Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
(Fersiwn - Chwefror 2007)
1. Mae'r canllaw hwn yn disgrifio'r mathau o yswiriant sydd ar gael i ymddiriedolwyr elusennau, gan gynnwys rhai sy'n fandadol. Mae hefyd yn tynnu sylw at bwysigrwydd asesu risg pan fydd ymddiriedolwyr yn ystyried pa yswiriant sy'n angenrheidiol neu'n ddymunol ar gyfer eu helusen.
2. Yn y canllaw hwn:
Ystyr Deddf 1993 yw Deddf Elusennau 1993.
Ystyr Deddf 2006 yw Deddf Elusennau 2006.
Ystyr tor-ymddiriedaeth yw torri unrhyw ddyletswydd a roddir i ymddiriedolwr. I ymddiriedolwyr elusennau gall y dyletswyddau hyn gael eu rhoi gan ddarpariaethau dogfen lywodraethol elusen, gofynion y gyfraith neu orchymyn y llys neu'r Comisiwn Elusennau. Mae dyletswydd yn rhywbeth y mae'n rhaid i ymddiriedolwyr ei wneud. Mae'n wahanol i bŵer, y gall ymddiriedolwyr ddewis ei ddefnyddio neu beidio.
Dogfen lywodraethol yw unrhyw ddogfen sy'n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, y dull o’i gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn femorandwm ac erthyglau cymdeithasu, yn Gynllun y Comisiwn, yn drawsgludiad neu'n ewyllys.
Ystyr ymddiriedolwyr yw ymddiriedolwyr elusennau. Ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sy'n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gallant gael eu galw'n ymddiriedolwyr, yn ymddiriedolwyr rheoli, yn aelodau pwyllgor, yn llywodraethwyr neu'n gyfarwyddwyr, neu gall fod enw arall ganddynt.
3. Mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr elusen i warchod eiddo yr elusen nid yn unig rhag colled neu ddifrod uniongyrchol ond hefyd rhag atebolrwydd trydydd parti a fyddai'n rhaid cael ei fodloni fel arall o eiddo'r elusen. Os yw ymddiriedolwyr yn methu'n afresymol i gyflawni'r ddyletswydd hon gallant fod yn atebol yn bersonol i dalu am golledion yr elusen. Oherwydd hyn, gall fod yn briodol i brynu yswiriant fel ffordd o gyflawni'r ddyletswydd hon.
4. Mae enghreifftiau o fathau o yswiriant yn erbyn colled neu ddifrod yn cynnwys:
5. Mae enghreifftiau o fathau o yswiriant yn erbyn atebolrwydd yn cynnwys:
6. Disgrifir y rhain a mathau eraill o yswiriant yn fwy manwl yn Rhan 2 y cyhoeddiad hwn.
7. Mae Rhan 3 yn delio ag yswiriant indemniad ymddiriedolwyr, sy'n fath o yswiriant atebolrwydd, ond ei brif bwrpas yw gwarchod yr ymddiriedolwyr yn hytrach na'r elusen.
8. Mae Deddf Ymddiriedolwyr 2000 yn rhoi pŵer clir i ymddiriedolwyr:
9. Nid yw'r pŵer yn y Ddeddf Ymddiriedolwyr yn gymwys i gwmnïau elusennol (ac eithrio os oes ymddiriedolwyr) ond fel rheol bydd y pwerau a ddisgrifir ym memorandwm cymdeithasu'r cwmni yn ddigon eang i awdurdodi prynu'r math hwn o yswiriant.
10. Mae Deddf 1993 (fel y'i heffeithir gan Ddeddf 2006) yn rhoi pŵer clir i ymddiriedolwyr brynu yswiriant indemniad yn erbyn eu hatebolrwydd personol, ac i dalu'r premiymau o arian yr elusen.
11. Mae dyletswydd gyffredinol ymddiriedolwyr i warchod eiddo eu helusen yn golygu y dylent roi ystyriaeth briodol i ddefnyddio'r pŵer hwn, fel bod eiddo'r elusen wedi'i yswirio'n ddigonol yn erbyn colled neu ddifrod, os yw yswiriant o'r fath yn briodol. Mae'r pŵer dan Ddeddf Ymddiriedolwyr 2000 wedi'i gyfyngu i yswiriant yn erbyn colled neu ddifrod. Fodd bynnag, mae'n bosib bod pŵer cyfansoddiadol gan ymddiriedolwyr i brynu yswiriant atebolrwydd. Hyd yn oed os nad oes pŵer o'r fath ganddynt, fel arfer byddai'n briodol i awgrymu pŵer o'r fath os yw natur busnes yr elusen fel petai'n cyfiawnhau hyn.
12. Gall dogfen lywodraethol elusen arbennig fynd ymhellach a gosod dyletswydd bositif i brynu yswiriant. Os oes ansicrwydd ynghylch hyd a lled dyletswydd o'r fath a ddisgrifir yn y ddogfen lywodraethol, dylai'r ymddiriedolwyr geisio cyngor cyfreithiol addas neu gysylltu â'r Comisiwn.
13. Yn ogystal, gall fod yn ofynnol i ymddiriedolwyr brynu rhai mathau o yswiriant yn ôl y gyfraith gyffredinol yn dibynnu ar amgylchiadau'r elusen. Er enghraifft, fel rheol rhaid i elusen sydd â gweithwyr cyflogedig gael yswiriant atebolrwydd cyflogwyr a rhaid i elusen sy'n defnyddio, yn achosi neu'n caniatáu defnyddio cerbyd modur ar y ffordd gael yswiriant yn erbyn atebolrwydd i drydydd parti sy'n deillio o'r defnydd hwnnw. (Gweler paragraffau 42 a 43).
14. Felly, gall dyletswydd i brynu yswiriant godi o'r gyfraith gyffredinol neu ddogfen lywodraethol yr elusen.
15. Os oes pŵer gan ymddiriedolwyr i brynu yswiriant yn erbyn colled neu atebolrwydd, ac maen nhw'n gwrthod ymarfer y pŵer hwnnw mewn ffordd afresymol, neu os oes dyletswydd arnynt i brynu yswiriant o'r fath ac maen nhw'n methu â chyflawni'r ddyletswydd, gallant fod yn gyfrifol yn bersonol am unrhyw golled neu atebolrwydd sy'n codi.
16. Yn ddiweddar, mae'r premiymau ar gyfer y rhan fwyaf o yswiriant yn erbyn colled neu atebolrwydd wedi cynyddu'n fawr ac mae pob arwydd bod y tuedd hwn yn debygol o barhau. Yn ogystal, mae rhai yswirwyr yn gwrthod cynnig yswiriant yn yr hyn a deimlant sy'n feysydd risg uwch o ganlyniad i'r cynnydd yn nifer y ceisiadau a dderbyniant.
17. Bydd y cynnydd mewn premiymau ac, mewn rhai achosion, dileu cynhyrchion yswiriant arbenigol yn effeithio ar y sector elusennol. Oni bai fod gofyniad cyfreithiol i drosglwyddo risg o golled neu atebolrwydd i yswiriwr trwy brynu yswiriant (gweler paragraffau 12 ac 13 uchod), mae'n fwyfwy pwysig bod ymddiriedolwyr yn ystyried y cwestiynau canlynol wrth drafod yr angen am yswiriant yn erbyn atebolrwydd a cholledion:
Ni ddylid diystyru'r risg o atebolrwydd dirprwyol am weithredoedd gweithwyr cyflogedig neu wirfoddolwyr yr elusen wrth ddadansoddi hyn. Mewn rhai achosion gall elusen neu ei hymddiriedolwyr fod yn uniongyrchol atebol am weithredoedd anghyfreithlon ei gweithwyr cyflogedig neu ei gwirfoddolwyr. Y mwyaf y nifer o weithwyr cyflogedig a gwirfoddolwyr yr elusen, mwyaf yw'r perygl. (Gweler hefyd Vicarious Liability of a Charity or its Trustees dan 'Cyhoeddiadau a Chanllawiau' ar ein gwefan.)
Yn y cyswllt hwn yn bennaf y mae angen i ymddiriedolwyr elusennau anghorfforedig ystyried y risgiau posibl i'w hunain mewn perthynas ag atebolrwydd yr elusen. Os nad yw asedau'r elusen yn ddigonol i fodloni'r atebolrwydd, mae'n bosib y gall yr ymddiriedolwyr fod yn atebol yn bersonol heb fod unrhyw fai eu hunain am hyn.
18. Os nad yw math arbennig o yswiriant yn orfodol, dylai'r penderfyniad cychwynnol i'w brynu ddeillio o ddadansoddiad o risg gan yr ymddiriedolwyr. Fel yr awgryma ein cyngor cyffredinol ar berygl (gweler Charities and Risk Management dan 'Cyhoeddiadau a Chanllawiau'), mae nifer o ymatebion i'r peryglon a wynebir gan elusennau gan gynnwys:
19. Mae Atodiad III i Charities and Risk Management yn cynnwys enghreifftiau o feysydd posib o risg, eu heffaith posib ar yr elusen a ffyrdd o leihau'r effaith. Fel yr eglura'r arweiniad, nid yw'n rhestr gynhwysfawr ac ni ddylai gymryd lle prosesau adnabod risgiau yr elusen ei hun.
20. Dylid prynu yswiriant dim ond os yw lefel y risg sydd i'w throsglwyddo i'r yswiriwr yn golygu ei bod hi'n werth gwario'r premiwm yswiriant. Mater o farn yw'r penderfyniad ac un y mae'n rhaid i ymddiriedolwyr elusen ei gymryd, gan geisio cyngor proffesiynol os oes angen, er lles gorau'r elusen. Fel pob penderfyniad, ar yr amod bod yr ymddiriedolwyr wedi gweithredu'n rhesymol ac wedi ceisio cyngor lle y bo'n briodol, bydd rhaid i'r elusen wynebu canlyniadau unrhyw golled sydd heb ei chynnwys gan yswiriant (yn amodol ar y pwynt a wnaed ym mharagraff 17 uchod ynghylch asedau annigonol elusen). Bydd ymddiriedolwyr sy'n methu â cheisio cyngor neu ddilyn cyngor yn wynebu'r perygl o gyflawni tor-ymddiriedaeth.
21. Os yw yswiriant yn orfodol ar gyfer math arbennig o atebolrwydd, neu os yw'r ymddiriedolwyr yn teimlo ei fod yn angenrheidiol fel arall, bydd angen i'r elusen ystyried a yw'n gallu fforddio parhau â'r gweithgaredd arbennig sy'n creu'r risg o atebolrwydd. Gall cydweithredu wrth brynu yswiriant ag elusen neu gorff arall sydd hefyd yn ymwneud â'r gweithgaredd wneud yr yswiriant yn fwy fforddiadwy. Fel arall mae'n bosibl yr hoffai'r ymddiriedolwyr ystyried a all yr elusen gyflawni ei hamcanion mewn ffordd wahanol neu'n fwy effeithiol trwy uno ag elusen arall.
22. Mae'r Comisiwn bob amser yn barod i roi cyngor ac arweiniad ar faterion sy'n ymwneud â newidiadau gweithredol a chyfuniadau. Rydym wedi cynhyrchu adroddiad ymchwil Cydweithio a Chyfuniadau (RS4), ynghyd â llyfryn Cydweithio a Chyfuniadau: Cyflwyniad (CC34). Mae'r rhain yn nodi arferion da a meini tramgwydd, ac ar gael ar ein gwefan neu ar ffurf copi caled.
23. Bydd graddfa neu natur unrhyw yswiriant yn dibynnu ar y canlynol:
24. Os yw elusen yn rhydd-ddeiliad adeilad ac nid yw'r daliwr prydles neu'r tenant (os oes) yn gyfrifol am yswiriant, argymhellwn y dylai'r ymddiriedolwyr yswirio'r adeilad am ei werth adferiad llawn fel rheol, er nad oes unrhyw ddyletswydd i wneud hyn. Mae hyn yn golygu y dylai swm yr yswiriant (hy yr uchafswm a fyddai'n cael ei dalu dan yr yswiriant) fod yn ddigonol i dalu cost:
25. Mae'n bwysig iawn bod swm yr yswiriant yn ddigonol. Os yw cais yn cael ei wneud, ac mae'r swm yn annigonol a dylai'r ymddiriedolwyr fod wedi prynu mwy o yswiriant, gall yr ymddiriedolwyr fod yn atebol i wneud iawn am y diffyg o'u pocedi eu hunain. Er mwyn lleihau'r risg hwn, argymhellwn fod ymddiriedolwyr yn derbyn cyngor gan syrfëwr adeiladau cymwysedig proffesiynol ynglŷn â swm yr yswiriant; a dylid gofyn i'r syrfëwr (bob dwy flynedd efallai) i gadarnhau a yw'r ffigur cyfredol yn ddigonol neu beidio. Os nad yw'r yswiriant yn ddigonol, dylai'r ymddiriedolwyr roi gwybod i'r yswiriwr ar unwaith er mwyn iddo ei addasu.
26. Yn yr un modd, os gwneir unrhyw newidiadau, gwelliannau neu ychwanegiadau i'r adeilad, dylai'r ymddiriedolwyr ofyn i'w syrfëwr gadarnhau'r gost ailadeiladu cyfan cyfredol (gan gynnwys ffioedd proffesiynol) ac, os yw hyn yn fwy na'r swm sy'n cael ei yswirio ar hyn o bryd, dylai'r ymddiriedolwyr roi gwybod i'r yswiriwr ar unwaith er mwyn iddo addasu'r swm.
27. Os yw'r ymddiriedolwyr yn dewis polisi yswiriant mynegrifol (sy'n golygu bod swm yr yswiriant yn cael ei addasu yn awtomatig bob blwyddyn gan yr yswirwyr er mwyn adlewyrchu newidiadau mewn costau llafur, deunyddiau adeiladu etc), argymhellwn o hyd y dylent ofyn i'w syrfëwr bob 3-4 blynedd a yw'r ffigur cyfredol yn ddigonol.
28. Yn ein barn ni, byddai'r argymhellion a nodir ym mharagraffau 25-27 yn diogelu ymddiriedolwyr i raddau helaeth yn erbyn atebolrwydd posibl o ganlyniad i amrywiadau mawr mewn gwerth eiddo, neu gost deunyddiau adeiladu. Nid yw newidiadau mewn prisiau eiddo a deunyddiau adeiladu yn cael eu hadlewyrchu'n ddigonol o reidrwydd yn y mynegai prisiau manwerthu.
29. Os yw'r eiddo yn anaddas am gyfnod, gellir cael yswiriant ychwanegol ar gyfer y golled mewn incwm neu'r gost ychwanegol o rentu adeilad arall.
30. Os yw elusen yn meddiannu eiddo dan brydles, mae'n hanfodol bod telerau'r brydles yn cael eu harchwilio i weld pwy sy'n gyfrifol am yswirio'r adeilad - gall yr elusen (fel y daliwr prydles) neu'r landlord fod yn gyfrifol am yswiriant adeiladau. Mewn rhai achosion, gall cyfrifoldeb am yswirio'r adeiladau, dan delerau'r brydles, gael ei gyfyngu i rai peryglon yn unig fel tân, mellt, daeargryn a ffrwydrad. Os yw'r elusen fel y daliwr prydles yn gyfrifol am yr atgyweiriadau i'r adeilad, mae'n bosib y bydd angen i'r ymddiriedolwyr ystyried a yw'n ddymunol yswirio yn erbyn peryglon eraill hefyd.
31. Os yw'r brydles yn rhan o adeilad yn unig, gall y landlord fod yn atebol am yswirio'r adeilad cyfan, ond efallai y bydd rhaid i bob daliwr prydles dalu cyfraniad priodol tuag at gost yr yswiriant i'r landlord, yn ogystal â'r rhent. Fel arfer cyfrifir swm y cyfraniad yn ôl fformwla gytunedig a amlinellwyd yn y brydles ac a ychwanegwyd at y rhent sy'n daladwy gan y daliwr prydles.
32. Os yw elusen yn landlord, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr roi ystyriaeth briodol i gyfrifoldeb am yswiriant wrth baratoi prydlesi. Os yw'r elusen yn parhau i fod yn gyfrifol am yswiriant adeiladau (ee yn achos amlbreswyliaeth), mae angen i'r ymddiriedolwyr sicrhau bod y rhenti y cytunwyd arnynt yn adlewyrchu hyn, neu fod darpariaeth yn cael ei gwneud i alluogi'r landlord i ailgodi rhan briodol o'r costau yswiriant ar bob un o'r dalwyr prydles. Os mai'r daliwr prydles fydd yn gyfrifol, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr sicrhau bod yswiriant digonol gan y daliwr prydles. Gall y brydles gynnwys darpariaeth i'r elusen gael copïau o ddogfennau'r yswiriant adeiladau a chael rhywfaint o reolaeth dros lefel yr yswiriant.
33. Mae'r ddyletswydd i ddiogelu eiddo elusen yn ymestyn i gynnwys adeilad megis dodrefn, offer ac arian parod, a dylai elusennau gael polisi addas. Mae angen i ymddiriedolwyr ystyried y canlynol:
34. Yn achos amgueddfa neu oriel gelf neu elusen debyg mae'n bosib na fydd yswiriant yn erbyn colled neu ddifrodi cynnwys yn briodol. Y rheswm am hyn efallai yw oherwydd nid oes modd adfer y cynnwys neu oherwydd bod y gost yn afresymol o uchel. Pe byddai'r ymddiriedolwyr yn talu'r gost honno efallai na fyddent yn gallu ymgymryd â gweithgareddau eraill sy'n hanfodol i ddiben yr elusen (er enghraifft arddangos, cynnal a chadw ac atgyweirio'r casgliad). Mewn amgylchiadau o'r fath efallai y bydd yr ymddiriedolwyr am geisio arweiniad gennym ynghylch a fyddai methu â chael yswiriant digonol yn cael ei ystyried yn dor-ymddiriedaeth, neu ynghylch mesurau diogelwch eraill y gallent eu hystyried.
35. Gellir prynu yswiriant am bris rhesymol, er enghraifft, yn erbyn cost atgyweirio eitemau sydd wedi'u difrodi, neu yn erbyn cost ymchwilio i ladrad a cheisio adfer eitemau sydd wedi cael eu dwyn. Gallai mesurau diogelwch gael eu hadolygu er mwyn lleihau'r perygl o golled a gallai hyn olygu ei bod hi'n haws cael yswiriant.
36. Mae'n bosib i bolisïau yswiriant cynnwys gael cyfleuster mynegrifol awtomatig a bydd angen i'r ymddiriedolwyr ystyried a yw hyn yn briodol i'w helusen.
37. Os yw eiddo yn cael ei osod gan elusen, mae yswiriant cynnwys yn gyfrifoldeb y daliwr prydles fel arfer, os yw'r cynnwys yn eiddo'r daliwr prydles. Os yw'r adeilad yn cael ei osod wedi'i ddodrefnu, bydd angen i'r elusen fel y landlord sicrhau naill ai fod y brydles yn nodi bod y tenant yn uniongyrchol gyfrifol am yswiriant y cynnwys, neu fod y tenant yn talu, trwy'r rhent neu dâl gwasanaeth, am yr yswiriant y mae'r elusen yn ei brynu.
38. Gall hyn fod yn briodol i elusennau sy'n berchen ar dir neu adeiladau neu sy'n eu meddiannu. Mae'n cynnig diogelwch:
"Mae'r ddyletswydd gofal gyffredinol yn ddyletswydd i gymryd y fath ofal sy'n rhesymol gan ystyried holl amgylchiadau'r achos i sicrhau y bydd yr ymwelydd yn rhesymol ddiogel wrth ddefnyddio'r eiddo at y dibenion y cafodd ei wahodd neu ei ganiatáu gan y meddiannwr i fod yno ar eu cyfer".
39. Gall yswiriant atebolrwydd cyhoeddus hefyd fod yn briodol i elusennau sy'n ymgymryd â gweithgaredd busnes i ffwrdd o'u hadeiladau eu hunain, yn trefnu digwyddiadau a fynychir gan y cyhoedd neu'n cyflenwi nwyddau i'r cyhoedd. Yn y ffordd hon, byddai'r elusen a'i hymddiriedolwyr, ei gweithwyr cyflogedig a'u gwirfoddolwyr wedi'u hindemnio yn erbyn ceisiadau gan aelodau'r cyhoedd am niwed, colled neu ddifrod a gafwyd yn ystod y gweithgaredd, digwyddiad neu gyflenwad.
40. Os ceir cais am swm sy'n fwy na'r uchafswm sy'n daladwy dan y polisi ('terfyn yr indemniad'), efallai y bydd yr ymddiriedolwyr yn atebol yn bersonol am y diffyg os oedd yswiriant digonol ar gael ond roeddent wedi methu'n rhesymol â'i brynu, ar ôl ystyried yr holl amgylchiadau, gan gynnwys natur y risg a chost yr yswiriant. Nid oes lefel yswiriant lleiaf statudol.
41. Mae'n bwysig nodi ei bod yn bosib na fydd lleoliad rhybudd ymwrthodiad (sydd i'w weld yn aml mewn ystafelloedd cotiau a meysydd parcio) ynglŷn â niwed, difrod neu golled i berson neu eiddo tra eu bod yn yr adeilad neu wrth ddefnyddio'r adeilad, yn cael yr effaith o osgoi atebolrwydd. Y rheswm am hyn yw oherwydd dan adrannau 2(1) a 2(2) Deddf Telerau Cytundeb Annheg 1977:
"2(1) Ni all person trwy gyfeirio at unrhyw delerau yn y cytundeb neu rybudd a roddir i bobl yn gyffredinol neu i bobl arbennig wahardd neu gyfyngu ei gyfrifoldeb am farwolaeth neu anaf personol sy'n deillio o esgeulustod.
2(2) Yn achos colled neu ddifrod arall, ni all person wahardd neu gyfyngu ei gyfrifoldeb am esgeulustod ac eithrio cyn belled â bod y telerau neu'r rhybudd yn bodloni'r gofyniad o resymoldeb".
42. Mae'n ofynnol i elusennau sydd â gweithwyr cyflogedig gael yswiriant atebolrwydd cyflogwyr. Dan Ddeddf Atebolrwydd Cyflogwyr (Yswiriant Gorfodol) 1969 fel y'i diwygiwyd gan Reoliadau Atebolrwydd Cyflogwyr (Yswiriant Gorfodol) 1998, mae'n ofynnol i bob cyflogwr gael yswiriant am o leiaf £5 miliwn am niwed neu glefyd y mae gweithwyr cyflogedig yn eu dioddef neu'n eu dal wrth ymgymryd â'u dyletswyddau. Mae'n rhaid i'r cyflogwr arddangos mewn lle amlwg dystysgrif sy'n dangos bod polisi dilys mewn grym.
43. Os yw elusen yn berchen ar gerbydau modur neu'n eu gweithredu, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr gydymffurfio â darpariaethau'r Deddfau Traffig y Ffyrdd sy'n ei gwneud yn orfodol i gael yswiriant yn erbyn anaf trydydd parti a difrod i eiddo. Os yw ymddiriedolwyr, gweithwyr cyflogedig neu wirfoddolwyr yn defnyddio eu cerbydau eu hunain at ddibenion yr elusen neu wrth gyflawni busnes yr elusen, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr sicrhau bod yswiriant perchennog y cerbyd yn cwmpasu defnydd o'r fath. Gall unrhyw bremiymau ychwanegol y mae'n rhaid eu talu ddod o incwm yr elusen.
44. Ceir gofynion arbennig ynglŷn â bysus mini a ddefnyddir i gludo pobl ar sail hurio neu wobrwyo a dylai yswirwyr yr elusen allu cynghori'r ymddiriedolwyr ynglŷn â'r rhain.
45. Mae'n bosib cael yswiriant i dalu am y golled sy'n codi i'r elusen o dwyll neu anonestrwydd ei gweithwyr cyflogedig os ydynt yn delio ag arian parod neu eitemau gwerthfawr eraill yr elusen. Gall fod modd estyn yr yswiriant hwn i gynnwys twyll neu anonestrwydd ar ran unrhyw ymddiriedolwr a/neu wirfoddolwr hefyd. Nid yw'r math hwn o yswiriant (a elwir yn gyffredin yn 'yswiriant lladrad gan weithwyr cyflogedig') yn cymryd lle rheolaeth perygl ariannol a phersonol cadarn ac fel arfer fe'i darperir dim ond os gall yr elusen ddangos bod ei threfniadau gweinyddol yn ddigonol ac yn cael eu harolygu'n briodol.
46. Os yw ymddiriedolwyr yn cael eu cynghori gan eu hymgynghorwyr proffesiynol cyfreithiol neu annibynnol eraill bod angen yr yswiriant hwn neu fod yr yswiriant hwn yn ddymunol er mwyn gwarchod asedau'r elusen, mae'n rhaid i unrhyw amharodrwydd personol o greu'r argraff nad ydynt yn ymddiried yn eu gweithwyr cyflogedig ddod yn ail i'w dyletswydd i ddiogelu eiddo'r elusen neu ei henw da. Mae'n bosib y gall unrhyw golled ariannol i'r elusen gael ei hadennill o'r ymddiriedolwyr yn bersonol os yw'r ymddiriedolwyr wedi gweithredu yn groes i gyngor proffesiynol.
47. Bydd trefnwyr digwyddiadau codi arian megis garddwesti, sioeau a galâu yn aml yn cymryd yswiriant yn erbyn colledion sy'n deillio o ganslo'r digwyddiad oherwydd tywydd gwael. Cyfeirir at hyn yn aml fel 'yswiriant pluvius'. Fel arfer ceir cyfyngiadau amser a threfniadau caeth dros fesur lefelau glaw gyda'r math hwn o yswiriant. Argymhellwn y dylai ymddiriedolwyr sy'n dymuno cael yswiriant o'r math hwn geisio cyngor proffesiynol.
48. Gellir cael yswiriant mewn perthynas ag apeliadau ar gyfer y gost o sefydlu a gweinyddu'r apêl, lle nad yw'r ymateb i'r apêl yn cyfateb â'r disgwyl. Gallai hefyd gael ei estyn i gynnwys colli arian parod a godwyd mewn digwyddiad pan fydd yn cael ei gludo neu ei gadw dros nos neu dros benwythnos yng nghartref preifat unigolyn enwebedig neu uwch swyddog yr elusen. Os ydych yn bwriadu cynnal apêl codi arian mawr, dylai ymddiriedolwyr ystyried a yw'r math hwn o bolisi yn briodol. Gellir cael gwybodaeth bellach am godi arian yn ein llyfryn Elusennau a Chodi Arian (CC20).
49. Gall elusennau brynu yswiriant i indemnio cost rhai costau cyfreithiol a all godi os oes rhaid i'r elusen ddwyn achos neu amddiffyn achos cyfreithiol a byddai fel arall yn daladwy gan yr elusen o'i hasedau ei hun (oni bai fod modd adfer y gost o'r gwrthwynebydd). Os yw'r math hwn o yswiriant yn cynnwys costau anghydfod cyflogaeth, fel arfer mae hefyd yn cynnwys atebolrwydd yr elusen (fel y cyflogwr) am unrhyw iawndal penodedig a ddyfernir i'r gweithiwr cyflogedig. Fel rheol gall yr yswiriant gael ei estyn i gynnwys achosion sy'n cael eu dwyn yn erbyn yr ymddiriedolwyr, gweithwyr cyflogedig a'r gwirfoddolwyr.
50. Fel rheol mae yswiriant costau cyfreithiol yn cael ei brynu yn y ffordd arferol cyn bod unrhyw anghydfod neu gais wedi codi ac weithiau mae yswiriant cyfyngedig yn cael ei gynnwys mewn polisi cynnwys neu foduron heb lawer o gost ychwanegol neu ddim cost ychwanegol. Mae hefyd yn bosib prynu yswiriant costau cyfreithiol ar ôl adnabod angen arbennig am achos cyfreithiol, pan fydd yr yswiriant yn gwarchod elusen mewn sefyllfa ansicr o fod yn agored i gostau wrth ddelio â'r cais neu'r anghydfod dan sylw.
51. Mae rhai costau cyfreithiol a pholisïau yswiriant eraill sydd ar gael i elusennau yn cynnwys cael cyngor cyfreithiol am ddim, fel arfer trwy linell gymorth dros y ffôn. Gall gwasanaeth o'r fath fod yn ddefnyddiol pan fydd problem yn codi ac mae angen cyngor ar frys cyn i'r broblem droi'n golled neu'n gais posib, os yw wedi'i gynnwys gan unrhyw un o bolisïau yswiriant yr elusen neu beidio.
52. Gellir trefnu yswiriant colled canlyniadol ar gyfer lleihad mewn incwm busnes elusen a/neu gynnydd yn ei gorbenion os yw tân neu ddigwyddiad arall sy'n achosi difrod i'r safle a/neu offer yn amharu ar fusnes yr elusen. Dylai'r yswiriant fod yn ddigonol i dalu'r gost o hurio eiddo a/neu offer newydd yn ystod
unrhyw waith adeiladu neu wrth aros am offer newydd.
53. Os yw elusen yn darparu, naill ai dan gontract neu am ffi neu fel arall, wasanaeth proffesiynol (fel cwnsela) neu unrhyw fath arall o gyngor neu wybodaeth (yn enwedig cyngor cymhleth neu gyngor a all fod yn ddadleuol), gall yr elusen fod yn atebol os yw hwn yn cael ei ddarparu'n esgeulus. Felly, mae'n ddoeth ystyried prynu yswiriant yn erbyn ceisiadau sy'n honni bod yr elusen yn atebol yn gyfreithiol am niwed, colled neu ddifrod a gafwyd pan ddarparwyd y gwasanaeth hwnnw neu o ganlyniad i ddilyn y cyngor neu ddefnyddio'r wybodaeth honno.
54. Mae angen ystyried telerau polisïau o'r fath yn ofalus. Os yw'r polisi (fel sy'n gyffredin) yn cynnwys ceisiadau sy'n cael eu cychwyn yn ystod cyfnod yr yswiriant, waeth pryd y rhoddwyd y cyngor yr honnir ei bod yn esgeulus, yna mae'n bosib y bydd angen i'r ymddiriedolwyr ystyried neilltuo digon o arian i dalu'r premiymau ar gyfer cyfnod o sawl blwyddyn (yn unol â chyngor proffesiynol) ar ôl i'r cyngor gael ei roi. Gall y cyfnod hwn estyn y tu hwnt i ddiddymu'r elusen.
55. Gellir cael yswiriant ar gyfer y gost o dalu cyflog salwch i weithwyr cyflogedig.
56. Mae yswiriant indemniad ymddiriedolwyr YIY yn yswirio ymddiriedolwyr rhag gorfod talu'n bersonol pan fydd achos cyfreithiol yn cael ei ddwyn yn eu herbyn (gan eu helusen neu gan drydydd parti) ar sail tor-ymddiriedaeth, neu dor-ddyletswydd neu esgeulustod, sydd wedi'i gyflawni yn eu rhinwedd fel ymddiriedolwyr. Ar yr amod bod yr awdurdod cyfreithiol angenrheidiol gan yr ymddiriedolwyr, mae hawl ganddynt gael eu hyswirio yn erbyn achosion a all godi o ganlyniad i'w gweithredoedd cyfreithlon fel ymddiriedolwyr, a byddant wedi'u hyswirio yn erbyn atebolrwydd ar yr amod eu bod wedi gweithredu'n onest ac yn rhesymol. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd yr awdurdod hwn yn cael ei ddarparu gan y pŵer statudol a gyflwynwyd gan Ddeddf 2006. Os yw elusen yn gwmni, neu os yw'n ymgymryd â rhan o'i busnes trwy gwmni ar wahân, mae atebolrwydd personol ymddiriedolwyr ar gyfer unrhyw 'weithredoedd anghyfreithlon' fel cyfarwyddwyr cwmni neu swyddogion (gan gynnwys unrhyw atebolrwydd am 'fasnachu anghyfreithlon') wedi'i gynnwys.
57. Y prif wahaniaeth rhwng yswiriant indemniad ymddiriedolwyr YIY a mathau eraill o yswiriant sy'n cael ei brynu er budd yr elusen yw bod YIY yn diogelu ymddiriedolwr unigol yn uniongyrchol, yn hytrach na'r elusen ei hun. Am y rheswm hwnnw, ystyrir bod YIY yn fath o 'fudd personol', ac mae angen awdurdod cyfreithiol priodol cyn y gall yr elusen ei brynu. Mae sawl elusen wedi cael y math hwn o awdurdod ers tro yn eu dogfennau llywodraethol, ond os nad oes gan elusen yr awdurdod hwn, mae adran 73F Deddf 1993 yn darparu pŵer cyffredinol i brynu YIY gan ddefnyddio arian yr elusen. Rhaid i'r gost fod yn rhesymol a rhaid i'r ymddiriedolwyr sicrhau bod YIY er lles gorau eu helusen.
58. Mae hyn yn golygu mai'r unig amser y mae angen i elusen gysylltu â'r Comisiwn am awdurdod i brynu YIY yw pan fydd dogfen lywodraethol yr elusen yn gwahardd ei brynu yn uniongyrchol ac yn benodol. Yn ein profiad ni, mae'n anarferol iawn i ddogfen lywodraethol gynnwys y math hwn o waharddiad penodol. Mae gwaharddiadau cyffredinol ynglŷn â buddion ymddiriedolwyr yn llawer mwy cyffredin, ond oni bai fod eu telerau yn gwahardd prynu YIY yn benodol, mae'r pŵer cyfreithiol cyffredinol i brynu YIY heb ganiatâd y Comisiwn yn drech na'r telerau hyn.
59. Ond dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol na all TII ddarparu indemniad i ymddiriedolwr ar gyfer ei atebolrwydd personol am:
60. Os yw dogfen lywodraethol yn cyfyngu ar atebolrwydd ymddiriedolwyr i'r elusen am dor-ymddiriedaeth, neu os ydym ni neu'r llys yn cytuno i ryddhau ymddiriedolwyr o unrhyw atebolrwydd i'r elusen, bydd unrhyw yswiriant indemniad ymddiriedolwyr a brynir yn talu am golledion y mae'r ymddiriedolwyr yn wirioneddol atebol ar eu cyfer yn unig. Bydd rhaid i'r elusen ei hun dalu cost unrhyw golledion sy'n fwy na hynny.
61. I gael mwy o fanylion ynghylch pryd a sut i ddefnyddio'r pŵer cyffredinol, argymhellion fod ymddiriedolwyr yn darllen y daflen wybodaeth Yswiriant Indemniad Ymddiriedolwyr (CSD-1279) (PDF Saesneg) ar ein gwefan.
62. Mae'n bosib y bydd angen i'r ymddiriedolwyr geisio cyngor ynghylch hawliau a sefyllfa gwirfoddolwyr, na fydd efallai yr un fath â gweithwyr cyflogedig. Mae'n bwysig sicrhau bod gwirfoddolwyr yn ogystal â gweithwyr cyflogedig yn derbyn hyfforddiant ac arolygaeth ddigonol a bod eu lles hwy a lles y rheiny y maent yn cael cysylltiad â hwy wrth gyflawni eu rôl yn cael eu hystyried, er enghraifft yn unol â'r dyletswyddau a roddir gan ddeddfwriaeth fel Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974 ac ati. Fe gynghorir ymddiriedolwyr i ystyried gwirfoddolwyr fel gweithwyr cyflogedig at ddibenion yswiriant a sicrhau eu bod wedi'u cynnwys yn briodol gan y mathau arferol o yswiriant y gallai elusen eu prynu, ee ar gyfer atebolrwydd cyflogwyr neu atebolrwydd cyhoeddus. Bydd angen archwilio'r polisi i weld sut y mae'n diffinio'r hyn y mae'r term 'gwirfoddolwr' yn ei olygu at ddibenion y polisi hwnnw a dylai'r ymddiriedolwyr gadw cofnodion manwl gywir o'r gwirfoddolwyr sy'n gweithio i'r elusen sydd wedi'u cynnwys o fewn y diffiniad hwnnw.
63. Dylai elusennau sy'n aelodau o gyrff neu gymdeithasau cenedlaethol gysylltu â'u pencadlys cenedlaethol am gyngor ar yswiriant, gan fod nifer ohonynt yn darparu cynlluniau y gall aelodau ymuno â nhw.
64. Rhaid i elusennau sy'n gweithredu'n rhyngwladol ystyried peryglon cymhleth i bersonél ac eiddo. Mae'r camau sydd i'w cymryd i warchod iechyd a diogelwch personél yr elusen, ymhlith pethau eraill, yn cael eu trafod yn ein canllaw ar Elusennau sy'n Gweithio'n Rhyngwladol (ar gael ar ein gwefan dan ‘Cyhoeddiadau a Chanllawiau’). Gall mesurau diogelwch priodol helpu lleihau'r perygl i bersonél a chost premiymau yswiriant.
65. Mae'r elusen People In Aid (1078768) yn rhwydwaith rhyngwladol o asiantaethau datblygu a chymorth dyngarol. Mae gwybodaeth bellach ar ddiogelwch personél a rheoli risgiau sy'n gysylltiedig â staff i'w gweld ar gael ar ei gwefan. Mae People In Aid wedi cyhoeddi arolwg o'r enw Under Cover sy'n ystyried materion yswiriant i weithwyr cymorth - caiff ei ddiweddaru fel y bo angen. Y manylion cyswllt yw:
People In Aid
The Resource Centre
356 Holloway Road
Llundain
N7 6PA
www.peopleinaid.org
E-bost: info@peopleinaid.org
Ffôn: 020 3095 3950
Ffacs: 020 7697 9580
66. Wrth ystyried y trefniadau ar gyfer unrhyw fath o yswiriant, dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor proffesiynol annibynnol priodol. Fel arfer mae'n ddoeth defnyddio brocer yswiriant sydd â'r ddealltwriaeth briodol o anghenion yswiriant elusennau ac sydd mewn sefyllfa i roi busnes i unrhyw un neu fwy o amrywiaeth o gwmnïau yswiriant. Mae elusennau sy'n gwneud hyn yn debygol o ganfod bod eu hanghenion yswiriant yn cael eu hateb yn fwy economaidd. Nid yw'r Comisiwn Elusennau yn cadw rhestrau o gwmnïau yswiriant sy'n cynnig gwasanaethau i elusennau. Mae gan Gymdeithas Broceriaid Yswiriant Prydain, er enghraifft, restr o froceriaid ar gyfer pob ardal o'r wlad a gall hefyd adnabod yr aelodau hynny sydd â maes arbenigol neu ddiddordeb arbennig. Cyfeiriad y Gymdeithas yw:
Cymdeithas Broceriaid Yswiriant Prydain
BIBA House
14 Bevis Marks
Llundain
EC3A 7NT
www.biba.org.uk
E-bost: enquiries@biba.org.uk
Ffôn: 0870 950 1790
Ffacs: 020 7626 9676
67. Cyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO) yw'r corff mantell mwyaf i'r sector gwirfoddol a chymunedol ac mae'n cynnig cyngor a gwybodaeth ar ystod eang o sectorau. Yn ogystal â darparu cyngor arfer gorau, mae NCVO yn cynrychioli'r sector pan fydd yn delio â'r llywodraeth a'r rhai sy'n llunio polisïau. Mae NCVO yn gorff aelodaeth hefyd ac mae mwy na 4,200 o sefydliadau yn aelodau. Ei gyfeiriad yw:
NCVO
Regent's Wharf
8 All Saints Street
Llundain
N1 9RL
Ffôn: 020 7713 6161
Ffacs: 020 7713 6300
Desg gymorth rhadffôn: 0800 2798 798
68. Mae’r Gweithgor Iechyd a Diogelwch wedi cyhoeddi canllaw ar Yswiriant Atebolrwydd Cyflogwyr yn: www.hse.gov.uk/pubns/hse40.pdf
69. Mae Canolfan Genedlaethol Gwirfoddoli wedi cyhoeddi rhai taflenni gwybodaeth ar iechyd a diogelwch ac yswiriant yn: http://www.volunteering.org.uk/Resources/information/on-lineinformationsheets
Dyddiad fersiwn flaenorol y canllaw hwn oedd Medi 2003. Mae Rhan 3 y fersiwn ddiwygiedig hon yn adlewyrchu'r newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Elusennau 2006 sy'n caniatáu i gronfeydd elusen gael eu defnyddio i brynu polisïau yswiriant indemniad ymddiriedolwyr.
Gwnaethpwyd mân newidiadau eraill i gadw'r testun mor gyfoes â phosib.
v1.3.0