Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
(Fersiwn Ebrill 2003)
Cred rhai pobl fod gormod o elusennau yn cystadlu am y cyllid prin sydd ar gael ac y gallai swm sylweddol o adnoddau elusennol gael eu harbed pe byddai mwy o elusennau yn cyd-grynhoi eu hadnoddau ac yn gweithio gyda'i gilydd (1).
Mae'r sector elusennol wedi tyfu mewn ffordd organig sydd heb ei gynllunio. Felly mae'n anochel y bydd nifer fawr o elusennau wedi'u crynhoi mewn rhai meysydd gweithgaredd, tra gall fod bylchau mewn meysydd eraill.
Mae'r rhan fwyaf o elusennau yn sefydliadau lleol, eithaf bach sy'n dibynnu'n gyfan gwbl ar gymorth di-dâl eu hymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr eraill. Efallai fod eu dibenion yn debyg i sawl elusen arall ond maen nhw i gyd yn gwasanaethu cymunedau gwahanol. Mae natur yr elusennau hyn yn awgrymu bod meysydd sylweddol o orgyffwrdd, dyblygu neu le i arbed costau yn llai tebygol, er y gall cydweithio, mewn rhai amgylchiadau, barhau i gynnig manteision i'r elusennau hyn.
Yr elusennau mwy o faint, sy'n gweithredu'n broffesiynol yw'r elusennau sydd, oherwydd eu maint, yn tueddu i wynebu honiadau o ddyblygu, gwastraff a dulliau codi arian rhy ymosodol. Er bod rhai manteision clir i gael lluosogrwydd iach o elusennau, sy'n cael eu hadfywio'n gyson gan elusennau newydd sy'n dilyn gweithgareddau newydd, mae manteision mawr hefyd o ran ffydd a chymorth y cyhoedd yn deillio o'r gallu i ddangos greddfau cydweithredol, o'i gyferbynnu â greddfau gor-gystadleuol.
Mae amrywiaeth ac annibyniaeth yn gryfderau pwysig. Ond i nifer o elusennau gall cydweithio neu gyfuno olygu'r defnydd mwy effeithiol o adnoddau i ateb anghenion defnyddwyr, a dylai cynyddu gweithgaredd o'r fath hybu ffydd y cyhoedd mewn elusennau. Nid rôl y Comisiwn Elusennau yw gwthio elusennau arbennig - mae'n rhaid iddynt hwy eu hunain benderfynu beth sydd er lles gorau eu defnyddwyr. Ond cred y Comisiwn y dylai pob elusen ystyried o ddifrif ac mewn ffordd greadigol a oes ffyrdd y gallent wneud mwy i'w defnyddwyr a chynnig gwasanaeth gwell iddynt trwy weithio gyda'i gilydd. Mae enghreifftiau o arfer dda yn y maes hwn yn amrywio o rannu llinellau cymorth, rhannu cyflwyno gwasanaeth, gweinyddu grantiau cyfunedig a mentrau marchnata neu bwrcasu ar y cyd, i gyfuniadau rhannol neu lawn.
Mae cychwyn unrhyw berthynas yn creu rhywfaint o risg, ac mae angen cynllunio'n briodol a chynnal asesiad manwl o'r manteision tebygol. Mae'r adroddiad yn ystyried y cyfleoedd a'r sialensiau sy'n gysylltiedig â chydweithio a chyfuniadau ac mae'n gwneud argymhellion sy'n cynnig modd i bartneriaethau a gynlluniwyd yn dda ffynnu.
Mae mwy nag un rhan o bump (22%) o'r holl elusennau yn cydweithio ar hyn o bryd yn ôl ein harolwg, ac mae 5% o elusennau yn bodoli o ganlyniad i gyfuniad a ddigwyddodd yn y deng mlynedd diwethaf. Mae 13% o elusennau mawr naill ai wedi cyfuno neu wedi ystyried cyfuno yn ystod y 10 mlynedd diwethaf (2). Dengys ein profiad o waith achosion a chanlyniadau'r arolwg y gall cydweithio gynnig ystod eang o fanteision i elusennau a'u buddiolwyr neu eu defnyddwyr. Rhannu gwybodaeth (59%), cyflwyno gwasanaeth ar y cyd (49%) a rhannu adnoddau i gynyddu effeithlonrwydd (40%) yw'r rhesymau mwyaf cyffredin a nodir dros gydweithio (3). Mae elusennau sy'n cydweithio yn frwd dros drefniadau o'r fath, ac yn fwy tebygol o gymryd rhan mewn sawl trefniant cydweithio. Maen nhw hefyd yn fwy tebygol o fod yn elusennau mwy o faint ac wedi'u cyllido gan grant neu gontract. I'r gwrthwyneb, nid oes gan 78% o elusennau, yn enwedig elusennau llai o faint, unrhyw drefniadau cydweithio ag elusennau eraill.
Mae gwaith ymchwil blaenorol wedi dangos bod mesur neu ddangos manteision cydweithio a chyfuniadau yn faes dyrys, gan fod nifer o ffactorau a all effeithio ar y canlyniad (4). Fodd bynnag, mae tua un rhan o dair o elusennau yn gweld gwelliant o ganlyniad i gydweithio, a'r prif faes budd yw gwella dulliau cyflwyno gwasanaeth. Mae trefniadau cydweithio hefyd yn dangos graddfa uchel o amrywiaeth, gydag elusennau sy'n gweithio mewn meysydd gwahanol iawn yn rhannu eu sgiliau a'u profiad er lles y naill a'r llall. Dim ond cyfran fach o elusennau oedd yn teimlo bod eu sefyllfa wedi gwaethygu o ganlyniad i gydweithio.
Mae ein profiad o waith achosion a'r arolwg yn dangos mai eglurdeb disgwyliadau a chyfathrebu agored yw'r ffactorau allweddol ar gyfer cydweithio a chyfuniadau llwyddiannus. Mae trefniadau rheolaeth dryloyw yn arbennig o bwysig i elusennau sy'n gweithio o fewn strwythurau grŵp neu strwythurau cenedlaethol gydag aelodau.
Y cymhellion mwyaf cyffredin ar gyfer elusennau sy'n ceisio cyfuniad oedd: cynyddu effeithlonrwydd (54%); fel ffordd o achub elusen sydd mewn trafferthion (44%); ac atal dyblygu neu wella gwasanaethau (42%). Unwaith eto cyflwyno gwasanaeth oedd y prif faes budd mewn cyfuniad, gyda 44% o elusennau yn gweld gwelliant. Er ei fod yn ymddangos bod cyfuniadau, at ei gilydd, wedi cael effaith niwtral i fwy nag un ym mhob tair elusen, prin iawn yw'r elusennau sy'n teimlo eu bod yn waeth eu byd o ganlyniad i gyfuniad.
Prin yw'r rhwystrau cyfreithiol i gydweithio neu geisio cyfuniad ac mae costau ymchwilio i drefniadau o'r fath neu gymryd rhan ynddynt yn cael ei ystyried yn ddefnydd derbyniol o arian elusennol. Fel y noda adolygiad Swyddfa'r Cabinet Gweithredu Preifat, Budd Cyhoeddus, mae'r Comisiwn Elusennau yn chwarae rôl allweddol a defnyddiol i ymddiriedolwyr a'u helusennau i hwyluso cydweithio a chyfuniadau pan fydd y trefniadau hyn er lles yr elusen neu ei defnyddwyr (5). Gall ymgynghori â'r Comisiwn Elusennau yn gynnar yn y broses helpu sicrhau bod elusennau'n delio â'r materion cyfreithiol a rheoleiddiol yn ddidrafferth ac yn effeithlon, a helpu sicrhau partneriaeth llwyddiannus. Mae'r adroddiad hwn yn cynnwys enghreifftiau gwaith achosion o'n rôl.
Y prif faterion y mae'r Comisiwn Elusennau yn dod ar eu traws mewn perthynas â chydweithio a chyfuniadau yw:
Mae'r argymhellion sy'n deillio o'n data, profiad o waith achosion ac arolwg o elusennau wedi'u crynhoi isod.
Dylai'r Swyddfa Gartref (Uned Cymunedau Gweithgar):
Dylai gweithwyr proffesiynol a chyrff mantell y sector:
Fel mater o arfer dda, dylai ymddiriedolwyr:
Dylai elusennau sy'n defnyddio sefydliadau cyfryngu
Mae elusennau sy'n rhan o strwythur grŵp yn fwy tebygol o wireddu manteision strwythur grŵp:
Dylai elusennau sy'n rhan o strwythur cenedlaethol gydag aelodau, fel mater o arfer dda:
Rôl y Comisiwn Elusennau yw annog elusennau i ystyried cydweithio, hyd at a chan gynnwys cyfuniad mewn achosion priodol, lle y gallant gynyddu effeithlonrwydd a darparu gwasanaeth gwell i ddefnyddwyr neu fuddiolwyr elusen. Darparwn gymorth ymgynghorol a galluogi helaeth i elusennau sy'n ystyried cyfuno, gan gynnwys, lle y bo angen, awdurdod perthnasol i elusennau sy'n gwneud trefniadau ar gyfer cydweithio neu gyfuno.
Croesawn yr argymhellion o fewn adolygiad yr Uned Strategaeth Gweithredu Preifat, Budd Cyhoeddus y dylai'r Comisiwn Elusennau ddarparu cyngor penodol i hwyluso cyfuniadau, a byddwn yn ceisio ehangu ein gallu ar gyfer y gwaith hwn. Byddwn hefyd yn defnyddio canfyddiadau'r adroddiad rheoleiddiol hwn ac, wrth gynnal trafodaethau â'r sector, byddwn yn cynhyrchu cyngor penodol ar gyfuniadau elusennau.
Nid oes angen i'r Comisiwn Elusennau roi llawer o gymorth, os o gwbl, yn achos y rhan fwyaf o drefniadau cydweithio y bydd elusennau'n cychwyn arnynt oherwydd bod y trefniadau yn anffurfiol neu'n gytundebol eu natur. Yn yr un modd, gall ein rôl uniongyrchol mewn cyfuniad gael ei chyfyngu weithiau i ddiwygio'r gofrestr elusennau er mwyn adlewyrchu'r sefyllfa newydd. Mae'r Comisiwn yn fwy tebygol o gymryd rhan os oes rhwystrau cyfreithiol neu faterion cyfansoddiadol i'w hystyried, neu pan aiff pethau o'i le. Oherwydd natur ein cyfraniad, mae nifer o'r achosion a chaiff sylw yn yr adroddiad hwn yn enghreifftiau o achosion lle y bu'n rhaid i ni ymyrryd i unioni sefyllfa, ac mae llai o enghreifftiau o arfer dda. Gobeithio y bydd yr adroddiad a'r enghreifftiau gyda'i gilydd yn darparu gwersi ac awgrymiadau sy'n sicrhau cyfuniad neu gydweithio llwyddiannus.
Mae cydweithio rhwng elusennau yn fwy cyffredin nag y byddech yn disgwyl. Dywedodd 22% o elusennau a arolygwyd eu bod yn cydweithio ag elusennau eraill ar hyn o bryd. Mae hyn yn golygu bod nifer sylweddol uwch o weithgareddau cydweithredol unigol gan fod yr arolwg yn dangos bod nifer o elusennau (45%) yn cymryd rhan mewn rhwng dau a phum trefniant cydweithredol (gweler atodiad A, tabl 6 am fanylion).
Y rheiny sy'n fwyaf tebygol o gydweithio yw elusennau mawr ac elusennau mawr iawn (36% a 39% yn y drefn honno) ac elusennau a gyllidir gan grantiau neu gontract (gweler atodiad A, tablau 4 a 5 am fanylion) (6). Dangosodd ein harolwg batrwm hefyd sy'n cysylltu mathau o drefniadau cydweithio a lefelau incwm, gyda 72% o elusennau mawr iawn yn gweithio gyda'i gilydd i gyflwyno gwasanaeth ar y cyd, o'i gymharu â dim ond 39% o elusennau bach.
Er gwaethaf gweithgaredd cydweithio gweddol fawr, nid yw 78% o ymatebwyr yn cydweithio ar yr hyn o bryd ac nid yw mwy na hanner o'r rhain erioed wedi ystyried hyn. Yn sgîl y profiad cadarnhaol a gynigir gan gydweithio ar y cyfan, fel a ddisgrifir isod, mae lle i weithwyr proffesiynol a chyrff mantell y sector feintioli ac ystyried ffyrdd pellach o hybu'r manteision a lleihau'r peryglon sy'n gysylltiedig â chydweithio.
Er enghraifft, mae Cyngor Cenedlaethol Sefydliadau Gwirfoddol mewn partneriaeth â Grŵp Cyfarwyddwyr Cyllid Elusennau, Cymdeithas Prif Weithredwyr Sefydliadau Gwirfoddol a'r Comisiwn Elusennau, wedi derbyn cyllid gan Ymddiriedolaeth Bridge House i ymchwilio i'r posibilrwydd o sefydlu Uned Gydweithio i ddarparu gwybodaeth a gwasanaethau i sefydliadau sy'n dymuno gweithio ar y cyd ag eraill. Yn seiliedig ar ganfyddiadau'r adroddiad rheoleiddiol hwn gallai Uned o'r fath chwarae rôl ddefnyddiol.
Mae canlyniadau ein harolwg yn dangos mai cynnydd yn y wybodaeth sy'n cael ei rhannu (29%) yw canlyniad llwyddiannus mwyaf arwyddocaol cydweithio. Gwella gwasanaethau oedd yn ail ac roedd y cyfle i feithrin cysylltiadau gweithio cryf a rhwydweithiau cefnogi rhwng elusennau yn bwysig hefyd. Cafodd lleihau costau, gallu cynyddol i warantu cyllid a phroffil uwch eu nodi hefyd fel canlyniadau positif.
Nododd bron hanner yr elusennau a oedd yn cydweithio i gyflwyno gwasanaeth bod y maes hwnnw wedi gwella, a dim ond 1% a ddywedodd ei fod wedi gwaethygu, sy'n awgrymu bod lle ar gyfer gweithio ar y cyd effeithiol yn y maes hwn.
Roedd 40% o gydweithio mwyaf diweddar ymatebwyr yn cynnwys rhannu adnoddau er mwyn lleihau costau, gan adlewyrchu o bosib y diddordeb cynyddol sydd gan elusennau mewn rhannu swyddogaethau 'swyddfa gefn', ac mae'n cynrychioli defnydd effeithlon o arian elusennol. Nid oedd yr agwedd hon ar gydweithio wedi'i chysylltu â lefelau incwm, gyda dim ond 4% o wahaniaeth ar draws y bandiau incwm.
Cymhelliad arall a nodwyd gan elusennau yn yr arolwg oedd cydweithio i gael y cyfleoedd cyllido mwyaf posib. Roedd 26% o'r farn bod eu gallu i ddenu cyllid wedi gwella o ganlyniad i gydweithio ag elusennau eraill. Teimlai 40% nad oedd eu gallu wedi newid a dim ond 5% oedd yn teimlo bod eu gallu i ddenu cyllid wedi gwaethygu.
"Pan fydd trefniant cydweithio yn llwyddo ac wedi profi ei hun, gall ddenu mwy o gyllid yn aml iawn" Prif Weithredwr Elusen
Mae elusennau bach yn gwneud llawer mwy o waith codi arian ar y cyd nag elusennau mawr iawn (29% ac 18% yn y drefn honno). Mae hyn yn awgrymu bod elusennau bach yn ymateb i fwy o gystadleuaeth am gyllid trwy feithrin cysylltiadau ag elusennau eraill. Gall elusennau mawr iawn fod yn fwy cyndyn i godi arian ar y cyd oherwydd eu hunaniaethau brand cryf. Fodd bynnag, ar yr amod bod camau yn cael eu cymryd i warchod yr hunaniaeth honno, gall cydweithio ddarparu cyfleoedd codi arian positif. Yn wir, pan fu elusennau mawr iawn yn cydweithio, dywedodd 36% bod eu gallu i ddenu cyllid wedi gwella. Mae hyn yn cymharu â dim ond 11% o elusennau bach a nododd welliant yn y maes hwn.
Mae'r ffaith bod elusennau bach yn fwy tebygol o gydweithio er mwyn denu cyllid ond elusennau mawr sy'n nodi eu bod yn cael mwy o lwyddiant yn y maes hwnnw yn awgrymu bod lle i elusennau llai baratoi'n well cyn ymgymryd â threfniant arbennig. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod manteision cydweithio wedi'u diffinio'n glir cyn ymrwymo i hyn.
Bydd elusennau yn cydweithio i gynyddu ymwybyddiaeth yn aml. Dywedodd 13% o elusennau yn yr arolwg a oedd wedi cydweithio, bod eu profiad diweddaraf o gydweithio yn cynnwys ymgyrch hysbysebu ar y cyd. Nid oedd unrhyw amrywiad arwyddocaol ystadegol yn hyd a lled yr agwedd hon ar gydweithio ar draws y bandiau incwm gwahanol.
Mae amrywiaeth ac annibyniaeth yn gryfderau pwysig, a hefyd lluosogrwydd iach o elusennau, sy'n cael eu hadnewyddu'n gyson gan elusennau newydd sy'n dilyn gweithgareddau newydd. Yn achos sawl elusen, mae ein harolwg yn dangos bod gweithio ar y cyd yn cynnig defnydd mwy effeithiol o adnoddau i ateb anghenion defnyddwyr, ac yn ffordd o osgoi dyblygu gwaith a chostau.
Felly ein polisi gyda sefydliadau newydd sy'n ceisio cofrestru fel elusen yw gofyn iddynt ystyried a fyddai'n well cynnig eu gwasanaethau i elusen bresennol, neu gyfuno ag elusen bresennol i gyflawni eu hamcanion elusennol.
Mae cyrff cyllido yn chwilio am fwy o ffyrdd o wneud eu grantiau yn fwy effeithiol. Yn ddiweddar mae dosbarthwyr y Loteri wedi datblygu cynlluniau strategol sy'n cynnwys annog mwy o gydweithredu rhwng elusennau er mwyn i'r cyllid gael yr effaith fwyaf posib.
Mae rhai rhoddwyr grantiau yn cynnig cyllid sy'n cynnig modd i elusennau ystyried y posibilrwydd o weithio gyda'i gilydd neu gyfuno. Mae cydweithio hefyd wedi bod yn faen prawf ar gyfer cyllido mewn meysydd lle mae corff cyllido o'r farn bod gormod o elusennau gyda dibenion tebyg iawn yn ceisio cael yr un cyfleoedd cyllido.
Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr fod yn glir bob amser am y ffactorau sy'n dylanwadu ar eu penderfyniadau. Er gall yr addewid o gyllid fod yn ddeniadol iawn, ni ddylai hwn fod yr unig ysgogiad wrth ystyried manteision cydweithio arfaethedig. Yn yr un modd, ni ddylai elusennau gymryd safiad rhy ynysedig, a all olygu eu bod yn colli cysylltiad â'u sector a allai gael effaith ar ganlyniadau eu gweithgareddau.
Wrth ystyried cyfleoedd cyllido sy'n gysylltiedig â chydweithio, dylai ymddiriedolwyr feddwl am y canlynol:
Mae elusennau yn chwilio am fwy o ffyrdd i ehangu eu gweithgareddau mewn perthynas ag amrywiaeth, cydraddoldeb a chynhwysiad. Yn arbennig, mae nifer o elusennau yn y sector gwirfoddol a chymunedol croenddu a lleiafrif ethnig yn datblygu strategaethau partneriaeth blaengar a chynhwysol.
Nod trefniadau cydweithio sy'n canolbwyntio ar gynhwysiad yw cynyddu mynediad a chyfranogiad a chynnig modd i elusennau eraill ddatblygu amrywiaeth yn eu gwasanaethau, gan ddwyn ynghyd sefydliadau a buddiolwyr sydd heb weithio gyda'i gilydd cyn hyn.
"Cryfder ein prosiectau cydweithio ag elusennau eraill sy'n gweithio i gynyddu amrywiaeth yw eu bod yn cyflawni cylch gorchwyl pwysig ym maes cyfranogiad llawn". Ymddiriedolwr Elusen
Er ei bod hi'n bwysig i elusennau sy'n cydweithio gael amcanion cydnaws, mae ymddiriedolwyr wedi sôn am fanteision gweithio ag elusennau sy'n ymgymryd â gweithgareddau gwahanol i weithgareddau eu hunain. Yn yr un modd, ym mhrofiad y Comisiwn Elusennau gall elusennau sy'n rhannu profiadau ar draws ffiniau incwm helpu hybu cryfderau ac amlygu gwendidau.
Gall gwahanol fathau o elusennau sy'n rhan o drefniant cydweithio ategu ei gilydd a chreu perthynas ddyfeisgar sy'n gwella proffiliau unigryw yr elusennau dan sylw. Fodd bynnag, dylent sicrhau bod cydweithio o'r fath yn dod o fewn maes eu hamcanion.
Achos 2: Cydweithio i ddatblygu cynhwysiad
Gall ehangu ymagweddau elusennau tuag at gydraddoldeb a chael cyfranogiad ehangach fod yn ffactorau pwysig sy'n gwneud trefniadau cydweithredol yn llwyddiannus. Mae'r Comisiwn Elusennau yn croesawu cydweithio sy'n cryfhau amrywiaeth.
Mewn egwyddor, nid oes unrhyw rwystrau cyfreithiol i atal elusennau rhag cydweithio. Mae nifer o elusennau, yn arbennig elusennau newydd, wedi cynnwys pŵer hyrwyddo yn eu dogfen lywodraethol sy'n datgan y gallant sefydlu a chefnogi unrhyw gymdeithas neu gorff elusennol.
Mae pŵer ymhlyg gan elusennau sydd heb y pŵer hwn i gydweithio ag elusennau eraill. Os yw ymddiriedolwyr yn teimlo nad oes ganddynt y pŵer angenrheidiol, gall y Comisiwn Elusennau roi awdurdod iddynt. Yn yr amgylchiadau hyn bydd angen i'r Comisiwn Elusennau fodloni ei hun bod y trefniant arfaethedig er lles yr elusen neu'r elusennau dan sylw.
Er mwyn ymarfer eu pŵer i weithio gydag elusennau eraill (boed yn bŵer amlwg neu ymhlyg) mae angen i ymddiriedolwyr fodloni eu hunain bod trefniadau cydweithio arfaethedig yn dod o fewn amcanion eu helusen. Os nad ydynt yn siŵr, dylent geisio cyngor proffesiynol neu geisio arweiniad gan y Comisiwn Elusennau.
Mae'r rhan fwyaf o drefniadau cydweithio yn cynnig rhyw fath o fantais i elusennau. Dim ond 5% o elusennau yn yr arolwg a oedd yn cydweithio oedd o'r farn nad oedd eu helusen yn elwa o'r trefniant. Heb ystyried y math o gydweithio yr oedd yr elusennau yn cymryd rhan ynddo, y prif resymau dros fethu oedd:
Mae gwaith achosion y Comisiwn Elusennau yn dangos bod problemau'n codi mewn trefniadau cydweithio pan fydd elusennau mewn perygl o golli rheolaeth lawn dros incwm neu eiddo, er enghraifft pan fydd trydydd parti yn ymwneud â rheoli'r sefydliad o ddydd i ddydd.
Achos 3: Sicrhau bod yr elusen yn cadw rheolaeth ar ei hasedau
Mae'n bosib y bydd rhaid i ymddiriedolwyr sy'n ystyried defnyddio eiddo neu asedau elusen lle y gall fod perygl o gymryd budd neu enillion i ffwrdd o'u helusen geisio awdurdod y Comisiwn Elusennau a dylent gysylltu â ni am arweiniad. Er mwyn cyflawni ei ddyletswydd o ofal yn briodol dylai ymddiriedolwyr ystyried y peryglon posib sy'n gysylltiedig â chydweithio.
Mae nifer o egwyddorion cydweithio llwyddiannus yr un mor gymwys i gydweithio ar raddfa fach, risg isel a threfniadau manwl neu gymhleth. Dylai ymddiriedolwyr gynnal asesiad risg sy'n berthynol i faint a chymhlethdod eu trefniant arfaethedig a sicrhau bod lefel y ffurfioldeb a ddefnyddir yn briodol.
Yn y rhan fwyaf o achosion bydd cydweithio ffurfiol yn ddewis gwell oherwydd mae hyn yn golygu bod modd i ymddiriedolwyr elusennau reoli a dyrannu risg. Fodd bynnag, mae cydweithio anffurfiol yn fuddiol mewn rhai amgylchiadau lle mae peryglon yn isel iawn.
Gall ffyrdd anffurfiol o gydweithio gynnig modd i elusennau o bob lliw a llun archwilio eu safle strategol a chynnig modd i ymddiriedolwyr asesu effeithiolrwydd eu helusen. Gall cydweithio anffurfiol fod yn briodol pan fydd yn cynnwys, er enghraifft, rhannu gwybodaeth, profiad neu wybodaeth arfer orau.
Mae ein profiad gwaith achosion a'n trafodaethau ag elusennau yn dangos bod trefniadau cydweithio ffurfiol, cytundebol yn fwyfwy cyffredin.
Mae incwm yn ffactor wrth bennu lefel ffurfioldeb. O'r elusennau a oedd wedi sefydlu un trefniant cydweithio, roedd nifer uchel o elusennau bach (68%) wedi ffurfioli'r trefniant trwy gyfrwng contract, o'i gymharu â dim ond 27% o elusennau mawr iawn.
Mewn cyferbyniad, mae elusennau mawr iawn yn fwy tebygol o roi trefniadau cydweithio lluosog ar sail ffurfiol. Roedd 61% o elusennau mawr wedi ffurfioli trefniadau lluosog, o'i gymharu â 26% o elusennau bach a oedd yn cymryd rhan mewn hyd at bum trefniant cydweithio.
"Gall trefniadau cydweithio sy'n cynnwys nifer fawr o elusennau fod yn waith anodd." Prif Weithredwr Elusen
Mae 65% o elusennau sy'n gweithio ar y cyd yn rhan o un trefniant anffurfiol o leiaf. Mae 44% yn rhan o un trefniant ffurfiol o leiaf. Mae nifer yn cymryd rhan yn y ddau, sy'n awgrymu nad yw elusennau yn mabwysiadu un agwedd bendant tuag at lefel y ffurfioldeb sy'n ofynnol mewn trefniadau cydweithio.
Mae elusennau sy'n gweithio ar y cyd mewn mwy nag un trefniant yn fwy tebygol o gael contractau effeithiol. Gwelwyd bod gan elusennau sy'n gweithio ar y cyd yn rheolaidd, naill ai'n anffurfiol neu drwy drefniadau cytundebol ffurfiol, ddealltwriaeth glir o'r peryglon cysylltiedig.
"Rhaid cael llawer o ewyllys da a rhaid gwneud llawer o waith paratoi trylwyr os ydych am i aelodau dynnu eu het asiantaeth a gwisgo'r het casgliadol."Prif Weithredwr Elusen
Mae llyfryn y Comisiwn Elusennau CC37 Elusennau a Chontractau yn rhoi cyngor i ymddiriedolwyr sy'n ystyried cydweithio ag elusennau eraill ac mae'n rhoi cyngor cyffredinol am arwyddo contractau.
Mae unrhyw drefniant cydweithio yn cynnwys asedau elusen i ryw raddau neu'i gilydd. Yn ogystal ag eiddo, incwm a chontractau, mae asedau elusen yn cynnwys ei brand neu enw da, ei staff a'i gwirfoddolwyr a'r wybodaeth a'r profiad sydd ganddi. Felly dylai sefydlu lefel briodol o gytundeb dan gontract rhwng y partïon dan sylw fod yn ystyriaeth flaenllaw i ymddiriedolwyr.
Gall contractau ffurfiol leihau rhai peryglon, peryglon cyfreithiol yn bennaf, ac os cânt eu paratoi'n ofalus, gallant warchod elusennau hefyd rhag perygl i gyllid ac enw da.
Mae gwaith achosion y Comisiwn Elusennau yn dangos y gall asedau elusen fod mewn perygl mewn trefniadau cydweithio os yw lefel y cytundeb dan gontract yn annigonol. Mae'r Comisiwn Elusennau yn gweld nifer o achosion lle mae'r ymddiriedolwyr wedi methu ag ystyried yn briodol lefel y perygl y mae'r elusen yn agored iddo neu'r ffordd orau o sicrhau bod asedau eu helusen wedi'u gwarchod. Gallai cynnal asesiad risg neu astudiaeth ddichonoldeb syml helpu adnabod unrhyw beryglon ac effaith bosib y peryglon hyn.
Achos 4: Trefniadau dan gontract annigonol
Mae nifer o ffyrdd o sefydlu trefniadau cydweithio ffurfiol rhwng elusennau. Gall ymddiriedolwyr baratoi contractau, cytundebau lefel gwasanaeth neu femoranda dealltwriaeth. Mae rhai elusennau yn sefydlu cwmnïau menter ar y cyd er mwyn iddynt allu gwahanu'r elfen gydweithio o weithgareddau parhaus pob elusen sy'n rhan o'r trefniant.
Mae telerau'r contract yn rhwymol a dylai ymddiriedolwyr sicrhau y gall eu helusen fodloni telerau unrhyw gontract y maent yn eu harwyddo tra bydd y contract yn bodoli. Mae elusen yn wynebu'r perygl o gyfreitha os nad yw telerau'r contract yn cael eu bodloni.
Yn ogystal bydd angen i ymddiriedolwyr gael cydbwysedd wrth baratoi cytundebau cydweithredol. Dylai cytundebau fod yn ddigon cadarn i warchod buddiannau pob parti ac ystyried y peryglon, ond ni ddylai fod yn rhwystr i flaengarwch neu gynhyrchu costau gweinyddol afresymol.
Mae elusennau bach sy'n cychwyn ar drefniadau cydweithio yn tueddu i wneud hynny gydag un sefydliad arall yn unig ac ar sail ffurfiol iawn. Mewn sawl achos dyma'r ymagwedd iawn, ond gall fod cyfleoedd eraill i elusennau llai wella eu dull o gyflwyno gwasanaeth neu rannu gwybodaeth lle nad yw cytundeb ffurfiol yn ofynnol ac nid oes llawer o berygl.
Neges allweddol yw ei bod hi'n bwysig gosod y rheolau sylfaenol ond peidio â gor-gymhlethu'r trefniant. Mae elusennau wedi dweud wrthym pa mor bwysig yw hi i ymddiried yn arbenigedd a gwybodaeth elusennau sy'n bartneriaid i gyflawni eu rhan nhw o'r weledigaeth gyffredin a bod yn glir ynghylch pa feysydd o'r trefniant y mae partneriaid yn gwybod orau amdanynt.
"Cyn hyn roedd sefyllfa o ddrwgdybio wedi cael ei etifeddu a diwylliant yn seiliedig ar lyfr rheolau. Roedd mwy a mwy o reolau'n cael eu llunio er mwyn gwneud yn siŵr na fyddai unrhyw aelod yn teimlo nad oedd ef neu hi'n cael ei gynrychioli'n llawn neu fod un aelod yn cael ei ffafrio. Yr hinsawdd presennol yw un o gyfathrebu, bod yn agored a throlywder yn hytrach na gormod o reolau." Prif Weithredwr Elusen
Gall trefniadau cydweithio ffurfiol ofyn am ymroddiad parhaus ac mae'n bwysig bod cytundebau ar gyfer terfynu trefniadau yn cael eu llunio rhag ofn bod amgylchiadau achosion yn newid ac nid yw'r trefniant yn ymarferol mwyach.
Yn ein harolwg roedd 60% o drefniadau cydweithio gyda chontractau ffurfiol yn cynnwys cymal ar gyfer terfynu neu dorri trefniant. Bydd cynnwys cymal terfynu yn helpu elusen osgoi cael ei dal mewn trefniant anfoddhaol a all greu anghydfod costus.
Pan fydd contract tymor hir yn cael ei gynnig, dylai ymddiriedolwyr gynnwys mecanweithiau sy'n golygu y gallant adolygu'r trefniant cydweithio bob hyn a hyn. Mae adolygiadau yn cynnig modd i elusen asesu newidiadau fel amrywiadau mewn incwm ac unrhyw newidiadau allanol a allai effeithio ar yr elusen.
Achos 5: Nid oedd elusen yn gallu cyflawni ei rhwymedigaethau mewn trefniant gweithio ar y cyd
Os yw unrhyw beth yn mynd o'i le mewn trefniant gweithio ffurfiol, gall materion atebolrwydd gael goblygiadau ehangach i'r elusennau dan sylw, a gall hyn effeithio ar eu hasedau a'u henw da. Mewn trefniadau cydweithredol, dylai elusennau ystyried beth fyddai'n digwydd pe na fyddai un o'r partïon yn gallu cyflawni ei rhwymedigaethau. Mae'n bwysig ystyried a fyddai'r parti neu'r partïon sy'n weddill yn gallu parhau â'r trefniant gweithio.
Mae'n bosib na fydd trefniant ffurfiol yn briodol ym mhob achos a bydd rhai amcanion yn cael eu bodloni'n fwy effeithiol, gyda llai o berygl, trwy roi grant o un elusen i'r llall.
Bydd yn ddefnyddiol i elusen sy'n ystyried cydweithio ffurfiol ymchwilio i addasrwydd yr elusen neu'r elusennau yr hoffai weithio â nhw.
Mae pennu nodau a buddiannau disgwyliedig y trefniant hefyd yn fan cychwyn pwysig ar gyfer unrhyw gydweithio. Gall trefniant cydweithio ffurfiol greu disgwyliadau uchel i bob parti dan sylw a gall ymddiriedolwyr helpu rheoli'r disgwyliadau hynny trwy ddiffinio'r hyn a ddisgwylir gan bob cyfranogwr a'r hyn y mae pob cyfranogwr yn ei ddisgwyl. Mae ymddiriedolwyr a staff elusennau wedi dweud wrthym ei bod hi'n bwysig bod yn realistig er mwyn i bob parti allu cyflawni eu cyfrifoldebau yn y trefniant.
Pan fydd asedau neu eiddo elusen yn cael ei ymrwymo'n sylweddol mewn cytundeb, neu pan fydd gwasanaeth yn cael ei gyflwyno ar y cyd, mae'n fwy pwysig byth sefydlu pa elusen fydd yn gyfrifol am bob agwedd ar y trefniant, a bod hyn yn cael ei adlewyrchu mewn unrhyw gontract.
Mae perygl y gall cydweithio wyro adnoddau o weithgareddau presennol. Gall trefniadau cydweithio effeithio ar agweddau eraill ar weithrediadau elusen ac mae angen i ymddiriedolwyr ystyried sut y byddai unrhyw drefniant yn effeithio ar weithrediadau parhaus eu helusen neu'r gwasanaeth a gyflwynir. Dylai ffactorau fel sut y byddai'r trefniant yn effeithio ar anghenion cyllido presennol a sut y byddai'n effeithio ar allu'r staff fod yn faterion y mae ymddiriedolwyr yn rhoi sylw iddynt wrth ystyried y trefniadau arfaethedig.
Mewn achosion lle y bu cydweithio yn llwyddiannus, mae elusennau wedi dweud wrthym bod polisïau penodol iawn wedi cael eu cytuno a bod pob cyfranogwr wedi dilyn y polisïau hyn er mwyn sicrhau bod y trefniant yn mynd rhagddo yn ddidrafferth (gelwir y rhain yn gytundebau gweithdrefnol weithiau).
Mae polisïau ar gyfer rheoli'r trefniant o ddydd i ddydd yn bwysig er mwyn sicrhau bod nodau'n cael eu cwrdd, bod cynnydd yn cael ei fonitro a bod tryloywder yn cael ei sefydlu. Mae cyfarfodydd rheolaidd a diweddaru statws yn arwain y ffordd at gyfathrebu clir ac agored. Mae adolygu gan gyfoedion hefyd wedi profi'n effeithiol wrth asesu a gwerthuso manteision y trefniant a mynd i'r afael ag unrhyw broblemau.
Mewn rhai achosion, gall y Comisiwn Elusennau helpu elusennau gydweithio trwy gynnig modd i ymddiriedolwyr ddefnyddio buddsoddiadau yn fwy effeithiol neu drwy awdurdodi cynhyrchu cyfrifon ar y cyd.
Gall y Comisiwn Elusennau ddefnyddio ei bwerau i greu cynllun cyd-grynhoi, sy'n cynnig modd i elusennau sydd â chorff cyffredin o ymddiriedolwyr ac amcanion tebyg gyfuno i fuddsoddi gyda'i gilydd. Mae hyn yn golygu y gall ymddiriedolwyr sy'n gweinyddu mwy nag un elusen (a gall rhai neu bob un ohonynt fod yn ymddiriedolaethau arbennig) gyfuno cronfeydd o unrhyw un neu bob un o'r elusennau hynny at ddibenion buddsoddi.
Fel arfer mae'n rhaid i ymddiriedolwyr sy'n gweinyddu mwy nag un ymddiriedolaeth gadw'r buddsoddiadau ar wahân. Mae cynlluniau cyd-grynhoi yn cynnig modd i ymddiriedolwyr adnabod buddsoddiadau gwirioneddol (cyfranddaliadau, eiddo ac ati) yr ymddiriedolaeth, yr incwm o'r buddsoddiadau hynny a chostau'r buddsoddiadau hynny trwy'r amser tra y gall cydweithio greu'r incwm mwyaf a chadw costau i'r lleiaf posib. Gall cynlluniau cyd-grynhoi hefyd hwyluso ymagwedd fuddsoddi mwy amrywiol er lles pob un o'r elusennau sy'n cymryd rhan.
Mae ein Harweiniad Gweithredol, Cynlluniau Cyd-grynhoi ac Elusennau Cyd-grynhoi (OG49) ar gael ar wefan y Comisiwn Elusennau.
Polisi'r Comisiwn Elusennau yw lleihau'r baich gweinyddol sydd ar ymddiriedolwyr o ran gweithdrefnau adrodd a chadw cyfrifon, ar yr amod bod atebolrwydd priodol yn cael ei gynnal. Felly rydym yn annog elusennau i gysylltu'n weinyddol os oes dewis cyfreithiol i wneud hynny ac os yw cyfrifon elusennau cysylltiedig yn parhau i roi darlun gwir a theg.
Mewn rhai amgylchiadau, gall y Comisiwn Elusennau ddefnyddio ei bwerau i roi 'cyfarwyddiadau uno' sy'n lleihau'r baich ar elusennau a fyddai fel arall yn cynhyrchu cyfrifon ar wahân. Gall cyfarwyddyd uno gael ei gyflwyno pan fydd ymddiriedolaeth gyffredin gan ddwy elusen neu fwy, neu lle mae elusennau cysylltiedig yn darparu'r un gwasanaeth, ac effaith hyn yw eu bod yn cael eu trin fel un elusen at ddibenion cadw cyfrifon. Mae cyfarwyddiadau uno yn cynnal gwahaniaeth glir rhwng yr elusennau dan sylw ac mae dogfen lywodraethol ei hun gan bob un.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn rhagweld y bydd yn cyhoeddi Arweiniad Gweithredol yn ystod y flwyddyn i ddod sy'n darparu manylion llawn am y dewisiadau a'r cyfyngiadau yn y math hwn o gydweithio.
Mae Deddf Elusennau 1993 yn cynnig modd i elusennau gydweithio i leihau costau eiddo. Gall ymddiriedolwyr elusennau sy'n dal eiddo gydweithio ag elusennau eraill trwy brydlesu neu werthu eiddo iddynt am lai na'r gwerth marchnad llawn. Os yw ymddiriedolaethau'r elusen yn awdurdodi hyn, gall gwerthu fod yn ffordd o ddefnyddio asedau'r elusen i hybu ei dibenion elusennol. Os yw'r ymddiriedolwyr yn ansicr o gwbl a yw'r ymddiriedolaethau yn awdurdodi gwerthu'r eiddo arfaethedig, dylent gysylltu â'r Comisiwn Elusennau am gyngor.
Gall y Comisiwn Elusennau helpu elusennau neuaddau eglwysi trwy baratoi'r hyn a elwir yn Gynllun Albemarle. Mae hyn yn cynnig modd i neuaddau eglwysi gael eu defnyddio at ddibenion elusennol eraill gan y gymuned leol. Gall Cynllun Albemarle gael ei baratoi mewn achosion pan nad yw dogfen lywodraethol elusen neuadd eglwys yn caniatáu defnyddio'r eiddo at ddibenion aneglwysig. Mae'r math hwn o gynllun yn briodol pan nad oes angen neuadd eglwys mwyach at ddibenion elusennol crefyddol yn unig a dibenion elusennol cysylltiedig, ond mae angen i'r eglwys ddefnyddio'r adeilad o hyd.
Dan Gynllun Albemarle, mae'r eiddo yn cael ei brydlesu i'r elusen gymunedol gyda defnydd wedi'i neilltuo i'r elusen eglwysig. Gall materion eiddo rhwng elusennau gymryd cryn amser a bod yn gostus, yn arbennig pan fydd elusen wedi gwerthu ei heiddo i elusen arall ac nid yw hyn wedi cael ei awdurdodi gan ymddiriedolaethau'r elusen.
Cewch wybodaeth bellach am Gynlluniau Albemarle yng nghyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Defnyddio Neuaddau Eglwysi ar gyfer Neuaddau Pentrefi a Dibenion Elusennol Eraill (CC18).
Gall gweithio gydag elusennau dramor fod yn ffordd effeithiol o gyflawni amcanion a chynnig budd mewn sefyllfa ryngwladol. Fodd bynnag, dylai ymddiriedolwyr fod yn arbennig o ofalus ynghylch gweithio gydag elusennau sydd wedi'u lleoli dramor ac sydd heb eu cofrestru yng Nghymru a Lloegr oherwydd gall hyn greu peryglon cynyddol a fydd yn golygu estyn eu strategaethau rheoli risg arferol.
Gall elusennau fabwysiadu amrywiaeth o strwythurau trefniadaethol ar gyfer gweithredu eu gweithgareddau rhyngwladol. Mae'n bwysig bod elusennau yn deall yr hyn y mae'r strwythurau hyn yn ei olygu o ran cadw cyfrifon. Mae strwythurau cydweithredol sy'n cael eu mabwysiadu gan elusennau sy'n gweithio'n rhyngwladol yn cynnwys:
Wrth ddewis partner neu bartneriaid mae'n bwysig bod yr elusennau yn gwneud ymholiadau trylwyr a bod cytundeb ffurfiol yn cael ei arwyddo gan bob parti sy'n amlinellu'r hyn a ddisgwylir gan bob un ohonynt.
Tra bo nifer o'r materion sy'n ymwneud â chydweithio o'r fath (fel cynnal rheolaeth, pennu egwyddorion arweiniol a chytuno ar rolau a chyfrifoldebau ar y cychwyn) yn gymwys i gydweithio rhyngwladol, mae hefyd nifer o ystyriaethau sy'n unigryw neu sy'n gofyn am fwy o sylw mewn sefyllfa ryngwladol.
Gall y rhain gynnwys, er enghraifft, ystyried deddfau ac arferion lleol, logisteg arolygu a gofynion cadw cyfrifon ac adrodd. Nid diben yr adroddiad hwn yw rhoi arweiniad manwl ar y mater hwn. Fodd bynnag, mae rhai materion pwysig wedi'u manylu isod. Cewch fwy o wybodaeth ar wefan y Comisiwn Elusennau dan Canllawiau Defnyddiol - Elusennau sy'n Gweithio'n Rhyngwladol.
Dylai ymddiriedolwyr bennu a yw unrhyw gontractau sy'n rheoli'r trefniant yn rhwystro eu disgresiwn i weithredu er lles gorau eu helusen. Ni ddylai ymddiriedolwyr ddirprwyo rheolaeth dros asedau eu helusen, neu ddileu eu cyfrifoldeb pennaf nhw am benderfynu pa gamau i'w cymryd.
Bydd fframweithiau rheoleiddiol gwahanol yn rheoli elusennau a leolir dramor a dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod unrhyw gytundebau neu gontractau a arwyddir yn gwarchod eu gallu i ymarfer eu disgresiwn yn llawn.
Yn ogystal, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr fod mewn sefyllfa i sicrhau bod y sefydliadau rhyngwladol y maent yn gweithio â hwy yn gweithredu ar sail elusennol a bydd unrhyw arian y maent yn ei ymrwymo yn cael ei ddefnyddio at ddibenion elusennol yn unig.
Gall ffydd y cyhoedd mewn elusennau gael eu tanseilio os nad yw'r arian sy'n cael ei godi, er enghraifft, yn cael ei wario yn unol ag amcanion yr elusen. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau nad yw incwm ar gyfer eu helusen yn cael ei roi i chwaer-sefydliadau dramor sydd ag amcanion gwahanol neu amcanion anelusennol. Mae llyfrynnau'r Comisiwn Elusennau, Elusennau a Chodi Arian (CC20) ac Apeliadau Adeg Trychineb, Canllawiau'r Twrnai Gwladol (CC40) yn rhoi arweiniad ar godi arian a defnyddio cronfeydd dramor.
Wrth gydweithio dramor mae'n bwysig i beidio â cholli golwg ar faes o fudd yr elusen, fel a bennir yn y ddogfen lywodraethol, a'r gallu i ddangos bod gweithgareddau yn dod o fewn amcanion yr elusen.
Dylai ymddiriedolwyr hefyd geisio sicrhau nad ydynt yn atebol am unrhyw ddiffyg o ran cyllido eu hymrwymiadau dramor oherwydd newidiadau mewn gwerthoedd arian. Gall amrywiadau mewn cyfraddau cyfnewid tramor beryglu'r gallu i hybu nodau ac amcanion eu helusen yn effeithiol. Mae strategaethau ar gael a all helpu elusen wrthsefyll peryglon cyfnewid tramor, ac mae'r rhain yn dibynnu ar ffactorau amrywiol fel sefyllfa economaidd y wlad dan sylw ac amseriad trafodion. Maen nhw hefyd yn dibynnu ar farn ymddiriedolwyr ynghylch lefel y risg y byddant yn ei derbyn.
Gall cydweithio'n rhyngwladol hefyd effeithio ar sefyllfa elusennau mewn perthynas â TAW a materion treth.
Mae llyfryn y Comisiwn Elusennau, Rheolaethau Ariannol Mewnol ar gyfer Elusennau (CC8), yn rhoi arweiniad ar warchod asedau elusennau.
O'r elusennau yn yr arolwg, mae cyfran arwyddocaol (18%) yn gweithio fel rhan o strwythur grŵp. Mae strwythurau grŵp yn gyffredin yn y sector tai elusennol, sy'n cael ei reoleiddio gan y Comisiwn Elusennau a'r Gorfforaeth Tai.
Mae'r Comisiwn Elusennau a'r Gorfforaeth Tai wedi cyhoeddi arweiniad ar y cyd, Arweiniad i Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig Elusennol, sydd ar gael ar wefan y Comisiwn Elusennau dan y faner Cynorthwyo Elusennau.
Mae strwythurau grŵp yn fath o gydweithio gwahanol, sy'n cynnig modd i elusennau gyflawni amcanion cyffredin dros ardal eang, neu gyflwyno ystod gymhleth o wasanaethau cysylltiedig i'w buddiolwyr.
Gall grwpiau fod ar sawl ffurf a defnyddir amrywiaeth o derminoleg i ddisgrifio'r partïon perthnasol. Fodd bynnag, mae strwythur grŵp yn debygol o gael rhai neu bob un o'r nodweddion canlynol:
Gall rhiant‑elusen sefydlu is-elusen dim ond er mwyn hybu dibenion elusennol neu ddarparu budd economaidd neu fudd arall i'r rhiant-elusen.
Gall fod yn dderbyniol i'r rhaint-elusen gael yr awdurdod i benodi, ailbenodi neu ddiswyddo ymddiriedolwyr yr is-elusen. Fodd bynnag, gall y pwerau hyn gael eu hymarfer dim ond er lles gorau'r is-elusen (ac nid oes rhaid i les gorau'r is-elusen fod yr un peth â lles gorau'r rhaint-elusen). Ni ddylid eu defnyddio i amharu ar weinyddu'r elusen o ddydd i ddydd tra ei bod yn cyflawni ei dibenion elusennol mewn ffordd briodol.
Dylai ymddiriedolwyr allu dangos y bydd gweithio fel rhan o strwythur grŵp yn gwella gwasanaethau i'w buddiolwyr.
Mae strwythurau grŵp yn cynnig modd i aelodau neu is-elusennau gadw eu hannibyniaeth, eu diwylliant a'u hunaniaeth. Gall hyn fod yn arbennig o bwysig ar gyfer codi arian neu pan fydd gan elusen gysylltiadau agos ag ardal ddaearyddol benodol neu grŵp cymunedol.
Mae'n bosib na fydd rhaid i elusen sy'n derbyn gwasanaethau gan elusen arall o fewn grŵp dalu TAW ar gyfer y gwasanaethau hyn. Gall cofrestru TAW grŵp fod yn bosib os yw'r manteision yn fwy na'r peryglon. Dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor gan Dollau Tramor a Chartref mewn perthynas â materion TAW a hefyd gan y Comisiwn Elusennau.
Mae arbedion maint yn bosib o fewn strwythurau grŵp. Er enghraifft, gallai rhaint-sefydliad ddarparu gwasanaethau swyddfa gefn (er enghraifft, gwasanaethau personél) i'r is-elusennau am gost is neu mewn modd mwy effeithlon.
Mewn egwyddor, nid yw elusennau'n wynebu unrhyw rwystrau cyfreithiol i weithio fel rhan o grŵp. Fodd bynnag, gall materion arbennig effeithio ar weinyddiad llyfn y trefniant, a gall rheoli a rheoleiddio'r trefniant fod yn gymhleth.
Mae angen i'r Comisiwn Elusennau fodloni ei hun na fydd cronfeydd elusennol yn cael eu defnyddio i ffafrio unrhyw aelodau anelusennol y grŵp. Mae llinellau atebolrwydd clir yn allweddol er mwyn i strwythurau grŵp lwyddo.
Oherwydd natur gymhleth dulliau rheoli rhai strwythurau grŵp, gall y costau sefydlu a gweinyddu ar gyfer elusennau bach i ganolig fod yn fwy na'r arbedion disgwyliedig. Nid yw un maint yn gweddu i bob un ac, wrth asesu materion strwythur grŵp, mae angen i ymddiriedolwyr ystyried sut y bydd y strwythur yn effeithio ar ddefnyddwyr neu fuddiolwyr. Dylai ymddiriedolwyr hefyd gydnabod amrywiaeth ddiwylliannol sefydliadau aelod posib.
Mae'n rhaid i bob is-elusen gael cyfansoddiad effeithiol a bod yn annibynnol ar gyrff eraill. Rhaid bod modd adnabod ymddiriedolwyr pob elusen yn glir a rhaid i ymddiriedolwyr allu cymryd penderfyniadau er lles eu helusen a'i defnyddwyr neu ei buddiolwyr. Mae rheoli risg yn bwysig a dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol y gallant fod yn atebol yn bersonol am unrhyw golledion os nad ydynt yn cyflawni eu cyfrifoldebau i'r grŵp.
Bydd problemau'n codi mewn strwythurau grŵp pan fydd cyfrifoldeb am bob elusen o fewn y grŵp yn ansicr. Mae'n bwysig bod strwythurau grŵp cymhleth yn cael eu rheoli mewn ffordd glir a thryloyw, gan roi ystyriaeth lawn i statws elusennol aelodau'r grŵp.
Achos 7: Cymhlethdod mewn strwythurau grŵp a lefel y budd sydd i'w chael
Dywedodd 25% o elusennau sy'n cydweithio eu bod yn gwneud hynny fel rhan o strwythur cenedlaethol gydag aelodau.
Mewn strwythur cenedlaethol/aelodaeth mae'n rhaid i'r elusennau sydd wedi'u cofrestru ar wahân gydweithio a'i gilydd. Ym mhrofiad y Comisiwn Elusennau, gall problemau godi pan nad yw'r ffiniau rhwng y corff 'cenedlaethol' canolog a'r elusennau 'aelodaeth' wedi'u diffinio'n glir.
Mae cydweithio mewn strwythur cenedlaethol/aelodaeth yn cynnig modd i elusennau sefydlu presenoldeb cenedlaethol i gyflawni eu hamcanion a gweithio mewn nifer fawr o gymunedau.
Dengys ein gwaith achosion fod problemau'n codi pan na fydd ymddiriedolwyr yn deall y gwahaniaeth penodol yn eu strwythur trefniadaethol. Mae angen i elusennau sy'n aelodau fod yn ymwybodol o'r pwerau a'r disgresiwn sydd gan y corff cenedlaethol. Gall y rhain gael eu disgrifio yn eu dogfen lywodraethol (fersiwn safonol yn aml) neu mewn trwydded rwymol neu gytundeb rhyddfreiniol. Yn ei dro, mae cyfrifoldebau gan y corff cenedlaethol i ddeall yn llawn lefel yr annibyniaeth a bennir yn nogfen lywodraethol yr elusen sy'n aelod.
Weithiau gall diffyg dealltwriaeth o'r berthynas rhwng y corff cenedlaethol a chorff sy'n aelod arwain at ddiffyg eglurdeb ynghylch ble mae asedau, cyfrifoldebau ac amcanion y corff cenedlaethol yn gorffen a ble mae'r corff sy'n aelod yn dechrau.
Gall problemau godi hefyd os yw cyfathrebu'n chwalu sy'n arwain at wahaniaeth mewn polisi.
Gall anghydfodau costus godi yn yr amgylchiadau hyn. Dylai perchnogaeth unrhyw eiddo neu asedau eraill gael eu nodi'n glir er mwyn osgoi camddealltwriaeth ynglŷn â'r defnydd ohono. Dylai cyfrifoldeb ac atebolrwydd am gynnal a chadw eiddo gael ei ddiffinio'n glir.
Achos 8: Sicrhau bod eglurdeb yn cael ei gynnal mewn strwythurau cenedlaethol/aelodaeth
Gall dryswch ac anghydfodau mewn strwythurau cenedlaethol/aelodaeth arwain at elusennau'n methu eu buddiolwyr trwy beidio â chyflawni eu dyletswydd i wireddu eu hamcanion unigol a gweithredu eu dyletswydd o ofal. Gall elusennau sy'n aelodau fod yn anfodlon, sy'n creu goblygiadau ariannol ac o ran enw da. Gall y problemau hyn arwain at ddryswch ymysg buddiolwyr.
Mae ein gwaith achosion yn aml yn tynnu sylw at y problemau a all godi pan fydd cymynroddion yn cael eu gadael i elusennau sy'n rhan o strwythurau cenedlaethol/aelodaeth lle nad yw'n glir a yw'r gymynrodd i'r corff cenedlaethol neu'r elusen leol. Mae'n bosib nad yw rhai o nodweddion cynnil a'r gwahaniaethau yn ffurf y strwythur yn glir i'r cyhoedd, sydd dim ond yn ymwybodol o broffil adnabyddus brand y maent yn aml yn ymddiried yn fawr ynddo.
Pan fydd strwythurau cenedlaethol/aelodaeth elusennau yn diddymu, gall penderfynu ble y dylid defnyddio unrhyw asedau sy'n weddill achosi anawsterau. Gall cymal diddymu elusen ddatgan y dylai asedau gael eu rhoi i elusen sydd ag amcanion tebyg ac sy'n gweithio yn yr un ardal o fudd, neu eu dychwelyd i'r rhiant-gorff.
Bydd arweiniad y Comisiwn Elusennau, Adrodd ac elusennau cysylltiedig - cofrestru, adrodd a chadw cyfrifon (OG34) yn cael ei gyhoeddi ar ein gwefan maes o law.
Gall cydweithio fod yn borth i gyfuno, ond nid dyma'r achos bob amser. Nid yw elusennau sydd wedi gweithio gyda'i gilydd yn llwyddiannus o reidrwydd yn bartneriaid addas ar gyfer cyfuniad.
"Gall elusennau ddiffinio eu hunain yn well yn aml trwy gydweithio ac felly nid yw cyfuniad yn angenrheidiol neu'n ddymunol." Cyfarwyddwr Cyllid Elusen
Y ffactor allweddol y dylai ymddiriedolwyr ei ystyried yw y bydd cyfuniad yn effeithio ar bob agwedd ar yr elusennau dan sylw, yn hytrach na bod pob elusen yn gallu parhau i fod yn endid cyfreithiol ar wahân sy'n cadw ei annibyniaeth. Mae cyfuno yn golygu newid trefniadaethol cynhwysfawr ac nid yw'n ffactor mewn cydweithio.
Teimlai rhai elusennau ei bod hi'n fuddiol cydweithio am gyfnod ag elusennau eraill cyn cychwyn ar gyfuniad llawn.
Mae'r manteision yn cynnwys gallu asesu addasrwydd darpar bartner mewn cyfuniad, sefydlu ffurf bosib ar gyfer y cyfuniad a diffinio gweledigaeth neu ganlyniad ar gyfer yr elusen newydd. Fodd bynnag, nid dyma'r achos bob amser ac roedd rhai elusennau wedi profi mwy o anawsterau o ganlyniad i gyfnod o gydweithio.
"Ceisiwch weithio ochr yn ochr ag elusen arall am gyfnod cyn ystyried cyfuno, er mwyn i chi wybod bod yr ethos gwaith yn cyfateb. Byddem yn ystyried cyfuno yn y dyfodol dim ond ar ôl cyfnod o weithio ochr yn ochr ag elusen arall." Prif Weithredwr Elusen
"Doedd gweithio gyda'n gilydd cyn y cyfuniad ddim wedi helpu. Roedd y trefniant yn un anffurfiol ac felly roedd hyn wedi drysu systemau rheoli'r ddwy elusen. Roedd hyn wedi creu problemau yn hytrach na bod yn ffactor mewn proses gyfuno ddiffwdan."Prif Weithredwr Elusen
Mae elusennau sydd wedi cyfuno ar ôl cyfnod o gydweithio wedi dweud wrthym bod amseriad, lefelau gweithio agored ac ymgynghori â buddiolwyr, aelodau a staff yn hanfodol i sicrhau cyfuniad llwyddiannus.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn annog cydweithio a chyfuno os yw hyn er lles gorau buddiolwyr elusennau a dyma'r defnydd mwyaf effeithiol o gronfeydd elusennol. Fodd bynnag, nid rôl y Comisiwn yw gwthio elusennau unigol i gyfuno ac mae'n rhaid i ymddiriedolwyr benderfynu beth sydd er lles gorau eu defnyddwyr.
"Bu cyfuno yn fodd i gyflawni diben ac nid yn ddiben ynddo'i hun." Cyfarwyddwr Cyllid Elusen
Sonnir am gyfuno yng nghyhoeddiadau'r Comisiwn Elusennau sy'n ymwneud â'r materion a wyneba elusennau pan fyddant yn ailstrwythuro, yn diddymu neu'n uno asedau. Fodd bynnag, nid oes unrhyw gyhoeddiad penodol ar gael ar hyn o bryd ar gyfuniadau elusennau. Bydd y Comisiwn Elusennau yn ymdrin â hyn yn 2003/04, gan ystyried argymhelliad yr Uned Strategaeth (4.46). Mae'r Uned Strategaeth wedi argymell bod y Comisiwn yn sefydlu uned arbennig i ddelio â chyfuniadau. Croesawn yr argymhelliad hwn ac, yn sgîl yr ymatebion i'r ymarfer ymgynghorol, byddwn yn ceisio ehangu ein gallu yn y maes hwn.
Ar ôl i elusennau gyfuno, nid yw'n hawdd gwrthdroi'r newidiadau oherwydd mae sefydliad newydd a gwahanol iawn yn cael ei greu. Mae'n anodd ac yn gostus i "ddadwneud" elusen gyfunedig a mynd yn ôl i'r sefyllfa wreiddiol. Gall elusen sydd wedi'i chreu trwy gyfuniad barhau i newid ond nid oedd unrhyw dystiolaeth o weithgaredd "dad-gyfuno", lle mae'r partïon a gyfunwyd yn dychwelyd i'w ffurf wreiddiol, wedi dod i'r amlwg yn ein gwaith ymchwil.
Nid yw cyfuniadau mor gyffredin â chydweithio o fewn y sector. Tra bod dim ond 5% o'r elusennau yn yr arolwg yn bodoli o ganlyniad i gyfuniad a gwblhawyd yn ystod y deng mlynedd diwethaf, mae hyn yn cyfateb i 9,000 o elusennau os yw'r ffigur yn cael ei allosod ar draws y gofrestr. Mae'r niferoedd hyn, wedi'u cyfuno â'r rheiny sydd wedi ystyried cyfuno yn ystod y deng mlynedd diwethaf (11,000) yn dangos bod y maes hwn yn un weithgar iawn.
Mae elusennau mwy yn llawer mwy tebygol o gyfuno nag elusennau llai. O'r cyfuniadau y soniwyd amdanynt yn ein harolwg:
Dangosodd yr arolwg fod cyfuniadau yn cynnwys dim ond dwy elusen fel arfer (72%). Fodd bynnag, roedd bron chwarter y cyfuniadau (24%) yr adroddwyd amdanynt wedi cynnwys rhwng 3 a 5 elusen.
Y rhesymau mwyaf cyffredin dros gyfuno a nodwyd oedd cynyddu effeithlonrwydd (54%) a naill ai atal dyblygu gwasanaethau neu ddarparu gwasanaethau gwell (42%). Yn ôl y telerau hyn, roedd cyfran fawr o'r cyfuniadau yn llwyddiannus; adroddodd 44% o elusennau bod cyflwyno gwasanaeth wedi gwella o ganlyniad ac adroddodd 35% bod y cyfuniad wedi lleihau eu costau gweinyddol.
Mae'n amlwg bod manteision posib i'w cael o gyfuno ond nid yw'r rhain yn berthnasol ym mhob achos. Mae pob elusen yn wahanol a dylai ymddiriedolwyr sy'n ystyried cyfuno asesu a fyddai eu helusen ar ei hennill o hyn. Nid oedd sawl un o'r elusennau yn yr arolwg wedi gweld gwelliannau arwyddocaol ar ôl y cyfuniad. Dywedodd 6% o'r elusennau yn yr arolwg bod eu costau gweinyddol wedi cynyddu yn dilyn cyfuniad, ond roedd y costau wedi parhau yr un fath i'r rhan fwyaf o elusennau (39%). Dywedodd 30% bod lefel cyflwyno gwasanaeth wedi aros yr un fath o ganlyniad i'r cyfuniad a dim ond 9% dywedodd fod eu gallu i gystadlu am gyllid wedi gwella. O ystyried bod cyfran fawr o gyfuniadau yn "gyfuniadau achub" (Gweler yr adran ar gyfuniadau achub) gall sefyllfa sy'n parhau yr un fath fod yn fantais mewn gwirionedd; heb y cyfuniad gallai'r sefyllfa fod wedi gwaethygu.
Mae'r ffigurau hyn yn dangos nad yw'r tybiaethau cyffredin ynghylch llai o orbenion a mwy o allu i godi arian a darparu gwasanaethau yn cael eu gwireddu o anghenraid yn ymarferol. Rhaid gwerthuso pob sefyllfa ar ei theilyngdod ei hun.
Os yw elusen yn cael trafferth i fodloni ei rhwymedigaethau i'w buddiolwyr, mae cyfuno ag elusen arall sydd ag amcanion tebyg yn un ffordd o wella'r sefyllfa. Penderfynodd 44% o'r elusennau yn yr arolwg a oedd wedi cyfuno i wneud hynny oherwydd bod un neu fwy ohonynt mewn trafferthion neu nid oeddent yn gallu parhau ar eu pennau eu hunain mwyach.
Ni ddylai cyfuno gael ei ddilyn dim ond er mwyn cadw'r elusen i fynd, ond yn hytrach sefyllfa'r defnyddwyr sy'n bwysig. Er enghraifft, os yw elusen yn cael trafferth i ddefnyddio ei harian oherwydd bod diffyg galw am ei gwasanaethau, dylai ystyried cyfuno ag elusen sydd mewn sefyllfa well i gyflawn ei hamcanion. Fel arall, gall fod ffyrdd gwell i'r elusen gyflawni ei hymddiriedolaethau na chyfuno, er enghraifft, efallai fod angen diweddaru'r ymddiriedolaethau eu hunain, a dylai'r rhain gael yr ystyriaeth ddyladwy.
Os yw cyfuniad yn cael ei gychwyn i achub un neu fwy o'r partïon, mae'n rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau nad yw'r cyfuniad yn creu risg nad oes modd ei gyfiawnhau. Gweler yr adran ar rheoli risg a diwydrwydd dyladwy.
Nid oedd y cymhelliad i gyfuno i gynyddu effeithlonrwydd yn dibynnu ar incwm cymaint ag y disgwylir. Cyfunodd 54% o elusennau bach i gynyddu effeithlonrwydd o'i gymharu â 52% o elusennau mawr iawn. Mae elusennau mwy yn fwy tebygol o gymryd rhan mewn cyfuniad pan fydd elusen wedi mynd i drafferthion. Nid yw hyn yn syndod gan fod elusennau mwy mewn sefyllfa well i gymryd costau cyfuno ag elusen sydd mewn trafferth. Elusennau bach oedd y cyfran uchaf a oedd wedi cyfuno i atal dyblygu, sy'n dangos bod elusennau sydd yn y banc incwm hwn yn sensitif i'r problemau y mae dyblygu yn eu hachosi.
Roedd yr elusennau yn yr arolwg a oedd wedi ystyried cyfuniad ond a oedd heb fynd ymlaen i gyfuno wedi rhoi ystod eang o resymau am eu penderfyniad. Roedd cymhlethdod y broses a diffyg gweledigaeth gyffredin yn un o'r rhesymau mwyaf cyffredin a nodwyd.
Mae'n bosib y byddai cyfuniad arall yn fwy addas ar gyfer yr elusennau hyn. Ni ddylai un profiad fod yn achos i ymddiriedolwyr beidio â chyfuno - bydd pob sefyllfa yn wahanol.
Roedd elusennau a oedd wedi ystyried cyfuno yn cynrychioli'r cyfran uchaf o'r ymatebwyr i'r arolwg (89%). Teimlai nifer o'r elusennau hyn bod eu dimensiynau trefniadaethol unigol wedi golygu nad oedd hyn yn opsiwn. Dywedodd 45% bod eu proffil, eu hamcanion neu eu gwasanaethau yn rhy arbenigol i wneud cyfuno yn ymarferol. Dywedodd 51% nad oeddent yn gallu gweld unrhyw fudd mewn cyfuno a dywedodd nifer fach o ymatebwyr nad oedd unrhyw sefydliadau addas i gyfuno â hwy. Dywedodd 51% pellach o ymatebwyr nad oedden unrhyw un erioed wedi cysylltu â nhw gyda chynnig i gyfuno (8). I'r elusennau hyn gall safiad mwy rhagweithiol gynhyrchu partneriaid addas.
Gofynnwyd i elusennau restru'r ffactorau yr oeddent yn ystyried yn bwysig i lwyddiant cyfuniad y buont yn rhan ohono. Dywedodd 20% fod cyfuno wedi llwyddo oherwydd bod pob parti wedi gweithio mewn ffordd gydweithredol ac agored, sy'n awgrymu bod cyfathrebu da yn ffactor allweddol.
Mae'n bwysig i ymddiriedolwyr elusennau sy'n cyfuno gytuno ynghylch pa bartïon o bob elusen fydd yn dilyn y broses gyfuno hyd ei diwedd. Dylai cyfathrebu a thrafod fynd rhagddo trwy ddilyn fformat cytunedig a dylai'r broses gael ei rheoli'n ganolog mewn ffordd sy'n cynrychioli buddiannau pob un o'r partïon.
Roedd amodau a gafodd eu gosod ar gyfuniadau yn cynnwys mynnu cael ymgynghoriad eang er mwyn i broses a chanlyniad y cyfuniad fod yn glir, a chael cadarnhad y byddai gwaith yr elusen llai yn parhau. Roedd yr amodau hyn yn arwydd o arfer dda mewn cyfuno.
"Dylai'r weledigaeth gyffredin gael ei sefydlu ar y dechrau. Os gallwch gytuno ar hyn yna gallwch bob amser ei defnyddio fel baner i gadw'r cyfuniad ar y trywydd iawn." Ymddiriedolwr Elusen
Mae cyfuniadau yn fwy llwyddiannus os yw'r broses yn cael ei hesbonio'n glir ar y cychwyn. Dywedodd elusennau sydd wedi cymryd rhan mewn cyfuniad llwyddiannus ei bod yn ddefnyddiol i ystyried materion pwysig ar ddechrau'r broses e.e. y corff ymddiriedolwyr wedi'i ailstrwythuro, enw a brand yr elusen a swydd y prif weithredwr.
Mae elusennau sydd wedi cyfuno'n llwyddiannus hefyd yn pwysleisio'r angen am gorff ymddiriedolwyr unedig, sy'n credu yn y broses, i barhau â'r cyfuniad. Ond mae'n bosib y gall hyn fod yn broblematig oherwydd mae'r corff ymddiriedolwyr yn aml yn cael ei ailstrwythuro yn ystod y broses.
Gall archwiliad sgiliau o ymddiriedolwyr presennol gynnig modd i'r elusen newydd ddewis y rheiny sy'n fwyaf addas i gyflawni ei gweledigaeth. Mae cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau, Recriwtio, Dewis a Sefydlu Ymddiriedolwyr (RS1) yn trafod rhai o'r materion yn y maes hwn.
Roedd integreiddio diwylliannol yn ffactor pwysig o ran llwyddiant a nodwyd gan elusennau yn yr arolwg, ond cyflawnwyd hyn dim ond pan oedd pob parti yn gwbl ymwybodol o ethos y sefydliadau dan sylw. Unwaith eto, cyfathrebu yw'r ffactor allweddol.
Mae cyfathrebu da a datganiadau clir o fwriad a'r canlyniadau a ddymunir yn rhoi disgwyliadau realistig i fuddiolwyr, staff, gwirfoddolwyr, aelodau a'r cyhoedd. Mewn cyfuniadau proffil uchel, gall enwau da personol a sefydliadol fod yn y fantol, felly mae rheoli'r broses yn ofalus yn hanfodol. Yn aml mae elusennau mwy yn cynhyrchu contract y bydd pob parti yn cytuno arno, gan gynnwys cymal gadael os nad yw rhai amodau yn cael eu bodloni.
Dywedodd rhai ymddiriedolwyr fod cyflymdra yn bwysig. Mae cyfuniad araf yn golygu bod cyfnod yr amhariad yn rhy hir. Fodd bynnag, ychwanegwyd ei bod hi'n bwysig beidio â bod yn or-uchelgeisiol ynglŷn ag amseriad a bod yn ymwybodol y gallai rhai agweddau ar y cyfuniad gael eu gweithredu yn nes ymlaen. Mae'n bwysig cael cydbwysedd rhwng gadael i'r broses gyfuno lusgo 'mlaen a'i rhuthro trwyddo neu geisio gwneud popeth ar unwaith. Mae angen cynllunio yn ofalus hefyd i gael y cydbwysedd hwn.
Dywedodd elusennau ei bod hi'n cymryd rhwng un a dwy flynedd fel arfer i gwblhau cyfuniadau. Yr amser y mae ei angen ar aelodau i bleidleisio ar y cyfuniad a thrafodaethau ynghylch ble y byddai'r elusen yn cael ei lleoli oedd y rheswm cyffredin dros oedi.
Mae staffio'r elusen gyfunedig, ei hymddiriedolaeth, ei henw a'i lleoliad i gyd yn ffactorau hanfodol er mwyn sicrhau newid didrafferth. Roedd rhai elusennau cyfunedig wedi cynyddu eu lefel staffio tra bo eraill wedi lleihau lefel staffio ers y cyfuniad. Mewn rhai achosion, gadawodd staff oherwydd nid oedd eu hangen mwyach neu roeddent wedi ymddiswyddo, yn bennaf oherwydd newid lleoliad yr elusen. Os oedd lefelau staffio wedi cynyddu, roedd hyn i'w briodoli'n bennaf i gynnydd mewn codi arian neu'r ddarpariaeth gwasanaeth. Dylai ymddiriedolwyr fod yn barod i reoli'r sefyllfa staffio yn ofalus oherwydd gall gael effaith arwyddocaol ar forâl a phroffil yr elusen. Mae materion cyfreithiol cymhleth i'w hystyried hefyd a dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor proffesiynol.
Mae amseriad y cyfuniad, gan gynnwys pryd a sut y caiff ei gyhoeddi, hefyd yn bwysig, yn ogystal â lefel yr ymgynghori a gweithredu mewn ffordd agored. Dylai hyn i gyd gael ei gytuno ar y dechrau a bod yn briodol i amgylchiadau unigol y cyfuniad.
Mae ymddiriedolwyr nifer o elusennau wedi dweud wrthym mai un o'r ffactorau allweddol i gyfuniad llwyddiannus yw torri trwy bryderon unigol i gyrraedd y materion strategol.
Dywedodd rhai elusennau eu bod nhw wedi rhoi gwybodaeth i staff yn gynnar yn y broses gyfuno, gan greu disgwyliadau. Roedd hyn yn cynnig modd i fudd-ddeiliaid ddod i delerau â'r cyfuniad. Mae rhoi gwybodaeth i fudd-ddeiliaid yn gynnar yn golygu y gall pob parti greu amserlen a gosod ffiniau a dyddiadau ar gyfer cwblhau'r broses. Mae cyfuniadau yn fwy llwyddiannus os yw rheolyddion, budd-ddeiliaid a chyrff cyllido yn cael eu hymgynghori yn gynnar yn y broses er mwyn sefydlu a fydd unrhyw effaith ar gyllido.
Achos 10: Mae'r achos hwn yn dangos sut y gall cynllunio gofalus arwain at gyfuniad diffwdan
Trwy gynnal cyfweliadau ag ymddiriedolwyr a staff elusennau cyfunedig, gwelwyd bod cyfuniad yn cael ei ystyried yn gam positif ar y cyfan. Fodd bynnag, maen nhw'n rhybuddio y bydd cyfuniad arfaethedig yn debyg o fethu os nad yw gweledigaeth neu ganlyniad y cyfuniad yn cael ei ddiffinio'n llawn, ac os nad dyma'r brif egwyddor ar gyfer cyfuno.
Ymhlith y rhesymau a roddwyd gan ymatebwyr yr arolwg dros gyfuniad aflwyddiannus oedd:
Dywedodd elusennau fod cyfuniadau yn fwy tebygol o fethu oherwydd materion sy'n ymwneud â rheoli'r brand, gweithrediadau a'r ddarpariaeth gwasanaeth nag oherwydd materion sy'n ymwneud ag asedau, cadw cyfrifon a materion cyfreithiol.
Mae'r problemau y daeth y Comisiwn Elusennau ar eu traws mewn gwaith achosion yn ymwneud â chyfuniadau yn cyfateb â'r rheiny a godwyd gan elusennau yn ein proses ymgynghori. Gall ffactorau fel diwylliannau gweithio gwahanol yr elusennau a diffyg undod ymhlith ymddiriedolwyr o ran gyrru'r cyfuniad yn ei flaen chwalu'r broses.
Mae amcanion anghytûn, gwaith paratoi annigonol a phroblemau wrth reoli'r cyfuniad i gyd yn cyfrannu at beidio â chyfuno. Gall y materion hyn niweidio enw da'r elusennau dan sylw a thanseilio ffydd y cyhoedd ynddynt.
Achos 11: Gwahaniaethau diwylliannol yn chwalu cyfuniad posib
Dylai ymddiriedolwyr unrhyw elusen sy'n ystyried cyfuno roi sylw i bob agwedd ar y broses yn ofalus, gan gynnwys yr agweddau llai amlwg fel diwylliant trefniadaethol a gwleidyddiaeth fewnol.
Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod materion eu helusen mewn trefn cyn ceisio cyfuno oherwydd gall unrhyw ddiffygion mewnol fod yn rhwystr. Gall hyn gynnwys manylion aelodaeth sydd wedi dyddio, dogfennau llywodraethol anghywir neu sydd ar goll a chyfrifon neu ddarpariaethau archwilio nad ydynt yn adlewyrchu'r asedau a'r rhwymedigaethau sydd gan yr elusen (9). Mae gan y Comisiwn Elusennau gopïau diweddar o ddogfennau llywodraethol pob elusen gofrestredig.
Roedd y broses yn fwy trafferthus nag y disgwyliwyd hyd yn oed i'r elusennau hynny a oedd wedi cynllunio'n ofalus a gweithredu eu cyfuniad. Roedd y broses yn arbennig o drawmatig i'r rheiny a oedd heb benderfynu ar eu disgwyliadau yn llawn ymlaen llaw.
"Mae cyfuno wedi profi'n broses gyda risgiau mawr sy'n creu llawer o wendidau yn ei sgîl".Cyfarwyddwr Cyllid Elusen
Fel arfer bydd cyfuniadau rhwng elusennau yn cymryd un o'r ffurfiau canlynol: (10)
O'r 50,000 o achosion a gychwynnwyd gan y Comisiwn Elusennau yn 2000, roedd 4,500 o achosion yn ymwneud ag elusennau'n diddymu ac yn trosglwyddo'r asedau dros ben i elusen arall. Cadarnhaodd ein harolwg mai hyn yw'r dull mwyaf cyffredin i elusennau gyfuno asedau, adnoddau a gweithgareddau.
Nid oes angen i'r mwyafrif o gyfuniadau elusennau gael ganiatâd y Comisiwn Elusennau. Ymhlith yr achosion lle nad oes angen i'r Comisiwn Elusennau gymryd rhan yw'r rheiny lle mae dogfen lywodraethol un parti neu fwy yn cynnwys rhwystrau i'r cyfuniad. Yn aml, mae'r Comisiwn Elusennau yn cymryd rhan yn y broses dim ond ar ôl i'r cyfuniad gael ei gwblhau, ac ar yr adeg hon rhaid dileu un elusen neu fwy o'r Gofrestr Elusennau.
Yn gyffredinol nid yw pŵer penodol i gyfuno wedi'i gynnwys yng nghyfansoddiad neu ymddiriedolaeth elusen oherwydd fel rheol ni ragwelir cyfuniad ar yr adeg hon ac mae'n cael ei ystyried fel opsiwn dim ond mewn ymateb i amgylchiadau newydd. Argymhellir bod pŵer i uno yn cael ei gynnwys mewn dogfen lywodraethol lle y bo'n briodol er mwyn osgoi dryswch nes ymlaen.
Gall elusennau sy'n dymuno gyfuno ddefnyddio nifer o bwerau cyfreithiol, yn dibynnu ar eu dogfen lywodraethol unigol, a'r pwerau ehangach a roddir gan Ddeddf Elusennau 1993. Gall y Comisiwn Elusennau gynnig cyngor ac arweiniad os yw pwerau presennol (rhai cyfansoddiadol ac ymhlyg) sy'n cynnig modd i elusennau ailstrwythuro trwy gyfrwng cyfuniad yn waharddol neu'n aneglur. Os oes angen gall y Comisiwn Elusennau ystyried rhoi pŵer i uno dan Adran 26 Deddf Elusennau 1993.
Achos 12: Ymgynghorwch â'r Comisiwn Elusennau i egluro gweithdrefnau
Mae'r gyfraith elusennau yn gosod rhai cyfyngiadau sy'n golygu nad oes modd i'r Comisiwn Elusennau hwyluso cyfuniad arfaethedig bob amser. Yr effaith a gaiff ailstrwythuro ar ffactorau megis gwaddoliad parhaol ac eiddo specie yw'r prif rwystrau a wynebir gan elusennau sy'n dymuno cyfuno (11). Mewn rhai amgylchiadau, gall y Comisiwn Elusennau ddefnyddio ei bwerau i helpu elusennau ddelio â'r rhwystrau hyn.
Gall gwaddoliad parhaol ac eiddo specie fod yn rhwystrau i gyfuno os ydynt yn cael eu dal fel rhan o ymddiriedolaethau elusennol heb gymal diddymu yn nogfen lywodraethol yr elusen. Yn yr achosion hyn, gall y Comisiwn Elusennau bennu a yw digwyddiad cy-près wedi codi dan Adran 13 Deddf Elusennau 1993. Am wybodaeth bellach edrychwch ar arweiniad y Comisiwn Elusennau Paratoi Cynllun (CC36).
Trwy athrawiaeth cy-près, gall ymddiriedolaethau elusen gael eu haddasu'n ffurfiol i ganiatáu ar gyfer cymhwysiad posib sydd mor agos â phosib i ddarpariaethau'r ymddiriedolaethau gwreiddiol. Mae digwyddiad cy-près yn codi pan nad oes modd i ymddiriedolaethau elusen weithredu mwyach dan delerau'r ddogfen lywodraethol bresennol.
Mewn cyfuniadau arfaethedig lle y byddai gofyn i elusen gael cynllun, cynghorir ymddiriedolwyr i baratoi achos i'r Comisiwn Elusennau sy'n dangos pam nad oes modd defnyddio asedau'r elusen mwyach i hybu ei hamcanion. Bydd staff y Comisiwn Elusennau yn helpu ymddiriedolwyr i bennu a yw digwyddiad cy-près wedi codi neu beidio.
Achos 13: Addasu ymddiriedolaethau er mwyn caniatáu cyfuniad
Pan na fydd un elusen yn bodoli mwyach, ac yn bwriadu trosglwyddo ei hasedau i elusen arall, dylai'r ymddiriedolwyr edrych ar gymal diddymu y ddogfen lywodraethol, a bydd hwn yn nodi i ble y mae asedau'r elusen sy'n diddymu yn mynd. Yn y rhan fwyaf o achosion cânt eu rhoi i elusennau sydd ag amcanion tebyg. Mae'n bosib y bydd angen i'r aelodaeth bleidleisio ar y diddymiad.
Nid oes gan rai elusennau hynach gymal diddymu ac mae'n bosib y bydd yr elusennau hyn yn gallu manteisio ar Adrannau 74 a 75 Deddf Elusennau 1993 sy'n gwneud darpariaethau arbennig i rai elusennau bach drosglwyddo eiddo, addasu eu hymddiriedolaethau neu ehangu eu cyfalaf gyda chytundeb y Comisiwn Elusennau (12). Dylai ymddiriedolwyr sy'n awyddus i ddiddymu elusen sydd ag incwm ac asedau sy'n dod o fewn trothwyon darpariaethau Elusennau Bach fel a nodwyd yn yr Adrannau hyn o'r Ddeddf ond sydd heb gymal diddymu, geisio cyngor gan y Comisiwn Elusennau. Mae llyfryn y Comisiwn Elusennau, Elusennau Bach: Trosglwyddo Eiddo, Newid Ymddiriedolaethau, Gwario Cyfalaf (CC44) yn rhoi arweiniad ar y mater hwn.
Fel arfer mae llai o rwystrau i gyfuniadau rhwng cwmnïau elusennol oherwydd maen nhw'n cynnwys ystod eang o bwerau yn aml yn eu dogfen lywodraethol. Gall cyfuniadau ddigwydd a bydd y Comisiwn Elusennau yn cymryd rhan dim ond wrth ddileu un neu fwy ohonynt o'r Gofrestr Elusennau.
Mae hefyd yn bosib sefydlu cwmni elusennol newydd gydag amcanion ehangach neu wahanol, neu ddiwygio amcanion un o'r cwmnïau elusennol sy'n bodoli, ar yr amod bod yr ymddiriedolwyr yn cyflwyno achos addas i'r Comisiwn Elusennau dan Adran 64 Deddf Elusennau 1993. Rhaid i gwmnïau elusennol hefyd roi gwybod i Dŷ'r Cwmnïau am newid i'w hamcanion neu eu diddymiad.
Mae'n bosib na fydd cwmnïau elusennol yn dal gwaddoliad parhaol oherwydd gall asedau cwmni gael eu defnyddio i dalu dyledion mewn achos o fethdaliad. Am y rheswm hwn, nid oes modd cyfuno cwmni elusennol ag elusen sy'n dal gwaddoliad parhaol. Fodd bynnag, mae'n bosib i gwmni fod yn ymddiriedolwr yr elusen sydd â gwaddoliad parhaol a'i ddal ar ymddiriedolaeth arbennig. Fel arfer bydd rhaid i'r elusen sy'n dal gwaddoliad parhaol barhau i gael ei chofrestru ar wahân a darparu cyfrifon ar wahân (er y gall cyfarwyddyd uno fod yn bosib).
Dylai ymddiriedolwyr sy'n ystyried cyfuniad sicrhau bod yr holl bartneriaid arfaethedig yn cynnal ymarfer dadlennu neu ddiwydrwydd dyladwy priodol, sy'n cyfateb i faint a natur y cyfuniad. Dylai ymarfer o'r fath sefydlu a yw eu hamcanion, rheolaeth, asedau, sefyllfa ariannol ac unrhyw gontractau a threfniadau staffio yn cyfateb. Mae ymarferion diwydrwydd dyladwy yn gyffredin ymysg cwmnïau masnachol sy'n cyfuno ac maen nhw'n bwysig i elusennau oherwydd mae'n bosib nad yw ymddiriedolwyr yn cyflawni eu dyletswydd o ofal os ydynt yn cyfuno ag elusen sydd â rhwymedigaethau sydd heb gael eu hymchwilio.
"Mae'r un mor bwysig i'r elusen gaffaeledig weithredu gyda diwydrwydd dyladwy ag y mae i'r elusen sy'n caffael." Ysgrifennydd Cwmni Elusen
Mae ymarfer diwydrwydd dyladwy yn ddefnydd addas o arian elusennol i bob elusen sy'n rhan o gyfuniad. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn gweithredu er lles gorau eu helusen ac felly, ni allant gymryd rhwymedigaethau elusen arall heb wybod beth yw goblygiadau hyn yn llawn. Mewn nifer o achosion, bydd elusennau yn defnyddio ymgynghorydd allanol i gynnal ymarferion diwydrwydd dyladwy.
Mae lefel y diwydrwydd dyladwy sydd ei hangen yn dibynnu ar incwm a gweithgareddau'r elusennau dan sylw. Gall rhai ofyn am ymarfer diwydrwydd dyladwy mwy trylwyr - er enghraifft, elusennau sydd â dull cyflwyno gwasanaeth cymhleth, neu' rheiny sydd â chysylltiadau ag elusennau a ymgysylltwyd, neu is-gwmnïau masnachu, daliadau eiddo ac asedau helaeth, cronfeydd cyfyngedig neu waddoliad parhaol.
Mae graddfa o gyfatebiaeth yn bwysig a dylai elusennau geisio cyngor proffesiynol er mwyn asesu lefel y diwydrwydd dyladwy sy'n briodol ar gyfer eu helusen.
Mae rhai elusennau mawr iawn sy'n rhan o gyfuniadau proffil uchel wedi dweud eu bod nhw wedi cynnal ymarfer diwydrwydd dyladwy yn seiliedig ar fodel masnachol, nad oedd yn gwbl addas ar gyfer eu hanghenion. Gall modelau masnachol fod yn ddefnyddiol ond nid ydynt yn ateb gofynion elusennau o anghenraid oherwydd y gwahaniaeth yn y ffordd y mae sefydliadau nad ydynt yn gwneud elw yn gweithredu. Felly gallant gynnwys costau diangen.
Achos 14: Adnabod y lefel gywir o ddiwydrwydd dyladwy ar gyfer cyfuniadau elusennau
Mae'n bwysig i bob ymddiriedolwr gadw i fyny â'u rhwymedigaethau cadw cyfrifon oherwydd gall cadw cyfrifon blynyddol ac adrodd annigonol gan elusennau greu rhwystr i gyfuno. Mewn rhai achosion gall cyfuniadau rhwng elusennau neu sy'n cynnwys elusennau sydd ag incwm is ofyn am ymarfer diwydrwydd dyladwy mwy cynhwysfawr, oherwydd mae'n bosib nad ydynt wedi cael eu harchwilio. Bydd angen i lefel yr asedau dan sylw gael eu cydbwyso yn erbyn cost yr ymarfer.
Mae lle i'r sector ddatblygu amryw o fodelau diwydrwydd dyladwy, gyda rhestrau gwirio cysylltiedig ar gyfer mathau gwahanol a meintiau gwahanol o gyfuniadau.
Dylai elusennau geisio cyngor proffesiynol a chysylltu â'r Comisiwn Elusennau am arweiniad cyn symud ymlaen i gyfuno ag elusen sy'n dod â rhwymedigaethau. Mae'n bosib y bydd elusennau am gynnwys rhai rhwymedigaethau er mwyn cynnig modd i wasanaethau elusen sy'n cael trafferthion ond sy'n weithgar ac yn fuddiol iawn barhau. Os yw rhwymedigaethau'n cael eu derbyn fel amod derbyn asedau sy'n llawer mwy na'r rhwymedigaethau, dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod wedi cael dadleniad llawn gan yr elusen neu'r elusennau y maent yn cyfuno â hwy.
Fel arfer caiff rhwymedigaethau eu trosglwyddo gan gytundeb newyddiad (ac eithrio mewn achosion lle mae modd trosglwyddo contract) a ddylai gynnwys indemniad i warchod y partïon yn y cyfuniad. Mae cytundebau newyddiad yn cynnig modd i drosglwyddo rhwymedigaethau cytundebol i'r sefydliad newydd neu gyfunedig, ac yn cael eu paratoi trwy gael cytundeb y trydydd partïon yn y contract.
Dylai ymddiriedolwyr corff anghorfforedig fod yn arbennig o ofalus i osgoi bod yn agored i atebolrwydd heb ei yswirio partner yn y cyfuniad. Mae ymddiriedolwyr elusennau sy'n ofalus wrth asesu sefyllfa wirioneddol yr elusen neu'r elusennau y cynigiant gyfuno â nhw yn llai debygol o gymryd rhwymedigaeth yn ddiarwybod ac mewn sefyllfa well i ddangos eu bod wedi cyflawni eu dyletswydd o ofal.
Os oes pŵer i uno, mae awdurdod gan yr elusen i drosglwyddo unrhyw waith elusennol ac arwyddo cytundeb newyddiad priodol. Os nad oes pŵer i uno yna gall y cymal diddymu ganiatáu ar gyfer trosglwyddo gwaith. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y cymal diddymu yn caniatáu trosglwyddo gwaith. Fodd bynnag, bydd cymal rhai elusennau yn gyfyngol ac nid oes gan nifer o elusennau gymal o'r fath yn eu dogfennau llywodraethol.
Mae ffactorau pellach y dylid eu hystyried yn y broses diwydrwydd dyladwy yn cynnwys:
Bydd nifer o elusennau yn paratoi cytundebau sy'n nodi manylion y drefn y bydd y cyfuniad yn ei dilyn. Mae'r rhain yn cynnwys mecanweithiau yn aml sy'n galluogi un neu bob un o'r partïon i dynnu'n ôl o'r broses os nad yw rhai amodau yn cael eu bodloni.
Mae costau'r cyfuniad yn cael eu hystyried yn ddefnydd priodol o gronfeydd yr elusennau dan sylw. Nid oes fframwaith ar gyfer prisio cyfuniadau, fodd bynnag, a dywed elusennau nad yw'n hawdd rhagweld y costau. Mae rhai cyrff cyllido yn darparu grantiau i elusennau archwilio a chyfuno ond yn y rhan fwyaf o achosion mae'r cyfuniad yn cael ei gyllido o adnoddau'r elusennau. Dylai ymddiriedolwyr ystyried tendro am wasanaethau proffesiynol i'w helpu i gyfuno, fel y byddent ar gyfer unrhyw wasanaethau eraill sy'n cael eu contractio.
Gall rhai costau cyfuno fel ffioedd proffesiynol, oriau staff a chostau adleoli gael eu rhagweld yn weddol gywir. Gall costau unrhyw newid i wasanaethau, aelodaeth neu gofnodion buddiolwyr, technoleg gwybodaeth ac ail-frandio neu hysbysebu hefyd gael eu cyfrifo ymlaen llaw. Mae'n rhaid cofio am 'gost cyfle' hefyd; ni fydd staff sy'n gweithio ar y broses gyfuno yn gallu cyflawni eu dyletswyddau arferol.
Dylai elusennau sydd â hunaniaeth brand gryf ystyried effaith cyfuniad ar ymwybyddiaeth brand y rhoddwr. Gall gwanhau brand olygu lleihad mewn incwm o godi arian yn dilyn cyfuniad.
Efallai nad oes modd cynllunio ar gyfer pob digwyddiad posib a gall cyfuniadau fethu oherwydd costau anrhagweladwy. Un gost gudd sylweddol cyfuno yw'r amharu parhaus a all ddigwydd, gan gynnwys ymddiswyddo staff neu iawndal a datblygu systemau a pholisïau newydd.
"Cost gudd y cyfuniad oedd peidio â gwneud beth rydych yn ei wneud fel arfer oherwydd eich bod yn canolbwyntio ar y cyfuniad. Cafodd llawer o brosiectau eu gohirio neu eu hatal yn gyfan gwbl a oedd yn wendid cynllunio mawr. Ond un o fanteision y cyfuniad yw po fwyaf yw'r broblem, mwyaf yr adnoddau sydd gennym i'w datrys." Cyfarwyddwr Cyllid Elusen
Gall sicrhau cyfuniad llwyddiannus fod yn broses ddyrys. Mae elusennau sydd heb neilltuo'r staff a'r cronfeydd angenrheidiol wedi ei chael hi'n broses anodd. Ond mae ein trafodaethau gydag elusennau sydd wedi cyfuno yn dangos nad oedden nhw, ar y cyfan, yn teimlo bod cost y broses wedi'u hatal rhag cyfuno.
(1) Yn ôl arolwg o agweddau'r cyhoedd tuag at y Comisiwn Elusennau (1999) teimlai'r mwyafrif o'r rheiny a gwestiynwyd fod gormod o elusennau.
(2) Diffinnir elusennau mawr fel y rheiny sydd ag incwm o rhwng £250,000 a £999,999 y flwyddyn.
(3) Gallai fod mwy nag un cymhelliad y tu ôl i fenter gydweithredol, felly mae'r cyfansymiau a ddyfynnir yn nodi mwy na 100%.
(4) Er enghraifft, gweler Group Dynamics: Group Structures and Registered Social Landlords, Llundain gan y Comisiwn Archwilio/Corfforaeth Tai (2001).
(5) Swyddfa'r Cabinet, Uned Strategaeth, (2002) Gweithredu Preifat, Budd Cyhoeddus.
(6) Fe welwch ddiffiniadau o feintiau elusennau y cyfeirir atynt yn yr adroddiad hwn yn Atodiad A.
(7) Gan gynnwys Deddf Gwahaniaethu ar sail Anabledd 1995, Deddf Cysylltiadau Hiliol 1976, Deddf Gwahaniaethu ar sail Rhyw 1975
(8) Gallai ymatebwyr roi mwy nag un ateb.
(9) Warburton J. (2001) Mergers: A Legal Good Practice Guide, Uned Cyfraith Elusennau, Prifysgol Lerpwl
(10) Rhoddir diffiniad llawn o gyfuniadau yn Atodiad B.
(11) Diffinnir gwaddoliad parhaol ac eiddo specie yn Atodiad B.
(12) Mae Adran 74 yn gymwys i elusennau sydd ag incwm gros yn eu blwyddyn ariannol ddiwethaf o £5,000 neu lai ac nid ydynt yn dal tir ar ymddiriedolaethau at ddibenion yr elusen. Mae Adran 75 yn berthnasol i elusennau sydd â gwaddoliad parhaol sydd heb gynnwys unrhyw dir ac incwm gros yn eu blwyddyn ariannol ddiwethaf o £1,000 neu lai.
Mae'r achos hwn yn pwysleisio sut y gall elusennau sydd ag amcanion cydnaws ond sy'n gweithio mewn meysydd gwahanol iawn ehangu effaith eu gweithgareddau.
Penderfynodd elusen fawr gyda'r amcan o hybu addysg am yr amgylchedd ac elusen lai a oedd yn gweithio gyda phobl sy'n cael eu heffeithio gan gamddefnyddio sylweddau lansio trefniant cydweithio. Y nod oedd helpu pobl sy'n defnyddio gwasanaethau'r elusen camddefnyddio sylweddau ac ar yr un pryd ehangu natur gynhwysol gweithgareddau'r elusen amgylcheddol.
Roedd yr elusen amgylcheddol yn awyddus i gael ystod ehangach o wirfoddolwyr na'r grŵp dosbarth canol yr oedd yn ei ddenu yn bennaf, er mwyn sicrhau bod ei gweithgareddau yn cynnwys sefydliadau lleol a datblygu adnodd cymunedol o wirfoddolwyr.
Er y cafodd y trefniant ei lunio'n ffurfiol ar ffurf memorandwm dealltwriaeth, yr hyn a gafodd ei rannu fwyaf oedd arbenigedd, gwybodaeth a galluoedd. Roedd y trefniant yn sicrhau bod yr elusen amgylcheddol yn cynnal awyrgylch swyddfa amrywiol a deinamig a chysylltiadau buddiol â'r gymuned lle yr oedd wedi'i lleoli. Llwyddodd bob elusen i ddenu gwirfoddolwyr o gefndiroedd mwy amrywiol.
Roedd y ddwy elusen wedi elwa o'r trefniant cydweithio. Llwyddodd yr elusen fwy i gael cynulleidfa ehangach ar gyfer materion amgylcheddol, a chynyddodd gyfradd llwyddiant ailsefydlu'r elusen lai.
Enillodd yr elusennau wobr genedlaethol am drefniant cydweithio blaengar.
Er bod y trefniant yn un bwriadol a ffurfiol gyda swm mawr o arian i'w gefnogi, roedd yn ymwneud â chyfnewid diwylliannol buddiol rhwng pob elusen.
Sefydlodd elusen sy'n gweithio i gynyddu'r bobl sy'n cymryd rhan mewn gwaith amgylcheddol ymhlith cymunedau ethnig nifer o drefniadau gweithio cydweithredol gydag elusennau yn y sector amgylcheddol.
Y nod oedd cynnig modd i'r elusen gael y budd mwyaf o'i gweithgareddau o fewn ystod amrywiol o sefydliadau.
Llwyddwyd i gael cymunedau ethnig i gymryd rhan ehangach mewn materion amgylcheddol. Cynigodd yr elusen gychwynnol y cymorth a'r gallu a oedd ei angen ar elusennau partner i ennill y sgiliau er mwyn gweithio'n effeithiol gyda chymunedau ethnig mewn ffordd ddiwylliannol berthnasol.
Cafodd pob elusen cyhoeddusrwydd positif sylweddol o'r mentrau. Roedd y trefniadau wedi sefydlu ffordd newydd o gynyddu amrywiaeth trwy ddwyn ynghyd elusennau a oedd heb weithio gyda'i gilydd o'r blaen.
Mae'r achos hwn yn dangos y camau a gymerodd elusen i warchod asedau'r elusen mewn trefniant cydweithio.
Roedd elusen fawr wedi codi cannoedd ar filoedd o bunnoedd i godi adeilad ar gyfer ei buddiolwyr. Roedd yr elusen yn prydlesu tir o awdurdod lleol i godi'r adeilad arno, ac yn bwriadu dirprwyo'r gwaith o reoli'r cyfleuster i gorff arall.
Cysylltodd yr elusen â'r Comisiwn Elusennau am gyngor ar y cynigion. Cadarnhaodd swyddogion y Comisiwn Elusennau y byddai angen gorchymyn dan Adran 26 Deddf Elusennau 1993 i ddirprwyo'r gwaith o reoli'r adeilad.
Roedd rhaid i'r Comisiwn Elusennau fodloni ei hun bod perygl lleiaf posib y byddai'r elusen yn colli rheolaeth lawn dros ei hasedau, oherwydd roedd posibilrwydd y byddai'r corff rheoli, yn hytrach na'r elusen, yn cael y gair olaf o ran gosod yr adeilad.
Daeth ein staff i'r casgliad bod y contractau yn ddigon cadarn i alluogi'r elusen i gadw rheolaeth ar ei hasedau. Roedd y contractau hefyd yn golygu bod modd i'r cytundeb rheoli gael ei derfynu gan y naill barti neu'r llall gyda'r rhybudd priodol os oedd yn profi'n anymarferol ar unrhyw adeg.
Ceisiodd ymddiriedolwyr yr elusen gyngor proffesiynol wrth lunio'r contract, oherwydd gwyddant fod yr elusen yn defnyddio asedau sylweddol yn y trefniant cydweithio. Roedd diwydrwydd yr ymddiriedolwyr wrth geisio cyngor proffesiynol ac awdurdod gan y Comisiwn Elusennau yn sicrhau eu bod yn cymryd camau digonol i leihau'r perygl.
Mae'r elusen yn parhau i weithredu'n effeithiol ac yn bwrw 'mlaen â'i chynlluniau i adeiladu cyfleusterau newydd, a bydd y gwaith o reoli'r cyfleusterau yn cael ei ddirprwyo i gorff arall dan delerau contract addas.
Mae'r achos hwn yn pwysleisio'r angen i elusennau baratoi contractau effeithiol er mwyn gweithio ar y cyd ag elusen neu elusennau eraill.
Penderfynodd dwy elusen brynu ac adfer cyfleuster diwylliannol ar y cyd. Cofrestrwyd trydedd elusen gyda'r nod o reoli'r cyfleuster.
Ni chafod trefniadau digonol ar gyfer rheoli'r cyfleuster eu rhoi mewn lle ac o ganlyniad cododd anghydfod rhwng y ddwy elusen a oedd yn berchen ar y cyfleuster. Gwaethygodd yr anghydfod a gwrthododd un o'r elusennau gydweithredu ymhellach.
Gofynnodd y Comisiwn Elusennau i'r ddwy elusen gytuno ar gyfryngu, neu wynebu gweithredu pellach. Gwrthododd un elusen a chychwynnodd y Comisiwn Elusennau ymchwiliad dan Adran 8 Deddf Elusennau 1993. Cafodd ymddiriedolwyr yr elusen a wrthododd gydweithio eu gwahardd a pharatôdd y Comisiwn Elusennau orchmynion dan Adran 18 y Ddeddf a phenodi pum ymddiriedolwr newydd.
Roedd yr elusen a oedd yn cydweithredu wedi denu cyllid grant ar gyfer y cyfleuster newydd a oedd yn cael ei gadw'n ôl hyd nes bod yr anghydfod yn cael ei ddatrys. Yn y diwedd, pan oedd yr ymddiriedolwyr newydd yn eu swyddi, cafodd yr anghydfod ei ddatrys, talwyd y cyllid grant ac roedd modd i'r elusennau barhau â'u cynlluniau i redeg y cyfleuster newydd.
Ni ddylai elusennau gymryd rhan mewn trefniadau cydweithio heb y cytundebau a'r contractau priodol. Roedd perygl difrifol wedi codi i eiddo'r elusen oherwydd cyndynrwydd un o'r partïon yn y trefniant ar ôl i'r anghydfod ddatblygu a threuliwyd amser a gwariwyd adnoddau ar faterion eraill yn hytrach na gwaith arferol yr elusennau. Pe byddai cytundeb ffurfiol wedi cael ei arwyddo, byddai'n gyfreithiol rwymol, gan warchod asedau'r elusen yn well a lleihau'r sail ar gyfer anghydfod hir.
Roedd elusen sy'n darparu amrywiaeth o lety a chymorth i'w buddiolwyr wedi paratoi cytundeb i ddarparu gwasanaeth ar y cyd ag elusen arall sy'n cynnig gwasanaethau tebyg. Er bod yr elusennau wedi paratoi contract i ddarparu'r gwasanaethau, ni chafodd y cytundeb ei arwyddo.
Yna cafodd un elusen argyfwng ariannol ac nid oedd yn gallu cyflawni ei rhwymedigaethau dan y contract i'r elusen arall. Arweiniodd yr argyfwng ariannol at ddiddymu'r elusen.
Cychwynnodd y Comisiwn Elusennau ymchwiliad dan Adran 8 Deddf Elusennau 1993. O ganlyniad, lluniodd a gweithredoedd ymddiriedolwyr yr elusen a oedd yn weddill gyfres o weithdrefnau adrodd i fonitro a gwarchod yn effeithiol y defnydd o asedau'r elusen yn y dyfodol.
Ceisiodd yr ymddiriedolwyr gyngor proffesiynol ar y ddyled a oedd yn daladwy i'w helusen. Roedd hawl ganddynt fynd ar ôl ymddiriedolwyr yr elusen arall, yn eu rhinwedd personol, am y symiau a oedd yn ddyledus dan y contract. Fodd bynnag, o ystyried yr holl beryglon sy'n gysylltiedig â chyfreitha, penderfynon nhw beidio â dilyn y llwybr hwn.
Yn yr achos hwn, roedd un o'r elusennau yn y trefniant wedi dioddef argyfwng ariannol sydyn a arweiniodd at ei diddymu gan adael yr elusen arall gyda dyledion yr oedd yn rhaid eu talu Os nad yw un o'r partïon mewn trefniant cydweithio yn gallu cyflawni ei rhwymedigaethau mae hyn yn cael effaith ar asedau'r partïon sy'n weddill.
Daeth ymchwiliad y Comisiwn Elusennau i'r casgliad y byddai modd i'r amcanion y tu ôl i'r contract gael eu gwireddu'n fwy effeithiol pe byddai grant wedi cael ei roi yn lle llunio cytundeb dan gontract.
Roedd elusen fawr iawn gydag amcanion i weithio'n rhyngwladol a gyda chwaer-sefydliad dramor wedi cysylltu â'r Comisiwn Elusennau i geisio barn ynglŷn â chytundeb trwydded â'r corff dramor.
Roedd y drwydded arfaethedig yn caniatáu i'r elusen ddefnyddio nodau masnach dan rai amodau a hefyd gweithredu a defnyddio cronfeydd mewn ffordd arbennig.
Ym marn staff y Comisiwn Elusennau, roedd y drwydded yn cyfyngu'n ormodol ar weithgareddau'r elusen ac yn amharu ar ddisgresiwn yr ymddiriedolwyr i weithredu er lles gorau'r elusen.
Argymhellodd y Comisiwn Elusennau y dylid trafod newidiadau sylweddol i'r drwydded cyn i'r ymddiriedolwyr gytuno â'r drwydded ac, os oedd yr ymddiriedolwyr yn penderfynu arwyddo'r cytundeb heb y newidiadau a argymhellwyd, byddai angen awdurdod y Comisiwn Elusennau yn gyntaf.
Wrth ofyn i'r Comisiwn Elusennau am gyngor, penderfynodd yr ymddiriedolwyr nad oedd y cytundeb arfaethedig er lles gorau'r elusen heb ddiwygiad pellach.
Ers hyn mae'r elusen wedi cymryd rhan mewn nifer o drefniadau cydweithio rhyngwladol llwyddiannus.
Mae'r achos hwn yn amlygu'r angen i elusennau sefydlu'r budd sydd i'w gael o weithio mewn strwythur grŵp.
Sefydlodd dwy elusen sy'n gweithio gyda phobl ag anableddau strwythur grŵp i gynnig budd i bobl oedrannus. Roedd un o'r elusennau yn berchen ar nifer o gartrefi gofal ac yn eu prydlesu i sawl cwmni gweithredu. Roedd yr elusen arall, gydag ardal o fudd mwy cyfyngedig, hefyd yn gweithredu cartrefi gofal, i'r henoed yn bennaf.
Cafodd y ddwy elusen eu sefydlu gan gwmni 'nad yw'n gwneud elw', a oedd yn ei dro wedi'i sefydlu gan gyngor sir i redeg cartrefi gofal i'r henoed. Rhoddodd y cwmni sawl miliwn o bunnoedd ar ffurf rhodd cymorth i'r elusennau. Yn ogystal â'r cysylltiad hwn, roedd yr elusennau wedi'u cysylltu'n agos trwy gyfrwng ymddiriedolwyr cyffredin, ac roedd rhai ohonynt hefyd wedi bod yn gyfarwyddwyr y cwmni.
Roedd rhaglen fonitro'r Comisiwn Elusennau wedi codi pryderon ynghylch gweinyddiad un o'r elusennau. Yn dilyn asesiad cychwynnol, cychwynnwyd ymchwiliad dan Adran 8 Deddf Elusennau 1993. Roedd rhai o'r canfyddiadau yn rhoi achos o bryder am elusen arall a chychwynnwyd ymchwiliad pellach i'r elusen hon.
Un o'r prif bryderon a gafodd ei ystyried yn y ddau ymchwiliad oedd y lefel isel o weithgaredd elusennol yr oedd yr elusennau yn eu cyflawni'n uniongyrchol. Roedd un o ddulliau gweithredu'r elusen (prynu cartrefi gofal a oedd yn cael eu prydlesu i gwmnïau ar wahân i'w rhedeg wedi hynny) yn golygu nad oedd yn ymgymryd â llawer o weithgaredd elusennol uniongyrchol.
Mater arall oedd anallu'r ymddiriedolwyr i ddangos eu bod yn chwarae rôl arwyddocaol mewn materion y byddem ni'n disgwyl iddynt fod yn gyfrifol amdanynt.
Gweithiodd y Comisiwn Elusennau â'r elusennau i egluro a gwella eu harferion gweithio. Fel rhan o hyn cryfhawyd cyrff ymddiriedolwyr yr elusennau trwy benodi ymddiriedolwyr newydd sydd â phrofiad eang o'r maes gofal. Yna cafodd elusen arall ei chofrestru i gymryd lle'r ddwy elusen. Mae eu hasedau wedi cael eu trosglwyddo i'r cwmni elusennol newydd hwn. Mae'r ymddiriedolwyr yn ymroddedig i ddatblygu strwythur i sicrhau y bydd asedau'r elusen yn cael eu defnyddio yn fwy effeithiol er lles y buddiolwyr.
Bydd ailstrwythuro'r grŵp yn golygu bod asedau'r elusennau yn cael eu defnyddio mewn ffordd fwy ragweithiol a bod yr ymddiriedolwyr yn cymryd mwy o ran wrth wneud penderfyniadau.
Roedd elusen genedlaethol yn cyflwyno rhan o'i gwasanaethau trwy rwydwaith o aelodau rhanbarthol. Disgrifiwyd y berthynas yn nogfen lywodraethol y corff cenedlaethol.
Fodd bynnag, roedd amwysedd yn y geiriad ac roedd rhai aelodau wedi'u cofrestru fel elusennau hefyd gyda'u cyfansoddiadau eu hunain. Nid oedd telerau'r cyfansoddiadau hyn yn cyd-fynd yn hawdd â barn y corff cenedlaethol ynglŷn â'r berthynas.
Roedd yr endid cyfan yn mynd rhagddo'n dda iawn hyd nes i anghydfod godi rhwng y corff cenedlaethol ac un o'r aelodau. Yna sylweddolwyd bod materion allweddol fel atebolrwydd a pherchnogaeth eiddo ymhell o fod yn glir ac nid oedd y corff cenedlaethol yn gallu ymarfer y rheolaeth y credai yr oedd ganddo.
Er gwaethaf cymorth gan y Comisiwn Elusennau, nid oedd yr elusennau yn gallu datrys eu problemau a daeth perthynas yr elusennau i ben.
Mae'r achos hwn yn dangos pwysigrwydd cael eglurdeb yn y berthynas rhwng elusennau sy'n rhan o strwythur cenedlaethol/aelodaeth. Yn aml iawn mae'r trefniant yn ffynnu hyd nes bod anghydfod yn codi, pan fydd gwendidau yn y trefniant cyfansoddiadol yn dod i'r amlwg. Mae'r anghydfodau hyn yn niweidiol i bob parti a gallant achosi gofid i'r buddiolwyr.
Cysylltodd dwy elusen a oedd yn ystyried cyfuno â'r Comisiwn Elusennau am gyngor ynghylch diwygio amcanion un o'r elusennau. Cynigiodd yr elusennau ehangu amcanion un elusen ac yna diddymu'r elusen arall a throsglwyddo ei hasedau.
Cynghorodd ein staff fod y diwygiad arfaethedig yn syml ac esboniodd y camau y dylai ymddiriedolwyr yr elusen dderbyn eu cymryd i ehangu eu hamcanion.
Penododd pob elusen ymddiriedolwyr i bwyllgor cyfuno. Cyflwynodd yr ymddiriedolwyr fecanwaith i gynnig modd i'r naill barti neu'r llall roi'r gorau i drafodaethau cyfuno os oeddent yn dod i'r casgliad na fyddai'r cyfuniad o fantais iddynt.
Cododd problemau pan oedd ymddiriedolwyr y tu allan i'r pwyllgor cyfuno yn awyddus i'r broses gyflymu.
Arweiniodd y sefyllfa at anghytuno o fewn y corff ymddiriedolwyr ynghylch sut y dylai'r cyfuniad fynd rhagddo ac ni aeth y cyfuniad yn ei flaen.
Cysylltodd dwy elusen gyda dibenion a meysydd o fudd tebyg â'r Comisiwn Elusennau am gyngor ynghylch cyfuniad.
Trefnodd ein tîm ymweliad adolygu i gwrdd â'r ymddiriedolwyr a'r prif weithredwyr i drafod eu cynigion.
Comisiynodd yr ymddiriedolwyr astudiaeth ddichonoldeb i adnabod unrhyw feysydd o bryder i'w hystyried.
Rhoddodd y Comisiwn Elusennau wybod i'r ymddiriedolwyr nad oedd rhaid cael ei ganiatâd ffurfiol ar gyfer y cyfuniad oherwydd roedd cyfansoddiad pob elusen yn cynnwys pŵer i gyfuno. Cynghorwyd yr ymddiriedolwyr ynghylch y camau i'w cymryd a'r wybodaeth y dylent ei hanfon atom i ddiweddaru'r gofrestr ganolog.
Aeth y cyfuniad rhagddo yn ddiffwdan gydag un elusen yn dirwyn i ben ac yn trosglwyddo ei hasedau i'r elusen arall. Dangosodd ymweliad adolygu dilynol gan y Comisiwn Elusennau fod yr elusen gyfunedig yn parhau i weithredu'n llwyddiannus.
Roedd yn briodol i'r astudiaeth ddichonoldeb gael ei chyllido gan yr elusennau oherwydd roedd yn sicrhau bod yr ymddiriedolwyr yn ymwybodol o unrhyw beryglon yn y broses gyfuno ac felly roedd yn ddull o warchod rhag colli unrhyw gronfeydd yn y dyfodol.
Cafodd elusen wybod fod canran uchel o'i chyllid blynyddol yn dod i ben a achubodd yr ymddiriedolwyr ar y cyfle i werthuso anghenion a chyfeiriad y sefydliad. Cafodd yr elusen grant i gynnal astudiaeth ddichonoldeb i gyfuniad pe byddai modd dod o hyd i bartner.
Cafodd nifer o elusennau eu hystyried a chafodd un ei hadnabod fel partner posib mewn cyfuniad.
Dechreuodd yr elusennau gynnal trafodaethau a'u cam nesaf oedd cytuno ar y broses gyfuno a ffurf y cyfuniad.
Yn ystod y trafodaethau daeth yn amlwg y byddai gwahaniaethau yn y diwylliant gweithio rhwng yr elusennau yn golygu na fyddai cyfuniad syml yn debygol.
Ni chytunodd yr elusennau ar broses reoli'r cyfuniad. Gweithredodd pob elusen yn annibynnol ar ei gilydd a datblygodd ddrwgdybiaeth.
Daeth yr ymddiriedolwyr i'r casgliad fod cael ethos unedig cyflawn i'r elusen gyfunedig yn fwyfwy annhebygol a daeth y trafodaethau i ben.
Mae'r achos hwn yn dangos sut y gall y Comisiwn Elusennau helpu elusennau sy'n cyfuno i osgoi gweithdrefnau costus.
Cychwynnodd dwy elusen ar gyfuniad trwy gofrestru trydedd elusen a throsglwyddo eu hasedau i'r elusen newydd.
Roedd ymgynghorwyr yr ymddiriedolwyr wedi dweud bod angen i eiddo pob elusen gael ei freinio yn yr elusen newydd ac y byddai'n gostus i drosglwyddo pob eiddo yn unigol.
Cytunodd y Comisiwn Elusennau i baratoi gorchymyn yn breinio'r eiddo yn yr elusen newydd.
Gofynnodd y Comisiwn Elusennau i ymgynghorwyr yr ymddiriedolwyr bennu a oedd gan unrhyw eiddo gyfyngiadau arno a oedd yn creu ymddiriedolaethau ar wahân neu waddoliad parhaol. Os mai dyma oedd yr achos, byddai angen i'r ymddiriedolwyr roi cyfnod o rybudd cyn paratoi'r gorchymyn. Fel arall, ni fyddai angen unrhyw rybudd ymlaen llaw.
Trwy hyn roedd y Comisiwn Elusennau wedi sicrhau bod yr ymddiriedolwyr yn ymwybodol o unrhyw eiddo a oedd yn cael ei ddal ar ymddiriedolaethau ar wahân ac yn cynnig modd iddynt osgoi costau trosglwyddo buddiannau ym mhob eiddo yn unigol.
Aeth y cyfuniad rhagddo yn ddiffwdan ac ers hynny mae'r elusen newydd wedi gweld cynnydd arwyddocaol yn ei hincwm ac mae wedi cynyddu'r gwaith y mae'n ei gyflawni.
Cynorthwyodd y Comisiwn Elusennau grŵp o elusennau i hwyluso cyfuniad a gryfhaodd eu darpariaeth gwasanaeth.
Gofynnodd ymddiriedolwyr elusendy i'r Comisiwn Elusennau a oedd modd iddynt uno tair elusen tai ar wahân. Roedd angen uno er mwyn cael cyllid a datblygu gwasanaethau.
Roedd yr ymddiriedolwyr yn awyddus i bedwaredd elusen gael ei huno yn yr elusen gyfunedig, ond roedd gan yr elusen hon faen prawf pellach i fuddiolwyr a ddatganwyd yn ei hymddiriedolaethau. Cytunodd y Comisiwn Elusennau i baratoi Cynllun dan Adran 13 (c) Deddf Elusennau 1993. Byddai hyn yn uno'r elusennau gydag un enw ac un corff ymddiriedolwyr.
Cytunodd y Comisiwn Elusennau y gallai'r bedwaredd elusen gael ei chynnwys yn y Cynllun gyda'r ddarpariaeth y dylai ei heiddo gael ei drosglwyddo i'r un dosbarth o fuddiolwyr ag o'r blaen. Byddai blaenoriaeth yn cael ei rhoi i'r dosbarth o fuddiolwyr a ddatganwyd yn ymddiriedolaethau gwreiddiol pob elusen wrth ddyrannu llety.
Defnyddiodd y Comisiwn Elusennau yr athrawiaeth cy-près er mwyn gallu defnyddio asedau'r elusen yn fwy effeithiol. Aeth y cyfuniad rhagddo ac mae'r elusen gyfunedig yn parhau i weithredu'n llwyddiannus.
Cynhaliodd dwy elusen fawr iawn ymarfer diwydrwydd dyladwy llawn yn seiliedig ar y model masnachol.
Aeth y cyfuniad yn ei flaen yn ddiffwdan ond teimlwyd y byddai ymarfer diwydrwydd dyladwy mwy eang yn seiliedig ar risg wedi bod yn fwy addas. Teimlwyd bod ymarfer diwydrwydd dyladwy a oedd yn canolbwyntio gormod ar fanylion ariannol yn ddiangen ar gyfer cyfuniad rhwng elusennau a archwiliwyd yn briodol a oedd wedi dilyn gofynion y Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP 2000).
Y prif ffactorau a nodwyd gan yr elusennau fel rhan hanfodol o ymarfer diwydrwydd dyladwy oedd materion fel cyfuno systemau, polisïau, rheoli data, staffio a rheolaeth.
Trwy gymryd y ffactorau hyn i ystyriaeth, aeth y cyfuniad yn ei flaen yn llwyddiannus ac mae'r elusen gyfunedig yn parhau i weithredu'n effeithlon.