CC11 - Treuliau a thaliadau ymddiriedolwyr

(Fersiwn - Mai 2008)

Cynnwys

• A. Rhagair
• B. Pwyntiau allweddol am dreuliau a thaliadau ymddiriedolwyr
• C. Cyflwyniad ac ystyr termau
• Ch. Talu treuliau i ymddiriedolwr
• D. Talu ymddiriedolwyr am wasanaethau
• Dd. Talu am fod yn ymddiriedolwr
• E. Cyflogi ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig
• F. Ad-dalu ymddiriedolwyr am golli enillion
• Ff. Gwybodaeth bellach a chyngor

A. Rhagair

Mae elusennau yn wahanol, ond beth sy'n eu gwneud nhw felly? Yr egwyddor wirfoddol - parodrwydd y rhai sy'n rhedeg elusennau i roi eu hamser yn rhad ac am ddim er lles eraill ac nid er eu lles ariannol eu hunain - fyddai ar ben y rhestr i nifer o bobl. Mae mwy na 900,000 o ymddiriedolwyr elusen yng Nghymru a Lloegr, ac mae'r mwyafrif llethol ohonynt yn ymgorffori’r ysbryd hwn o wirfoddoli drwy weithredu heb unrhyw fath o daliad, neu drwy gael taliad am eu treuliau sylfaenol yn unig.

Mae hon yn egwyddor bwysig ac mae'n helpu i gynnal ffydd a hyder mewn elusennau. Dyma yw'r norm, a dylai barhau i fod felly. Mae unrhyw wyro o hyn yn gam pwysig sy'n gofyn am ystyriaeth ofalus ac awdurdod priodol. Fodd bynnag, nid yw'r rheolau aur ar gyfer talu ymddiriedolwr yn ymwneud â chael y pŵer cyfreithiol i wneud y taliad yn unig. Yn bennaf oll, mae'n ymwneud ag ystyried a fyddai'r taliad er lles gorau'r elusen ac yn ei helpu i gyflawni ei dibenion yn well. Hefyd, mae'n ymwneud â rheoli, a chael eich gweld eich bod yn rheoli'r gwrthdaro buddiannau a allai godi, a bod yn agored ac yn atebol i'r rhai sydd â budd yn yr elusen. Bydd dilyn y rheolau hyn yn helpu ymddiriedolwyr i reoli’r mater hwn mewn ffordd sydd o fantais i'w helusen, tra eu bod yn rheoli'r risgiau anochel.

Mae ein canllaw yn ceisio helpu ymddiriedolwyr elusennau yng Nghymru a Lloegr i gael taliadau ymddiriedolwyr - a'r treuliau y mae hawl gyfreithlon ganddynt i'w cael - yn gywir. Yn achos talu ymddiriedolwr am nwyddau a gwasanaethau, mae Deddf Elusennau 1993 yn ei gwneud hi'n ofynnol i ymddiriedolwyr "ystyried" ein canllaw pan fyddant yn arwyddo cytundeb, felly mae pwys arbennig i'n canllaw yn adran D.

Gobeithio y bydd y canllaw hwn yn ddefnyddiol i chi, ac os yw'ch elusen yn ystyried y mater hwn, ei fod yn cynnig modd i chi reoli taliadau ymddiriedolwyr mewn ffordd wybodus a hyderus, gan gadw buddiannau'ch elusen, a'r rhai y mae'n eu gwasanaethu, a'r rhai sy'n ei chefnogi, wrth wraidd unrhyw benderfyniad.

Y Fonesig Suzi Leather Cadeirydd y Comisiwn Elusennau

Andrew Hind Prif Weithredwr

B. Pwyntiau allweddol am dreuliau a thaliadau ymddiriedolwyr

Mae'r tudalen hon yn crynhoi'r prif bwyntiau i ymddiriedolwyr elusen eu hystyried. Fe'u seilir ar gymysgedd o gyfraith achosion, cyfraith elusennau ac arferion da, ac yn cael eu trafod yn fwy manwl yn y canllaw hwn.

• Mae'r cysyniad o ymddiriedolwyr di-dâl wedi bod yn un o nodweddion diffiniol y sector elusennol, gan gyfrannu'n fawr at ffydd y cyhoedd mewn elusennau.
• Yr egwyddor sylfaenol yw na all ymddiriedolwyr roi eu hunain mewn sefyllfa lle mae eu buddiannau personol yn gwrthdaro â'u dyletswydd i weithredu er lles yr elusen oni bai bod awdurdod ganddynt i wneud hynny.
• Fodd bynnag, mae hawl gan ymddiriedolwyr gael eu treuliau wedi'u talu o gronfeydd yr elusen. Gall treuliau gynnwys ystod eang o gostau, gan gynnwys er enghraifft, costau teithio a chostau mynychu cyfarfodydd, taliadau ffôn a band eang penodol, costau teithio ar fusnes yr elusen, a darparu gofal plant neu ofalu am ddibynyddion eraill tra eu bod yn delio â gwaith ymddiriedolwyr.
• Gall elusennau dalu rhai o'u hymddiriedolwyr am gyflenwi gwasanaethau. Cafodd y pŵer i wneud hyn, a'r amodau sy'n gysylltiedig â'i ddefnyddio, eu cyflwyno gan Ddeddf Elusennau 2006 fel newid i Ddeddf Elusennau 1993. Mae'r pŵer wedi'i grynhoi yn y canllaw hwn. Ni ellir defnyddio'r pŵer os yw'r ddogfen lywodraethol yn gwahardd y math hwn o daliad.
• Gall ymddiriedolwr elusen gael ei dalu am wasanaethu fel ymddiriedolwr dim ond os yw hyn yn amlwg er budd yr elusen ac mae'n cynnig mantais arwyddocaol a chlir o'i gymharu â'r holl ddewisiadau eraill. Nid oes unrhyw bŵer cyffredinol yn y gyfraith ar gyfer y math hwn o daliad - byddai angen awdurdod penodol ar elusen sydd efallai i'w weld yn ei dogfen lywodraethol, neu i'w ddarparu gan y Comisiwn, neu, yn fwy anghyffredin, gan y Llysoedd.
• Os yw elusen yn cynnig cyflogi ymddiriedolwr mewn rhyw rôl arall, neu os yw'r elusen yn dymuno ad-dalu ymddiriedolwr am golli enillion i'w alluogi i fynychu cyfarfodydd yn ystod oriau gwaith, rhaid iddi sicrhau yn gyntaf fod yr awdurdod angenrheidiol ganddi. Os nad yw hwn wedi'i ddarparu yn y ddogfen lywodraethol, bydd angen i'r elusen gysylltu â'r Comisiwn neu'r Llysoedd.
• Mewn unrhyw achos os yw'r elusen yn dymuno gwneud taliad, ond nid oes pŵer clir i wneud hynny, rhaid i'r bwrdd ymddiriedolwyr wneud cais i'r Comisiwn am awdurdod cyn i'r taliad gael ei wneud.
• Mae asesu'n briodol unrhyw risgiau posibl a rheoli gwrthdaro buddiannau yn ffactorau pwysig pan fydd elusen yn cynnig talu ymddiriedolwyr. Dylai byrddau ymddiriedolwyr fod yn agored ac yn dryloyw ynghylch eu penderfyniad i dalu, a bod yn barod i'w gyfiawnhau os caiff ei herio'n gyhoeddus. I bob elusen, mae datgelu taliadau o'r fath yng nghyfrifon yr elusen yn unol â chanllawiau'r SORP Elusennau nid yn unig yn ofyniad cyfreithiol i gwmnïau ac elusennau mwy ond bydd hefyd yn helpu elusennau o bob lliw a llun i chwalu unrhyw syniad y gallai taliadau fod wedi cael eu gwneud yn gyfrinachol.
• Dylai fod gweithdrefnau sydd wedi'u diffinio'n eglur gan elusennau ar gyfer adnabod a rheoli gwrthdaro buddiannau. Yn ddelfrydol, dylai'r gweithdrefnau hyn gael eu nodi yn nogfen lywodraethol yr elusen.
• Fel arfer da, dylai bwrdd ymddiriedolwyr adolygu'n gyson berfformiad pob ymddiriedolwr (gan gynnwys y cadeirydd). Mae hyn yn arbennig o bwysig os yw'r ymddiriedolwr yn derbyn taliad gan yr elusen.
• Sicrhau bod y cyfle i fod yn ymddiriedolwr yn agored i bawb yw yn un o'r pethau allweddol er mwyn cael byrddau ymddiriedolwyr cryf ac effeithiol. Gall polisïau clir ar dalu treuliau helpu gyda hyn. Gall mathau eraill o daliad, gan gynnwys ad-dalu unigolion am golli enillion, gael eu defnyddio hefyd fel arf i ddenu ymgeiswyr addawol na fyddai'n gallu fforddio gwasanaethu fel arall.
  • Os yw bwrdd ymddiriedolwyr yn ystyried p'un ai i dalu ymddiriedolwr (yn hytrach nag ad-dalu treuliau) mae chwe ffactor allweddol i'w hystyried:
  • Pwy fydd yn derbyn y taliad - ymddiriedolwr, neu unigolyn neu fusnes sy'n gysylltiedig ag ymddiriedolwr?
  • Beth mae'r taliad yn disgwyl ei gwmpasu?
  • Ydy'r taliad yn amlwg er lles gorau'r elusen?
  • Oes awdurdod cyfreithiol ar ei gyfer?
  • Pa amodau sy'n rhaid eu bodloni er mwyn gwneud y taliad?
  • Sut bydd unrhyw fuddiannau yn cael ei reoli?

Mae'r canllaw ar dreuliau a thaliadau ymddiriedolwyr yr un mor gymwys i ymddiriedolwyr elusen ac unigolion neu fusnesau sy'n gysylltiedig â nhw.

C. Cyflwyniad ac ystyr termau

Mae'r cysyniad o fod yn ymddiriedolwr di-dâl wedi bod yn un o nodweddion diffiniol y sector elusennol, gan gyfrannu'n fawr at ffydd y cyhoedd mewn elusennau. Nid yw hyn yn golygu na all ymddiriedolwr byth derbyn unrhyw daliad neu fudd gan ei elusen; weithiau mae rhesymau da pam y gall fod er lles yr elusen i wneud taliad i ymddiriedolwr. Er hynny, mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr leihau'r risgiau i enw da a gweithrediad eu helusen. Mae'r canllaw hwn yn ceisio egluro'r gyfraith ac arfer da os yw byrddau ymddiriedolwyr yn cynnig gwneud taliadau i un neu fwy o'r ymddiriedolwyr.

C1. Am beth mae'r canllaw hwn

Mae'r canllaw yn esbonio:

• Beth all gael ei ddosbarthu fel treuliau ymddiriedolwyr cyfreithlon. Pwysleisiwn na ddylai ymddiriedolwyr fod 'ar eu colled' o ganlyniad i'r gwaith a wnânt ar ran eu helusen (adran Ch).
• Sut y gall elusennau ddefnyddio'r pŵer a gyflwynwyd gan Ddeddf Elusennau 2006 i dalu ymddiriedolwyr am wasanaethau, a'r amodau y mae'n rhaid iddynt eu bodloni wrth wneud hynny (adran D).
• Yr amgylchiadau cyfyngedig lle y gellir gwneud taliad am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr, a'r materion y mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr eu hystyried wrth wneud y taliadau hyn (adran Dd).
• Pan fydd angen awdurdod y Comisiwn os yw ymddiriedolwr, cyn ymddiriedolwr, neu unigolyn sy'n gysylltiedig ag ymddiriedolwr yn cael swydd gyflogedig gydag elusen. Hefyd rydym yn ymdrin â sefyllfaoedd lle mae gweithiwr elusen yn dod yn ymddiriedolwr, yn ogystal â lle mae priod neu bartner ymddiriedolwr, neu unigolyn neu fusnes sy'n gysylltiedig ag ymddiriedolwr yn cael ei gyflogi gan elusen (adran E).
• Pryd y gall ymddiriedolwr gael ad-daliad rhesymol am golli enillion (adran F).

Er mwyn cynorthwyo ymddiriedolwyr elusen i ddefnyddio'r canllaw hwn, rydym wedi cynnwys enghreifftiau o fewn y canllaw. Hefyd, rydym wedi cynnwys manylion am ganllawiau perthnasol eraill, a manylion cyswllt sefydliadau sydd hefyd yn gallu darparu cyngor defnyddiol sy'n effeithio ar y mater o dalu ymddiriedolwr.

C2. Y canllaw hwn a fersiynau cynharach

Mae'r canllaw hwn yn cymryd lle'r fersiwn blaenorol, Talu Ymddiriedolwyr Elusennau (CC11). Mae'n adolygiad cyfan mewn fformat gwahanol, ac mae'n esbonio'r rheolau a gyflwynwyd gan Ddeddf Elusennau 2006 sy'n gymwys i dalu ymddiriedolwyr am ddarparu nwyddau neu wasanaethau.

Mae'r canllaw newydd yn rhoi cyflwyniad a throsolwg cyffredinol, ac yn tynnu sylw at y meysydd hynny lle y gallai fod angen cyngor pellach ar elusennau. Yn yr un modd â'n canllawiau blaenorol, rydym hefyd wedi cynnwys peth arweiniad ar feysydd arfer da.

C3. Beth ydym yn ei olygu wrth 'dreuliau' a 'thaliadau ymddiriedolwyr'?

Fel rheol mae treuliau yn ad-daliadau gan yr elusen o'r costau y bu'n rhaid i'r ymddiriedolwr eu talu'n bersonol (neu sydd wedi cael eu talu ar ei ran) er mwyn cyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr. Mewn rhai achosion, gallai'r treuliau hyn gael eu talu ymlaen llaw. Nid yw ad-daliad o dreuliau a dalwyd yn briodol yn daliad ymddiriedolwr, ac nid yw'n cyfrif fel unrhyw fath o fudd personol ychwaith.

Mae taliadau ymddiriedolwyr yn fudd ariannol neu fesuradwy arall sy'n cael ei dalu i ymddiriedolwr, neu i 'unigolyn cysylltiedig' (gweler adran C4), o gronfeydd elusen yn gyfnewid am y gwaith y mae'r ymddiriedolwr wedi'i wneud ar gyfer yr elusen. Yn y rhan fwyaf o achosion, mae'n golygu talu ymddiriedolwr am wasanaethau sy'n ychwanegol i ddyletswyddau arferol ymddiriedolwyr - er enghraifft, plymwaith, paentio adeilad yr elusen, neu waith cyfreithiol neu gyfrifyddu. Ond hefyd gall gynnwys talu am weithredu fel ymddiriedolwr, a thalu ymddiriedolwr fel gweithiwr yr elusen mewn rôl ar wahân (er enghraifft, prif weithredwr, pennaeth, neu arweinydd crefyddol sydd hefyd yn eistedd ar fwrdd yr elusen).

Gallai taliadau ymddiriedolwyr hefyd gael eu gwneud 'mewn ffyrdd eraill' - er enghraifft, defnydd rhad ac am ddim o gyfleusterau neu wasanaethau'r elusen y bydd rhaid i ddefnyddwyr dalu amdanynt fel rheol.

C4. Ystyr geiriau ac ymadroddion eraill

'Rhaid' a 'dylai': Yn y canllaw hwn, pan ddefnyddiwn 'rhaid', golygwn ei fod yn ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol sy'n effeithio ar ymddiriedolwyr neu elusen. Rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r gofynion hyn. Er mwyn eich helpu i adnabod yr adrannau hynny sy'n cynnwys gofyniad cyfreithiol rydym wedi defnyddio'r symbol wrth ochr yr ateb byr yn yr adran honno.

Defnyddiwn 'dylai' ar gyfer eitemau a ystyrir yn arfer da lleiaf, ond nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol penodol ar ei gyfer. Dylai ymddiriedolwyr ddilyn y canllawiau arfer da oni bai fod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.
Er ein bod wedi ceisio ysgrifennu'r canllaw hwn mewn iaith bob dydd, mae'n rhaid i ni ddefnyddio nifer o dermau technegol mewn mannau. Mae'r rhestr hon yn esbonio rhai ohonynt:

• Cwmni elusennol: Cwmni sydd wedi ffurfio a chofrestru o dan Ddeddf Cwmnïau 2006 at ddibenion elusennol yn unig; mae'r diffiniad hwn yn cynnwys cwmnïau elusennol sydd wedi cofrestru o dan Ddeddf Cwmnïau 1985, neu a oedd yn bodoli cyn hynny.
• Cynllun: Dogfen gyfreithiol wedi'i pharatoi gennym ni neu'r Llys sydd naill ai'n gosod yr holl reolau ar gyfer gweinyddu elusen (ac felly ei dogfen lywodraethol), neu sy'n diwygio pwerau elusen (gan felly ffurfio rhan o'i dogfen lywodraethol).
• Deddf 1993: Deddf Elusennau 1993, fel y'i diwygiwyd gan Ddeddf Elusennau 2006.
• Deddf 2000: Deddf Ymddiriedolwyr 2000.
• Dogfen lywodraethol: Dogfen gyfreithiol sy'n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, ewyllys, trawsgludiad, Siarter Frenhinol, Cynllun y Comisiwn, neu'n ddogfen ffurfiol arall.
• Gwaharddiad ar dalu: Cyfarwyddyd clir yn erbyn talu ymddiriedolwyr. Fel arfer byddai hyn wedi'i fynegi mewn termau negyddol, er enghraifft: "Ni fydd yr ymddiriedolwyr yn talu..." neu "Ni chaiff unrhyw ymddiriedolwr ei dalu..." Ond byddai math o eiriad sy'n dweud, "Rhaid i bob ymddiriedolwr weithredu heb dâl" yn waharddiad hefyd.
• Gwrthdaro buddiannau: Yn y canllaw hwn, defnyddiwn y term hwn i olygu unrhyw sefyllfa lle y gall buddiannau ariannol personol ymddiriedolwr (neu mae'n ymddangos eu bod) yn dylanwadu ar y penderfyniadau a wnaed gan ymddiriedolwr ar gyfer eu helusen, neu'n effeithio ar y penderfyniadau hynny.
• Llys: Fel arfer mae'n golygu'r Uchel Lys, ond gall olygu unrhyw lys arall yng Nghymru a Lloegr gydag awdurdodaeth dros elusennau.
• Pŵer i dalu amodol: Pan all y pŵer i dalu ymddiriedolwyr gael ei ddefnyddio dim ond gyda'n caniatâd ysgrifenedig ni ymlaen llaw.
• Ystyr SORP 2005 yw'r cyhoeddiad Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy.
• Tor-ymddiriedaeth: Gweithredu'n groes i unrhyw ddyletswydd a osodwyd ar ymddiriedolwr. I ymddiriedolwyr elusen, gellir gweld y dyletswyddau hyn yn narpariaethau dogfen lywodraethol elusen, cyfreithiau a rheoliadau, neu Orchmynion y Llys neu'r Comisiwn Elusennau.
• Diffinnir unigolyn cysylltiedig yn adran 73B(5) Deddf Elusennau 1993 ac yn fras mae'n golygu teulu, perthnasau neu bartneriaid busnes ymddiriedolwr. Hefyd mae'n cynnwys busnesau lle mae budd gan ymddiriedolwr drwy berchnogaeth neu ddylanwad. Mae'r term yn cynnwys priod ymddiriedolwr neu bartner di-briod neu sifil, plant, brodyr a chwiorydd, wyrion ac wyresau a neiniau a theidiau, yn ogystal â busnesau lle mae ymddiriedolwr neu aelod teulu yn dal o leiaf un rhan o bump o'r cyfranddaliad neu hawliau pleidleisio. Mae'r diffiniad llawn wedi'i gynnwys yn Atodlen 5 Deddf 1993. Os nad ydych yn siŵr a yw unigolyn neu fusnes yn gysylltiedig, dylech gyfeirio at Atodlen 5, neu geisio cyngor gan gyfreithiwr neu rywun arall sy'n gymwys i gynghori ar y mater.
• Ymddiriedolwr: Ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sy'n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gellir eu galw gyda'i gilydd yn ymddiriedolwyr, bwrdd yr ymddiriedolwyr, aelodau pwyllgor, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gall fod rhyw deitl arall ganddynt.
• Ystyr ymddiriedolwr ddefnyddiwr yw unrhyw ymddiriedolwr sy'n defnyddio, fel buddiolwr yr elusen, offer, cyfleusterau, gwasanaethau neu gymorth sy'n cael eu darparu fel rhan o ddibenion elusennol ei elusen.

Ch. Talu treuliau i ymddiriedolwr

Mae'r adran hon yn esbonio'r sefyllfa gyfreithiol mewn perthynas â threuliau ymddiriedolwyr. Mae'r gyfraith yn caniatáu i ymddiriedolwyr elusen hawlio treuliau cyfreithlon tra eu bod yn ymgymryd â busnes ymddiriedolwyr. Nid oes angen unrhyw awdurdod ar wahân yn nogfen lywodraethol yr elusen neu gennym ni.

Ch1. Beth yw treuliau ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Mae treuliau yn ad daliadau gan yr elusen o'r taliadau cyfreithlon y bu'n rhaid i'r ymddiriedolwr eu talu'n bersonol er mwyn cyflawni ei ddyletswyddau fel ymddiriedolwr. Fel rheol dylai ceisiadau hawlio treuliau gael eu hategu gan filiau neu dderbynebion, ac eithrio os yw'n anymarferol i ddisgwyl hyn, er enghraifft, pan fydd symiau bach iawn yn cael eu hawlio.

Yn fwy manwl

Gall unrhyw gostau rhesymol sy'n caniatáu i ymddiriedolwyr gyflawni eu dyletswyddau gael eu hystyried yn dreuliau cyfreithlon. Ar yr amod bod yr elusen yn talu'r ymddiriedolwr am y gwir gost neu draul, nid yw'r taliad yn drethadwy. Mae'r canlynol yn enghreifftiau o dreuliau:

• y gost resymol o deithio i gyfarfodydd ymddiriedolwyr ac yn ôl, ac ar fusnes ymddiriedolwyr ac i ddigwyddiadau. Gall hyn gynnwys cost defnyddio cludiant cyhoeddus, costau tacsi a lwfansau petrol i'r lefel a ganiateir gan Gyllid a Thollau EM (HMRC) cyn y bydd treth yn daladwy;
• ad-daliadau rhesymol am gost prydau bwyd ar fusnes yr elusen;
• cost resymol gofal plant, neu ofalu am ddibynyddion eraill (er enghraifft, rhiant oedrannus) tra eu bod yn mynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr;
• cost tâl post a galwadau ffôn pan fydd ymddiriedolwr ar fusnes yr elusen;
• costau rhent ffôn a thanysgrifiad band eang, ar yr amod bod y rhain wedi'u rhannu i adlewyrchu canran yr amser sy'n ymwneud â defnydd ar ran yr elusen;
• cymorth cyfathrebu: cyfieithu dogfennau i Braille i ymddiriedolwr dall, neu i ieithoedd gwahanol; darparu dyfeisiau rhybudd a gwrando, a chymhorthion arbennig eraill i bobl sydd â nam ar y clyw;
• costau prynu deunyddiau hyfforddi a chyhoeddiadau sy'n berthnasol i swydd ymddiriedolwr;
• darparu cludiant, offer neu gyfleusterau arbennig i ymddiriedolwr ag anabledd; a
• chost llety dros nos rhesymol a chynhaliaeth (gan gynnwys unrhyw gostau gofal hanfodol) tra eu bod yn mynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr neu ddigwyddiadau hanfodol eraill megis cynadleddau sector gwirfoddol neu gyrsiau hyfforddi arbenigol.

Taliadau nad ydynt yn cyfrif fel treuliau

Mae adrannau Ch4 ac Ch5 yn cwmpasu taliadau nad ydynt yn dreuliau ac nad yw'n gyfreithlon eu gwneud (Ch4) neu y gellir eu gwneud dim ond os oes awdurdod addas (Ch5).

Hefyd mae'n werth nodi nad yw ad-dalu ymddiriedolwyr am bethau y maent wedi'u prynu'n bersonol ac yn briodol ar ran yr elusen yn cael eu hystyried fel treuliau ac yn cael eu cyfrif amdanynt fel rhan o wariant cyffredinol yr elusen.

Ch2. Oes angen polisi treuliau ar elusennau?

Yr ateb byr

Mae'n arfer da i elusennau gael polisi treuliau.

Yn fwy manwl

Mae talu treuliau rhesymol yn ffordd dda o sicrhau bod y bwrdd ymddiriedolwyr cyfan yn cymryd rhan wrth weinyddu'r elusen ac, yn fwy cyffredinol, sicrhau bod swydd ymddiriedolwr yn agored i bawb. Er enghraifft, gallai hyn fod yn arbennig o berthnasol wrth geisio recriwtio ymddiriedolwyr iau neu sicrhau bod pobl ar incwm isel yn gallu cymryd rhan. Oni bai drwy ddewis personol, ni ddylai unrhyw ymddiriedolwr fod 'ar ei golled' o ganlyniad i ymgymryd â'u dyletswyddau a'u cyfrifoldebau arferol. Dylai elusennau gael polisi treuliau ysgrifenedig, sy'n nodi'r hyn y gellir ei adennill fel traul a'r hyn nad yw'n draul, a dylent sicrhau bod y polisi yn glir i bob un o'r ymddiriedolwyr. Os yw'r byrddau ymddiriedolwyr yn ansicr a yw rhywbeth yn gymwys fel traul neu beidio, dylent geisio cyngor. Os ydym yn penderfynu bod eitem yn fudd ymddiriedolwr yn hytrach na thraul, ac nid oes unrhyw bŵer yn y ddogfen lywodraethol i wneud y taliad, mae'n bosibl y gallwn ei gymeradwyo os gellir dangos ei fod er lles yr elusen i wneud hynny.

Ch3. All treuliau ymddiriedolwyr gael eu talu ymlaen llaw?

Yr ateb byr

Os teimlant ei fod yn ddefnyddiol, gall byrddau ymddiriedolwyr wneud trefniadau ar gyfer talu treuliau parod rhesymol ymlaen llaw.

Yn fwy manwl

Dylid delio ag ad-dalu treuliau cyn gynted â phosibl a gellir eu rhoi ar ffurf arian parod, yn enwedig ar gyfer eitemau llai. Gall taliad ymlaen llaw fod yn arbennig o ddefnyddiol os oes modd rhagweld y gost, er enghraifft, costau gwarchod plant pan fydd ymddiriedolwr yn mynychu cyfarfod bwrdd, ac archeb sefydlog ar gyfer cysylltiad band eang, neu gost aros mewn gwesty pan fydd ymddiriedolwr yn mynychu cynhadledd. Hefyd, bydd yn arbennig o ddefnyddiol i ymddiriedolwyr ar incwm isel neu fudd-daliadau'r wladwriaeth na allant fforddio aros am ad-daliad.

Os yw gwir gost y treuliau yn fwy na'r swm a dalwyd ymlaen llaw, gellir gwneud addasiadau. Ond rhaid i fyrddau ymddiriedolwyr fod yn glir bod mesurau diogelu priodol gan unrhyw gynllun rhagdalu a weithredant ac nid yw'n cael ei ystyried yn fudd preifat. Yn arbennig, dylent sicrhau nad yw unrhyw symiau nad ydynt yn cael eu gwario yn cael eu dychwelyd i'r elusen.

Os yw'r taliad yn fwy na'r gwir gost: Bydd unrhyw daliad a gedwir gan ymddiriedolwr sy'n fwy na gwir gost y treuliau yn elw preifat diawdurdod, a rhaid iddo gael ei ad-dalu i'r elusen.

Hawl i fudd-daliadau: Mae rheolau budd-daliadau'r wladwriaeth wedi egluro na fydd hawl i fudd-daliadau yn cael ei effeithio gan daliad am dreuliau a dalwyd yn y dyfodol. Yn achos unrhyw anghydfod, bydd cadw cofnodion clir yn cynnig modd i elusen ddangos bod taliadau o'r fath yn ad-daliad, ac nid yn incwm i'r ymddiriedolwr dan sylw.

Ch4. Pa daliadau na fyddent yn dreuliau ymddiriedolwyr cyfreithlon?

Yr ateb byr

Treuliau sy'n ormodol, a/neu nad ydynt yn ymwneud â gweithgareddau ymddiriedolwyr cyfreithlon.

Yn fwy manwl

Mae'r canlynol i gyd yn enghreifftiau o daliadau nad ydynt yn dreuliau neu daliadau ymddiriedolwyr cyfreithlon:

• talu llety gwesty neu gostau teithio ar gyfer priod neu bartner nad yw'n teithio ar fusnes yr elusen ei hun;
• talu biliau ffôn preifat ar gyfer busnes sydd heb unrhyw gysylltiad â'r elusen;
• talu yswiriant meddygol preifat;
• cyfraddau milltiroedd petrol sy'n uwch na'r lefelau a gymeradwyir gan Gyllid a Thollau EM ar gyfer treuliau y gellir eu hawlio; ac
• yn achos ymddiriedolwr a enwebwyd gan awdurdod lleol, treuliau sydd eisoes wedi'u caniatáu o dan drefniadau statudol neu gytundebol yr awdurdod hwnnw.

Mae nifer o enghreifftiau eraill hefyd. Yn gyffredinol, dylai elusennau fod yn wyliadwrus o'r risg o geisiadau hawlio treuliau ymddiriedolwyr sy'n ormodol neu'n ffug. Gall unrhyw gamddefnydd o asedau'r elusen er budd preifat niweidio ffydd gyhoeddus mewn elusen, gall effeithio ar allu elusen i weithredu er budd cyhoeddus ac mae'n debygol o gael ei ystyried yn camreoli neu gamymddwyn. Hefyd gall yr ymddiriedolwr fod yn atebol i ad-dalu'r elusen am unrhyw geisiadau hawlio treuliau ymddiriedolwyr gormodol neu ffug.

Ch5. Pa daliadau cyfreithlon sydd heb eu cyfrif fel treuliau allai fod angen awdurdod ar eu cyfer?

Yr ateb byr

Yn aml bydd pobl yn drysu rhwng rhai mathau o daliadau a threuliau, ac mewn gwirionedd maent yn fuddiannau ymddiriedolwyr y bydd Cyllid a Thollau EM yn eu hystyried y gellir eu trethu fel incwm. Gellir eu talu'n briodol o gronfeydd yr elusen dim ond os oes awdurdod addas ar gyfer gwneud hynny.

Yn fwy manwl

Mae'r canlynol i gyd yn enghreifftiau o daliadau nad ydynt yn dreuliau, ac mae'n bosibl y bydd angen i ni eu hawdurdodi:

• ad-dalu enillion a gollwyd wrth ymgymryd â busnes ymddiriedolwr (gweler adran F);
• lwfansau: er enghraifft, lwfans dillad personol;
• honoraria (symiau bach neu randaliadau na fwriedir iddynt adlewyrchu gwir werth y gwasanaeth a ddarparwyd - gweler adran Dd8);
• taliad am ddefnyddio eiddo ymddiriedolwr (neu ran ohono) i storio a defnyddio offer yr elusen.

Ch6. Sut dylid cyfrif am dreuliau ymddiriedolwyr?

Yr ateb

Rhaid i elusennau sy'n gorfod paratoi cyfrifon croniadau ddilyn y Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP 2005) sy'n pennu'r gofynion cyfrifyddu ar gyfer elusennau. Yn ymarferol, mae hyn yn cwmpasu'r holl gwmnïau elusennol, yn ogystal â mathau eraill o elusennau gydag incwm blynyddol gros o fwy na £100,000.
Fel rhan o'r gofynion SORP, rhaid i elusennau ddatgelu fel nodyn ar eu cyfrifon:

• cyfanswm treuliau ymddiriedolwyr;
• natur y treuliau amrywiol; a
• nifer yr ymddiriedolwyr dan sylw.

At y diben hwn, nid yw treuliau'n cynnwys pethau a brynwyd ar ran yr elusen y mae ymddiriedolwr wedi cael ei ad-dalu ar eu cyfer. Os nad yw ymddiriedolwyr wedi derbyn unrhyw dreuliau, dylid nodi hyn hefyd.

Argymhellwn y dylai pob elusen ddilyn yr ymagwedd hon at gadw cyfrifon ar gyfer treuliau, hyd yn oed os nad yw'n ofynnol yn ffurfiol iddynt ddilyn gofynion y SORP.

D. Talu ymddiriedolwyr am wasanaethau

Mae'r adran hon yn canolbwyntio ar y pŵer sy'n caniatáu i elusennau dalu ymddiriedolwyr am y gwasanaethau ychwanegol a ddarparant i'w helusen sy'n fwy na dyletswyddau arferol ymddiriedolwyr. Mae hyn yn cynnwys nwyddau a gyflenwyd mewn perthynas â darparu gwasanaethau. Rhaid i ymddiriedolwyr ystyried y canllaw hwn cyn arwyddo cytundeb o dan y pŵer hwn.

Cyflwyniad

Gall ymddiriedolwyr gael eu talu am ddarparu gwasanaethau (ac, mewn rhai achosion, nwyddau) i'r elusennau y maent yn ymddiriedolwyr ar eu cyfer. Ychwanegwyd y pŵer i wneud hyn at Ddeddf 1993 gan Ddeddf 2006. Mae adrannau 73A - C Deddf 1993 yn disgrifio cyfres o amodau y mae'n rhaid i fyrddau ymddiriedolwyr eu dilyn wrth benderfynu pryd fydd taliad yn briodol. Mae'r pŵer hefyd yn gymwys i:

• daliadau am wasanaethau a nwyddau a ddarparwyd gan 'unigolion cysylltiedig' - yn fras, aelodau teulu neu fusnesau sy'n gysylltiedig ag ymddiriedolwr (gweler adran C4); ac
• unrhyw ymddiriedolwyr neu enwebeion a allai fod wedi cael eu penodi dim ond i ddal y teitl i eiddo'r elusen.

Mae'r amodau y mae'n rhaid eu dilyn wedi'u nodi yn adran D3.

Sefyllfaoedd sydd heb eu cwmpasu: ni all elusennau ddibynnu ar y gyfraith i dalu eu hymddiriedolwyr:

• os yw'r elusen yn dymuno talu ymddiriedolwr am fod yn ymddiriedolwr (gweler adran Dd);
• os yw'r elusen yn dymuno cyflogi ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig o dan gontract cyflogaeth (gweler adran E);
• os oes gwaharddiad caeth yn nogfen lywodraethol yr elusen yn erbyn talu am wasanaethau (gweler adrannau C4 a D10); ac
• os nad yw'r amodau ar gyfer gwneud taliad yn gallu cael eu bodloni (gweler adran D3).

Termau a ddefnyddir: Er cyfleuster, mae cyfeiriadau at wasanaethau yng ngweddill y canllaw hwn yn cynnwys unrhyw nwyddau a ddarperir i elusen, mewn perthynas â darparu gwasanaeth penodol.

D1. Pa wasanaethau all elusen dalu ei hymddiriedolwyr ar eu cyfer?

Yr ateb byr

Gall elusen dalu ymddiriedolwr am gyflenwi unrhyw wasanaethau sy'n ychwanegol i ddyletswyddau arferol ymddiriedolwr. Rhaid i'r penderfyniad i wneud hyn gael ei wneud gan yr ymddiriedolwyr hynny na fyddant yn cael budd. Rhaid iddynt benderfynu bod angen y gwasanaeth ar yr elusen a chytuno ei fod er lles gorau'r elusen i wneud y taliad a rhaid cydymffurfio â rhai amodau eraill (gweler adran D3).

Yn fwy manwl

Mae enghreifftiau o wasanaethau y gellir eu darparu gan ymddiriedolwr yn gyfnewid am daliad o dan y pŵer yn Neddf 1993 yn cynnwys:

• rhoi darlith;
• darn o waith ymchwil;
• defnyddio cwmni ymddiriedolwr ar gyfer gwaith adeiladu;
• defnyddio adeiladau neu gyfleusterau ymddiriedolwr;
• arwyddo contract cynnal a chadw gyda chwmni'r ymddiriedolwr;
• darparu llenni neu ddeunyddiau addurno ar gyfer neuadd;
• darparu pren ar gyfer adeilad; neu
• ddarparu gwasanaethau arbenigol megis gwerthwr tai, gwerthwr tir, ymgynghorwyr rheolaeth a dylunio, ymgynghoriaeth cyfrifiaduron, adeiladwyr, trydanwyr, cyfieithwyr a dylunwyr graffig.

Ni ellir defnyddio'r pŵer i ganiatáu taliad am wasanaethau archwilio oherwydd nid yw'n gyfreithiol i ymddiriedolwr weithredu fel archwiliwr ar ran ei elusen.

D2. Beth os oes pŵer eisoes gan yr elusen i dalu ei hymddiriedolwyr am wasanaethau?

Yr ateb

Mae pŵer Deddf 1993 yn ychwanegol i unrhyw fath arall o awdurdod i dalu ymddiriedolwr sy'n bodoli yn y gyfraith neu yn nogfen lywodraethol yr elusen.

Os yw pŵer yn nogfen lywodraethol yr elusen yn;

• fwy cyfyngol na phŵer Deddf 1993, er enghraifft, os yw'n caniatáu taliad am wasanaethau proffesiynol yn unig, gall yr elusen ddefnyddio'r pŵer yn Neddf 1993, ar yr amod nad oes unrhyw waharddiad yn erbyn talu am wasanaethau eraill yn nogfen lywodraethol yr elusen; neu
• os yw'n llai cyfyngol na'r pŵer yn Neddf 1993, gall yr elusen ddibynnu ar ei phŵer ei hun.

Pwerau amodol: Mae pŵer gan nifer o elusennau i dalu ymddiriedolwyr sy'n gofyn am ein caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw, cyn y gellir ei ddefnyddio. Gelwir hyn yn bŵer amodol. Mae'r angen am ein cydsyniad wedi cael ei ddileu bellach os yw elusennau'n gallu bodloni amodau pŵer Deddf 1993, a esbonnir yn adran D3.

D3. Pa amodau sy'n rhaid eu bodloni cyn talu ymddiriedolwr am wasanaethau?

Yr ateb

Mae sawl amod, ac mae'n rhaid bodloni pob un ohonynt cyn y gellir gwneud taliad dilys. Mae'r amodau fel a ganlyn:

• mae cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen a'r ymddiriedolwr neu'r unigolyn cysylltiedig sydd i'w dalu (gweler adran D4);
• mae'r cytundeb yn nodi'r union swm neu'r uchafswm sydd i'w dalu (gweler adran D4);
• ni all yr ymddiriedolwr dan sylw gymryd rhan mewn penderfyniadau a wnaed gan y bwrdd ymddiriedolwyr ynghylch gwneud y cytundeb, neu a yw'r gwasanaeth a ddarparwyd yn dderbyniol neu beidio (gweler adrannau D4 a D5);
• mae'r taliad yn rhesymol o ran y gwasanaeth sydd i'w ddarparu (gweler adran D6);
• mae'r ymddiriedolwyr yn fodlon bod y taliad er lles gorau'r elusen (gweler adran D7);
• mae'r bwrdd ymddiriedolwyr yn dilyn y "ddyletswydd gofal" a bennwyd yn Neddf 200 (gweler adran D8);
• mae cyfanswm yr ymddiriedolwyr sydd naill ai'n derbyn y taliad neu sy'n gysylltiedig â rhywun sy'n derbyn y taliad yn y lleiafrif (gweler adran D9); ac
• nid oes unrhyw waharddiad yn erbyn talu ymddiriedolwr (gweler adran D10).

Hefyd, cyn arwyddo'r math hwn o gytundeb, mae'n amod bod rhaid i ymddiriedolwyr "ystyried" ein canllaw ar y pwnc. Rydym wedi defnyddio adran D i ddarparu'r canllaw hwn a rhaid i ymddiriedolwyr allu dangos eu bod:

• yn ymwybodol o'r canllaw hwn;
• wedi'i ystyried wrth wneud penderfyniad lle mae'r canllaw yn berthnasol; ac
• mae rheswm da ganddynt dros wneud hynny os ydynt wedi penderfynu gweithredu'n groes i'r canllaw.

D4. All y cytundeb ysgrifenedig i dalu am wasanaeth fod yn gofnod syml yng nghofnodion yr elusen? Os na, oes fformat safonol ar gyfer y cytundeb?

Yr ateb byr

Na, ni fydd cofnodi'r trefniadau arfaethedig yng nghofnodion yr elusen yn ddigon i fodloni'r amodau ar gyfer cytundeb. Rhaid cael cytundeb ysgrifenedig ar wahân sy'n cwmpasu rhai materion, ond nid oes unrhyw fformat penodol. Bydd hyn yn dibynnu ar natur y gwasanaeth sy'n cael ei ddarparu, a lefel y manylion y mae eu hangen i'w gwmpasu. Dylid ceisio cyngor cyfreithiol os yw'r trefniadau'n debygol o barhau am beth amser, neu os ydynt yn arbennig o gymhleth.

Yn fwy manwl

Cynnwys y cytundeb: Er nad oes unrhyw fformat penodol, mae rhai elfennau y mae'n rhaid eu cynnwys yn y cytundeb:

• disgrifiad manwl o'r gwasanaeth sydd i'w ddarparu;
• enw'r ymddiriedolwr neu'r unigolyn cysylltiedig (gan gynnwys busnes) a fydd yn derbyn y taliad;
• manylion y swm, os yw'n daliad 'untro' neu gyfnod penodol, neu'r uchafswm ar gyfer y gwasanaethau sydd i'w darparu dros gyfnod y cytundeb. Os yw'r budd yn 'daliad mewn nwyddau', rhaid rhoi manylion y budd ac amcan o'i werth.

Fel mater o arfer da, dylai gynnwys y datganiadau canlynol i dangos bod y bwrdd ymddiriedolwyr wedi ystyried y ffactorau hyn ac felly wedi cydymffurfio â'i ddyletswyddau wrth wneud penderfyniad (gweler adrannau D6 a D7);

• Datganiad y bydd yr ymddiriedolwr dan sylw (gan gynnwys un sy'n gysylltiedig ag unigolyn sy'n darparu gwasanaeth) yn absennol o unrhyw drafodaeth yr ymddiriedolwyr sy'n ymwneud mewn unrhyw ffordd â thelerau'r cytundeb neu a yw'r safon gwasanaeth a ddarparwyd yn dderbyniol neu beidio. Fodd bynnag, ni ddylai hyn atal ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig rhag darparu gwybodaeth y gall fod ei hangen ar y bwrdd ymddiriedolwyr er mwyn gwneud penderfyniad.
• Datganiad na fydd yr ymddiriedolwr dan sylw yn pleidleisio ar unrhyw un o'r materion hyn, ac ni all gael ei gynnwys wrth benderfynu a oes cworwm mewn cyfarfod i'w trafod.

Arwyddo'r cytundeb: Rhaid i'r cytundeb gael ei arwyddo gan rywun sydd wedi'i awdurdodi gan yr ymddiriedolwyr i wneud hynny. Gallai fod yn un neu ragor o'r ymddiriedolwyr na fyddant yn cael budd o dan y cytundeb, neu rywun nad yw'n ymddiriedolwr ond sydd â gwybodaeth sicr o'r mater. Hefyd dylai'r cytundeb gael ei arwyddo gan yr ymddiriedolwr neu'r unigolyn cysylltiedig sydd i'w dalu.

Cadw cofnod o'r cytundeb: Gan fod y cytundeb yn ffurfio rhan o gofnodion cyfrifyddu'r elusen, rhaid ei gadw am o leiaf 3 blynedd yn achos cwmni elusennol (argymhellir 6 blynedd o ran arfer gorau), a 6 blynedd yn achos elusen nad yw'n gwmni.

D5. Pam bod gofynion ar gyfer tynnu'n ôl o gyfarfodydd a dim pleidleisio, ac a ddylid cofnodi'r rhain yn y cytundeb?

Yr ateb byr

Mae'r gofynion yn ceisio sicrhau na fydd unrhyw ymddiriedolwr a fydd yn cael budd yn gallu dylanwadu ar benderfyniadau ymddiriedolwyr ynghylch y budd hwnnw. Nid yw cynnwys datganiad yn y cytundeb sy'n nodi bod y gofynion hyn yn gymwys yn ofynnol yn ôl y gyfraith, ond gall helpu i ddangos i'r rhai sy'n ariannu neu'n defnyddio'r elusen bod camau priodol yn cael eu cymryd i reoli'r gwrthdaro buddiannau.

Yn fwy manwl

Y gofyniad i reoli gwrthdaro buddiannau: Un o'r amodau y mae'n rhaid eu bodloni wrth ddefnyddio'r pŵer yw na all yr ymddiriedolwr dan sylw gymryd rhan mewn unrhyw drafodaeth neu bleidlais ar unrhyw benderfyniad y bwrdd ymddiriedolwyr wrth bennu telerau ac amodau'r taliad, neu unrhyw benderfyniad i ganiatáu neu barhau â'r taliad.

Nid yw'n gweithredu'n groes i'r gofyniad hwn os yw'r bwrdd ymddiriedolwyr, cyn ei drafodaethau, yn gofyn i'r unigolyn dan sylw i ddarparu unrhyw wybodaeth sy'n angenrheidiol i'w helpu i wneud penderfyniad.

Tor-amod: Os nad yw'r amod yn cael ei fodloni, gallwn fynnu bod y cyfan neu ran o unrhyw arian a dderbyniwyd yn cael ei ad-dalu, gan gynnwys gwerth ariannol unrhyw 'daliad mewn nwyddau'. Hefyd gallwn fynnu bod yr elusen yn dal unrhyw daliad pellach yn ôl.

Os yw'r amod yn cael ei dorri, ni fydd yn effeithio ar ddilysrwydd y gwasanaethau a ddarperir.

Cyngor pellach: Mae ein Canllaw i wrthdaro buddiannau i ymddiriedolwyr elusen yn rhoi cyngor mwy manwl am reoli gwrthdaro buddiannau yn yr adran Canllawiau i Elusennau ar ein gwefan.

D6. Beth sy'n cael ei ystyried yn 'daliad rhesymol'?

Yr ateb byr

Mae sawl ffactor i'w ystyried, sy'n ymwneud â bod yn fforddiadwy, pris ac ansawdd. O ran pris ac ansawdd, fel rheol dylai byrddau ymddiriedolwyr brofi'r farchnad a defnyddio cymariaethau ar gyfer gwaith tebyg er mwyn sicrhau nad ydynt yn talu mwy na'r 'raddfa gyfredol'.

Yn fwy manwl

Ffactorau i'w hystyried: Wrth ystyried a yw taliad yn rhesymol, dylai byrddau ymddiriedolwyr ystyried:

• a yw'r elusen yn gallu fforddio'r taliad;
• y gwerth i'r elusen o'r gwasanaethau a ddarparwyd gan yr ymddiriedolwr;
• ansawdd y gwasanaeth a dibynadwyedd y cyflenwr;
• unrhyw gostau a dalwyd yn flaenorol gan yr elusen wrth geisio'r gwasanaethau hyn;
• faint y mae sefydliadau eraill yn ei dalu am wasanaethau tebyg mewn amgylchiadau tebyg; a'r
• goblygiadau o ran enw da'r elusen gyda'i rhoddwyr, ei noddwyr, ei haelodau a'i chefnogwyr, a chyda'r cyhoedd.

Cymharu: Dylai byrddau ymddiriedolwyr geisio dyfynbrisiau gan gyflenwyr eraill, oni bai bod y symiau dan sylw yn fach iawn. Dylai cofnodion priodol gael eu cadw o'r rhain, ac unrhyw wybodaeth arall a ddefnyddir i gymharu. Yn gyffredinol, po uchaf y costau, y mwyaf y bydd angen i fyrddau ymddiriedolwyr allu ddangos eu bod wedi profi'r farchnad yn briodol ac wedi cael gwerth am arian. Ac os oes polisi caffael a phrynu gan yr elusen, dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn cydymffurfio â'i delerau wrth dalu am wasanaethau gan ymddiriedolwr.

Mae'n bosibl na fydd tendro yn ofynnol: Ni fydd ymarfer tendro llawn (hy, ceisio cynigion gan gyflenwyr sydd â diddordeb) yn economaidd nac yn briodol bob amser - er enghraifft, os yw'r trafodiad yn weddol fach, a gall gwasanaeth o safon dda gael ei ddarparu'n gyflym ac am gost isel. Dylai byrddau ymddiriedolwyr sicrhau bod cofnod priodol yn cael ei gadw o'r sail dros eu penderfyniad, gan gynnwys pam yr ystyrir bod lefel y taliad yn rhesymol - trwy gyfeirio at daliadau mewn sefyllfaoedd tebyg os oes modd.

D7. Sut mae ymddiriedolwyr yn penderfynu bod y math hwn o daliad 'er lles gorau'r elusen'?

Yr ateb byr

Cyn gwneud penderfyniad, rhaid i fyrddau ymddiriedolwyr fodloni eu hunain bod y trefniadau er lles gorau'r elusen. Mae hyn yn golygu y dylent fod yn fodlon bod angen y gwasanaeth ar yr elusen. Hefyd dylent allu dangos bod mantais glir i'r elusen drwy ddefnyddio un o'i hymddiriedolwyr yn lle rhywun arall. Mewn sawl achos, bydd hyn yn golygu mantais ariannol syml, ond gall fod ffactorau eraill a allai ddylanwadu ar benderfyniad i dalu ymddiriedolwr. Dylid pwyso'r rhain yn erbyn unrhyw anfanteision tebygol; er enghraifft, y byddai'r unigolyn wedi'i wahardd rhag cyfrannu at benderfyniadau ynghylch cwmpas y gwasanaeth a'i delerau ac amodau.

Yn fwy manwl

Gwerth am arian: Rhaid bod angen y gwasanaeth ar yr elusen, a rhaid i'r ymddiriedolwr dan sylw fod yn ddigon profiadol a medrus neu gymwys i'w gyflawni. Gall fod mantais o ran cost drwy ddefnyddio ymddiriedolwr, ond nid yw hyn bob amser yn golygu y dylai gwaith gael ei wneud am y nesaf peth i ddim. Mae ansawdd yn bwysig, a gallai cyflymder gwasanaeth fod yn ffactor hefyd. Rhaid i fyrddau ymddiriedolwyr fod yn fodlon y bydd yr elusen yn derbyn gwerth am arian, ac ni fydd unrhyw effaith niweidiol ar ei henw da, neu lefelau cymorth a chyllid. Rhaid i'r bwrdd sicrhau bod yr elusen yn gallu fforddio cost y gwasanaeth, heb unrhyw effaith niweidiol ar weithgareddau'r elusen.

Gwybodaeth am yr elusen: Gall gwybodaeth arbennig am yr elusen a'i hamgylchedd gwaith fod yn fantais weithiau. Gall bwrdd ymddiriedolwyr benderfynu am lai - neu ddim mwy - na chyfradd y farchnad, gall ddefnyddio sgiliau ymddiriedolwr sy'n gwybod union ofynion yr elusen, ac mae'n hollol gymwys i wneud y gwaith dan sylw.

Prynu nwyddau: Os yw nwyddau'n cael eu cyflenwi gan ymddiriedolwr mewn perthynas â gwasanaeth a ddarperir, unwaith eto rhaid cael mantais glir. Fel rheol bydd yn golygu eitemau sy'n cael eu cyflenwi ar gyfradd ffafriol. Os yw ansawdd hefyd yn ffactor, fel rheol dylai fod mantais 'gwerth am arian' sylweddol o hyd i'r elusen.

Os nad oes unrhyw fantais: Os oes cymhariaeth ariannol anffafriol â chyflenwr allanol, a dim arbenigedd neu wybodaeth arbennig a fyddai'n troi'r fantol, dylai'r elusen ddefnyddio'r cyflenwr nad yw'n ymddiriedolwr. Ni fyddai unrhyw fantais glir i ddefnyddio'r ymddiriedolwr, oherwydd yr angen i reoli'r gwrthdaro buddiannau (gweler adrannau D4 a D5).

D8. Beth yw ystyr 'dyletswydd gofal' a sut mae hyn yn dylanwadu ar y penderfyniad i dalu ymddiriedolwyr am ddarparu gwasanaeth?

Yr ateb byr

Mae Deddf 1993 yn ei gwneud hi'n ofynnol i ymddiriedolwyr sy'n defnyddio'r pŵer i dalu ymddiriedolwyr am wasanaethau ddilyn y ddyletswydd gofal a nodwyd yn Neddf 2000. Mae hyn yn golygu bod rhaid i'r bwrdd ymddiriedolwyr weithredu'n onest ac mewn ewyllys da, a rhaid iddynt ddefnyddio'r holl ofal a sgìl rhesymol wrth wneud eu penderfyniad.

Yn fwy manwl

Mae defnyddio'r holl ofal a sgìl rhesymol yn golygu caniatáu ar gyfer:

• unrhyw wybodaeth neu brofiad arbennig sydd gan unigolyn neu mae unigolyn yn dweud sydd ganddo; ac
• unrhyw wybodaeth arbennig y mae'n rhesymol ei disgwyl gan unigolyn busnes neu weithiwr proffesiynol wrth weithredu yn y naill rinwedd neu'r llall.

Bydd lefel y cymhwysedd a medrusrwydd sy'n ofynnol gan ymddiriedolwr yn amrywio yn ôl lefel yr arbenigedd sydd gan yr unigolyn.

Er mwyn cyflawni eu dyletswydd gofal wrth benderfynu talu un o'u hymddiriedolwyr, byddem yn disgwyl i fyrddau ymddiriedolwyr:

• ddefnyddio'r pŵer yn gyfrifol er lles gorau'r elusen:
• ceisio cyngor proffesiynol neu briodol arall os ydynt yn ansicr;
• bod yn glir bod modd cyfiawnhau talu ymddiriedolwr;
• sicrhau bod gwrthdaro buddiannau yn cael eu rheoli'n briodol ac yn agored;
• sicrhau eu bod yn cydymffurfio â chytundebau a bod unrhyw berfformiad gwael yn cael ei adnabod a'i ddatrys;
• cadw'r cytundeb fel rhan o gofnodion yr elusen fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith; a
• datgelu'r taliadau yng nghyfrifon yr elusen.

D9. Sawl ymddiriedolwr all gael ei dalu ar unrhyw adeg am ddarparu gwasanaethau?

Yr ateb

Mae Deddf 1993 yn dweud bod modd defnyddio'r pŵer dim ond, ar yr adeg dan sylw, os bydd cyfanswm yr ymddiriedolwyr sy'n derbyn taliad gan gronfeydd yr elusen yn y lleiafrif ar y bwrdd ymddiriedolwyr.

Wrth asesu hyn, mae angen i'r bwrdd ymddiriedolwyr ystyried nifer yr ymddiriedolwyr sy'n derbyn unrhyw daliad ymddiriedolwr boed yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol (trwy unigolyn cysylltiedig) fel y'i diffinnir yn adran C4. Mae hyn yn golygu bod angen iddynt gynnwys:

• unrhyw ymddiriedolwyr sy'n gysylltiedig ag unigolion neu fusnesau sy'n derbyn taliad;
• unrhyw ymddiriedolwyr sy'n derbyn taliad am fod yn ymddiriedolwyr;
• ymddiriedolwyr sydd hefyd yn weithwyr cyflogedig yr elusen; ac
• ymddiriedolwyr sy'n derbyn unrhyw fath o fudd ymddiriedolwr.

At ddiben penderfynu a oes cworwm yn y cyfarfod neu beidio, dylai'r ymddiriedolwyr hynny sy'n wynebu gwrthdaro buddiannau posibl o ganlyniad i'r mater sy'n cael ei drafod gael ei wahardd.

Os mai dim ond dau ymddiriedolwr sydd, ni ellir defnyddio'r pŵer newydd, oherwydd ni fyddai ymddiriedolwyr cyflogedig yn y lleiafrif. Os nad oes unrhyw awdurdod arall ar gyfer y taliad, bydd naill ai angen ein caniatâd, neu os yw'r ddogfen lywodraethol yn caniatáu hynny, gall yr ymddiriedolwyr benodi ymddiriedolwr digyflog ychwanegol, a fyddai'n caniatáu i'r pŵer newydd gael ei ddefnyddio.

D10. All elusen dalu un o'i hymddiriedolwyr am wasanaethau hyd yn oed os yw ei dogfen lywodraethol yn gwahardd hyn?

Yr ateb byr

Na all. Yn yr achosion hyn, gall taliad gael ei wneud dim ond ar ôl i'r gwaharddiad gael ei godi gan y Comisiwn neu, mewn rhai achosion, gan yr elusen ei hun. Effaith codi'r gwaharddiad fydd galluogi elusen i ddefnyddio'r pŵer yn Neddf 1993 i dalu ymddiriedolwyr am wasanaethau: ni fyddai’n caniatáu unrhyw fath arall o daliad ymddiriedolwr.

(Gweler D2 am yr hyn sy'n digwydd os oes pŵer amodol, yn hytrach nag unrhyw waharddiad llwyr).

Yn fwy manwl

Pan fydd elusen yn gallu codi gwaharddiad. Gall cwmni elusennol godi gwaharddiad ar daliad drwy ddiwygio ei dogfen lywodraethol heb gynnwys ni ar yr amod bod:

• digon o aelodau (nad ydynt hefyd yn ymddiriedolwyr) i ffurfio cworwm i ystyried y newid.

Ni ddylai aelodau sydd hefyd yn ymddiriedolwyr bleidleisio ar y penderfyniad i godi'r gwaharddiad. Mae'r pŵer i wneud y newid hwn ar gael, yn achos cwmnïau, drwy'r pŵer diwygio ehangach yn y Deddfau Cwmnïau.

Pan fydd angen ein caniatâd i godi gwaharddiad. Ni all elusen anghorfforedig ddefnyddio'r pŵer diwygio o dan adran 74D Deddf 1993. Bydd angen i elusen anghorfforedig naill ai:

• wneud cais i ni am Gynllun byr i godi'r gwaharddiad; neu
• gysylltu â ni am ganiatâd ysgrifenedig os yw ei dogfen lywodraethol eisoes yn cynnwys pŵer diwygio addas y gellir ei ddefnyddio dim ond gyda'n caniatâd blaenorol.

Os nad oes unrhyw aelodau gan gwmni elusennol, neu ddigon o aelodau nad ydynt yn ymddiriedolwyr i ffurfio cworwm i ystyried diwygiad i godi gwaharddiad, bydd angen ein caniatâd. Bydd angen iddynt geisio Gorchymyn o dan adran 26 Deddf 1993 gennym ni.

Pan ofynnir i ni roi caniatâd neu wneud Cynllun neu Orchymyn yn yr achosion hyn, byddwn yn ystyried unrhyw dystiolaeth am y rhesymau dros gynnwys y gwaharddiad ac a fydd y newid er lles yr elusen.

D11. All y cytundeb i dalu ymddiriedolwr am wasanaeth gael ei newid?

Yr ateb byr

Gall - gan benderfyniad mwyafrif yr ymddiriedolwyr na ddisgwylir iddynt fod ar eu hennill. Hefyd mae'n ofynnol yn yr achosion hyn naill ai i'r ymddiriedolwr sy'n cael ei dalu i gytuno â'r newid neu i'r contract ddarparu ar gyfer newid o'r fath.

Yn fwy manwl

Rhaid i unrhyw newid i delerau ac amodau’r cytundeb gael eu trafod a'u cymeradwyo gan gyfarfod y bwrdd ymddiriedolwyr yn absenoldeb yr ymddiriedolwr sy'n darparu'r gwasanaeth (neu sy'n gysylltiedig â rhywun sy'n ei wneud). Rhaid i'r telerau newydd fod er lles gorau'r elusen, a rhaid iddynt gael eu cytuno gan bleidlais y mwyafrif o'r bwrdd ymddiriedolwyr - unwaith eto gan eithrio'r ymddiriedolwr dan sylw, na all ffurfio rhan o'r cworwm at ddiben y cyfarfod. Dylai penderfyniad y bwrdd ymddiriedolwyr i amrywio'r telerau gael ei gofnodi yng nghofnodion y cyfarfod lle y gwneir y penderfyniad. (Yn yr un modd â'r cytundeb gwreiddiol, gellir gofyn i'r ymddiriedolwr dan sylw ddarparu gwybodaeth i'r bwrdd ymddiriedolwyr cyn unrhyw drafodaeth).

Fel arfer gall cytundeb gael ei amrywio dim ond gyda chytundeb yr holl bartïon. Os mai dyma yw'r achos, dylid gwneud cytundeb ysgrifenedig diwygiedig.

D12. Oes rhaid sôn am y taliadau hyn yng nghyfrifon yr elusen?

Yr ateb byr

Oes, yn achos cyfrifon sy'n cael eu paratoi ar sail croniadau - mewn geiriau eraill, cwmnïau elusennol a'r mathau eraill o elusennau sydd ag incwm blynyddol gros o fwy na £100,000.

Yn fwy manwl

O dan y fframwaith cyfrifyddu SORP 2005, rhaid i elusennau sy'n paratoi eu cyfrifon ar sail croniadau roi manylion am daliadau a buddiannau eraill i ymddiriedolwyr elusen ac unigolion cysylltiedig - gan gynnwys aelodau teulu a busnesau. Hefyd mae'n ofynnol iddynt ddweud o dan ba awdurdod y mae'r taliad yn cael ei wneud, ynghyd â'r rheswm drosto.

Mewn gwirionedd nid oes unrhyw angen am hyn yn achos elusennau sy'n paratoi cyfrifon ar sail derbyniadau a thaliadau, ond argymhellwn, fel arfer gorau, ac i wella tryloywder, fod manylion tebyg yn cael eu darparu. Gall hyn helpu gwarchod ymddiriedolwyr rhag honiadau eu bod yn cael budd mewn rhyw ffordd gudd.

(Gweler Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Yr Hanfodion Ebrill 2008 (CC15a) - ar gael ar dudalen Cyhoeddiadau ein gwefan.)

D13. Beth os yw elusen eisiau talu am wasanaeth sydd i'w ddarparu gan ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig, ond ni all gydymffurfio â holl amodau pŵer Deddf 1993?

Yr ateb

Os nad oes modd bodloni'r holl amodau a nodwyd yn adran D3, cynghorir byrddau ymddiriedolwyr i gysylltu â ni gyda'r manylion cyn gwneud unrhyw daliad i weld a allwn roi ein sêl bendith. Ni fyddwn yn cymeradwyo unrhyw gynnig sy'n cynnwys costau gormodol, neu a fydd yn esgor ar fudd personol annerbyniol, neu unrhyw beth arall sydd yn amlwg yn groes i fuddiannau'r elusen. Ond os yw cynnig yn rhesymol o ran cost, mae gwrthdaro buddiannau wedi'i reoli ac mae o fantais glir i'r elusen yn hytrach nag i'r unigolyn dan sylw, byddwn yn ei awdurdodi fel arfer. Byddwn yn ystyried lefel gyffredinol taliad yr ymddiriedolwr, ac unrhyw amgylchiadau perthnasol eraill wrth asesu achosion o'r fath gan gynnwys a yw taliad o'r fath wedi'i wahardd yn benodol.

Dd. Talu am fod yn ymddiriedolwr

Mae'r adran hon yn esbonio'r amgylchiadau cyfyngedig pan all byrddau ymddiriedolwyr dalu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr.

Dd1. Beth yw'r gwahaniaeth rhwng talu ymddiriedolwr am ddarparu gwasanaeth a thalu am fod yn ymddiriedolwr?

Yr ateb byr

Er bod pŵer cyffredinol i dalu ymddiriedolwr am ddarparu gwasanaethau, nid oes unrhyw bŵer cyffredinol o'r fath i dalu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr. Ni all elusennau wneud hyn oni bai fod awdurdod addas ganddynt, naill ai yn nogfen lywodraethol yr elusen, neu un a ddarparwyd gennym ni neu'r Llys.

Yn fwy manwl

Fel arfer bydd talu ymddiriedolwr am ddarparu gwasanaeth yn golygu bod elusen yn gwneud taliad untro neu achlysurol i ymddiriedolwr sydd i ddarparu gwasanaeth penodol sy'n hollol ar wahân i'w ddyletswyddau arferol fel ymddiriedolwr. Mae pŵer penodol gan sawl elusen eisoes i wneud hyn yn eu dogfen lywodraethol. Os na, fel arfer gallant ddibynnu ar y pŵer sydd wedi'i gynnwys yn Neddf 1993, a ddisgrifir yn adran D y canllaw hwn.

Mewn cyferbyniad â hyn, mae taliad am fod yn ymddiriedolwr yn golygu bod ymddiriedolwr yn derbyn taliad gan elusen am gyflawni ei ddyletswyddau arferol. Mewn rhai achosion, bydd taliad yn cael ei wneud ar sail gyson pryd bynnag y bydd y dyletswyddau hyn yn cael eu cyflawni; neu gall fod ar ffurf lwfans cyfnodol neu flynyddol; neu gall gael ei wneud yn achlysurol, sy'n bwriadu adlewyrchu rhyw agwedd yn unig ar rôl ymddiriedolwr, neu alluogi ymddiriedolwr i fynychu cyfarfod neu ddigwyddiad penodol.

Yn hanfodol, nid oes unrhyw bŵer cyffredinol yn y gyfraith elusennau i fyrddau ymddiriedolwyr wneud taliadau o'r fath, ac fel rheol ni allant wneud hynny oni bai bod eu dogfen lywodraethol yn caniatáu hynny yn benodol, neu oni bai fod awdurdod ganddynt gan y Comisiwn neu'r Llys. (Mae eithriadau cyfyngedig iawn yn unig i hyn - weithiau lle y gall elusennau gael eu rheoleiddio'n bennaf gan ddeddfwriaeth heblaw'r Deddfau Elusennau.)

Heb awdurdod o'r fath, mae unrhyw daliad ymddiriedolwr yn dor-ymddiriedaeth (gweler adran C4) - hyd yn oed os yw'r elusen yn elwa o'r trafodiad. Gallai hyn olygu bod y bwrdd ymddiriedolwyr neu'r ymddiriedolwr unigol sydd wedi cael ei dalu yn atebol i ad-dalu'r cyfan neu ran o'r taliad, felly dylai byrddau ymddiriedolwyr heb bŵer addas geisio awdurdod cyn gwneud unrhyw daliad. Gall taliadau diawdurdod fod yn dystiolaeth o gamymddwyn neu gamreoli.

Dd2. Ydy taliad am fod yn ymddiriedolwr yn groes i'r egwyddor wirfoddol?

Yr ateb byr

Mae bod yn ymddiriedolwr di-dâl bob amser wedi bod yn nodwedd arbennig o weithgarwch elusennol, ac mae'n hybu ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau yn fawr. Mae disgwyl cyffredinol y dylai asedau elusen gael eu defnyddio'n uniongyrchol at ddibenion yr elusen. O ganlyniad, mae unrhyw wyriad o'r safle hwn dim ond yn debygol o ddigwydd mewn amgylchiadau eithriadol ac mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr allu ei gyfiawnhau'n llawn fel rhywbeth sy'n amlwg er budd eu helusen.

Yn fwy manwl

Mae rhai amgylchiadau pan ellir cyfiawnhau taliad (gweler adran Dd3), ond mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr fod yn glir y gallant gyfiawnhau penderfyniad i dalu un neu fwy o'u hymddiriedolwyr, ac y gallant hefyd reoli'r risgiau sy'n gysylltiedig â gwneud hyn. Prif faes risg fydd yr angen i reoli gwrthdaro buddiannau, fel y trafodwyd yn adrannau B1 a D5. Po fwyaf yr ymddiriedolwyr y disgwylir iddynt elwa, mwyaf y risg a'r anfantais bosibl, yn arbennig o ran gwrthdaro buddiannau.

Dylai byrddau ymddiriedolwyr ystyried yn ofalus a yw unrhyw effaith niweidiol i enw da'r elusen yn debygol ymysg ei chefnogwyr a'i defnyddwyr - gallai'r elusen gael ei beirniadu os yw'n ymddangos bod y taliad yn ormodol ac yn eang. Bydd ymagwedd agored a thryloyw at esbonio'r rhesymau dros daliad, a rhoi cyfrif amdanynt, yn helpu i leihau lefel y risg.

Rhaid i daliad ymddiriedolwr fod yn atodol yn unig i ddibenion elusen, ac os yw'n ymddangos bod elusen yn gyfrwng i daliad ymddiriedolwr, byddwn yn defnyddio ein pwerau i warchod ei hasedau. Mewn achos eithafol, gallai statws elusennol fod mewn perygl.

Dd3. Pryd gall talu am fod yn ymddiriedolwr gael ei gyfiawnhau?

Yr ateb byr

Pan fydd mantais glir ac arwyddocaol i'r elusen a fydd yn drech nag unrhyw anfanteision.

Yn fwy manwl

Os gofynnir i ni gymeradwyo taliad, fel rheol byddwn yn gwneud hynny dim ond os yw cymhlethdod gweithredu'r elusen wedi arwain at faich anarferol o uchel o ymddiriedaeth. Fel arfer bydd hyn yn golygu ymddiriedolwr yn ymarfer graddfa uwch o gyfrifoldeb a goruchwyliaeth mewn maes gweithgarwch cymhleth, efallai oherwydd ehangder ac ystod y gweithgareddau y mae'r elusen yn ymgymryd â nhw.

Dadleuir yn aml y gall y taliad fod yn fodd i ddatrys anhawster wrth recriwtio ymddiriedolwyr newydd. Fodd bynnag, mae sawl dull recriwtio, gan gynnwys hysbysebu wedi'i dargedu a chyhoeddusrwydd ar-lein, defnyddio asiantaethau arbenigol a gwasanaethau brocera ymddiriedolwyr, a defnyddio prosesau dewis agored. Cyn ystyried taliad, cynghorwn elusennau i adolygu effeithiolrwydd eu mecanweithiau recriwtio; gweler ein canllaw Cael hyd i ymddiriedolwyr newydd: Yr hyn y mae angen i elusennau wybod (CC30).

Mewn sawl achos, nid talu treuliau rhesymol cyfreithlon yn unig fydd y cyfan sydd ei angen i roi sicrwydd i ddarpar recriwtiaid na fyddant ar eu colled drwy ymgymryd â swydd ymddiriedolwr; yn gyffredinol, argymhellwn fod polisi treuliau ysgrifenedig gan bob elusen (gweler adran Ch).

Ond os yw byrddau ymddiriedolwyr yn argyhoeddedig mai dim ond taliad o fudd mwy uniongyrchol fydd yn eu galluogi i gael y sgiliau, profiad ac amrywiaeth y mae eu hangen ar yr elusen, byddwn yn ystyried achos rhesymedig yn seiliedig ar y ffactorau a nodwyd yn adran Dd4. Mae hyn yn cynnwys taliad lle mae gwneud iawn am golli enillion yn ffactor (gweler adran F).

Astudiaeth Achos

Roedd elusen fawr sy'n rhoi grantiau wedi gwneud cais i dalu Cadeiryddion y dyfodol a rhai swyddi ymddiriedolwyr ar sail lefel uchel yr amser a'r ymrwymiad gofynnol. Teimlai'r elusen, heb gynnig taliad am yr amser a'r ymrwymiad ac am y cyfrifoldebau sy'n gysylltiedig â goruchwylio sefydliad sy’n werth miliynau o bunnoedd, ni allai ddenu ymgeiswyr o'r safon gywir, a byddai'n debygol o ddenu'r rhai oedd wedi ymddeol neu'n 'gefnog' yn unig. Darparodd dystiolaeth i ddangos, hyd yn oed gydag ymgyrch recriwtio wedi'i dargedu'n dda, ei fod yn ei chael hi'n anodd i ddenu'r math cywir o ymgeisydd.

Roedden ni wedi cymeradwyo'r taliad i Gadeiryddion, ond wedi gwrthod cais i dalu pum swydd ymddiriedolwr arall, yr oedd yr elusen yn dymuno denu arbenigwyr yn ei faes. Nid oedd llawer o debygolrwydd o ran ymrwymiad amser o'i gymharu â'r Cadeirydd, a dim tystiolaeth ei fod yn anodd recriwtio ar gyfer y swyddi hyn; yn wir, roedd ymgyrchoedd recriwtio blaenorol yn awgrymu mai'r gwrthwyneb oedd yn wir, oherwydd roedd nifer o ymgeiswyr cymwys iawn wedi cynnig am y swydd.

Mae sawl rheswm dros fod yn ymddiriedolwr - nid yw mantais ariannol yn un ohonynt yn aml iawn. Gall uniaethu ag achos neu bwrpas arbennig, teimlad o wasanaethu'r gymuned, neu'r cyfle am ddatblygiad personol, i gyd denu pobl i fod yn ymddiriedolwr. Os mai dyma yw'r achos, ni ddylai elusennau ei chael hi'n anodd i lenwi swyddi gwag ymddiriedolwyr. Yn gyffredinol, cynghorwn fod byrddau ymddiriedolwyr yn ystyried nifer o ddulliau recriwtio cyn eu bod yn ystyried talu ymddiriedolwr fel opsiwn: byddai angen i ni weld tystiolaeth bod diffyg gwirfoddolwyr sy'n meddu ar y sgiliau iawn.

Mae'n debyg y bydd elusen yn disgwyl i ymddiriedolwr sy'n cael ei dalu feddu ar wybodaeth a phrofiad arbennig ac o ganlyniad bydd lefel y gofal a'r sgìl a ddisgwylir gan yr ymddiriedolwr hwnnw yn fwy nag i rywun nad yw'n cael ei dalu.

Dd4. Pa ffactorau ddylai ymddiriedolwyr eu hystyried wrth wneud cais i ni gymeradwyo taliad?

Yr ateb byr

Dylai'r bwrdd ymddiriedolwyr ddangos pam na fydd yr elusen mor effeithiol heb daliad. Os yw'n ei chael hi'n anodd i recriwtio ymddiriedolwyr newydd heb daliad, fel rheol dylai'r bwrdd ddarparu tystiolaeth ei fod wedi gwneud ymdrech difrifol i recriwtio ymddiriedolwyr heb dâl. Nid yw er lles elusen i dalu ymddiriedolwr os yw'n hawdd penodi un sy'n meddu ar y sgiliau a'r cymhwysedd addas i weithredu heb dâl.

Yn fwy manwl

Y prif ffactorau i'w hystyried: Rhaid i'r bwrdd ymddiriedolwyr ddangos:

• Pa gamau sydd wedi cael eu cymryd i recriwtio ymddiriedolwyr heb dâl - os na chymerwyd unrhyw gamau, yna dylid rhoi rhesymau.
• Pam ei fod yn ystyried bod manteision clir ac arwyddocaol i'r elusen dalu ymddiriedolwr yn hytrach nag, er enghraifft, rhannu dyletswyddau ymysg ymddiriedolwyr eraill, neu gynyddu nifer yr ymddiriedolwyr di-dâl (os yw'r ddogfen lywodraethol yn caniatáu hynny).
• A yw'r swyddogaethau sydd i'w cyflawni yn swyddogaethau ymddiriedolwr mewn gwirionedd - yn wahanol i swyddogaethau gweithiwr cyflogedig neu ymgynghorydd. Ydy'r elusen wedi sicrhau'r cydbwysedd iawn rhwng ei swyddogaethau gweithredol ac anweithredol?
• Gellir dangos bod y taliad yn rhesymol ac yn fforddiadwy, ac ni fydd yn effeithio ar allu'r elusen i gyflawni ei hamcanion.
• Pa risgiau sydd wedi cael eu hadnabod a sut y cânt eu rheoli (gweler adran Dd2).
• Sut bydd ymddiriedolwyr di-dâl yn gallu adolygu perfformiad (gan gynnwys delio â pherfformiad gwael), barnu gwerth am arian ac, os oes angen, terfynu taliadau.
• Sut bydd gwrthdaro buddiannau'n cael eu rheoli, er mwyn i'r ymddiriedolwr sydd â'r 'gwrthdaro' barhau i chwarae rôl effeithiol yn y gwaith o lywodraethu'r elusen.

Mewn achosion lle y gallwn ddarparu awdurdod, fel rheol byddem yn disgwyl ei roi os yw nifer yr ymddiriedolwyr sy'n cael budd yn y lleiafrif.

Cymharu: Er mwyn rheoli neu helpu osgoi gwrthdaro buddiannau a darparu tystiolaeth wrthrychol, gall fod yn ddefnyddiol i elusennau ystyried 'meincnodi' (profi beth yw'r 'raddfa gyfredol' ar gyfer gwaith tebyg mewn sefydliad tebyg), neu ddefnyddio mecanweithiau adolygu - fel pwyllgorau tâl neu gyrff allanol - i adolygu graddfeydd tâl.

Mewn rhai achosion, gallwn gynnwys darpariaethau ar gyfer meincnodi neu adolygu yn ein hawdurdod taliad.

Ymgynghori: Mewn rhai achosion, yn arbennig os yw elusennau mwy eisiau talu nifer sylweddol o ymddiriedolwyr (er enghraifft, talu cadeiryddion a chadeiryddion rhanbarthol, talu byrddau cyfan), mae'n bosibl yr hoffai'r bwrdd ymddiriedolwyr ystyried a fyddai’n helpu i ymgynghori â'r rhai sydd â budd arwyddocaol yn yr elusen neu unrhyw un o'i rhanddeiliaid. Gall 'rhanddeiliaid' gynnwys unrhyw un sydd â budd uniongyrchol yng ngweithrediad yr elusen: noddwyr, rhoddwyr, defnyddwyr a buddiolwyr, aelodau, staff, gwirfoddolwyr, partneriaid busnes/gweithredu, a rheolyddion neu asiantaethau perthnasol eraill.

Astudiaeth Achos

Roedd ymddiriedolaeth addysgol fawr sy'n rhedeg grŵp o ysgolion wedi ehangu'n sylweddol, ac yn ystyried ehangu ei gweithrediadau ymhellach i ysgolion Academi. Roedd yr ymddiriedolaeth yn ceisio recriwtio Cadeirydd newydd gydag ymrwymiad o tua 60 diwrnod y flwyddyn; cyflwynodd gais am awdurdod ar gyfer taliad rhesymol i gydnabod yr ymrwymiad amser cynyddol a chymhlethdod rôl y Cadeirydd.

Roedden ni'n fodlon bod yr ymddiriedolaeth wedi cynnal ymgyrch hysbysebu helaeth, gan gynnwys defnyddio prif asiantaeth recriwtio. Roedd y canlyniadau wedi dangos amharodrwydd sylweddol i ymgymryd â'r ymrwymiad gofynnol yn ddi-dâl. Cytunon ni y gallai'r Cadeirydd gael ei dalu, yn amodol ar ein cymeradwyaeth pellach i unrhyw gynnydd dilynol yn y gyfradd tâl a gytunwyd.

Dd5. All elusennau gynnig buddiannau ymddiriedolwyr i helpu gwella amrywiaeth eu byrddau?

Yr ateb byr

Yn fwyfwy cyffredin erbyn hyn bydd elusennau yn dymuno denu ymddiriedolwyr o amrywiaeth eang o ystodau oedran a chefndiroedd cymdeithasol ac economaidd. Wrth annog elusennau i geisio mwy o amrywiaeth ar eu byrddau ymddiriedolwyr, cydnabyddwn fanteision recriwtio a chadw ymddiriedolwyr sydd â gwybodaeth arbennig o'r cymunedau a'r ardaloedd lle maent yn gweithredu. Cefnogwn y farn na ddylid eithrio pobl o fod yn ymddiriedolwr oherwydd eu hamgylchiadau economaidd. Ni fydd pob ymddiriedolwr yn gallu rhoi eu hamser yn rhydd, a derbyniwn mewn rhai achosion, yn arbennig lle y bydd colli enillion yn achosi caledi, gallai elfen o ad-daliad ariannol gael ei gyfiawnhau.

Yn fwy manwl

Bwrdd ymddiriedolwyr sy'n myfyrio ar gyfansoddiad ac amrywiaeth cymdeithas sy'n newid a'i fuddiolwyr yw rhywbeth y dylai pob elusen anelu ato. Mae bwrdd amrywiol yn fwy tebygol o gynnwys ystod ehangach o sgiliau, gwybodaeth a phrofiad nag un culach ei sail. Mae recriwtio a sefydlu effeithiol yn allweddol yn hyn o beth. Os oes angen i elusennau ddefnyddio sylfaen ymddiriedolwyr ehangach, gyda sgiliau, syniadau a galluoedd newydd i'w helpu i ddarparu gwasanaethau gwell i'w cymunedau, mae'n bosibl y bydd angen iddynt ystyried cyflwyno arferion newydd i annog recriwtio mwy amrywiol. Gallai'r rhain gynnwys rhai o'r ffactorau y soniwyd amdanynt yn adran Dd4, a hefyd yn ein canllaw Cael hyd i ymddiriedolwyr newydd (CC30), sydd ar gael ar ein gwefan.

Ond os yw'n glir bod colli enillion posibl yn atal ymgeiswyr addawol rhag gwneud cais, gall elusennau ystyried a fydd rhyw gymorth ariannol rhesymol yn helpu gyda'u recriwtio. Nid ydym yn awgrymu, fodd bynnag, y dylai talu ymddiriedolwyr gael ei weld yn ateb awtomatig i ehangu'r sylfaen ymddiriedolwyr.

Ehangu amrywiaeth: Wrth baratoi i recriwtio ymddiriedolwyr newydd, dylai elusen, yn gyffredinol, geisio cynyddu neu o leiaf cynnal amrywiaeth ei bwrdd ymddiriedolwyr. Ar un lefel, gall hyn olygu galluogi defnyddwyr gwasanaethau'r elusen i gael eu cynrychioli'n briodol ar ei bwrdd ymddiriedolwyr. Gall darparu cyfleusterau neu offer arbennig helpu gyda hyn (gweler ein canllaw Cynnwys Defnyddwyr: Buddiolwyr sy'n troi'n ymddiriedolwyr (CC24)).

Ond yn fwy cyffredinol, gall bwrdd mwy amrywiol olygu cymryd camau cadarnhaol i recriwtio ymddiriedolwyr o rannau o'r gymuned nad ydynt wedi chwarae rôl fawr yn draddodiadol mewn llywodraethu elusennau: er enghraifft, pobl ifanc neu ddi-waith, pobl o gymunedau lleiafrifoedd ethnig, neu bobl ag anableddau. Gall fod angen penodol ar rai elusennau i recriwtio ymddiriedolwyr ar incwm isel neu o ardaloedd difreintiedig yn economaidd. Credwn ei fod yn bwysig na ddylai pobl yn y sefyllfa hon gael eu hatal rhag bod yn ymddiriedolwyr elusen oherwydd caledi ariannol.

Defnyddio treuliau: Nid taliad uniongyrchol am fod yn ymddiriedolwr yw'r ffordd orau o reidrwydd i ddiogelu cynrychiolaeth ehangach ar y bwrdd ymddiriedolwyr. Lle'n bosibl, dylai elusennau sicrhau y gallant gynnig treuliau rhesymol ymlaen llawn am gostau cludiant, prydau bwyd, gofal plant a llety ar fusnes yr elusen. Mae'n bwysig nad yw unrhyw un yn ofni y byddant ar eu colled trwy fod yn ymddiriedolwr. Mae hyn yn arbennig o wir yn achos pobl ifanc, yr henoed, a phobl ar fudd-daliadau'r wladwriaeth neu incwm isel; argymhellwn fod elusennau yn talu treuliau ymlaen llaw os yw'r gost yn debygol o fod yn rhwystr i unrhyw un sy'n cyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr. Gweler adran Ch am fanylion pellach ar ddefnyddio polisi treuliau clir.

Colli enillion: Mewn achosion mwy problematig, gall fod yn fwy na dim ond cwestiwn o allu dibynnu ar dreuliau. Mae patrymau gwaith sy'n newid yn golygu nad oes unrhyw ddiwrnod gwaith safonol i nifer o bobl. Gall hyn olygu na all rhai ymddiriedolwyr fynychu cyfarfodydd y tu allan i oriau gwaith arferol, a gall fod yn anodd i rai gael amser o'r gwaith gyda thâl i fynychu cyfarfodydd. Yn ddelfrydol, dylai cyfarfodydd ymddiriedolwyr gael eu cynnal ar adegau sy'n fwyaf cyfleus i bawb, mewn lleoliadau sy'n hawdd eu cyrraedd; ond cydnabyddwn na fydd hyn yn bosibl bob tro. Mewn rhai achosion, yn arbennig os yw darpar ymddiriedolwyr yn hunangyflogedig neu ar incwm isel, ac yn debygol o golli allan yn ariannol pan fyddant yn gweithredu ar fusnes yr elusen, gall rhyw lefel o ad-daliad ariannol am golli enillion fod yn ateb ymarferol i'w cefnogi yn eu cyfraniad parhaus. Mae'r mater hwn yn cael ei drafod yn fwy manwl yn adran F.

Astudiaeth Achos

Roedd elusen sy'n darparu gofal a chymorth cymdeithasol ar draws ystod eang o angen cymdeithasol, gan gynnwys anabledd, yn dymuno penodi unigolyn anabl a oedd yn gweithio fel ymgynghorydd i wasanaethu ar ei fwrdd ymddiriedolwyr. Teimlai'r bwrdd ei fod yn bwysig i sicrhau gwasanaethau'r unigolyn dan sylw er mwyn rhoi persbectif ehangach ar ei waith. Er mwyn osgoi caledi ariannol o ganlyniad, roeddem wedi awdurdodi taliad rhesymol i'r ymddiriedolwr newydd i wneud iawn am yr enillion a gollwyd pan yr oedd ar fusnes ymddiriedolwr.

Dd6. Beth os yw'r unigolyn yn derbyn budd-daliadau'r wladwriaeth?

Yr ateb byr

Dylid bod yn ofalus os yw ymddiriedolwr yn derbyn budd-daliadau'r wladwriaeth. Mae'r rheolau sy'n llywodraethu buddiannau a chredydau treth yn gymhleth, a bydd elusennau eisiau sicrhau nad yw talu ymddiriedolwr yn creu gostyngiad yn eu hawl i fudd-daliadau.

Yn fwy manwl

Dylai unrhyw ymddiriedolwr sy'n teimlo y gallai hyn fod yn achos o bryder (naill ai iddyn nhw neu aelod o'u cartref) geisio cyngor ysgrifenedig gan y swyddfa budd-daliadau perthnasol. Pe byddai'n helpu i egluro'r sefyllfa, dylai'r elusen fod yn barod, gyda chydsyniad yr ymddiriedolwr, i gysylltu â'r cynghorydd budd-daliadau ar ran yr ymddiriedolwr.

Manylion pellach: mae Gwirfoddoli tra rydych yn derbyn budd-daliadau yn cael ei gyhoeddi gan Ganolfan Byd Gwaith ac mae ar gael ar ei gwefan:

http://www.jobcentreplus.gov.uk/JCP/stellent/groups/jcp/documents/websitecontent/dev_015837.pdf

Dd7. Beth yw sefyllfa unig ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Os oes gan elusen un neu 'unig' ymddiriedolwr (a allai fod yn unigolyn, neu gorfforaeth megis awdurdod lleol, neu fanc neu gwmni yswiriant), ni ellir gwneud penderfyniadau ynghylch taliadau heb wrthdaro buddiannau. Yn realistig, nid oes llawer o fantais i unrhyw elusen os yw ei hunig ymddiriedolwr yn cael ei dalu i weithredu fel ymddiriedolwr. Byddai'n fwy anodd i wneud cais dros daliad, yn enwedig os yw cronfeydd statudol efallai ar gael hefyd i weinyddu'r elusen.

Yn fwy manwl

Fel rheol ni fyddwn yn awdurdodi taliad arfaethedig os yw cwmni sy'n codi ffioedd yn gofyn am ddarpariaeth sy'n adlewyrchu ei raddfeydd tâl masnachol cyhoeddedig, yn hytrach na chyfradd sy'n adlewyrchu gwerth y gwaith sy'n cael ei wneud i'r elusen. Os yw'n ofynnol i ni gymeradwyo darpariaeth taliad, bydd ein hawdurdod yn terfynu'r taliad i dâl rhesymol mewn perthynas â'r gwaith hwnnw.

Ni all unig ymddiriedolwr elwa o unrhyw ffioedd y mae'n eu codi ar yr elusen. Er enghraifft, os yw'n costio £150 yr awr i awdurdod lleol gyflogi cyfreithiwr, gall godi hyd at £150 yr awr ar unrhyw ymddiriedolaeth y mae'n ei gweinyddu. Ni all godi £200 yr awr, hyd yn oed os mai dyma'r gyfradd y byddai cyfreithiwr mewn practis preifat yn ei chodi ar yr ymddiriedolaeth - oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen neu'r Comisiwn wedi awdurdodi codi tâl ar y sail hon.

Dd8. Oes angen awdurdod ar gyfer taliadau bach neu roddion?

Yr ateb byr:

Er mwyn bod yn gymesur a sicrhau'r defnydd gorau o'n pwerau a'n hadnoddau, nid ydym yn ei gwneud hi'n ofynnol i elusennau geisio ein hawdurdod fel arfer os yw cyfanswm gwerth holl daliadau ymddiriedolwr (ac eithrio treuliau) yn llai na £1,000 mewn unrhyw flwyddyn ariannol. Serch hynny, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr fod yn fodlon bod y taliadau hyn er lles gorau'r elusen. Fodd bynnag, byddem yn disgwyl i ymddiriedolwyr wneud cais am awdurdod mewn achosion lle, er enghraifft, rydym yn mynd i'r afael â materion camreoli gyda nhw.

Yn fwy manwl:

Ydy cyfanswm taliadau ymddiriedolwyr yn is na £1000 y flwyddyn? Yn gyffredinol, nid ydym yn disgwyl i elusennau geisio unrhyw awdurdod am daliad ymddiriedolwr bach os bydd y taliad yn parhau i olygu na fydd y cyfanswm taliadau (ac eithrio treuliau) i'w holl ymddiriedolwyr yn ystod y flwyddyn ariannol yn fwy na £1000. Mae hyn yn cynnwys lle yr hoffai byrddau ymddiriedolwyr wneud un daliad bach (a elwir yn aml yn honorariwm) i ymddiriedolwr, ac nid oes unrhyw hawl gyfreithiol gaeth ar ei gyfer a dim swm cytunedig, ond mae'n cynrychioli arwydd o werthfawrogiad ac ewyllys da am y gwasanaethau a roddwyd i'r elusen - efallai am wasanaeth hir. Mae taliadau a fyddai'n golygu bod yr elusen yn rhoi mwy na'r trothwy o £1,000 yn cael eu trin yr un fath â thaliadau am fod yn ymddiriedolwr, a bydd angen ein cymeradwyaeth. Bydd rhaid i'r ymddiriedolwyr barhau i fod yn fodlon bod taliadau sy'n is na'r trothwy £1,000 hyn er lles gorau'r elusen.

Rhoddion i ymddiriedolwyr sy'n ymddeol: Mae'r ymagwedd hon yn cynnwys rhoddion i ymddiriedolwyr sy'n ymddeol neu sy'n gadael i ymgymryd â swydd arall, sydd fel arfer yn cynnwys rhandaliad neu roddion bach (gweler OG92 C10 Rhoddion i Ymddiriedolwyr sy'n Ymddeol ar dudalen Canllaw Gweithredol ein gwefan). Mae'n anodd creu rheolau pendant am yr hyn a ystyrir yn rhodd o werth derbyniol yn y sefyllfaoedd hyn; y bwrdd ymddiriedolwyr sy'n penderfynu a ddylai hyd gwasanaeth unigolyn ac ansawdd cyfraniad i'r elusen gael ei gydnabod gyda rhodd ffarwel sy'n dod yn uniongyrchol o gronfeydd yr elusen, gan ystyried unrhyw effaith bosibl ar enw da'r elusen.

Treth a budd-daliadau: Fel rheol ni fyddai un honorariwm bach yn cael ei ystyried yn incwm gan Gyllid a Thollau EM, ac ni ddylai fod yn drethadwy. Ond gall honorariwm mawr, rheolaidd neu 'ddisgwyliedig' gael ei ystyried yn enillion trethadwy, a gall effeithio ar geisiadau budd-daliadau hefyd. Os nad yw taliadau o'r fath wedi'u hawdurdodi gan ddogfen lywodraethol yr elusen, rhaid i'r bwrdd ymddiriedolwyr geisio ein hawdurdod os bydd cyfanswm taliadau ymddiriedolwyr i ymddiriedolwr unigol yn fwy na £1,000 am y flwyddyn honno.

Mae gwybodaeth bellach ar gael ar wefan HMRC www.hmrc.gov.uk

E. Cyflogi ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig

Mae'r adran hon yn esbonio pryd fydd angen ein hawdurdod penodol os yw ymddiriedolwr, cyn ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig yn cael swydd gyflogedig gyda'i elusen. Hefyd, mae'n ymdrin â'r amgylchiadau pan fydd gweithiwr elusen yn troi'n ymddiriedolwr, a'r angen posibl am ein hawdurdod pan fydd priod neu bartner ymddiriedolwr, neu unrhyw unigolyn cysylltiedig arall, yn cael ei gyflogi gan yr elusen.

E1. All ymddiriedolwr gael swydd ar wahân fel gweithiwr cyflogedig?

Yr ateb byr

Gall ymddiriedolwyr elusen fod yn weithwyr cyflogedig eu helusennau mewn amryw o sefyllfaoedd. Er hynny, mae angen i elusennau fod yn ymwybodol y gall fod angen i'r gyflogaeth gael ei chymeradwyo gennym ni.

Yn fwy manwl

Weithiau bydd angen i elusen gyflogi rhywun ar gyfer swydd arbennig neu yn amser llawn neu'n rhan-amser, a gall yr ymddiriedolwyr deimlo bod un o'u plith mewn sefyllfa ddelfrydol, trwy wybodaeth neu gymhelliad, i ymgymryd â'r swydd.

Yr angen i gyfiawnhau penderfyniad: Gall ymddiriedolwr fod mewn sefyllfa gref i ddarparu'r sgiliau a'r profiad angenrheidiol, ond oherwydd bod elusennau'n dibynnu ar ffydd y cyhoedd (rhoddwyr a buddiolwyr fel ei gilydd) a rhaid iddynt gydymffurfio â'r gyfraith ar fuddiannau ymddiriedolwyr, mae'n hanfodol eu bod yn agored ac yn dryloyw ynghylch y prosesau a'r broses gwneud penderfyniadau sy'n arwain at y gyflogaeth. Rhaid i unrhyw benderfyniad i gyflogi ymddiriedolwr neu gyn ymddiriedolwr gael ei gyfiawnhau'n llwyr, a rhaid iddo gael ei wneud heb unrhyw ffafriaeth neu ddylanwad amhriodol. Mae hyn yn golygu na ddylai ymddiriedolwr neu gyn ymddiriedolwr gael 'gwybodaeth fewnol', neu unrhyw anfantais annheg oherwydd eu swydd, a rhaid i'r gwrthdaro buddiannau posibl gael eu rheoli'n briodol ac yn agored. (Gweler adran E4; gweler hefyd adran C y canllaw hwn, a'r ddogfen Canllaw i Wrthdaro Buddiannau Ymddiriedolwyr Elusennau ar dudalen Canllawiau i Elusennau ar ein gwefan.)

E2. Pryd fydd rhaid ceisio cymeradwyaeth y Comisiwn i benodi ymddiriedolwr ar wahân fel gweithiwr cyflogedig?

Yr ateb byr

Os oedd y penderfyniadau ynghylch recriwtio neu benodi wedi'u gwneud tra oedd yr unigolyn (neu mae'r unigolyn yn parhau i fod) yn ymddiriedolwr, rhaid ceisio ein cymeradwyaeth i'r gyflogaeth os nad oes unrhyw awdurdod penodol arall ar ei gyfer. Heb awdurdod penodol, gall fod atebolrwydd i'r gweithiwr-ymddiriedolwr ad-dalu enillion i'r elusen neu i'r ymddiriedolwyr sy'n awdurdodi'r penodiad i ad-dalu'r elusen. Nid yw hyn yn digwydd yn aml iawn, ond gall godi os bydd her gyfreithiol gan drydydd parti (naill ai o fewn neu'r tu allan i'r elusen), neu o ganlyniad i ymchwiliad y Comisiwn.

Yn fwy manwl

Nid oes angen unrhyw awdurdod os oes pŵer penodol addas eisoes. Fel arall, bydd angen ein hawdurdod:

• os yw'r unigolyn yn derbyn y swydd tra ei fod yn parhau i fod yn ymddiriedolwr; neu
• os yw'r cynnig o swydd yn cael ei wneud tro bo'r unigolyn yn ymddiriedolwr, er ei fod yn ymddiswyddo'n ddiweddarach fel ymddiriedolwr; neu
• os yw'r unigolyn yn ymddiswyddo fel ymddiriedolwr cyn i'r cynnig ffurfiol o swydd gael ei wneud bu'n rhan o broses recriwtio agored, ond roedd wedi chwarae prif rôl ym mhenderfyniad yr ymddiriedolwyr i greu neu gadw'r swydd, neu lunio'r broses recriwtio.

Mae'r pwynt olaf yn cwmpasu unrhyw sefyllfa lle yr oedd ymddiriedolwr neu gyn ymddiriedolwr wedi lobïo neu ganfasio am swydd, neu'n rhan o baratoi'r fanyleb swydd neu unrhyw brif agwedd arall ar y broses recriwtio, gan gynnwys hysbysebu. Mae hefyd yn cynnwys cytuno ar delerau ac amodau'r swydd.

E3. Sut dylai byrddau ymddiriedolwyr wneud cais am gymeradwyaeth?

Yr ateb byr

Os yw, neu os bydd cyflog a buddiannau'r ymddiriedolwr unigol yn is na £50,000 y flwyddyn, gall y bwrdd ymddiriedolwyr (heblaw'r unigolyn sy'n cael budd) wneud cais i ni gan ddefnyddio'r ffurflen Datganiad ac Ymgeisio CSD - 1381C sydd ar gael ar y dudalen 'Gwneud Cais Amdani' ar ein gwefan.

Ni ellir defnyddio'r ffurflen os disgwylir i'r cyflog a'r buddiannau mewn unrhyw flwyddyn fod yn fwy na £50,000, neu os yw'r ymddiriedolwr neu'r cyn-ymddiriedolwr dan sylw wedi canfasio am y swydd, neu roedd yn rhan o baratoi'r fanyleb swydd neu hysbysebu'r swydd - unwaith eto, gan gynnwys cymryd rhan wrth bennu telerau ac amodau'r gyflogaeth.

Os defnyddir y ffurflen neu beidio, neu os yw achos yn cael ei baratoi ar wahân, dylai byrddau ymddiriedolwyr nodi na allwn awdurdodi unrhyw daliadau yn ôl-weithredol, ond gallwn awdurdodi taliadau newydd neu barhaus yn unig.

Yn fwy manwl

Os ydynt yn cwblhau'r ffurflen neu'n paratoi achos ar wahân, mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr ddangos bod gwir angen am y swydd er mwyn sicrhau effeithiolrwydd yr elusen, ac nid yw wedi'i chreu neu ei theilwra i ateb anghenion yr ymddiriedolwr neu'r cyn ymddiriedolwr. Ni ddylai'r unigolyn a benodwyd fod wedi cael unrhyw fantais fewnol i ddiogelu'r swydd, ac ni ddylai fod unrhyw lobïo, dylanwad gormodol, neu gydgynllwynio mewn perthynas â'r penodiad.

Y prif ffactorau i'w hystyried ym mhob achos: Mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr fodloni ni bod gwir angen am y swydd, ac nid yw wedi'i phwyso tuag at brofiad cydweithiwr neu gyn-gydweithiwr. Mae angen iddynt ddangos bod:

• Angen ar yr elusen i'r gwaith gael ei gyflawni.
• Yr unigolyn yn meddu ar yr wybodaeth a'r sgiliau priodol ar gyfer y swydd.
• Taliad am y swydd yn rhesymol mewn perthynas â'r gwaith sy'n cael ei gyflawni: Sut mae hyn yn cymharu â thaliad am ddyletswyddau tebyg mewn mannau eraill? Ydy'r elusen yn cael gwerth am arian?
• Mae'r risgiau a nodwyd yn adran Dd2 wedi cael eu hystyried a'u rheoli.
• (Fel arfer) bydd y swydd wedi bod yn destun proses dethol agored a thryloyw.
• (Os yw'n berthnasol i'r elusen) ymgynghorwyd â rhanddeiliaid (gweler adran Dd4).

Os yw'r unigolyn yn mynd i barhau fel ymddiriedolwr, mae angen i ni wybod y rheswm dros hyn, a pha drefniadau sydd ar gyfer rheoli unrhyw wrthdaro buddiannau. Sut bydd perfformiad yn cael ei asesu? Oes gan y bwrdd ymddiriedolwyr fecanweithiau annibynnol a gwrthrychol ar gyfer gwerthuso?

Y broses recriwtio: Mae angen i'r bwrdd ymddiriedolwyr sicrhau bod y meini prawf dethol yn ateb anghenion yr elusen yn briodol, a bod cydbwysedd da yn y fanyleb swydd rhwng sgiliau, profiad a chymwysterau. Bydd proses recriwtio agored yn helpu i ddangos nad yw'r swydd wedi cael ei chreu dim ond i gynnig budd i'r ymddiriedolwr.

Os gofynnir i ni awdurdodi trefniant heb unrhyw broses recriwtio agored, a gall fod ansicrwydd am addasrwydd ymddiriedolwr neu gyn-ymddiriedolwr i wneud y gwaith, neu dystiolaeth o ddylanwad amhriodol ar y broses ddethol, gall fod angen cynnal ymarfer recriwtio priodol, ac i'r swydd gael ei hysbysebu'n agored ac yn briodol.

E4. All gweithiwr fod yn ymddiriedolwr?

(Mae'r adran hon hefyd yn gymwys os yw gweithwyr cyflogedig neu gyfarwyddwyr cyflogedig is-gwmnïau masnachu sy'n eiddo'r elusen yn cael eu penodi i'w corff ymddiriedolwyr).

Yr ateb byr

Os yw gweithiwr cyflogedig yn troi'n ymddiriedolwr, fel arfer bydd ei gyflogaeth yn digwydd cyn ei swydd ymddiriedolwr ac felly nid yw'n fudd sy'n codi o'i swydd ymddiriedolwr. Felly, nid oes unrhyw atebolrwydd i ad-dalu unrhyw enillion a dderbyniwyd cyn dechrau'r swydd ymddiriedolwr. Yn wyneb y gwrthdaro buddiannau posibl ar ôl dechrau'r swydd ymddiriedolwr, fodd bynnag, gall fod yn ddefnyddiol i gael awdurdod i ganiatáu i'r ymddiriedolwr-weithiwr gadw unrhyw gynnydd mewn taliadau a wnaed ar ôl y dyddiad hwnnw os nad ydynt o fewn strwythur tâl cytunedig gweithiwr - gweler adran E6.

Yn fwy manwl

Pwyntiau i'w hystyried: Er y gall cyfuno rôl ymddiriedolwr a gweithiwr fod o fantais yn achlysurol i'r elusen, mae'n amlwg y byddai angen i'r buddiannau fod yn drech o lawer na'r anawsterau a all godi gyda'r rôl ddeuol hon. Dylai'r bwrdd ymddiriedolwyr fod yn arbennig o glir ynghylch pam nad yw'n ddigonol i'r gweithiwr perthnasol fynychu eu cyfarfodydd yn unig (mewn rhinwedd heb bleidlais) er mwyn cyfrannu at drafodaeth. Os yw'r math hwn o drefn yn cael ei sefydlu, bydd angen gweithdrefnau clir ar gyfer rheoli gwrthdaro buddiannau (gweler isod).

Dagan budd: Gellir dweud bod gan yr unigolyn dan sylw fudd economaidd mewn cadw'r swydd gyflogedig, a chyda gwella ei thelerau ac amodau. Er mwyn rheoli'r gwrthdaro buddiannau hwn yn briodol, argymhellwn fod y bwrdd ymddiriedolwyr yn sicrhau bod yr unigolyn dan sylw yn datgan budd, a bod hyn wedi'i gofnodi'n glir yn y cofnodion ac unrhyw gofrestr buddiannau sydd gan yr elusen.

Tynnu'n ôl o drafodaeth: Ni ddylai'r ymddiriedolwr-weithiwr gymryd unrhyw ran mewn trafodaeth neu bleidlais ar y cyd ar delerau ac amodau cytundebol y swydd gyflogedig, neu unrhyw adolygiad o berfformiad sy'n ymwneud â'r swydd. Mae hyn yn cynnwys unrhyw benderfyniad sy'n nodi a yw er lles yr elusen i barhau â'r swydd neu beidio. I gael mwy o dryloywder, os yw ymddiriedolwr-weithiwr yn tynnu'n ôl o gyfarfodydd perthnasol argymhellwn fod hyn yn cael ei gofnodi'n glir. Ar gyfer y swyddi mwyaf dylanwadol o fewn elusen, fodd bynnag, gall hyn fod yn broblematig fel y dangosir gan yr astudiaeth achos ganlynol.

Astudiaeth Achos

Roedd achos un elusen wedi tynnu sylw at yr hyn a all fod yn anhawster weithiau gyda'r math hwn o drefniant, oherwydd roeddwn wedi gwrthod adnewyddu pŵer i dalu a fyddai wedi caniatáu i'r Prif Swyddog Gweithredol barhau fel ymddiriedolwr. Roedd yr unigolyn dan sylw hefyd yn sylfaenydd yr elusen, a'n prif bryder oedd nad oedd y bwrdd ymddiriedolwyr yn cymryd camau digonol i gyrfau ei ddull llywodraethu, felly gallai wneud penderfyniadau'n annibynnol ar y Prif Swyddog Gweithredol ac adolygu ei berfformiad.

Agwedd allweddol ar yr astudiaeth achos hon oedd yr angen am drefniadau llywodraethu cryfach er mwyn i'r corff ymddiriedolwyr cyfan allu gwneud penderfyniadau er lles yr elusen, heb ddylanwad y prif weithredwr cyflogedig. Os yw'r trefniadau llywodraethu'n gryf - er enghraifft, maent yn cynnwys gweithdrefnau clir ar gyfer rheoli gwrthdaro buddiannau mewn ffordd agored a thryloyw - mae pryderon am wrthdaro buddiannau a dylanwad gormodol yn llawer llai.

Er enghraifft, mae'r model llywodraethu ar gyfer sawl elusen eglwysig yn caniatáu neu'n gofyn i'r offeiriad, gweinidog neu ficer fod yn ymddiriedolwr oherwydd gall fod yn bwysig i'r rhai mewn rôl mor allweddol o fewn yr elusennau hyn ymwneud â'u goruchwyliaeth a'u harweinyddiaeth strategol. Ar yr amod bod y gwrthdaro buddiannau a wynebant wedi'u datgan a'u rheoli'n briodol, gall y math hwn o drefniant fod o fudd i'r elusen.

E5. Oes angen cymeradwyaeth y Comisiwn?

Yr ateb

Heb awdurdod penodol, gallai dilysrwydd y trefniant ymddiriedolwr-weithiwr a ddisgrifir yn adran E4 gael ei herio'n gyfreithiol - naill ai gennym ni, neu gan drydydd parti. Yn ymarferol, mae'n bosibl y byddai'n annhebygol iawn i drefniant sy'n agored, yn dryloyw ac yn amlwg er budd yr elusen, gael ei herio. Ond os yw byrddau ymddiriedolwyr yn ansicr a oes awdurdod addas ganddynt neu beidio, dylent gysylltu â ni am gymeradwyaeth er mwyn lleihau'r risg o her a allai, hyd yn oed os yw'n aflwyddiannus, achosi niwed ariannol a/neu i enw da'r elusen.

Bydd unrhyw awdurdod a rown yn amodol ar ein hamodau arferol sy'n ceisio sicrhau rheolaeth briodol o'r gwrthdaro buddiannau, a bod y taliad yn rhesymol mewn perthynas â natur y gyflogaeth.

E6. Oes angen cymeradwyaeth ar gyfer cynnydd mewn tâl yn y dyfodol?

Yr ateb

Os nad yw ymddiriedolwr-weithiwr yn cael ei dalu'n benodol am fod yn ymddiriedolwr, dylai trafodaethau mewn perthynas â thâl a chyflogau gael eu cwblhau y tu allan i rôl yr ymddiriedolwr. Nid oes angen i ni gymeradwyo cynnydd blynyddol mewn cyflog neu fuddiannau i ymddiriedolwr-weithiwr sy'n ddilyniant graddol rhesymol o fewn strwythur tâl gweithiwr sefydledig a thryloyw.

Fodd bynnag, os yw codiadau cyflog, bonysau neu fuddiannau diriaethol eraill yn sylweddol, a heb eu cyfiawnhau'n eglur trwy gyfeirio at unrhyw raddfa tâl ffurfiol, byddai angen ein hawdurdod dim ond os hoffai byrddau ymddiriedolwyr osgoi her gyfreithiol posibl.

Yn gyffredinol, dylai byrddau ymddiriedolwyr fod yn wyliadwrus o gytuno ag unrhyw daliad neu fuddiannau a allai gael ei ystyried yn ormodol mewn perthynas â'r gyflogaeth, ac a allai achosi pryderon am lefelau annerbyniol o fudd preifat o fewn eu helusen.

E7. Beth yw'r sefyllfa pan fydd priod neu bartner neu 'unigolion cysylltiedig' eraill yn troi'n weithwyr cyflogedig yr elusen?

Yr ateb byr

Rhaid ceisio ein cymeradwyaeth os oes rhyngddibyniaeth ariannol rhwng y partïon ac nid oes unrhyw awdurdod arall ar gyfer y trafodiad.

Yn fwy manwl

Cyflogaeth dan gontract: Os yw priod neu bartner yn weithiwr cyflogedig ar gontract amser llawn neu ran-amser, ac os ydynt yn rhyngddibynnol yn ariannol gallai'r ymddiriedolwr elwa o'r gyflogaeth. Yn ôl y gyfraith, gall hyn fod yn fudd ymddiriedolwr, sy'n gofyn am awdurdod penodol. Mae hyn hefyd yn gymwys i fusnesau y mae ymddiriedolwr yn berchen arnynt, neu y mae ymddiriedolwr yn bartner ynddynt, yn rheolwr-gyfarwyddwr ynddynt, neu mae ganddo unrhyw fudd ariannol ynddynt. Gall hefyd fod yn gymwys i gyflogaeth gydag is-gwmni sy'n eiddo'r elusen.

Angen bod yn agored: Dylai byrddau ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol o'r angen posibl am awdurdod, a sicrhau nad yw unrhyw ddylanwad amhriodol wedi cael ei ddwyn ar benderfyniad yr elusen i gyflogi cwmni neu unigolyn. Dylai unrhyw drefniant ag unigolyn cysylltiedig fod yn agored ac yn dryloyw, er mwyn gweld ei fod wedi'i wneud er lles yr elusen. Dylai'r bwrdd ymddiriedolwyr sicrhau bod unrhyw wrthdaro buddiannau yn cael ei ddatgan a'i gofnodi yn ei gofnodion, ac nid yw'r ymddiriedolwr dan sylw yn cymryd unrhyw ran yn nhrafodaethau a phenderfyniadau'r bwrdd ynghylch y telerau a'r amodau sy'n gysylltiedig â chyflogaeth yr unigolyn.

Ceisio ein cymeradwyaeth: Mae angen awdurdod dim ond os oes dibyniaeth ariannol bosibl rhwng ymddiriedolwr ac unigolyn cysylltiedig sy'n gyflogedig. Os nad yw unrhyw gyswllt yn bodoli, nid oes angen unrhyw gymeradwyaeth - er bod angen rheoli unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Os yw'r byrddau ymddiriedolwyr yn ansicr am yr angen am awdurdod, argymhellwn eu bod yn ceisio cyngor.

Os penderfynir bod angen cymeradwyaeth, os yw'r gyflogaeth am lai na £50,000 y flwyddyn, argymhellwn fod y datganiad a'r cais y soniwyd amdanynt yn adran E3 yn cael ei ddefnyddio. Os na fu unrhyw recriwtio agored, neu os yw'n ymddangos na fu digon o bellter rhwng yr ymddiriedolwr dan sylw a'r broses gwneud penderfyniad neu recriwtio, gallwn geisio gwybodaeth bellach. Os bydd y taliad yn fwy na £50,000, bydd angen i'r bwrdd ymddiriedolwyr baratoi achos llawn yn seiliedig ar y ffactorau a nodwyd yn adran E3.

F. Ad-dalu ymddiriedolwyr am golli enillion

Mae'r adran hon yn esbonio ein polisi pan fydd bwrdd ymddiriedolwyr yn ceisio rhoi tâl ariannol rhesymol i ddiogelu neu gadw gwasanaethau ymddiriedolwr a allai ei chael hi'n anodd fel arall i chwarae rôl ymddiriedolwr llawn.

F1. Pryd all taliad gael ei roi i dalu am yr enillion a gollwyd tra ar fusnes ymddiriedolwr?

Yr ateb byr

Fel unrhyw fathau o fudd ymddiriedolwyr, gall elusen wneud y taliadau hyn os oes awdurdod addas, ac os oes mantais glir a chadarnhaol i'r elusen wneud hynny.

Yn fwy manwl

Nid yw'r math hwn o daliad yn draul arferol (gweler adran Ch) a rhaid ei drin fel taliad ymddiriedolwr (gweler adran C3). Felly rhaid bod awdurdod penodol ar ei gyfer, naill ai o fewn dogfen lywodraethol yr elusen, neu wedi'i ddarparu gennym ni. Mae pŵer addas gan rai elusennau i wneud iawn am golli enillion, ond mae hyn yn parhau i fod yn weddol anghyffredin mewn dogfennau llywodraethol. Os nad oes unrhyw awdurdod addas sy'n bod, rydym yn barod i roi un os yw'r bwrdd ymddiriedolwyr yn gallu dangos bod y taliad er lles yr elusen.

Mantais i'r elusen: Mae'r amgylchiadau pan fydd bwrdd ymddiriedolwr yn dymuno ystyried y math hwn o daliad yn cynnwys pan fydd darpar ymddiriedolwr neu ymddiriedolwr sy'n bod:

• yn cynnig sgiliau neu bersbectif arbennig sy'n werthfawr i'r elusen; ac
• ni allant fforddio gwasanaethu fel ymddiriedolwr oherwydd nid yw ei gyflogwr yn talu am amser a dreuliwyd ar fusnes yr elusen yn ystod oriau gwaith; neu
• yn hunangyflogedig, a byddai'n colli allan yn ariannol drwy ymgymryd â dyletswyddau ymddiriedolwyr yn ystod oriau busnes arferol.

Rhaid ystyried yr un materion fel yn achos unrhyw daliad i ymddiriedolwr; mae angen i'r bwrdd ymddiriedolwyr ddangos pam ei bod o fantais glir i'r elusen dalu am wasanaethau'r unigolyn dan sylw. Bydd hyn yn dibynnu ar y galluoedd a'r profiad y gall yr unigolyn dan sylw eu cynnig i'r bwrdd ymddiriedolwyr. Dylid rhoi manylion unrhyw sgiliau, gwybodaeth neu arbenigedd perthnasol. Yn ogystal, mae angen i'r bwrdd ymddiriedolwyr ystyried a allai'r unigolyn weithredu fel cynghorydd digyflog, neu a fyddai'n bosibl recriwtio rhywun arall addas yn ei le heb fod angen am daliad.

Hefyd, mae angen i'r bwrdd ymddiriedolwyr ddangos ar ba sail y cyfrifir taliad, ac esbonio pam bod hyn yn werth yr arian.

Amodau awdurdod: Os yw'r trefniant yn cael ei gymeradwyo, fel rheol bydd ein hawdurdod yn gosod amod sy'n datgan fel a ganlyn:

• ni all yr ad-daliad fod yn fwy na'r swm y gellid ei ystyried yn daliad rhesymol am y gwaith a wnaed ar ran yr elusen.

Ni all yr ymddiriedolwr sy'n cael ei ad-dalu fod yn rhan o'r cais am awdurdod. Mae'n bosibl y bu'n rhaid i'r unigolyn ddarparu gwybodaeth ffeithiol i'r byrddau ymddiriedolwyr, ond dylid cadarnhau nad yw ef neu hi wedi chwarae rhan yn eu penderfyniad fel arall i roi'r taliad, neu wrth osod telerau ac amodau'r taliad.

Astudiaeth Achos

Roedd prif elusen anabledd eisiau sicrhau bod pobl ddall a phobl â nam ar y golwg bob amser yn gallu cael llais ar ei bwrdd ymddiriedolwyr. Yn yr achos hwn, roedd yr elusen yn dymuno galluogi tri ymddiriedolwr (gan gynnwys y cadeirydd) a oedd yn meddu ar sgiliau arbenigol gwerthfawr i gyfrannu'n rheolaidd at y bwrdd, heb unrhyw galedi ariannol i'w hunain o ganlyniad. Roedd un yn hunangyflogedig, ac roedd rhaid i'r ddau arall flaenori ffioedd am waith arall ar sawl achlysur pan oeddent yn mynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr ac yn gweithredu ar fusnes yr elusen.

Roeddem wedi cydnabod cyfraniad yr ymddiriedolwyr hyn, a'u harbenigedd a oedd yn amrywio o gymorth TG, gwasanaethau cyflogaeth anabledd, materion Mynediad i'r Gwaith, ac anghenion pobl â nam ar y golwg. Awdurdodwyd taliad gan yr elusen i adlewyrchu eu dyletswyddau ar yr achlysuron pan fyddent wedi colli allan fel arall. Roedd hyn yn seiliedig ar asesiad yr elusen o gyfraddau sy'n gymaradwy i gadeirydd a chyfarwyddwyr anweithredol Ymddiriedolaethau'r GIG. O ganlyniad, roedd yr elusen yn gallu cadw arbenigedd y tri ymddiriedolwr hyn, ac ymrymuso ei ddefnyddwyr ar y bwrdd ymddiriedolwyr ymhellach. Mae'r elusen yn pwysleisio nad yw'n dymuno penodi ymddiriedolwyr sy'n gallu fforddio bod yn ymddiriedolwyr yn unig.

F2. Oes unrhyw ganllawiau penodol ar gyfer lefel yr enillion a gollwyd sydd i'w had-dalu?

Yr ateb byr

Nid oes unrhyw uchafswm pendant neu ffigur 'penodol ar gyfer ad-daliad. Yn y pen draw, y byrddau ymddiriedolwyr fydd yn asesu lefel y taliad yn sgîl cyfraniad yr ymddiriedolwr arbennig i'w elusen, ac a yw'r elusen yn wirioneddol gallu fforddio'r taliad.

Yn fwy manwl

Ni ddylai taliadau ad-dalu enillion llawn o reidrwydd, ac ni ddylai ymddiriedolwyr sy'n cael cyflog mawr gael eu had-dalu'n llawn am y cyflog a gollwyd. Yn hytrach, dylai'r taliad adlewyrchu gwerth rhesymol y gwaith a wnaed ar ran yr elusen. Ond, fel taliadau ymddiriedolwyr eraill, rhaid i'r elusen sicrhau na fydd taliad yn amharu ar ei gallu i gyflawni ei diben er lles ei buddiolwyr. Bydd angen i elusennau gydag incwm cyfyngedig fod yn arbennig o glir y gallant dalu'r gost heb unrhyw effaith niweidiol ar eu gweithgareddau. Fel rheol ni fyddem yn disgwyl i elusen sydd mewn anawsterau ariannol i ystyried rhoi ad-daliadau i'w hymddiriedolwyr.

F3. Oes unrhyw risgiau i wneud taliadau am golli enillion?

Yr ateb

Yn ogystal â'r risgiau sydd i'w rheoli a ddisgrifir yn adran Dd2 ar gyfer talu ymddiriedolwr, mae anfanteision posibl eraill y gallai fod angen i elusennau eu hystyried cyn gwneud taliadau am golli enillion:

• Dim ond ymddiriedolwyr a gyflogir neu sy'n hunangyflogedig all gael budd fel hyn; gall ymddiriedolwyr sy'n ddi-waith, ond sy'n parhau i roi eu hamser a'u hegni am ddim i'r elusen, ystyried hyn fel rhywbeth diduedd ac annheg.
• Gall fod problemau os yw'r ymddiriedolwr dan sylw yn credu y dylai lefel y taliad adlewyrchu'r union enillion a godwyd, yn hytrach na'r hyn sy'n rhesymol o ran budd i'r elusen.
• Er gall y taliad fod yn effeithiol ar adegau penodol, os yw'n nodwedd arferol gallai effeithio ar y cymhelliant i gadw unrhyw golli enillion i'r lleiaf posibl - ee, drwy gynnal cyfarfodydd y tu allan i oriau gwaith arferol yr ymddiriedolwyr

F4. Oes rhaid cael cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen a'r ymddiriedolwr dan sylw?

Yr ateb byr

Nid ym mhob achos, ond gall fod manteision clir dros gael cytundeb o'r fath.

Yn fwy manwl

Os ydynt yn debygol o gael eu defnyddio'n rheolaidd, dylai trefniadau ad-dalu gael eu cofnodi mewn cytundeb ysgrifenedig, a ddylai gael ei gadw fel rhan o gofnodion cyfrifyddu'r elusen. Mae hyn yn darparu mecanwaith i'r bwrdd ymddiriedolwyr bennu a monitro gwerth am arian, a gwarchod buddiannau'r elusen fel arall. Nid ydym yn disgwyl i'r elusen fodloni'r union un amodau ar gyfer cytundeb sy'n ofynnol wrth dalu ymddiriedolwr o dan bŵer Deddf 1993 ar gyfer darparu nwyddau neu wasanaeth (gweler adran D). Ond yn gyffredinol, dylai cytundeb effeithiol fynd i'r afael â swm a thelerau'r taliad, lefel a math o dasg a ddisgwylir gan yr ymddiriedolwr, a hefyd trefniadau ar gyfer adolygu perfformiad, asesu angen parhaus, a'r amgylchiadau pan fydd y trefniant yn dod i ben.

Ff. Gwybodaeth bellach a chyngor

Mae nifer o adnoddau y gall ymddiriedolwyr elusen eu defnyddio i'w cynorthwyo i gyflawni eu dyletswyddau. Nid yw hon yn rhestr gyflawn o'r holl ffynonellau gwybodaeth sydd ar gael, ond mae'n cynnig man cychwyn da. Ceisiwn annog ymddiriedolwyr i ddefnyddio'r ystod eang o sefydliadau sy'n gallu eu helpu i weinyddu eu helusen mor effeithiol â phosibl. Cewch fanylion am ffynonellau gwybodaeth eraill yn adran Cysylltiadau Defnyddiol ein gwefan.

Ff1. Sefydliadau Allanol.

Cyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO)
Mae NCVO yn cynhyrchu ystod eang o wybodaeth a gwasanaethau cynnal i'r rhai sy'n gweithio yn y sector gwirfoddol. Mae NCVO yn cynhyrchu 'The Good Trustee Guide' sy'n cynnwys gwybodaeth ymarferol ar bob agwedd ar rôl ymddiriedolwr. Mae ei wefan hefyd yn cynnwys manylion Grŵp Rhwydwaith Broceriaeth Ymddiriedolwyr sy'n rhwydwaith o wasanaethau lleoli broceriaeth sy'n cyfateb ymddiriedolwyr â swyddi gwag ar fyrddau cyrff gwirfoddol (www.trusteebank.org)

Cyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO)
Regent's Wharf
8 All Saints Street
Llundain N1 9RL
Ffôn: 020 7713 6161
Ffacs: 020 7713 6300
Ffôn di-dâl: 0800 2798 798
E-bost: helpdesk@ncvo-vol.org.uk
Gwefan: www.ncvo-vol.org.uk

Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA)
WCVA yw llais y sector gwirfoddol yng Nghymru. Mae'n cynrychioli buddiannau, ac yn ymgyrchu dros gyrff gwirfoddol, gwirfoddolwyr a chymunedau yng Nghymru. Mae'n darparu ystod gynhwysfawr o wybodaeth, gwasanaethau ymgynghori, cyllid, rheolaeth a hyfforddiant. Gall elusennau ddefnyddio gwefan WCVA i gael hyd i'w Cyngor Gwirfoddol Sirol (CVC) agosaf.

Mae Uned Cofnodion Troseddol WCVA yn gorff mantell cofrestredig gyda'r Swyddfa Cofnodion Troseddol ac mae'n gallu cydlofnodi ceisiadau Datgeliad ar ran cyrff gwirfoddol eraill yng Nghymru.

Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru
Tŷ Baltig
Sgwâr Mount Stuart
Caerdydd CF10 5FH
Ffôn: 029 2043 1700
Llinell gymorth: 0800 2888 329
E-bost: enquiries@wcva.org.uk
Gwefan: www.wcva.org.uk

Cymdeithas Genedlaethol Gweithredu Gwirfoddol a Chymunedol (NAVCA)
Y gymdeithas hon yw'r corff mantell cenedlaethol ar gyfer 250 o Gynghorau Gwasanaeth Gwirfoddol yn Lloegr. Mae Cyngor Gwasanaeth Gwirfoddol lleol yn darparu cyngor, cefnogaeth a gwybodaeth i gyrff gwirfoddol ac elusennau yn ei ardal, gan gynnwys cymorth gyda chofrestru. Os hoffech gael manylion am eich Cyngor Gwasanaeth Gwirfoddol lleol chi, cysylltwch â NAVCA uchod. Mae sefydliadau sy'n debyg i NAVCA yn bodoli ar gyfer cyrff gwirfoddol ac elusennau a leolir yng Nghymru. Cysylltwch â WCVA (gweler isod).

NAVCA
The Tower
2 Furnival Square
Sheffield S1 4QL
Ffôn: 0114 278 6636
Ffacs: 0114 278 7004
E-bost: navca@navca.org.uk
Gwefan: www.navca.org.uk

Charity Trustee Networks (CTN)
Mae'n cynnig cyd-gymorth i ymddiriedolwyr trwy annog a datblygu grwpiau rhwydwaith ymddiriedolwyr hunangymorth gan ddarparu gwasanaeth ymgynghorol a mentora.

Charity Trustee Networks
3-4 Frensham Suite
Friary Court
13 -21 High Street
Guildford
Surrey GU1 3DG
Ffôn: 01483 230280
Ffacs: 01483 303932
E-bost: info@trusteenet.org.uk
Gwefan: www.trusteenet.org.uk

Directory of Social Change (DSC)
Mae'n hybu newid cymdeithasol cadarnhaol ac yn darparu ystod eang o adnoddau ar gyfer ymddiriedolwyr.

Directory of Social Change
24 Stephenson Way
Llundain NW1 2DP
Ffôn: 020 7391 4800
E-bost (Llundain): enquiries@dsc.org.uk
Gwefan: www.dsc.org.uk

Ethnic Minority Foundation (EMF)
Mae EMF yn datblygu adnoddau i sefydliadau du a lleiafrifoedd ethnig, sy'n cynnwys cyfleoedd rhwydweithio a chyfleoedd hyfforddi a chofrestr ymddiriedolwyr.

Ethnic Minority Foundation
Forbes House
9 Artillery Lane
Llundain E1 7LP
Ffôn: 020 7426 8950
E-bost: enquiries@ethnicminorityfund.org.uk
Gwefan: www.ethnicminorityfund.org.uk

Institute of Chartered Secretaries and Administrators (ICSA)
ICSA yw'r corff proffesiynol ar gyfer ysgrifenyddion siartredig. Mae'n cynhyrchu nifer o ganllawiau arfer gorau a nodiadau cyfarwyddyd. Mae hefyd yn cadw cofrestr ymddiriedolwyr sydd ar gael i elusennau sy'n chwilio am ymddiriedolwyr newydd.

Institute of Chartered Secretaries and Administrators (ICSA)
16 Park Crescent
Llundain W1B 1AH
Ffôn: 020 7580 4741
Ffacs: 020 7323 1132
E-bost: info@icsa.co.uk
Gwefan: www.icsa.org.uk

Tŷ’r Cwmnïau
Yr awdurdod corfforedig i gwmnïau cyfyngedig. Mae hefyd yn cynnal seminarau ar gyfer cyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion cwmni newydd eu penodi.

Tŷ’r Cwmnïau
Ffordd y Goron
Maindy
Caerdydd CF14 3UZ
Ffôn: 0870 333 3636
Minicom: 02920 381245
E-bost: enquiries@companies-house.gov.uk
Gwefan: www.companieshouse.gov.uk

Ff2. Canllawiau'r Comisiwn Elusennau

Ar gael ar dudalen Cyhoeddiad ein gwefan.

• Cael hyd i ymddiriedolwyr newydd: yr hyn y mae angen i elusennau wybod (CC30)
• Cynnwys Defnyddwyr: Buddiolwyr sy'n dod yn ymddiriedolwyr (CC24)
• Newid dogfen lywodraethol eich elusen(CC36)
• Cyfrifon ac adroddiadau elusennau: yr hanfodion Ebrill 2008 (CC15a)

Ar gael ar dudalen Canllawiau ein gwefan.

• Canllaw i wrthdaro buddiannau i ymddiriedolwyr elusen
• Rhoddion i ymddiriedolwyr sy'n ymddeol

Ar gael ar dudalen 'Gwneud cais amdani' ar ein gwefan:

• Talu ymddiriedolwyr: pŵer newydd i dalu am wasanaethau a ddarparwyd gan ymddiriedolwr (CSD-1381A).
• Nodyn cyfarwyddyd ar gyflogaeth dan gontract ymddiriedolwr (CSD-1381B).
• Datganiad a ffurflen gais ar gyflogaeth dan gontract ymddiriedolwr (CSD-1381C).

Ff3. Ffynonellau eraill o wybodaeth a chyngor

• Mae manylion lwfansau treth a rhyddhad ar gyfer teithio busnes a threuliau, gan gynnwys lwfansau milltiroedd cymeradwy i'w cael ar wefan Cyllid a Thollau EM: www.hmrc.gov.uk
• Llywodraethu Da: Cod i'r Sector Gwirfoddol a Chymunedol

Mae'r Cod wedi cael ei gyhoeddi gan y National Governance Hub (partneriaeth o sefydliadau sy'n gweithio i wella dulliau llywodraethu elusennau a sefydliadau gwirfoddol a chymunedol eraill). Mae'r Comisiwn wedi cyfrannu at ddatblygu'r cod mewn partneriaeth â NCVO, ACEVO, Charity Trustee Networks ac ICSA. Mae'r cod yn ganllaw ymarferol a hawdd ei ddefnyddio i gynorthwyo elusennau i ddatblygu arferion da. Gallwch lwytho i lawr copïau o'r cod yn www.governancehub.org.uk/code_of_governance.html

• Canllaw i Wirfoddoli tra rydych ar Fudd-daliadau (VG1)

Mae'r canllaw hwn wedi'i gyhoeddi gan yr Adran Gwaith a Phensiynau, ac mae ar gael ar ei gwefan www.dwp.gov.uk

• Taflenni Gwybodaeth wedi'u cynhyrchu gan Volunteering England (asiantaeth annibynnol, wirfoddol sy'n "gweithio i gefnogi a gwella ansawdd, swm, effaith a hygyrchedd gwirfoddoli ledled Lloegr").
  • Gwirfoddoli a Budd-daliadau'r Wladwriaeth
  • Treuliau Gwirfoddolwyr
  • Treuliau Teithio Gwirfoddolwyr
  • Ad-dalu Treuliau Gofal i Wirfoddolwyr

Er eu bod wedi'u hanelu at wirfoddolwyr yn gyffredinol, maen nhw'n cynnwys cyngor ymarferol sy'n ddefnyddiol i fyrddau ymddiriedolwyr, a gellir eu llwytho i lawr o www.volunteering.org.uk