif i ni a gwybod y caiff ei thrin yn briodol ac yn ofalus. Fodd bynnag, mae ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennol yn hanfodol. Mae dyletswyddau cyfreithiol arbennig gan ymddiriedolwyr ac maent yn atebol i'r cyhoedd. Felly byddwn yn datgelu data ystadegol cyffredinol yn ystod y flwyddyn ynghylch niferoedd a chategorïau o adroddiadau a gyflwynwyd. Ni fyddwn yn mynd ati'n weithredol i gyhoeddi datganiadau i'r wasg pan fyddwn yn derbyn adroddiad. Byddwn yn trin unrhyw gysylltiad â'r cyfryngau ac yn cyhoeddi unrhyw ddatganiadau i'r wasg ynghylch pryderon am elusennau yn unol â'n datganiad cyhoeddus Y Comisiwn yn cydweithio â'r cyfryngau ar waith cydymffurfio.

5. Beth fyddwn yn ei wneud nesaf?

Rydym yn mabwysiadu ymagwedd seiliedig ar risg a chymesur at reoleiddio a cheisiwn dargedu ein hadnoddau a'n gwaith lle mae'r risgiau mwyaf a lle y gallwn gael yr effaith fwyaf. Mae ein hymagwedd at faterion sydd o bryder difrifol yn ystyried difrifoldeb y mater a graddfa'r risg i'r elusen a'i hasedau, ei buddiolwyr, ei hunplygrwydd a'i henw da; yn ogystal â'r risg i'r cyhoedd ac i enw da'r sector elusennol yn gyffredinol.

Bydd tîm hyfforddedig arbenigol yn ein His-adran Gydymffurfio yn asesu yn ddi-oed yr holl adroddiadau digwyddiad difrifol yn wrthrychol er mwyn penderfynu ar yr ymateb mwyaf cymesur ac effeithiol. Mae hyn yn golygu penderfynu a fyddwn yn ymwneud rhagor â'r mater, lefel y flaenoriaeth a sylw a gaiff ei rhoi iddo, a pha adran o'r Comisiwn fydd yn ymdrin â'r mater. Mae hyn yn dibynnu ar yr achos arbennig, difrifoldeb a graddfa'r broblem, a'r dystiolaeth sydd ar gael.

Byddwn yn trin pob achos yn unigol, gan ystyried ffactorau a all gynyddu neu leihau'r risgiau i'r elusen. Dyma rai enghreifftiau o'r ffactorau rydym yn eu hystyried:

• graddfa'r asedau sydd mewn perygl;
• proffil cyhoeddus yr elusen (er enghraifft, os yw'n enw cyfarwydd);
• proffil cyhoeddus y digwyddiad difrifol;
• y risg i enw da'r elusen ac i'r sector elusennol cyfan;
• i ba raddau y mae gwasanaethau wedi cael eu tynnu'n ôl o ganlyniad i'r digwyddiad difrifol;
• y risg o niwed pellach i'r elusen neu ei buddiolwyr; ac
• a yw'r elusen wedi cael ei hymchwilio'n flaenorol neu wedi cael cyngor ac arweiniad ar y mater.

Byddwn yn asesu amgylchiadau pob achos gan ddefnyddio ein Fframwaith Risg a Chymesuredd ar gyfer Gwaith Cydymffurfio'r Comisiwn a byddwn yn penderfynu ar y camau mwyaf priodol a chymesur i'w cymryd. Gall hyn gynnwys:

• cael rhagor o wybodaeth, os oes angen, gan ddefnyddio ein pwerau casglu gwybodaeth o dan Ddeddf Elusennau 1993;
• profi unrhyw honiadau; a
• chysylltu â rheoleiddwyr eraill neu'r heddlu.

Bydd ein swyddog sy'n cynnal yr asesiad yn ystyried yr wybodaeth a ddarparwyd ac yn defnyddio ein meini prawf asesu risg i benderfynu pa gamau pellach sy'n briodol. Ni allwn ddweud pa gamau y byddwn yn eu cymryd ar unrhyw fater arbennig, oherwydd bydd ein hymateb yn dibynnu ar:

• yr elusen a'i pharodrwydd a'i gallu i gydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol a'r argymhellion arfer gorau;
• y camau rydych eisoes wedi'u cymryd efallai i ddiogelu'r elusen;
• a fydd ein hymyrraeth yn helpu'r sefyllfa; a
• gweithredu neu ymyrraeth gan reoleiddiwr arall.

Gallwn ymateb fel a ganlyn:

• nid yw materion rheoleiddio yn codi, neu nid ydynt yn ddigonol i gyfiawnhau ymgysylltu neu weithredu pellach gan y Comisiwn;
• mae materion rheoleiddio yn codi, ac yn debygol o gael eu datrys orau drwy gyngor a chymorth rheoleiddio;
• mae materion rheoleiddio wedi codi yn y gorffennol, ond rydych chi wedi cymryd camau priodol i ddelio â nhw ac ni fyddwn yn cymryd unrhyw gamau pellach;
• yr heddlu neu asiantaeth arall sydd yn y sefyllfa orau i ddelio â'r materion;
• mae pryder gennym, ond yn hytrach na gweithredu byddwn yn monitro'r elusen drwy arolygu mwy manwl dros gyfnod; neu
• mae'r materion sy'n codi yn ddigon difrifol neu gymhleth i'n His-adran Cydymffurfio ddelio â nhw fel Achos Cydymffurfio Rheoleiddio. Os ydym o'r farn fod y mater yn ddigon difrifol, gallwn hefyd ystyried cychwyn Ymchwiliad Statudol o dan adran 8 o Ddeddf Elusennau 1993. Os ydym yn cychwyn Achos Cydymffurfio Rheoleiddio neu Ymchwiliad Statud, byddwn yn ysgrifennu i esbonio ein rhesymau ac yn rhoi canllawiau i chi ar y broses ymchwilio.

Fel rheoleiddiwr modern, mae ein hymagwedd gyffredinol yn canolbwyntio ar roi cymorth ac arweiniad a hybu arfer da yn ogystal â sicrhau bod elusennau'n cydymffurfio â'u rhwymedigaethau cyfreithiol. Os gallwn, ceisiwn annog a chefnogi elusennau i wella eu perfformiad trwy weithio mewn partneriaeth â nhw. Ein nod bob amser yw'r diogelu'r elusen a hyrwyddo ffydd y cyhoedd mewn elusennau yn gyffredinol.

Yn ansicr o hyd?

Os oes unrhyw bryderon neu gwestiynau gennych ynghylch beth i'w adrodd i ni neu sut y byddwn yn delio a'r wybodaeth a rowch, y ffordd orau i gysylltu â ni yw drwy'r e-bost yn RSI@charitycommission.gsi.gov.uk