Yn yr adran hon...

CC34 - Cydweithio a Chyfuniadau: Cyflwyniad

(Fersiwn - Tachwedd 2009)

Gallwch weld y fersiwn lliw printiedig Cydweithio a Chyfuniadau: Cyflwyniad (CC34).

Cynnwys

A. Rhagair
B. Cyflwyniad
C. Cydweithio
Ch. Cyfuniadau
D. Diwydrwydd dyladwy
Dd. Gwybodaeth bellach a chyngor

Canllawiau gan y Comisiwn Elusennau i bob elusen sy'n ystyried gweithio mewn partneriaeth neu uno â sefydliadau eraill.

A. Rhagair

Annwyl Ddarllenydd,

Nod pennaf unrhyw elusen yw darparu'r gwasanaeth gorau posibl i'r rhai sy'n cael budd o'i gwaith. Un ffordd o gyflawni hyn yw trwy weithio gydag eraill. Mae ystyried cyfleoedd i gydweithio a chyfuniadau yn rhan annatod o waith ymddiriedolwr yn yr hinsawdd sydd ohoni.

Gall cydweithio ddechrau o syniadau anffurfiol syml iawn, megis benthyca adnoddau. Ar begwn arall y sbectrwm mae trefniadau mwy integredig a all ofyn am gyngor proffesiynol, yn dibynnu ar faint a chymhlethdod yr elusennau dan sylw. Gall y trefniadau hyn ymwneud ag unrhyw agwedd ar weithgareddau'r elusen gan gynnwys gweinyddu, codi arian, ymgyrchu a chyflwyno gwasanaeth a gall greu arbedion cost a gwasanaethau gwell i'r rhai y mae'r elusen yn ceisio eu helpu. Mewn rhai achosion, gall elusennau gyfuno, hynny yw dod at ei gilydd i ffurfio un sefydliad. Bydd hyn yn cynnwys gweithdrefnau ffurfiol ac yn gofyn am gyngor proffesiynol fel arfer.

Dylai pob elusen ystyried o ddifrif ac mewn ffordd greadigol a oes ffyrdd y gallent wneud mwy i'w buddiolwyr trwy weithio gyda'i gilydd. Er bod gan bob elusen ei chyfraniad unigryw ei hun i'w wneud i gymdeithas, bydd elusen effeithiol yn ystyried a allai cydweithio neu weithio mewn partneriaeth â sefydliadau eraill neu uno ag elusennau eraill wella effeithlonrwydd, sut y defnyddir cronfeydd a darparu gwasanaethau i fuddiolwyr yn awr ac yn y dyfodol. Ceisiwn annog ymddiriedolwyr i ystyried hyn yn gyson.

Pan fydd yr amodau'n gywir a gall ymddiriedolwyr weld manteision amlwg, rydym yn hapus i roi cymorth ac arbenigedd i helpu elusennau gyda phob agwedd ar y broses o gydweithio neu gyfuno.

B. Cyflwyniad

B1. Am beth mae'r canllaw hwn?

Gofynnir i ni yn aml i gynghori elusennau ynghylch y materion y dylent eu hystyried wrth geisio cydweithio neu gyfuno. Ar sail ein profiad ni, mae'r canllaw hwn yn nodi'r materion a'r ffactorau y mae angen eu hystyried cyn gwneud unrhyw benderfyniad i fynd ymhellach. Rydym hefyd wedi adnabod y camau allweddol ac ymarferol sy'n gysylltiedig â'r gwahanol ddewisiadau. Mae ein cyhoeddiadau cysylltiedig Dewis Cydweithio: Eich helpu i lwyddo ac Uno Llwyddiannus: Eich helpu i lwyddo ar gael ar ein gwefan hefyd.

B2. 'Rhaid' a 'dylai': beth ydym yn ei olygu

Yn y canllaw hwn, pan ddefnyddiwn 'rhaid', golygwn ei fod yn ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol sy'n effeithio ar ymddiriedolwyr neu elusen. Rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r gofynion hyn. Er mwyn eich helpu i adnabod yr adrannau hynny sy'n cynnwys gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol rydym wedi defnyddio'r symbol wrth ochr yr ateb byr yn yr adran honno.

Defnyddiwn 'dylai' am eitemau y mae'r Comisiwn yn eu hystyried yn arfer da lleiaf, ond nid oes gofyniad cyfreithiol penodol i'w cyflawni. Dylai ymddiriedolwyr ddilyn y canllawiau arfer da oni bai fod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

Cynigiwn gyngor llai ffurfiol hefyd ac argymhellion a all fod yn ddefnyddiol i ymddiriedolwyr wrth iddynt reoli eu helusen.

B3. Cwmpas y canllaw hwn

Mae'r canllaw hwn yn tynnu sylw at rai materion allweddol i ymddiriedolwyr elusen ac, os yw'n gymwys, eu staff ar y mater o gydweithio a chyfuniadau. Mae'n disgrifio ffyrdd o weithio mewn partneriaeth yn ogystal â'r gwahanol fathau o strwythurau a phrosesau sydd dan sylw. Mae'n ceisio helpu ymddiriedolwyr elusen i benderfynu a ydynt eisiau mynd ymlaen ac, os ydynt, beth yw'r gwahanol gamau a materion. Mae'r canllaw hwn yn canolbwyntio ar rôl y Comisiwn Elusennau ym maes gweithio mewn partneriaeth a chyfuniadau ac mae'n amlinellu'r cymorth y gallwn ei gynnig.

Mae'r canllaw yn cynnwys rhai enghreifftiau astudiaeth achos o gydweithio a chyfuniadau.

Mae Adran C yn dangos gwahanol fathau o gydweithio a phartneriaethau ac mae'n disgrifio'r strwythurau ffurfiol ac anffurfiol y gallai nifer o elusennau eu defnyddio pan fyddant yn gweithio gyda'i gilydd.

Mae Adran Ch yn disgrifio beth mae cyfuniad yn ei olygu yn ymarferol i elusen ac mae hefyd yn ymdrin â'r prif ystyriaethau i ymddiriedolwyr: costau, rôl y Prif Weithredwr a'r materion cyfreithiol a all godi.

Mae Adran D yn ymwneud â 'diwydrwydd dyladwy' - term technegol a ddefnyddir i ddisgrifio sut y dylai elusen sicrhau ei hun bod cyfuno â sefydliad newydd er lles gorau'r elusen a'i fod yn "addas".

B4. Beth mae'r Comiwn yn ei olygu wrth y termau 'cydweithio' a 'chyfuniad'?

Yn y canllaw hwn mae 'cydweithio' yn disgrifio dwy elusen neu fwy yn gweithio ar y cyd ar brosiect neu fenter er mwyn cyflawni eu dibenion, tra eu bod yn parhau i fod yn sefydliadau ar wahân. Gall y prosiect neu'r fenter ymwneud ag unrhyw agwedd ar weithgaredd gweithredol yr elusen, gan gynnwys gweinyddiaeth, rhannu adnoddau a symleiddio costau, darparu gwasanaeth a gweithgaredd codi arian, neu hysbysebu a gwella proffil cyhoeddus.

Weithiau gall penderfyniad i weithio gyda'i gilydd arwain at uno dwy elusen neu fwy yn ffurfiol. Defnyddiwn y gair 'cyfuniad' i ddisgrifio trosglwyddo neu uno asedau (a rhwymedigaethau) dwy elusen neu fwy sydd wedi'u cofrestru ar wahân. Bydd hyn yn golygu bod rhai neu bob un o'r partïon yn ailstrwythuro neu'n diddymu. Mewn achosion o'r fath, mae elusen newydd yn cael ei ffurfio neu mae un elusen yn dod o dan reolaeth y llall.

B5. Rhai termau technegol a ddefnyddir

Er ein bod wedi ceisio ysgrifennu'r canllawiau hyn mewn iaith bob dydd, mae'n rhaid i ni ddefnyddio rhai termau technegol mewn mannau. Mae'r rhestr hon yn esbonio rhai ohonynt:

Mae awdurdod cyfreithiol yn derm cyffredinol ar gyfer y dull a ddefnyddir gan y Comisiwn Elusennau i awdurdodi newid i'r ffordd y mae elusen yn gweithredu. Gall olygu cynllun, gorchymyn neu, yn achos cwmnïau elusennol, caniatâd i newid o dan adran 64 o Ddeddf Elusennau 1993.

Mae Gorchymyn yn ddogfen gyfreithiol sy'n cael ei pharatoi gan y Comisiwn a all, er enghraifft, roi pwerau newydd i gorff ymddiriedolwyr neu benodi neu ddiswyddo ymddiriedolwyr.
Mae Cynllun yn ddogfen gyfreithiol sy'n cael ei pharatoi gan y Comisiwn a all newid unrhyw agwedd ar ddibenion elusen neu ei darpariaethau gweinyddol.

Ystyr cwmni elusennol yw cwmni (cyfyngedig trwy warant fel arfer):

sydd wedi'i ffurfio a'i gofrestru o dan Ddeddf Cwmnïau 1985; neu
mae darpariaethau Deddf 1985 yn gymwys iddo;

sydd wedi'i sefydlu at ddibenion elusennol yn unig;
sydd neu sydd heb gofrestru fel elusen (gall rhai fod yn rhy fach i'w gofrestru a gall rhai gael ei esgusodi rhag cofrestru ar sail arall).

Ystyr dogfen lywodraethol yw unrhyw ddogfen sy'n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, y dull o'i gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn femorandwm ac erthyglau cymdeithasu, yn drawsgludiad, yn ewyllys, yn Siartr Frenhinol, yn Gynllun gan y Comisiwn neu'n ddogfen ffurfiol arall.

Dyletswydd gofal - mae gan bob ymddiriedolwr ddyletswydd gofal tuag at ei elusen. I ymddiriedolwyr elusennau anghorfforedig, mae Deddf Ymddiriedolwyr 2000 yn diffinio'r lefel gofal a'r amgylchiadau arbennig pan fydd rhaid ei defnyddio. Mae'r safon hon yn golygu bod disgwyl i ymddiriedolwyr ddefnyddio eu gwybodaeth a'u profiad mewn modd rhesymol ac er lles yr elusen. Os ydynt yn gwneud hynny, nid ydynt yn debygol o dorri'r gyfraith elusennau. Os oes arbenigedd proffesiynol neu fusnes gan ymddiriedolwr disgwylir iddo neu iddi ei ddefnyddio wrth weinyddu'r elusen.

Er bod y ddyletswydd gofal hon yn gymwys mewn rhai sefyllfaoedd yn unig a bod yn fanwl gywir fel y diffinnir yn y Ddeddf, mae cynsail cyfreithiol ac arferion da yn golygu y dylid ystyried bod y ddyletswydd gofal yn gymwys i bob agwedd ar waith ymddiriedolwyr.

Er nad yw'r Ddeddf yn gymwys i gwmnïau elusennol, mae egwyddorion cyffredinol y gyfraith elusennau yn golygu bod dyletswyddau ac egwyddorion tebyg yn gymwys i ymddiriedolwyr sy'n gyfarwyddwyr hefyd.

Dyletswydd pwyll - rhaid i ymddiriedolwyr:

sicrhau bod yr elusen yn ddiddyled ac yn parhau'n ddiddyled;
defnyddio arian ac asedau elusennol yn ddoeth, a dim ond er mwyn hybu amcanion yr elusen;
osgoi ymgymryd â gweithgareddau a allai beryglu'n ormodol cronfeydd, gwaddolion, neu asedau eraill yr elusen, neu enw da'r elusen; a
bod yn arbennig o ofalus wrth fuddsoddi arian yr elusen, neu fenthyca arian i'r elusen ei ddefnyddio.

Mae'r Gofrestr Elusennau yn cael ei chynnal gan y Comisiwn Elusennau. Mae'n cynnwys manylion elusennau cofrestredig yng Nghymru a Lloegr. Mae'n ofynnol i'r rhan fwyaf o elusennau yn ôl y gyfraith i gofrestru eu manylion gyda'r Comisiwn Elusennau (mae rhai wedi cofrestru'n wirfoddol).

Ystyr gwaddol parhaol yw eiddo elusen (gan gynnwys tir, adeiladau, arian parod neu fuddsoddiadau) nad oes modd i'r ymddiriedolwyr ei ddefnyddio fel pe bai'n incwm. Rhaid iddo gael ei ddal yn barhaol, weithiau i'w ddefnyddio i hybu dibenion yr elusen, weithiau i gynhyrchu incwm i'r elusen. Fel rheol ni all yr ymddiriedolwyr ddefnyddio gwaddol parhaol heb ein hawdurdod.

Defnyddir prif weithredwr i gyfeirio at yr aelod staff cyflogedig uchaf o fewn yr elusen. Gall fod amryw o deitlau ganddynt, gan gynnwys prif weithredwr, prif swyddog gweithredol, cyfarwyddwr, neu gyfarwyddwr cyffredinol.

SORP yw'r byrfodd Saesneg ar gyfer y Datganiad o Arferion Cymeradwy ar gyfer Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau. Fe'i diwygiwyd diwethaf yn 2005.

Ystyr TUPE yw Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) 1981 a 2006. Mae'r rheoliadau hyn, a'r diwygiadau, yn gweithredu Cyfarwyddeb Hawliau Caffaeledig y Gymuned Ewropeaidd 1977. Mae TUPE yn ceisio diogelu hawliau gweithwyr pan fydd trosglwyddiad o un cyflogwr i'r llall.

Er y bydd TUPE yn gymwys mewn ystod eang o sefyllfaoedd, gall fod rhai amgylchiadau pan na fydd yn gymwys. Mae TUPE yn debygol o fod yn gymwys i gyfuniadau rhwng elusennau.

Mae ymddiriedolaethau arbennig neu gronfeydd cyfyngedig yn golygu cronfeydd neu eiddo a ddelir ac a weinyddir fel ymddiriedolaethau ar wahân gan neu ar ran elusen. Rhaid i ddibenion ymddiriedolaeth arbennig fod yn gulach na dibenion y brif elusen.

Ystyr ymddiriedolwyr yw ymddiriedolwyr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sy'n gwasanaethu ar gorff llywodraethu elusen. Gallant gael eu galw'n ymddiriedolwyr, cyfarwyddwyr, aelodau bwrdd, llywodraethwyr neu aelodau pwyllgor neu gall fod rhyw deitl arall ganddynt. Maen nhw'n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol.

Mae ymddiriedolwyr gwarchod neu ymddiriedolwyr daliannol gan rai elusennau hefyd. Mae ymddiriedolwr gwarchod yn gorfforaeth a benodir i warchod, yn hytrach na rheoli, eiddo'r ymddiriedolaeth. Mae ymddiriedolwyr daliannol yn unigolion a benodir i ddal eiddo'r elusen. Gallant weithredu dim ond ar gyfarwyddiadau cyfreithiol yr ymddiriedolwyr elusen ac yn unol ag unrhyw ddarpariaeth yn y ddogfen lywodraethol.

C. Cydweithio

Mae'r adran hon yn disgrifio gwahanol fathau ffurfiol ac anffurfiol o gydweithio a gweithio mewn partneriaeth. Mae hefyd yn cynnig argymhellion arfer da i ymddiriedolwyr.

C1. Beth mae'r term cydweithio yn ei gwmpasu?

Yr ateb byr

Mae cydweithio yn disgrifio dwy elusen neu fwy yn gweithio ar y cyd er mwyn cyflawni eu dibenion, tra eu bod yn parhau i fod yn sefydliadau ar wahân. Gall hyn ymwneud ag unrhyw agwedd ar weithgaredd gweithredol yr elusen, gan gynnwys gweinyddiaeth, codi arian, gwella proffil cyhoeddus, rhannu adnoddau, symleiddio costau a darparu gwasanaeth.

Yn fwy manwl

Gall cydweithio gwmpasu ystod eang o weithgareddau. Ar begwn anffurfiol y sbectrwm gall gynnwys rhwydweithio, rhannu gwybodaeth ac aelodaeth o gymdeithasau, grwpiau neu ffederasiynau. Er bod rôl bwysig gan yr enghreifftiau hyn o gydweithio anffurfiol, mae'r canllaw hwn yn canolbwyntio'n bennaf ar brosiectau partneriaeth mwy ffurfiol a mentrau cydweithredol eraill. Mae enghreifftiau'n cynnwys:

contractio swyddogaethau i ffynonellau allanol megis cyllid, cymorth systemau gwybodaeth a gwasanaethau cyflogres;
rhannu adnoddau megis hyfforddiant neu gludiant;
cydleoli a rhannu adeiladau ac eiddo;
trefniadau gweithio sy'n gwella mynediad a chyfranogiad ac sy'n galluogi elusennau i ddatblygu amrywiaeth yn eu gwasanaethau;
partneriaethau ffurfiol rhwng sefydliadau lle mae adnoddau yn cael eu cydgyfrannu i ddiogelu staff neu wasanaethau na allai'r un ohonynt eu fforddio ar eu pennau eu hunain; a
phrosiectau neu raglenni ar y cyd ar gyfer agweddau ar ddarparu gwasanaeth neu ymgyrchu.

Astudiaeth Achos

Cyngor Cymuned Dyfnaint a Neuadd Blwyf Kenn

Mae Cyngor Cymuned Dyfnaint, gydag incwm o tua £900,000, wedi'i leoli yn Exeter ac mae'n gwasanaethu Dyfnaint. Mae'n bodoli ar gyfer dibenion elusennol cyffredinol ac yn canolbwyntio ar gefnogi cymunedau gwledig. Mae ei weithgareddau yn cynnwys cymorth neuadd bentref, cynllunio cymunedol, tai a dysgu gwledig, cynhwysiant cymdeithasol ac adfywio gwledig. Mae Neuadd Blwyf Kenn yn elusen lai sydd wedi'i lleoli ger Exeter ac yn darparu neuadd i drigolion y plwyf ar gyfer dibenion cymdeithasol, addysgol a hamdden. Mae ganddi incwm blynyddol o tua £11,000.

Mae'r ddwy elusen yn bwriadu cydweithio mewn ffordd hollol newydd. Menter ar y cyd yw hon i ddarparu cyfadeilad pwrpasol newydd a fydd yn cynnig adeilad modern i'r Cyngor (sydd wedi'i leoli mewn adeilad parod ar hyn o bryd), a chyfleuster neuadd gymuned newydd i Neuadd Blwyf Kenn.

Wedi ceisio cyngor proffesiynol, mae'r elusennau wedi paratoi cytundeb menter ar y cyd sy'n rhoi manylion am y gymhareb fuddsoddi a'r trefniadau defnyddio ar gyfer pob elusen. Mae'r cynllun hefyd wedi cael caniatâd cynllunio llawn ac mae'r elusennau'n gweithio ar drefniadau cyllido ar hyn o bryd.

Mae'r ddwy elusen yn bodoli i gynnig budd i'r cyhoedd a hybu eu dibenion elusennol trwy weithgareddau datblygiad cymunedol. Roedd hyn yn golygu nad oedd angen am unrhyw bŵer penodol yn eu dogfennau llywodraethol, neu unrhyw awdurdod arall, cyn y gallent arwyddo cytundeb menter ar y cyd. Roedd eu dibenion eisoes yn caniatáu'r math hwn o gydweithio.

Mae'r fenter ar y cyd hon yn esiampl dda iawn o'r hyn a all fod yn bosibl pan fydd elusennau yn gweithio gyda'i gilydd er budd ei gilydd.

C2. Pa bwyntiau cyffredinol ddylid eu hystyried wrth feddwl am gydweithio?

Yr ateb byr

Rhaid i ymddiriedolwyr weithredu'n bwyllog er lles eu helusen. Yn ymarferol mae hyn yn golygu dylai manteision cydweithio gael eu sefydlu'n glir ar y cychwyn.

Fel arfer, nid yw cydweithio yn golygu bod angen cynnwys y Comisiwn oherwydd mae'r trefniadau yn debygol o ddod o fewn pwerau presennol yr ymddiriedolwyr. Fodd bynnag, yn dibynnu ar natur y cydweithio, mae'n bosibl y bydd angen i'r ymddiriedolwyr ystyried ceisio cyngor proffesiynol arbenigol.

Yn fwy manwl

Cyn ymrwymo i drefniadau cydweithredol â sefydliad arall, fel mater o arfer da, argymhellir bod ymddiriedolwyr yn:

Bodloni eu hunain y bydd digon o fanteision i'w defnyddwyr a'u buddiolwyr a allai gynnwys:
- buddiannau cost;
- gwelliannau i ansawdd y gwasanaeth; neu
- gallu cyrraedd grŵp mwy amrywiol o fuddiolwyr, gan felly sicrhau gwell fynediad at y gwasanaethau a ddarperir gan yr elusen;
Adnabod y ffactorau llwyddiant allweddol ar gyfer y cydweithio, a allai gynnwys:
- trefniadau sy'n parchu annibyniaeth pob parti;
- gweithgareddau a strwythurau cyfundrefnol cytûn;
- diffiniad clir, a rhoi cyfrif am yr hyn y mae bob un o'r elusennau perthnasol yn gyfrifol ac yn atebol amdano;
- cytundebau sy'n cyfateb i'r risgiau perthynol a chymhlethdod y cydweithio; a
- chymal terfynu mewn unrhyw gontract ffurfiol.

Beth bynnag fo maint a chymhlethdod y trefniad arfaethedig, dylai ymddiriedolwyr asesu'r risgiau er mwyn sicrhau eu bod nhw wedi cael sylw digonol.

Astudiaeth Achos

Community Alliance

Mae Community Alliance (CA) yn bartneriaeth o bedwar rhwydwaith cenedlaethol yn seiliedig yn y gymuned - bassac, Community Matters, Development Trusts Association a The Scarman Trust. Sefydlwyd y bartneriaeth yn 2004 i ddarparu adnodd cenedlaethol o wasanaethau a chymorth i sefydliadau cymunedol yn Lloegr.

Nod CA yw helpu sefydliadau cymunedol i gael effaith hirdymor trwy ddatblygu perthynas fwy rhyngweithiol rhwng grwpiau cymunedol a'r cyhoedd.

Yr egwyddor y tu ôl i bartneriaeth CA yw cydweithio'n agos lle'n bosibl, gan sicrhau bod nodweddion unigryw pob sefydliad yn parhau. Maen nhw'n adnabod meysydd o ddiddordeb cyffredin, megis datblygu cynnyrch neu gyhoeddiadau, i helpu aelodau bob un o'r pedwar corff, ochr yn ochr â mentrau penodol ar gyfer sefydliadau unigol.

Mae ei lwyddiant yn dibynnu ar greu strwythur gyda rheolaeth dda, hyblygrwydd a chydbwysedd o fewnbwn gan bob un o'r pedwar aelod. Mae'r camau cyntaf wedi cynnwys sefydlu gweithgorau traws-bartner o staff o bob sefydliad, gan ddwyn ynghyd ymddiriedolwyr o'r pedwar rhwydwaith am gyfarfodydd rheolaidd a ffurfio gweithgor prif weithredwr cryf - bob un wedi'i gydlynu gan gyfarwyddwr rhaglen sy'n gyfrifol am ddarparu'r rhaglen a datblygu'r bartneriaeth.

C3. Pa fath o faterion cyfreithiol all godi?

Yr ateb byr

Nid yw'n debygol y bydd unrhyw rwystrau cyfreithiol i elusennau sydd eisiau cydweithio, ar yr amod eu bod yn hybu eu dibenion elusennol. Fodd bynnag, yn dibynnu ar natur y cydweithio, mae'n bosibl y bydd angen i elusennau lunio cytundebau neu gontractau cyfreithiol. Ym mhob sefyllfa, mae'n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â darpariaethau dogfen lywodraethol eu helusen.

Yn fwy manwl

Wrth ystyried cynnig i gydweithio, dylai ymddiriedolwyr allu dangos bod:

Cydweithio yn hybu amcanion eu helusen. Ar yr amod bod yr elusennau yn gallu cyfiawnhau bod cydweithio yn hybu eu hamcanion eu hunain, mae cyfle i gydweithio. Mewn sawl achos, bydd amcanion tebyg neu gydnaws gan elusennau ac os mai dyma yw'r achos, gall y broses fod yn symlach.
Mae'n ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol. Rhaid i adnoddau a ddefnyddir ar gyfer cydweithio fod yn rhesymol o'i gymharu â'r graddau y mae'r amcanion yn cael eu hybu.
Mae unrhyw fudd preifat yn atodol. Mae buddion preifat yn fuddion y gall pobl, neu sefydliadau, eu derbyn heblaw fel buddiolwr. Os yw pobl neu sefydliadau yn cael budd gan elusen fel hyn, rhaid i'r mathau hynny o fuddion 'preifat' fod yn atodol, sy'n golygu eu bod yn ganlyniad angenrheidiol, neu'n isgynnyrch, ymgymryd ag amcanion yr elusen. I gael rhagor o wybodaeth ar y pwnc hwn gweler Elusennau a Budd Cyhoeddus a Dadansoddiad o'r gyfraith sy'n sail i Elusennau a Budd Cyhoeddus.

Mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr ymarfer eu dyletswydd gofal yn briodol. Mae hyn yn golygu y dylent ystyried yn drylwyr y risgiau posibl sy'n gysylltiedig â chydweithio. Yn arbennig, pan fyddant yn ystyried defnyddio eiddo neu asedau'r elusen wrth gydweithio, dylai ymddiriedolwyr asesu'n briodol y risgiau tebygol yn ogystal â'r manteision posibl. Os oes cwestiwn ynghylch y defnydd arfaethedig o unrhyw fath o eiddo elusen, a'r risgiau tebygol i eiddo o'r fath (er enghraifft, rhoi benthyciad i fenter ar y cyd) gallwn ddarparu cyngor wedi'i deilwra.

Mewn trefniadau cydweithredol, dylai elusennau ystyried beth fyddai'n digwydd pe na fyddai un o'r partïon yn gallu cyflawni ei rhwymedigaethau. Mae'n bwysig ystyried a fyddai'r parti neu'r partïon sy'n weddill yn gallu parhau â'r trefniadau gweithio. Os yw unrhyw beth yn mynd o'i le, gall materion atebolrwydd gael goblygiadau ehangach i'r elusennau dan sylw, a gall hyn effeithio ar eu hasedau a'u henw da. Am y rhesymau hyn mae'n bwysig cael cytundeb ffurfiol clir sy'n cyfateb i'r risgiau posibl.

C4. Pryd fydd angen i'r Comisiwn ymwneud â'r achos?

Yr ateb

Fel arfer, nid oes unrhyw rwystrau cyfreithiol i elusennau sydd eisiau cydweithio er mwyn hybu eu dibenion. Mae hyn oherwydd bod gan elusennau naill ai:

bŵer diamwys sy'n eu galluogi i sefydlu a chefnogi unrhyw gymdeithas neu gorff elusennol (er enghraifft, galluogi elusen i greu corff i ddarparu gwasanaethau cefn swyddfa i'r elusen a phartneriaid eraill); neu
bŵer ymhlyg i weithio tuag at hybu ei dibenion trwy gydweithio ag un sefydliad neu fwy.

Os oes angen, gallwn baratoi Gorchymyn i egluro neu ychwanegu at bwerau ymddiriedolwyr. Cyn paratoi unrhyw Orchymyn, bydd rhaid i ni sicrhau bod yr hyn a gynigir er lles yr elusen.

Mae'n dra thebyg y bydd elusen yn cydweithio ag elusen arall. Fodd bynnag, weithiau bydd elusennau'n gweithio gyda phartneriaid o'r sector cyhoeddus a'r sector preifat. Ym mhob achos, rhaid i ymddiriedolwyr fod yn hyderus bod y cydweithredu yn hybu amcanion eu helusen, yn ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol a bod unrhyw fudd preifat yn atodol i hybu dibenion yr elusen. Os oes unrhyw amheuaeth, dylai elusennau neu ymddiriedolwyr gysylltu â ni am gyngor.

C5. Pa fathau o strwythurau sydd ar gael i elusennau sy'n cydweithio mewn ffordd ffurfiol?

Yr ateb byr

Gall elusennau a sefydliadau eraill weithredu gyda'i gilydd mewn amryw o strwythurau ffurfiol neu anffurfiol at ddiben darparu'r gwasanaethau gorau posibl i'w buddiolwyr.

Tri strwythur cyffredin yw:

y 'strwythur grŵp', cymdeithas ffurfiol o sefydliadau gwahanol;
y 'strwythur cyswllt neu ffederal' lle mae rhiant-gorff yn cynnig cymorth, gwasanaethau strategol a chanolog i'w aelodau neu gyrff cyswllt;
y 'strwythur clymblaid' lle mae grŵp o elusennau yn gweithio gyda'i gilydd at ddiben cyffredin.

Gall rhai o'r rhesymau dros ddewis un o'r strwythurau hyn gynnwys;

darparu ystod ehangach a gwell o wasanaethau i fuddiolwyr;
creu 'brand' grŵp adnabyddus a dibynadwy;
arbedion ariannol;
cynyddu pŵer prynu; neu
fantais gweithio gyda sefydliadau tebyg tra'n cadw diwylliannau a hunaniaethau unigol.

Yn fwy manwl

Strwythurau grŵp

Mae strwythurau grŵp yn fath arbennig o gydweithio, sy'n cynnig modd i elusennau gyflawni dibenion cyffredin dros ardal eang, neu gyflwyno ystod gymhleth o wasanaethau cysylltiedig ar gyfer eu buddiolwyr. Mae strwythur grŵp yn gymdeithas ffurfiol o sefydliadau ar wahân. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, rhiant-elusen yn sefydlu elusennau eraill ac is-gwmnïau anelusennol.

Gall grwpiau fod ar sawl ffurf a defnyddir amrywiaeth o derminoleg i ddisgrifio'r partïon perthnasol. Fodd bynnag, mae strwythur grŵp yn debygol o gael rhai neu bob un o'r nodweddion canlynol:

mae aelodau'r grŵp yn gweithredu fel cydweithfa i gyflwyno amryw o wasanaethau i fuddiolwyr;
mae'r trefniadau yn cael eu ffurfioli er enghraifft gan gontract, cytundeb lefel gwasanaeth neu femorandwm cyd-ddealltwriaeth;
yn aml bydd y grŵp yn cynnwys rhiant-sefydliad gydag un neu fwy elusen arall ac is-gwmnïau anelusennol;
gall y grŵp gynnwys sefydliadau sy'n elusennol ac yn anelusennol;
gallai'r grŵp gynnwys sefydliadau anghorfforedig yn unig ac, felly, fod yn ddarostyngedig i'r Ddeddf Cwmnïau;
bydd gan bob sefydliad o fewn y grŵp ei enw a'i amcanion penodol ei hun (er bydd y rhain yn debyg mewn rhyw ffordd neu'i gilydd yn ôl pob tebyg);
bydd y grŵp yn paratoi cyfrifon cyfunol.

Os yw rhiant-gorff neu elusen yn sefydlu elusennau eraill a/neu is-gwmnïau anelusennol, mae'n debyg y bydd y gweithgareddau y mae elusennau eraill neu is-gwmnïau anelusennol yn ymgymryd â nhw, neu sy'n cael eu dosrannu iddynt yn rhai arbenigol, anelusennol neu'n golygu rhyw fath o risg. Bydd rhai elusennau yn dymuno ymgymryd â gweithgareddau sydd heb eu cynnwys o fewn eu busnes craidd ac mae eu dosrannu i elusennau eraill neu is-gwmnïau anelusennol yn gallu cynnig modd i'r rhiant-elusen gefnogi a hybu'r gweithgareddau hynny tra eu bod yn eu trin fel busnesau ar wahân, gan felly osgoi peryglu cronfeydd ac asedau'r rhiant-elusen.

Gall y sefyllfa hon godi hefyd pan fydd elusen yn troi'n rhiant-gorff elusennau sydd eisoes yn bod.

Astudiaeth Achos

Grŵp Cymdeithas Tai Portsmouth (PHA)

Mae grŵp PHA yn cynnwys pedwar sefydliad sy'n ymwneud â thai cymdeithasol ac adfywio cymunedol. Y pedwar sefydliad yw:

Grŵp Cymdeithas Tai Portsmouth (PHA)
The Portsmouth Foyer
Canolfan E C Roberts
Ymddiriedolaeth Bill Sargent

PHA yw'r rhiant- gwmni yn y Grŵp. Ei genhadaeth yw 'Adeiladu tai a chymunedau i ymfalchïo ynddynt'. Trwy weithio mewn partneriaeth ag aelodau grŵp a gyda sefydliadau lleol eraill mae'n darparu ystod eang o wasanaethau ar draws cymunedau De Hampshire.

Sefydlwyd PHA yn 1973 ac mae'n Landlord Cymdeithasol Cofrestredig gyda statws elusennol. Mae'n rheoli neu'n berchen ar fwy na 5,000 o gartrefi ac mae'n datblygu 200 pellach bob blwyddyn. Mae hefyd yn cefnogi datblygu ystod o fentrau cymunedol gan gynnwys: mentrau cymdeithasol, bancio cymunedol a hyfforddiant datblygiad cymunedol.

Mae Portsmouth Foyer yn darparu cymuned gymysg i bobl ifanc 16-25 oed gan gynnwys llety â chymorth yn ogystal â rhaglenni dysgu a datblygu. Mae hefyd yn darparu cyngor mynediad at gyflogaeth, prosiectau menywod, cynllun symud ymlaen â chymorth a chefnogaeth i geiswyr lloches.

Mae Canolfan Roberts wedi'i hymrwymo i gynorthwyo teuluoedd sy'n agored i niwed oherwydd digartrefedd neu anawsterau perthynas. Mae'n darparu meithrinfa gyda lleoedd i blant ifanc iawn yn ogystal â chanolfan gyswllt ac amryw o wasanaethau cymorth tenantiaeth.

Mae Foyer a Chanolfan Roberts yn cael eu hystyried yn ganolfannau rhagoriaeth o fewn eu meysydd gweithredu. Mae'r ddwy yn elusennau cofrestredig ac yn gwmnïau cyfyngedig drwy warant. Felly maen nhw'n cael cymorth a ffocws rheoli eu bwrdd ymddiriedolwyr eu hunain tra hefyd yn elwa o gymorth PHA, yn enwedig gyda gwasanaethau proffesiynol megis cyllid ac AD.

Mae Ymddiriedolaeth Bill Sargent yn ymddiriedolaeth elusennol sy'n hybu ymchwil gweithredu i ddigartrefedd a materion cysylltiedig ag allgau cymdeithasol. Ar hyn o bryd mae'n gwerthuso effaith mentrau bancio cymunedol lleol ac mae'n bwriadu ymchwilio i anghenion tai y gymuned Bangladeshi leol.

Strwythurau cyswllt neu ffederal

Mewn strwythur cyswllt neu ffederal bydd elusen genedlaethol fel arfer sy'n ymarfer rhywfaint o reolaeth dros elusennau annibynnol lleol sy'n ffurfio ei haelodau (neu cysylltiedigion). Bydd ymddiriedolwyr eu hunain gan bob elusen leol sy'n gyfrifol am reolaeth gyffredinol yr elusen leol.

Enghraifft o sut mae strwythur cyswllt neu ffederal yn gweithio

Mae elusen genedlaethol yn cael ei sefydlu i gefnogi a chynorthwyo pobl anabl. Mae dibenion cytûn gan ei haelodau, sydd hefyd yn elusennau annibynnol. Yn yr enghraifft hon, mae dibenion yr aelodau wedi'u cyfyngu i ardal ddiffiniedig a lleol, megis darparu cyfleusterau gofal dydd neu leddfu angen ymysg dosbarth buddiolwyr mewn ardal ddaearyddol leol arbennig.

Mae aelodau'r strwythur cyswllt hwn wedi'u cysylltu gan enw, brand a dibenion cyffredin. Fel amod aelodaeth fel arfer gofynnir i aelodau'r grŵp ddefnyddio dogfen lywodraethol safonol a ddarperir gan y corff cenedlaethol. Mae enghreifftiau o reolaeth gyfansoddiadol y bydd corff cenedlaethol eisiau ei chael dros ei aelodau yn cynnwys yr hawl i:

gymeradwyo newid enw unrhyw aelod;
cymeradwyo newid dibenion neu ardal fudd unrhyw aelod;
gwahardd aelodaeth am reswm priodol;
cymeradwyo gwaredu asedau pan fydd yn diddymu.

Mae gan y corff cenedlaethol swyddogaeth cynghori a chefnogi ond mae hefyd yn gallu gosod amodau ar sut y mae'r aelod-elusennau yn gweithredu, yn gyfnewid am ddefnyddio'r brand neu'r enw.

Os yw'r elusen genedlaethol yn gyfrifol am reolaeth gyffredinol yr elusennau lleol, gall hyn olygu nad yw'r cyrff lleol yn elusennau annibynnol ond yn hytrach yn ganghennau o'r brif elusen. Mewn achos o'r fath mae un elusen yn bodoli ac nid yw'n strwythur cyswllt neu ffederal. Yn y sefyllfa hon, er nad oes gan y canghennau neu bwyllgorau lleol hyn unrhyw ddisgresiwn dros y polisïau sydd i'w mabwysiadu (ac eithrio o fewn y terfynau a gytunwyd â'r corff ymddiriedolwyr cenedlaethol), gallant fanteisio ar weithio dan fantell yr elusen genedlaethol.

Strwythurau clymblaid

At ddibenion y canllaw hwn yn unig, defnyddiwn y term 'Strwythur clymblaid' i ddisgrifio strwythur sy'n bodoli pan fydd nifer o elusennau gwahanol yn cytuno i gydweithio at ddiben cyffredin, sydd weithiau'n cael ei ddisgrifio fel 'partneriaeth gyfartal'. Gall y cytundeb fod yn gydweithrediad dros dro gyda rhyw nod arbennig mewn golwg, neu gallai gael ei sefydlu yn fwy ffurfiol gyda chymdeithas newydd yn cael ei sefydlu (fel yn yr astudiaeth achos isod).

Astudiaeth Achos

Y Pwyllgor Argyfwng

Mae'r Pwyllgor Argyfwng yn elusen gofrestredig ac yn fforwm cenedlaethol o brif asiantaethau dyngarol annibynnol y DU. Fe'i sefydlwyd i gefnogi ei haelodau, un deg tri o asiantaethau ar hyn o bryd, yn eu tasg o leddfu dioddefaint dynol difrifol ymysg y rhai lleiaf abl i wrthsefyll effeithiau prif argyfwng dramor trwy:

greu mecanwaith apêl effeithiol trwy'r cyfryngau ar gyfer codi arian cenedlaethol ac ymateb cyhoeddus;
sicrhau bod yr arian a godir yn cael ei ddefnyddio mewn ffordd effeithiol, amserol a chwbl atebol;
hwyluso cydweithio, cydlynu a chyfathrebu'r asiantaeth;
codi safonau wrth weithredu ymatebion dyngarol;

Ei diben yw darparu fforwm cenedlaethol ar gyfer codi arian ar y cyd a chynorthwyo a hybu cyfnewid gwybodaeth ddibynadwy yn gyflym mewn ymateb i argyfwng dramor. Mae apeliadau'r Pwyllgor Argyfwng yn cael eu rheoli gan Ysgrifenyddiaeth fach sy'n mwynhau cefnogaeth unigryw a hael gan lu o sefydliadau allanol sy'n darparu eu gwasanaethau am ychydig neu ddim tâl yn ystod lansio'r apêl ac wedi hynny. Mae'r gefnogaeth bwerus ac eang hon, a elwir y 'Rhwydwaith Ymateb Cyflym' yn cynnig modd lansio apeliadau yn gyflym ac yn gost-effeithiol. Mae hefyd yn gwarantu ymwybyddiaeth gyhoeddus eang ynghylch graddfa ac anghenion pob argyfwng trwy gyfleu neges gyson a chlir am yr argyfwng, ac mae'n cynnig ffyrdd cyfleus i'r cyhoedd yn y DU gyfrannu.

Nodwedd hanfodol y Pwyllgor Argyfwng yw'r ymrwymiad gan ei aelod-asiantaethu, yn gyntaf i gydweithio i lansio apeliadau cenedlaethol, ac yn ail i fod yn atebol ar y cyd ac yn unigol am wario'r arian a godir.

C6. Pa fathau o drefniadau cydweithio ffurfiol sy'n bodoli?

Yr ateb byr

Gall trefniadau cydweithio ffurfiol amrywio. Mae enghreifftiau yn cynnwys:

contractau;
cytundebau lefel gwasanaeth;
memoranda cyd-ddealltwriaeth.

Rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn ymarfer eu dyletswydd pwyll yn briodol pan fyddant yn paratoi cytundebau cydweithredol. Dylai cytundebau fod yn ddigon cadarn i warchod buddiannau pob parti ac ystyried y risgiau, ond ni ddylent fod yn rhwystr i arloesi neu gynhyrchu costau gweinyddol afresymol.

Yn fwy manwl

Fel arfer bydd cydweithio anffurfiol yn fwy priodol pan fydd y cydweithio yn cynnwys gweithgareddau risg isel megis rhannu gwybodaeth, profiad neu wybodaeth arfer gorau. Fodd bynnag, hyd yn oed ar gyfer cydweithio anffurfiol o'r fath dylai'r trefniadau a'r gweithdrefnau gael eu hegluro'n ysgrifenedig er mwyn osgoi unrhyw ddryswch.

Mae trefniadau ffurfiol yn cynnig modd i ymddiriedolwyr elusen adnabod risgiau a'u rheoli yn well. Gall contractau ffurfiol leihau rhai risgiau, rhai cyfreithiol yn bennaf, ac os cânt eu paratoi'n ofalus gallant ddiogelu elusennau hefyd rhag risgiau i'w hasedau a'u henw da. Yn dibynnu ar sgiliau a phrofiad eu hymddiriedolwyr a'u staff, mae'n bosibl y bydd angen i ymddiriedolwyr elusen geisio cyngor proffesiynol arbenigol pan fyddant yn paratoi trefniadau cydweithio ffurfiol.

Gall cydweithio fod ar ffurf menter ar y cyd a weithredir trwy gwmni ar wahân, wedi'i sefydlu i wahanu'r elfen gydweithio o weithgareddau parhaus pob elusen.

Os yw cytundeb ffurfiol yn cael ei gynnig, dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod eu helusen yn gallu bodloni telerau unrhyw gontract y maent yn ei arwyddo trwy gyfnod bodolaeth y contract.

Neges gyffredinol allweddol yw ei bod hi'n bwysig gosod y rheolau sylfaenol ond peidio â gor-gymhlethu'r trefniadau. Mae hefyd yn bwysig bod cytundeb ar gyfer terfynu'r trefniadau yn cael ei lunio o'r dechrau rhag ofn bod amgylchiadau'n newid ac nid yw'r trefniadau yn ymarferol mwyach.

Ch. Cyfuniadau

Mae'r adran hon yn disgrifio beth yw cyfuniad elusen ac mae'n sôn am faterion cyfreithiol ac ymarferol allweddol. Pan fyddant yn ystyried uno, rhaid i ymddiriedolwyr:

sicrhau bod yr awdurdod cyfreithiol angenrheidiol ganddynt i uno, naill ai yn eu dogfen lywodraethol neu gan y Comisiwn; a
sicrhau bod dibenion a strwythur digon tebyg rhwng yr elusennau sy'n uno.

Ch1. Beth a olygir wrth uno elusennau?

Yr ateb byr

Mae uno elusennau yn golygu bod dwy elusen wahanol neu fwy yn dod ynghyd i ffurfio un sefydliad. Mewn achosion o'r fath, bydd naill ai elusen newydd yn cael ei ffurfio i barhau â'r gwaith neu gymryd asedau'r elusennau gwreiddiol, neu bydd un elusen yn dod o dan reolaeth y llall. Rhaid i'r ymddiriedolwyr weithredu yn unol â'r pwerau yn nogfen lywodraethol eu helusen neu'r pwerau a roddir iddynt yn ôl y gyfraith er mwyn sicrhau bod unrhyw gyfuniad yn gyfreithiol gadarn. Os nad yw'r pwerau hyn yn ddigonol, mae'n bosibl y bydd yr ymddiriedolwyr yn dymuno cysylltu â ni i geisio cael pwerau ychwanegol.

Yn fwy manwl

Mae'r term cyfuniad yn fwy cysylltiedig â'r sector masnachol pan fydd dau gwmni neu fwy yn uno er mwyn arbed costau, cynyddu elw a gwella gwasanaethau. Yng nghyd-destun elusennau, prif ddiben uno yw ateb anghenion buddiolwyr neu ddefnyddwyr yr holl elusennau yn well, a gwneud y defnydd gorau o'u cronfeydd ac eiddo elusennol.

Bydd union broses uno rhwng elusennau yn dibynnu ar y strwythurau cyfreithiol a'r pwerau sydd wedi'u cynnwys ym mhob un o ddogfennau llywodraethol yr elusennau. Fel arfer bydd uno yn cymryd un o'r ffurfiau canlynol:

Dwy elusen neu fwy yn uno eu hasedau a'u hadnoddau trwy eu trosglwyddo nhw i gyd i elusen newydd wedi'i sefydlu gyda dibenion sy'n debyg i ddibenion yr elusennau gwreiddiol. Bydd yr hyn y gellir neu ni ellir ei wneud yn dibynnu ar naill ai:
- yr hyn y mae dogfennau llywodraethol yr elusennau dan sylw yn ei ganiatáu o ran dirwyn yr elusennau i ben, a'r hyn y mae'n rhaid ei wneud gyda'u heiddo, a sut bydd y penderfyniad yn cael ei wneud ('y cymal diddymu'); neu
- os nad oes unrhyw 'gymal diddymu' neu gymal tebyg, dadansoddiad o ddibenion yr elusennau a sut y gellir defnyddio eu heiddo. Yn fras, mae'n rhaid i'r amcanion fod yn ddigon tebyg i sicrhau y bydd y rheiny sy'n cael budd o'r elusennau ar hyn o bryd yn parhau i wneud hynny ar ôl y cyfuniad. Bydd hefyd yn bwysig edrych am unrhyw gyfyngiadau ynghylch sut y gellir defnyddio eiddo'r elusen oherwydd bydd hyn cael effaith ar sut y gweithredir y cyfuniad. (Gweler adrannau Ch2 ac Ch5.)
Mae un elusen neu fwy yn diddymu ac yn trosglwyddo eu hasedau i elusen sy'n derbyn sydd eisoes yn bod.
Mae dwy elusen neu fwy yn cael eu grwpio gyda'i gilydd, gydag un elusen (neu ei hymddiriedolwyr) yn gweithredu fel corff ymddiriedolwyr yr elusen neu'r elusennau eraill. Nid yw hyn yn gyfuniad a bod yn fanwl gywir oherwydd mae dwy elusen ar wahân neu fwy yn parhau i fodoli (er enghraifft yn gwasanaethu rhannau gwahanol o'r wlad). Yn yr achosion hyn mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr fod yn glir pan fyddant yn gwneud penderfyniadau ar gyfer elusen arbennig yn y 'grŵp' eu bod nhw'n gweithredu er lles yr elusen honno yn hytrach nag unrhyw elusen arall y maen nhw'n digwydd gweithredu fel ymddiriedolwyr ar ei chyfer hefyd.

Os yw ymddiriedolwyr elusen yn ystyried y posibilrwydd o uno ac yn ystyried dichonoldeb y dewisiadau amrywiol, gallant nodi materion cyfreithiol lle mae gofyn am fewnbwn, cyngor neu arweiniad y Comisiwn. Os oes angen awdurdod cyfreithiol i alluogi'r trefniadau, rydym yn hapus i gynghori'r ymddiriedolwyr ar y dewis mwyaf effeithiol.

Astudiaeth Achos

Volunteering England

Roedd cyrff ymddiriedolwyr y tair elusen broffil uchel hyn wedi gwneud penderfyniad ar y cyd i gyfuno, a lansiwyd yr elusen Volunteering England yn 2004:

The Consortium on Opportunities for Volunteering - elusen gydag incwm blynyddol o tua £2.1miliwn a 5 aelod staff yn gweithredu'n genedlaethol;
The National Centre for Volunteering - elusen gydag incwm blynyddol o £2.7miliwn a 32 aelod staff yn gweithredu'n genedlaethol; a
Volunteer Development England - elusen gydag incwm blynyddol o £0.5miliwn a 15 aelod staff yn gweithredu'n genedlaethol a thramor.

Cyn y cyfuno, roedd y tair elusen eisoes wedi gweithio'n llwyddiannus mewn partneriaeth â'i gilydd ac roedd cyfuniad i'w weld yn ddilyniant synhwyrol a naturiol.

Roedd yr ymddiriedolwyr yn sylweddoli ei bod hi'n gwneud synnwyr i gael un sefydliad cenedlaethol oherwydd roedd swyddogaethau craidd y tair elusen yn gorgyffwrdd. Roedd yr elusennau a oedd yn bod yn creu un cwmni elusennol newydd, Volunteering England, er mwyn sicrhau statws cyfartal i bob un o'r tri phartner ac adlewyrchu'n well y brif egwyddor sylfaenol sef bod y tri sefydliad yn dod at ei gilydd i greu rhywbeth newydd. Roedd memorandwm ac erthyglau Volunteering England yn darparu ar gyfer ffurfio bwrdd ymddiriedolwyr newydd sbon, rhai wedi'u hethol o aelodaeth y cwmni a rhai wedi'u penodi gan gyrff eraill yn y sector gwirfoddol.

Nodwyd bod y cyfuniad yn cynnig y manteision canlynol:

defnydd mwy effeithiol o adnoddau, arbenigedd a gwybodaeth;
gallu siarad gydag un llais a sicrhau cyfathrebu mwy grymus;
creu swyddogaeth datblygu gwirfoddol cenedlaethol, rhanbarthol a lleol unedig;
meddwl strategol gwell ar bolisi, ymchwil a rhoi grantiau; ac
osgoi dyblygu ymdrech, cyflawni darbodion maint a gwella mynediad at gyllid.

Mae'r cyfuniad wedi:

creu sefydliad newydd o'r enw Volunteering England;
creu rhaglenni gweithgaredd newydd a gwell, sy'n defnyddio'r sgiliau, gwybodaeth ac arbenigedd staff elusen, bwrdd a phwyllgorau cynghori newydd yn well;
cynyddu lefelau o gyllid gan y llywodraeth, o'i gymharu â'r hyn a dderbyniwyd gan y tair elusen gyda'i gilydd;
gwella statws gyda brand 'gwirfoddoli' cryfach yn genedlaethol ac yn lleol;
creu morâl da ymysg staff; a
chynyddu hygrededd gyda phrif randdeiliaid.

Mae'r Bwrdd newydd yn credu bod y cyfuniad wedi gweithio oherwydd cyd-ddealltwriaeth ymysg ymddiriedolwyr y tair cyn elusen mai dyma oedd y peth iawn i'w wneud o ran gwirfoddoli. Roedd rheswm clir dros uno, roedd yr amgylchedd yn iawn ac roedd yn gwneud synnwyr strategol.

Ch2. Pa fath o wybodaeth y mae angen ei chasglu i ddechrau?

Yr ateb byr

Mae angen gwybodaeth am ddibenion, pwerau ac eiddo'r elusennau sy'n rhan o gynnig i gyfuno. Diben hyn yw adnabod unrhyw broblemau posibl neu rwystrau cyfreithiol i gyfuniad cyn gwneud unrhyw benderfyniad.

Yn fwy manwl

Mae'r rhain yn rhai enghreifftiau o'r math o wybodaeth y mae ei hangen:

Beth yw strwythur pob elusen sy'n uno - ydy'r elusen yn gymdeithas anghorfforedig, yn ymddiriedolaeth neu'n gwmni elusennol?
Beth yw dibenion pob elusen?
Pa bwerau sydd ar gael i bob elusen er mwyn gallu uno?
Oes gan unrhyw elusen sy'n trosglwyddo asedau y pwerau y mae eu hangen, er enghraifft pŵer diddymu?
Oes gan unrhyw elusen sy'n derbyn asedau y pwerau y mae eu hangen, er enghraifft, all yr elusen weithredu fel ymddiriedolwr?
Pa eiddo sydd i'w drosglwyddo?
Ydy unrhyw eiddo'r elusen yn cael ei ddal fel gwaddol parhaol neu ar ymddiriedolaethau arbennig eraill a allai ei hatal rhag cael ei gymysgu gydag asedau unrhyw elusen sy'n derbyn? (gweler adran Ch5).

Ch3. Oes angen caniatâd y Comisiwn er mwyn uno?

Yr ateb byr

Ddim bob amser. Nid oes angen ein caniatâd ar gyfer y rhan fwyaf o gyfuniadau elusennau. Ond mae'n rhaid i ni ymwneud â'r broses os nad oes gan elusen ddigon o bwerau ac mae'n dymuno mynd ymlaen â chynnig i gyfuno, neu mae ei dogfen lywodraethol yn gofyn yn benodol am ein caniatâd pan fydd yn diddymu neu'n uno.

Yn fwy manwl

Bydd dogfen lywodraethol elusen, yn fwy aml na pheidio, yn cynnwys y pŵer y mae ei angen i alluogi elusen i uno ag elusen arall. Mae enghreifftiau o'r pwerau nodweddiadol y gallai fod gan ymddiriedolwyr yn cynnwys:

y pŵer i ddiddymu eu helusen a throsglwyddo'r asedau i elusen arall sydd â'r un dibenion neu ddibenion tebyg. Yn gyffredinol, gall ymddiriedolwyr ddefnyddio'r pŵer hwn heb fod angen iddynt gael ein caniatâd ni yn gyntaf oni bai fod eu dogfen lywodraethol yn nodi'n benodol fel arall.
pŵer diamwys i gyfuno - mae'r pŵer sydd wedi'i gynnwys yn ein dogfennau llywodraethol enghreifftiol hefyd yn cynnig modd i elusennau uno heb geisio ein caniatâd ni yn gyntaf.

Os yw pwerau presennol elusennau (yn gyfansoddiadol ac ymhlyg) yn rhwystr i gyfuno ag elusen arall, gallwn gynnig cyngor ac arweiniad wedi'i deilwra i helpu sicrhau'r ffordd orau ymlaen.

Ch4. Oes angen i ddibenion yr elusennau sy'n uno fod yr un fath?

Yr ateb byr

Ddim o reidrwydd, ond rhaid i ddibenion yr elusennau sy'n uno fod yn gydnaws â'i gilydd.

Yn fwy manwl

Prif ddyletswydd ymddiriedolwyr elusen sy'n trosglwyddo ei hasedau i elusen arall (elusen sy'n trosglwyddo) yw ystyried anghenion a buddiannau'r rheiny sy'n elwa o'i gwaith. Rhaid i ddibenion yr elusennau sy'n cyfuno fod yn gydnaws â'i gilydd. Rhaid i elusennau sy'n trosglwyddo sicrhau bod gan yr elusen sy'n derbyn ddibenion sy'n addas, gan ystyried telerau'r cymal diddymu neu bŵer arall a ddefnyddir gan yr elusen sy'n trosglwyddo.

Rydym yn hapus i gynghori ar ddibenion elusennol yr elusen sy'n derbyn, ac a ydynt yn ddigonol, os oes unrhyw ansicrwydd.

Ch5. Os oes ymddiriedolaethau arbennig, cronfeydd cyfyngedig neu waddol parhaol gan elusen sy'n trosglwyddo, fydd hyn yn rhwystro'r cyfuniad rhag mynd rhagddo?

Yr ateb byr

Na fydd, ond mae'n bwysig adnabod y dosbarthiadau hyn o gronfeydd oherwydd rhaid delio â nhw yn unol â'r rheolau sy'n pennu sut y cânt eu defnyddio ac nid oes modd eu cymysgu â'r asedau cyffredinol y mae'r elusen sy'n derbyn yn berchen arnynt.

Yn fwy manwl

Fel arfer bydd angen sicrhau bod yr ymddiriedolaethau arbennig, cronfeydd cyfyngedig a gwaddolion parhaol sy'n cael eu trosglwyddo i'r elusen newydd, yn parhau i fodoli ar wahân a bod cylch cadw amdanynt os yw hyn yn ofynnol yn ôl y gyfraith. Fodd bynnag, weithiau bydd telerau ymddiriedolaethau arbennig neu gronfeydd cyfyngedig yn cynnig modd i'r cronfeydd gael eu dirwyn i ben a'u trosglwyddo i asedau cyffredinol yr elusen sy'n derbyn. Os nad yw'r telerau yn caniatáu hyn, fel arfer bydd modd i ymddiriedolwyr yr elusen sy'n bodoli benodi ymddiriedolwyr eraill ar gyfer yr ymddiriedolaethau arbennig (ymddiriedolwyr yr elusen sy'n derbyn yn ôl pob tebyg), i gymryd drosodd pan fydd y cyfuniad wedi digwydd. Mae'n bosibl y bydd angen i ymddiriedolwyr geisio cyngor cyfreithiol ar y mater hwn. Rydym yn hapus i gynorthwyo os oes pwerau penodi annigonol.

Astudiaeth Achos

CLIC Sargent

Roedd Cancer Leukaemia in Childhood (CLIC), gydag incwm blynyddol o £6.4 miliwn ac yn gweithredu'n genedlaethol, a Sargent Cancer Care for Children, gydag incwm blynyddol o £7 miliwn a hefyd yn gweithredu'n genedlaethol, yn ddwy elusen oedd yn bodoli i ddarparu cymorth clinigol, seico-gymdeithasol ac emosiynol i blant a phobl ifanc gyda chanser, a'u teuluoedd.

Trwy benderfynu uno, dewison nhw ddirwyn i ben y ddau sefydliad a throsglwyddo eu hasedau i gwmni elusennol newydd ei ffurfio gyda'r un dibenion yn union.

Prif amcanion cyfuno CLIC a Sargent Cancer Care for Children oedd:

gwella darparu gwasanaeth i ddefnyddwyr gwasanaethau elusennau;
cronni adnoddau ac incwm blynyddol amcanol o £17 miliwn i'r elusen newydd; a
gwella trefniadau llywodraethu.

Roedd y Comisiwn Elusennau wedi cwrdd â chynrychiolwyr y ddwy elusen a'u cynghorwyr proffesiynol a thrafodwyd y ffordd ymlaen. Nododd y Comisiwn pa gamau o'r broses gyfuno a fyddai'n gofyn am fewnbwn gan y Comisiwn. Roedd y camau hyn yn cynnwys:

cyngor ar ddogfen lywodraethol yr elusen newydd;
cofrestru'r elusen newydd; a
pharatoi Gorchymyn yn trosglwyddo perchnogaeth y 42 eiddo o'r cyn elusennau i'r elusen newydd.

Yn ogystal â'r penderfyniad cyffredinol i uno, roedd rhai o brif ystyriaethau yr ymddiriedolwyr yn y broses yn cynnwys:

sicrhau bod gwasanaethau i fuddiolwyr yn cael eu cynnal trwy'r broses;
cytuno ar enw, brand a hunaniaeth yr elusen newydd;
sicrhau bod proses gymhathu, ailstrwythuro a recriwtio effeithlon a fyddai'n achosi'r amhariad lleiaf i staff a gweithgareddau'r elusennau.

Cyfunodd CLIC a Sargent Cancer Care for Children yn Ionawr 2005. Mae arwyddion bod y cyfuniad wedi bod yn llwyddiant ac mae'r elusen newydd, CLlC Sargent yn darparu gwasanaeth gwell i fuddiolwyr ac mae'n edrych yn debyg y bydd yn cyrraedd ei incwm amcanol.

Mae CLIC Sargent yn awyddus i rannu eu profiadau uno gydag elusennau eraill sydd efallai'n ystyried ymgymryd â'r broses: mae croeso i chi gysylltu â'r elusen ar 020 8752 2800.

Ch6. Beth yw'r pwerau y gallai ymddiriedolwyr ddisgwyl eu gweld yn eu dogfen lywodraethol a fyddai'n galluogi eu helusen i uno ag elusen arall?

Yr ateb byr

Gall dogfen lywodraethol yr elusen, sef gweithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad neu femorandwm ac erthyglau cymdeithasu fel arfer, gynnwys pwerau y gellid eu defnyddio i uno. Bydd y rhain yn amrywio o elusen i elusen a gall fod llwybrau eraill i uno.

Y pŵer mwyaf cyffredin yw'r un sy'n cynnig modd i ymddiriedolwyr ddiddymu neu ddirwyn yr elusen i ben a throsglwyddo asedau'r elusen i elusen neu elusennau eraill sydd â dibenion tebyg. Bydd pŵer diamwys gan rai elusennau i uno ag elusen arall.

Yn fwy manwl

Dyma rai goblygiadau'r wahanol ddogfennau llywodraethol:

Ymddiriedolaeth: Nid oes gan ymddiriedolaeth a reolir gan weithred ymddiriedolaeth aelodau fel arfer a bydd pob penderfyniad yn cael ei wneud gan yr ymddiriedolwyr yn unol â'r gweithdrefnau a bennir yn y weithred. Gall y weithred gynnwys pŵer diamwys i uno, neu bŵer i ddiddymu a throsglwyddo asedau'r elusen i elusen arall, neu'r ddwy weithiau.

Cymdeithas anghorfforedig: Mae aelodau gan y fath hon o elusen sy'n chwarae rôl allweddol yng ngweinyddiad yr elusen. Gallai'r ddogfen lywodraethol, cyfansoddiad fel arfer, gynnwys pŵer diamwys i uno ac fel arfer mae'n cynnwys pŵer i ddiddymu'r elusen a throsglwyddo ei hasedau i elusen arall. Er bod yr ymddiriedolwyr yn gyfrifol am weinyddiad cyffredinol yr elusen, bydd penderfyniadau megis diddymu'r elusen yn gofyn am bleidlais yr aelodau. Mae hyn yn golygu y gall aelodau bleidleisio yn erbyn cynnig i ddiddymu (gweler Ch7).

Cwmni elusennol: Bydd dogfen lywodraethol cwmni elusennol, sef memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, yn cynnwys amryw o bwerau fel arfer a fydd yn ei galluogi i uno ag un elusen neu fwy.

Bydd unrhyw newidiadau i ddibenion yr elusen neu unrhyw beth sy'n cyfeirio neu'n cyfyngu ar sut y mae ei heiddo yn cael ei ddefnyddio yn gofyn am ein caniatâd ni dan adran 64 o Ddeddf Elusennau 1993. Rhaid i gwmnïau elusennol hefyd roi gwybod i Dŷ'r Cwmnïau am newid i'w memorandwm ac erthyglau cymdeithasu neu eu diddymiad.

Mae cyfuniadau rhwng cwmnïau elusennol yn tueddu i fod yn haws i'w gweinyddu oherwydd natur dreuliadwy eu heiddo. Ni all cwmnïau elusennol ddal gwaddol parhaol yn gorfforaethol oherwydd, trwy ei natur, mae gwaddol parhaol yn cael ei ddal ar ymddiriedolaeth i'w fuddsoddi neu i'w gadw, a rhaid ei ddefnyddio i hyrwyddo'r dibenion elusennol y cafodd ei roi ar ei gyfer yn unig. Rhaid i holl asedau cwmni elusennol fod yn asedau y gellir eu defnyddio ar gyfer ei ddibenion cyffredinol ei hun a all fod yn ehangach na'r dibenion y rhoddwyd y cronfeydd ar eu cyfer (mae hyn yn cynnwys talu credydwyr yn achos datodiad). Gall gwaddol parhaol gael ei ddal gan gwmni elusennol mewn ymddiriedolaeth (os yw'n ymddiriedolwr corfforaethol) ond nid fel eiddo corfforaethol.

Ch7. I ba raddau ddylai ein haelodau ymwneud â'r broses?

Yr ateb byr

Yn gyffredinol bydd strwythur aelodaeth gan gymdeithasau anghorfforedig a chwmnïau elusennol a bydd y ddogfen lywodraethol yn pennu rôl yr aelodau hyn yng ngweinyddiad yr elusen.

Yn fwy manwl

Os oes aelodau gan elusen, dylai ymddiriedolwyr ystyried rôl a chyfraniad yr aelodau hynny yn y broses gyfuno yn gynnar yn y broses. Mae hyn yn arbennig o bwysig os yw'r cynigion, neu ymarfer unrhyw bŵer i uno, yn gofyn am ganiatâd neu fewnbwn arall yr aelodau hynny. Er enghraifft:

gall dogfen lywodraethol elusen fynnu bod ei hymddiriedolwyr yn gofyn i'w haelodau bleidleisio ar unrhyw gynigion i uno cyn gwneud penderfyniad; ac
mewn rhai dogfennau llywodraethol, mae'n ofynnol i aelodau bleidleisio ar gynigion i ddiddymu'r elusen a throsglwyddo ei hasedau.

Ch8. Oes gweithdrefnau gwahanol i elusennau bach?

Yr ateb

Gall fod modd i elusennau llai fanteisio ar adrannau 74 neu 75 o Ddeddf Elusennau 1993 sy'n gwneud darpariaethau arbennig i rai elusennau bach drosglwyddo eiddo, addasu eu hymddiriedolaethau neu ddefnyddio eu cyfalaf gyda chaniatâd y Comisiwn.

Ch9. Beth mae angen i'r ymddiriedolwyr ei ystyried wrth amcangyfrif cost cyfuniad?

Yr ateb byr

Peidiwch â diystyru cost cyfuniad. Neilltuwch lefelau digonol o gyllid ar gyfer y cyfuniad, ac adolygwch y costau gwirioneddol a'r costau a ragwelir yn gyson.

Yn fwy manwl

Gellir cyfrifo rhai costau ymlaen llaw, megis:

addasu neu ddatblygu gwasanaethau;
cyflwyno technoleg gyffredin a systemau gwybodaeth;
ffioedd proffesiynol;
hysbysebu;
ail-frandio;
amser staff;
costau adleoli; a
chostau rheolaeth, megis cyfarfodydd cyffredinol arbennig, neu newidiadau i gofnodion aelodaeth neu fuddiolwyr.

Gallai costau annisgwyl gynnwys:

colli allan ar fentrau newydd, cyfleoedd neu ffynonellau incwm oherwydd yr amser a dreulir ar y cyfuniad;
amhariad posibl, er enghraifft trwy adleoli swyddfa, neu drwy brosesau colli swydd;
newidiadau mewn deddfwriaeth a allai, er enghraifft, effeithio ar delerau ac amodau i staff newydd, yn wahanol i staff cyfredol, a pha mor gyflym y gall yr elusen newydd symud i delerau ac amodau cyflogaeth cyffredin;
amharu ar gyflawni nodau ac amcanion; a
cholli cyllid presennol (er enghraifft os yw noddwr yn rhoi cyllid i'r ddwy elusen ar hyn o bryd ond mae ei bolisi yn datgan y gall roi i un sefydliad yn unig).

Yn y tymor byr gall fod mwy o gostau na buddiannau ac os yw'r ymddiriedolwyr yn ystyried uno, mae'n rhaid iddynt fod yn hyderus bod y manteision a ragwelir yn y tymor hir yn cyfiawnhau'r costau hynny.

Mae rhai cyrff cyllido yn rhoi grantiau i elusennau archwilio uno (gweler adran Dd Gwybodaeth a chyngor pellach). Er ei fod yn syml yn weinyddol weithiau, gall uno fod yn gymhleth yn aml o ran newid cyfundrefnol a diwylliannol, a all olygu y gallai elusennau sy'n ystyried uno fanteisio ar gyngor annibynnol arbenigol. Fel unrhyw gontract o bwys, dylai ymddiriedolwyr ystyried gyflwyno tendr am y gwasanaethau proffesiynol hyn i'w helpu i uno.

Ch10. Oes modd defnyddio cronfeydd elusennol i dalu am gost cyfuniad?

Yr ateb

Oes. Mae costau cyfuniad yn ddefnydd priodol o gronfeydd elusen.

Ch11. Pa faterion eraill sydd i'w hystyried os ydych yn meddwl uno?

Yr ateb byr

Mae ymddiriedolwyr elusen yn gyfreithiol gyfrifol am wneud unrhyw benderfyniad i asesu cynnig i uno. Mae'r gwaith hwn yn cael ei ddirprwyo i staff uwch o fewn yr elusen yn aml. Fodd bynnag, mae angen i'r ymddiriedolwyr eu hunain ystyried yn llawn yr holl faterion perthnasol cyn gwneud unrhyw benderfyniad.

Yn fwy manwl

Mae'r prif faterion i roi sylw iddynt wrth ystyried cynnig i uno yn cynnwys:

a fydd y cyfuniad er lles gorau buddiolwyr yr elusen;
sicrhau bod yr holl faterion cyfreithiol wedi cael sylw a bod y broses yn cydymffurfio â dogfen lywodraethol yr elusen;
sut i gynnal cyfrinachedd;
asesu materion cyflogaeth yn briodol, megis unrhyw ofynion TUPE, cyfrifoldebau pensiwn (yn arbennig, cynlluniau cyflog terfynol) a chydymffurfio â'r gyfraith gyflogaeth;
trin materion staffio mewn ffordd sensitif, megis rheoli unrhyw ostyngiadau yn nifer yr aelodau staff (gan gynnwys mewn rhai achosion y prif weithredwr a staff uwch eraill) a delio â morâl staff yn ystod y cyfnod o newid;
asesu'r risgiau sydd ynghlwm wrth y cyfuniad arfaethedig, gan gynnwys unrhyw risgiau gweithredol ac enw da;
mae ffactorau eraill a all gael effaith ar gyfuniad yn cynnwys:
- angen cyfathrebu'n dda, yn fewnol ac yn allanol;
- lleoliad yn y dyfodol;
- llenwi'r rolau allweddol, ee cadeirydd, prif weithredwr, ac aelodau bwrdd;
- pwysigrwydd penderfynu ar enw, brand a hunaniaeth briodol i unrhyw elusen newydd;
- trin a thrafod a rheoli disgwyliadau pobl a sefydliadau sydd â budd yn y cyfuniad;
- angen cyd-drafod â chyllidwyr cyfredol yn gynnar yn y broses;
- unrhyw effaith ar y gallu i godi arian, er enghraifft a yw'r rhoddwyr yn debygol o leihau;
- diwylliant cyfundrefnol; a
- gwleidyddiaeth fewnol.

Ch12. Beth ddylai fod yn rhan o'r broses gynllunio?

Yr ateb byr

Mae cyfuniadau yn brosiectau mawr. Er na ddylid diystyru agweddau diwylliannol ar uno, bydd proses rheoli prosiect strwythuredig yn helpu sicrhau eglurdeb ynghylch cynllunio, amserlenni a chostau trwy'r broses uno.

Yn fwy manwl

Fel rheol mae'r camau canlynol yn rhan o'r broses gynllunio ar gyfer cyfuniad:

ystyried ar y cyd (hy, pob parti sy'n rhan o'r cyfuniad arfaethedig) y materion allweddol, gan gynnwys:
- y rhesymau dros y cyfuniad;
- manteision posibl; a
- rhwystrau posibl.
astudiaeth ddichonoldeb gychwynnol, dadansoddi'r budd o ran costau ac asesu risg;
penodi rheolwr prosiect uno neu adnodd arbennig i reoli'r broses;
dadansoddiad cyfreithiol a chyfrifyddol gan ymgynghorwyr;
cyngor gan y Comisiwn Elusennau neu drafodaeth gyda nhw os oes problemau gyda phwerau neu faterion cyfreithiol;
ymarfer diwydrwydd dyladwy ffurfiol (gall hyn gael ei gynnal yn fewnol neu gan archwilwyr yr elusennau neu gynghorwyr proffesiynol eraill). Cewch fwy o wybodaeth am ddiwydrwydd dyladwy yn adran D; a
phenderfyniad ffurfiol gan bob corff ymddiriedolwr i fynd ymlaen â'r cyfuniad.

Nid yw hon yn rhestr gyflawn a bydd yn amrywio yn ôl maint a natur yr elusennau sy'n uno.

Ch13. Pa ran ddylai prif weithredwr ei chwarae ym mhroses uno?

Yr ateb

Bydd y rôl y bydd prif weithredwr yn ei chwarae mewn cyfuniad yn amrywio. Mewn sawl achos, mae cyfraniad y prif weithredwr yn hanfodol i'r broses (ac mae'n bosibl ei fod wedi adnabod neu gychwyn y cynnig i uno). Yn yr achosion hyn, mae'n debygol o chwarae rôl allweddol yn y broses. Serch hynny, mae'n rhaid i ymddiriedolwyr elusen barhau i reoli'r broses gyfan. Dylai prif weithredwr ac unigolion eraill (gan gynnwys ymgynghorwyr) neu bwyllgorau, y mae tasgau neu gyfrifoldebau arbennig wedi cael eu dirprwyo iddynt, adrodd yn ôl i'r ymddiriedolwyr yn gyson.

Weithiau, gall ymddiriedolwyr elusen ystyried cyfuniad os na fydd unrhyw rôl i'r prif weithredwr yn y dyfodol. Yn yr achosion hyn, bydd angen i'r ymddiriedolwyr yrru'r cyfuniad yn ei flaen yn rhagweithiol a hefyd bod yn arbennig o ymwybodol o reoli cyfathrebu gyda'r prif weithredwr, staff a rhanddeiliaid allweddol eraill.

Ch14. Fydd angen cynnwys unrhyw gyrff cyhoeddus eraill, yn ogystal â'r Comisiwn Elusennau?

Yr ateb byr

O bosib. Dylai pob elusen sy'n rhan o'r broses gyfuno fod wedi adnabod fel rhan o broses diwydrwydd dyladwy (gweler adran D) a fydd angen ymgynghori ag unrhyw gorff cyhoeddus arall neu ei gynnwys fel rhan o'r broses gyfuno.

Yn fwy manwl

Mae'r asiantaethau canlynol yn enghreifftiau o'r rheiny y bydd efallai angen eu hystyried:

Tollau Tramor a Chartref EM os bydd y cyfuniad newydd yn effeithio ar drefniadau treth neu fasnachu'r elusen.
Y Gofrestr Cwmnïau os yw cwmni newydd yn cael ei greu, os yw cwmni cyfredol yn cael ei ddiddymu neu os oes newidiadau i femorandwm ac erthyglau.
Y Gofrestrfa Tir os yw tir neu eiddo yn cael eu trosglwyddo o un sefydliad i'r llall.
Y Swyddfa Cofnodion Troseddol os yw'r elusen yn cymryd cyfrifoldeb dros orchwylio gwirfoddolwyr neu staff a fydd yn gweithio â buddiolwyr sy'n agored i niwed, ac mae angen cynnal archwiliadau.
Awdurdodau lleol, am amryw o resymau, gan gynnwys newid manylion er mwyn cael rhyddhad elusennol rhag taliadau'r dreth gyngor, neu drwyddedau casglu cyhoeddus.
Y Comisiwn Arolygu Gofal Cymdeithasol, os yw gweithgareddau'r elusen yn cael eu harolygu gan y sefydliad.

Nid yw hon yn rhestr gyflawn, a bydd yn amrywio yn ôl dibenion a gweithgareddau'r elusen.

Ch15. Beth yw swyddogaeth y Gofrestr Cyfuniadau?

Yr ateb byr

Gallwch weld y Gofrestr Cyfuniadau ar wefan y Comisiwn ac mae'n dangos yr elusen sydd wedi derbyn eiddo elusen neu elusennau sydd wedi peidio â bodoli. Fodd bynnag, gall gynnwys manylion am y cyfuniadau y cawsom wybod amdanynt gan yr elusen sy'n derbyn yn unig.

Yn fwy manwl

Cyflwynwyd adrannau newydd 75C, D, E ac F Deddf Elusennau 1993 gan Ddeddf Elusennau 2006 ac mae'n darparu ar gyfer sefydlu Cofrestr Cyfuniadau. Fe welwch fanylion llawn ynghylch sut mae'r Gofrestr yn gweithredu yn ein canllaw gweithredol Cofrestr Cyfuniadau Elusennau (OG60) ar ein gwefan.

Mae'r darpariaethau yn bwriadu mynd i'r afael â dau fater:

ansicrwydd ynghylch a all cymynrodd i elusen sydd wedi trosglwyddo ei holl eiddo i elusen arall ac wedi peidio â bodoli gael ei throsglwyddo i'r elusen sy'n drosglwyddai;
symleiddio'r ffurfioldebau cyfreithiol ynghylch trosglwyddo eiddo rhwng yr elusen sy'n rhan o gyfuniad.

Diffinnir cyfuniadau perthnasol (y rhai sy'n gymwys i'w cynnwys ar y Gofrestr) yn adran 75C(4). Yn fras, mae cyfuniad perthnasol yn cwmpasu:

elusen sy'n diddymu ac yn trosglwyddo ei hasedau i elusen arall;
achosion corffori (pan fydd elusen anghorfforedig yn dirwyn i ben ac yn trosglwyddo ei hasedau i gwmni elusennol sydd newydd ei ffurfio); neu
achosion lle mae dwy elusen neu fwy yn diddymu ac yn trosglwyddo ei hasedau i elusen newydd.

Mae'n ofynnol i ni gofrestru'r cyfuniadau hynny y cawn wybod amdanynt yn unig gan ymddiriedolwyr yr elusen sy'n drosglwyddai pan fydd yr holl eiddo sydd i'w drosglwyddo wedi'i gwblhau ac mae'r trosglwyddwr wedi peidio â bodoli. Mae'n bosibl bod y cyfuniad y cawn wybod amdano wedi cymryd lle cyn y daeth adrannau 75C, D, E ac F i rym. Fodd bynnag, rhaid i'r elusen sy'n drosglwyddai roi gwybod i ni am unrhyw gyfuniad os yw datganiad breinio wedi cael ei ddefnyddio i drosglwyddo'r teitl i eiddo'r trosglwyddwr i'r trosglwyddai.

Gall ymddiriedolwyr elusen sy'n drosglwyddai ddefnyddio'r ffurflen CSD-1162 (ar gael ar ein gwefan) i roi gwybod i ni am gyfuniad perthnasol.

D. Diwydrwydd dyladwy

D1. Beth yw 'diwydrwydd dyladwy'?

Yr ateb byr

Mae diwydrwydd dyladwy yn gymal sy'n hanu o'r sector corfforaethol. Fe'i defnyddir i ddisgrifio'r camau y mae sefydliadau yn eu cymryd i sicrhau eu hunain fod cyfuniad er eu lles gorau nhw. Yng nghyd-destun elusennau, mae 'diwydrwydd dyladwy' yn disgrifio ymchwilio i elusen neu elusennau eraill cyn cwblhau cyfuniad. Canlyniad ymarfer diwydrwydd dyladwy yw bod gan elusen wybodaeth lawn am y sefydliad y mae'n ceisio cyfuno ag ef (hy, nid oes unrhyw beth annisgwyl).

Os oes cydweithio sy'n golygu risgiau ariannol neu enw da sylweddol gellir dilyn yr un broses, er efallai na fydd wedi'i disgrifio felly.

Mae costau comisiynu gwaith diwydrwydd dyladwy yn ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol, ond dylid eu rhagweld ar y cychwyn a'u hadolygu'n gyson er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i gyfateb â'r risgiau dan sylw.

Yn fwy manwl

Mae gan gydweithio a chyfuniadau y potensial i adael elusennau yn agored i amryw o risgiau, gan gynnwys rhwymedigaethau ychwanegol. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr bob elusen gydymffurfio â'u dyletswydd gyfreithiol i weithredu'n bwyllog. Wrth gynllunio cyfuniad arfaethedig neu drefniadau cydweithio dan gontract, dylent sicrhau eu bod nhw wedi adnabod unrhyw risgiau posibl i'w helusen cyn arwyddo unrhyw gytundeb.

Dylai natur y gwiriadau a ddefnyddir gyfateb â:

maint a natur y cynnig;
swm yr incwm a'r gwariant sydd dan sylw; a
natur y gweithgareddau presennol ac arfaethedig.

Er enghraifft, gall fod angen ymarfer mwy trylwyr os oes gan elusennau un neu fwy o'r canlynol:

trefniadau cyflwyno gwasanaeth cymhleth;
gwaith proffil uchel neu sensitif;
cysylltiadau ag elusennau cyswllt;
gweithrediadau mewn sawl lleoliad daearyddol;
un is-gwmni masnachu neu fwy;
daliadau ac asedau eiddo helaeth; neu
gronfeydd cyfyngedig neu waddol parhaol.

Yn dibynnu ar eu hasesiad cychwynnol, gall fod angen cyngor proffesiynol ar ymddiriedolwyr i sicrhau bod lefel briodol o ddiwydrwydd dyladwy.

D2. Pa feysydd cyffredinol sy'n cael eu hystyried mewn ymarfer diwydrwydd dyladwy?

Yr ateb byr

Mae prif elfennau diwydrwydd dyladwy yn tueddu i gynnwys materion masnachol, ariannol a chyfreithiol. Bydd angen ymdrin â materion eraill yn aml megis strategaeth codi arian, gwerthuso ffynonellau incwm yn y dyfodol, eiddo, pensiynau a darparu a chynnal a chadw systemau technoleg gwybodaeth.

Yn fwy manwl

Awgrymir yma rhai o'r mathau o faterion y gellid eu hystyried fel rhan o ymarfer diwydrwydd dyladwy i elusen neu sefydliad arall:

Diwydrwydd dyladwy masnachol:

gweithdrefnau cychwynnol (gan gynnwys cytuno ar hyd a lled y gwaith, sefydlu prif gyswllt a chydgysylltu ag ymgynghorwyr diwydrwydd dyladwy eraill);
dadansoddiad SWOT (cryfderau, gwendidau, cyfleoedd, bygythiadau);
yr effaith ar incwm yn y dyfodol;
sefyllfa gystadleuol;
adnoddau rheoli;
dadansoddiad risg.

Diwydrwydd dyladwy ariannol:

gweithdrefnau cychwynnol (fel uchod);
adolygiad ariannol:
- hanes;
- gwybodaeth statudol;
- rheolaeth a gweithwyr;
- rheoli systemau gwybodaeth a chyfrifeg;
- polisïau cyfrifo;
- canlyniadau ariannol;
- asedau net;
- datganiadau a rhagolygon llif arian;
- treth;
- materion cyffredinol (ee cadw cyfrifon ar gyfer pensiynau FRS17, yswiriant).

Materion cyfreithiol:

gweithdrefnau cychwynnol (fel uchod);
pwerau sydd ar gael/yn ofynnol;
cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol, ee TUPE;
materion eiddo, ee aseinio prydlesi, trosglwyddo teitl;
materion contract;
rheolau ar gyfer penodi ymddiriedolwyr i gorff sydd newydd uno;
natur yr asedau, ee gwaddol parhaol.

D3. Sut dylai ymarfer diwydrwydd dyladwy gael ei gynnal?

Yr ateb

Nid oes unrhyw ffordd ragosodedig neu ragnodedig ar gyfer ymgymryd ag ymarferion diwydrwydd dyladwy.

Er y dylai cyrff ymddiriedolwyr bob elusen sy'n ystyried cyfuno gynnal ymarfer diwydrwydd dyladwy, gellir ei gynnal gyda neu heb gyngor proffesiynol allanol. Os oes profiad digonol gan ymddiriedolwyr, gall yr ymarfer diwydrwydd dyladwy gael ei gynnal ganddyn nhw. Mantais cyngor allanol yw y gall gweithwyr proffesiynol sydd ag arbenigedd weithredu'n annibynnol ac yn wrthrychol. Gellid eu defnyddio hefyd i ofyn cwestiynau lletchwith a gofyn am dystiolaeth ddogfennol i ategu'r atebion.

Mae diwydrwydd dyladwy yn rhoi gwybodaeth fanwl i'r ymddiriedolwyr a all helpu meithrin ffydd yn ystod y trafodaethau uno, ac yn y dyfodol ar ôl i'r cyfuniad gael ei gwblhau. Bydd yr ymarfer hefyd yn adnabod unrhyw broblemau cyn i'r cyfuniad fynd rhagddo yn ffurfiol. Mae hyn yn gwella gallu ymddiriedolwyr i ymdrin yn briodol â'r problemau hynny yn gynnar yn y broses, ac yn gwella'r posibilrwydd o gyfuniad llwyddiannus.

Dd. Gwybodaeth bellach a chyngor

Mae'r Comisiwn Elusennau yn cynhyrchu ystod eang o gyhoeddiadau a chanllawiau ar y wefan sy'n rhoi gwybodaeth a chyngor i ymddiriedolwyr elusen a'r cyhoedd ar nifer o faterion sy'n ymwneud â'r gyfraith elusennau a rheoleiddio. Fe welwch restr cyhoeddiadau CC1 lawn ar ein gwefan. Mae'r rhestr isod yn ddetholiad yn seiliedig ar rai o'r materion a nodwyd yn y canllaw hwn.

I gael copïau o'r rhain neu unrhyw un o'n cyhoeddiadau gallwch naill ai:

edrych arnynt a'u hargraffu o'n gwefan
anfon e-bost atom
ffonio'r Comisiwn Elusennau Uniongyrchol ar 0845 300 0218 (08:00 -20:00 Llun- Gwener a 09:30 -13:00 ar ddydd Sadwrn) neu 0845 300 0219 i ddefnyddwyr Typetalk
ysgrifennu at y Comisiwn Elusennau Uniongyrchol, Blwch SP 1227, Lerpwl, L69 3UG

Rydym hefyd wedi rhestru detholiad o sefydliadau a chyhoeddiadau eraill y gellir eu defnyddio fel ffynonellau gwybodaeth.

Dd1. Cyhoeddiadau'r Comisiwn Elusennau

Cydweithio a Chyfuniadau (Adroddiad Ymchwil RS4)

Cerrig Milltir: rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (Adroddiad Ymchwil RS6)

Yr Ymddiriedolwr Hanfodol: Yr hyn y mae angen i chi wybod (CC3)

Rheolaethau Ariannol Mewnol i Elusennau (CC8)

Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: yr hanfodion Ebrill 2008 (CC15a)

Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: yr hanfodion Ebrill 2009 (CC15b)

Defnyddio Neuaddau Eglwysi ar gyfer Neuadd Bentref a Dibenion Elusennol Eraill (CC18)

Elusennau a Chodi Arian (CC20)

Elusennau a Darparu Gwasanaeth Cyhoeddus - Cyflwyniad a Throsolwg (CC37)

Elusennau a Rheoli Risg

Dd2. Sefydliadau eraill

The Care Quality Commission (CQC)

Care Quality Commission yw rheolydd annibynnol gofal iechyd a chymdeithasol yn Lloegr. Ei nod yw sicrhau bod gofal gwell yn cael ei ddarparu i bawb, boed yn yr ysbyty, mewn cartrefi gofal, yng nghartrefi pobl eu hunain, neu mewn man arall.

Mae'n rheoleiddio gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol oedolion sydd wedi'u darparu gan y GIG, awdurdodau lleol, cwmnïau preifat neu sefydliadau gwirfoddol. Mae'n diogelu hawliau pobl sy'n cael eu cadw o dan y Ddeddf Iechyd Meddwl hefyd.

Care Quality Commission National Correspondence
Citygate
Gallowgate
Newcastle upon Tyne
NE1 4PA

Llinell gymorth: 03000 616161
E-bost: enquiries@cqc.org.uk
Gwefan: www.cqc.org.uk/

Cofrestrfa Tir

Mae'r Gofrestr Tir yn darparu mynediad at fanylion mwy nag 20 miliwn o eiddo cofrestredig yng Nghymru a Lloegr. Mae'r gofrestr teitl yn cynnwys manylion perchnogaeth ac, i'r rhan fwyaf o eiddo sydd wedi newid dwylo ers Ebrill 2000, gwybodaeth prisiau eiddo.

Gwefan: www.landregisteronline.gov.uk

Cyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO) -
Yr Uned Gydweithio

Mae NCVO yn cynhyrchu ystod eang o wybodaeth a gwasanaethau cynnal i'r rheiny sy'n gweithio yn y sector gwirfoddol. Mae'r Uned Gydweithio yn darparu gwybodaeth arfer da a chyngor ar bob agwedd ar gydweithio i gymdeithasau gwirfoddol a chymunedol.

Regents Wharf
8 All Saints Street
Llundain
N1 9RL

E-bost: helpdesk@askncvo.org.uk
Ffôn: 020 7713 6161
Gwefan: www.ncvo-vol.org.uk/

Rheolydd Cwmnïau Buddiannau Cymunedol (CIC)

Roedd Deddf Cwmnïau (Archwilio, Ymchwiliadau a Menter Gymunedol) 2004 wedi sefydlu'r Rheolydd CIC. Y nod yw bod yn rheolydd 'llai manwl' a fydd yn annog datblygu brand Cwmni Buddiannau Cymunedol a darparu arweiniad a chymorth ar faterion sy'n ymwneud â Chwmnïau Buddiannau Cymunedol.

Rheolydd CIC
Tîm CIC
Ystafell 3.68
Tŷ'r Cwmnïau
Ffordd y Goron
Maindy
Caerdydd CF14 3UZ

Ffôn: 029 20346228
E-bost: cicregulator@companieshouse.gov.uk
Gwefan: www.cicregulator.gov.uk

Swyddfa Cofnodion Troseddol (CRB)

Sefydlwyd y CRB i ddarparu mynediad at wybodaeth cofnodion troseddol. Mae'r CRB yn helpu gweithwyr yn y sector cyhoeddus, preifat a gwirfoddol i adnabod ymgeiswyr a all fod yn anaddas ar gyfer gwaith arbennig, yn enwedig gwaith sy'n golygu cael cysylltiad â phlant neu aelodau eraill o gymdeithas sy'n agored i niwed.

Gwasanaethau Cwsmeriaid
CRB
Blwch SP 110
Lerpwl
L69 3EF

Llinell wybodaeth: 0870 90 90 811
Gwefan: www.crb.gov.uk

Swyddfa Masnachu Teg (OFT)

Adran o'r Llywodraeth sy'n cynghori ar wybodaeth sy'n ymwneud â busnesau a marchnadoedd (gan gynnwys cyfuniadau).

Fleetbank House
2-6 Salisbury Square
Llundain
EC4Y 8JX

Ffôn: 0845 4040 506
E-bost: enquiries@oft.gov.uk
Gwefan: www.oft.gov.uk

Tollau Tramor a Chartref EM (HMRC)

HMRC yw'r adran newydd sy'n gyfrifol am fusnes cyn Gyllid y Wlad a Thollau Tramor a Chartref EM. Bydd y wefan yn eich cyfeirio at y man cyswllt cywir ar gyfer eich ymholiad.

Gwefan: www.hmrc.gov.uk

Tŷ'r Cwmnïau

Prif swyddogaethau Tŷ'r Cwmnïau yw:

corffori a diddymu cwmnïau cyfyngedig
archwilio a storio gwybodaeth am gwmnïau a ddarparwyd o dan y Ddeddf Cwmnïau a
deddfwriaeth gysylltiedig; a
chynnig yr wybodaeth hon i'r cyhoedd.

Ffordd y Goron
Maindy
Caerdydd
CF14 3UZ

Canolfan Gyswllt: 0870 33 33 636
E-bost: enquiries@companies-house.gov.uk
Gwefan: www.companieshouse.gov.uk

Cyhoeddiadau eraill

'Financial Due Diligence'

Gan Arthur Davey BA FCA ac wedi'i gyhoeddi gan CCH. Mae'r cyhoeddiad hwn yn cynnig ymagwedd ymarferol sy'n canolbwyntio ar faterion allweddol uno a chaffael. Mae'n addas i'r ymarferydd newydd a'r ymarferydd mwy profiadol.

Gwefan: www.cch.co.uk
Llinell gymorth cwsmeriaid: 0870 777 2906

'Legal Issues in Charity Mergers'

Adroddiad a gyhoeddwyd yn Ionawr 2001 ar brosiect ymchwil flwyddyn i adnabod y materion cyfreithiol sy'n codi mewn cyfuniadau elusennau a'r gwahanol ymatebion iddynt. Mae hefyd yn ystyried yr atebion mwyaf priodol i broblemau cyffredin.

Uned y Gyfraith Elusennau, Prifysgol Lerpwl.
Gwefan: www.liv.ac.uk

'Mergers: A Legal Good Practice Guide'

Fe'i cyhoeddwyd yn Ionawr 2001 i gyd-fynd â'r Adroddiad uchod, ac mae'n ceisio helpu elusennau i ragweld a delio â phroblemau sy'n gallu codi pan fydd cyfuniad yn digwydd.

Uned y Gyfraith Elusennau, Prifysgol Lerpwl.
Gwefan: www.liv.ac.uk

'Key Findings on Voluntary Sector Mergers'

Gan Ben Cairns, Margaret Harris a Romayne Hutchison. Mae'r Canfyddiadau Allweddol yn seiliedig ar waith ymchwil i sefydliadau gwirfoddol sy'n ystyried neu'n gweithredu cyfuniad (gan gynnwys Ymddiriedolaeth Terrence Higgins a Homeless Link). Mae'r Canfyddiadau Allweddol hyn yn disgrifio ac yn trafod nifer o faterion sy'n ymwneud â chyfuniad rhwng dau gorff gwirfoddol neu fwy.

Prifysgol Aston
Gwefan: www.abs.aston.ac.uk

Diolchiadau

Hoffem ddiolch i bawb a gyfrannodd at ddrafftio'r canllawiau ac i Volunteering England, CLIC Sargent, y Pwyllgor Argyfwng, The Community Alliance, Cymdeithas Tai Portsmouth, Cyngor Cymunedol Dyfnaint a Neuadd Bentref Kenn am ganiatâd i ddefnyddio eu profiadau fel astudiaethau achos.

(Tachwedd 09)