Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
(Fersiwn Mehefin 2004)
Mae elusennau yn chwarae rhan gyfoethog ac amrywiol yn y gymdeithas fodern ond mae parhad eu llwyddiant yn dibynnu ar ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd yn eu gwaith. Mae adroddiad yr Uned Strategaeth (SU), Private Action, Public Benefit yn cydnabod hyn, ac yn eu hymateb i'r adroddiad, nododd y llywodraeth fod "… mynediad rhwydd i wybodaeth fanwl gywir a pherthnasol am elusennau yn hanfodol er mwyn sicrhau atebolrwydd, a chreu ymddiriedaeth a hyder mewn elusennau.(1) Mae nifer o argymhellion y SU yn effeithio'n uniongyrchol ar dryloywder ac atebolrwydd elusennau. Ar hyn o bryd, mewn ymgynghoriad â'r sector, treialir un o'r argymhellion hyn, sef yr argymhelliad y dylai'r elusennau mwy o faint gwblhau Ffurflen Gwybodaeth Safonol flynyddol (SIR) yn nodi eu gwaith, eu cyflawniadau a'u heffaith. Mae argymhelliad arall, a gynhwysir yn y drafft o'r Mesur elusennau, yn rhoi amcan statudol penodol i'r Comisiwn Elusennau i sicrhau bod elusennau yn fwy atebol i gyfranwyr, buddiolwyr a'r cyhoedd. Bydd y newidiadau hyn, ynghyd â datblygiad Guidestar-UK (porth gwybodaeth newydd sy'n arddangos gwybodaeth o Adroddiadau Blynyddol a Chyfrifon elusennau, ynghyd â deunydd atodol) yn helpu i gynyddu swm yr wybodaeth fydd ar gael i fudd-ddeiliaid ac felly yn cynyddu atebolrwydd elusennau.
Yn ôl dehongliad y Comisiwn Elusennau mae tryloywder ac atebolrwydd yn golygu darparu gwybodaeth berthnasol a dibynadwy i fudd-ddeiliaid mewn modd sy'n ddiduedd, yn gymaradwy, yn ddealladwy ac sy'n canolbwyntio ar anghenion budd-ddeiliaid. Mae'r adroddiad hwn yn bwrw golwg ar yr hyn y mae pobl yn ei ystyried yn bwysig yn y maes hwn ac yn archwilio lefel y tryloywder ac atebolrwydd a geir yn adroddiadau elusennau. Yr ydym o'r farn bod cydymffurfio â'r Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP Elusennau) yn ofynnol er mwyn dangos atebolrwydd, yn enwedig yn achos yr elusennau mwy. Bydd adolygiad y SORP sydd ar y gweill ar hyn o bryd yn creu ffocws ar gyfer adroddiadau llawnach gan elusennau ynglŷn â'u hamcanion, eu cyflawniadau, eu canlyniadau a'u heffaith.
Mae'r adroddiad hwn yn cyflwyno canfyddiadau dadansoddiad o'r wybodaeth a ddarparwyd yn Adroddiadau Blynyddol a Chyfrifon ac Adolygiadau Blynyddol 200 o'r elusennau mwyaf. Ni chynhaliwyd y dadansoddiad er mwyn asesu i ba raddau y mae'r sector yn cydymffurfio â'r SORP. Yn hytrach, aeth ati i asesu i ba raddau yr aeth yr elusennau a ddewiswyd ar gyfer y sampl y tu hwnt i'r gofyniadau lleiaf er mwyn darparu gwybodaeth lawn ac eglur am eu perfformiad yn ystod y flwyddyn.
John Stoker
Prif Gomisiynydd Elusennau
Y mae'r Comisiwn Elusennau o'r farn bod atebolrwydd yn dystiolaeth o ymateb elusen i anghenion gwybodaeth ei budd-ddeiliaid. Mae'n bwysig bod y sawl sydd â diddordeb yn gallu cael gafael yn rhwydd ar wybodaeth berthnasol a dibynadwy am safle a pherfformiad ariannol elusen, y defnydd a wneir o'u hadnoddau, eu strwythur cyfundrefnol, polisïau, blaenoriaethau, gweithgareddau a'u cyflawniadau.
Mae lefel uchel o dryloywder wrth adrodd am berfformiad yn caniatáu i ymddiriedolwyr:
Mae'r Comisiwn Elusennau yn un o blith nifer o fudd-ddeiliaid gyda diddordeb yn y ffordd y bydd elusennau yn gwneud defnydd o'u hadnoddau, ac mae'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn un o nifer o ddulliau y bydd elusennau yn eu defnyddio i gyfathrebu â'u budd-ddeiliaid. Er hynny, dylai'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ddarparu digon o wybodaeth i alluogi budd-ddeiliaid i asesu perfformiad cyffredinol elusen, gan gynnwys cyfeiriadau at ffynonellau manylion ychwanegol.
Er mwyn mesur i ba raddau y dilynir arfer gorau o ran tryloywder ac atebolrwydd ymhlith yr elusennau mwyaf yn y sector, cynhaliodd y Comisiwn Elusennau ddadansoddiad gwrthrychol o Adroddiadau Blynyddol a Chyfrifon sampl yn cynnwys 200 o'r elusennau mwyaf, ynghyd ag astudiaeth o'u Hadolygiadau Blynyddol a'u gwefannau. Ni wnaed hyn er mwyn asesu i ba raddau y mae'r sector yn cydymffurfio â'r SORP; ystyriai bod cydymffurfiad â'r SORP yn dystiolaeth o'r lleiafswm gofynnol o ran atebolrwydd ac aeth ymhellach i brofi i ba raddau y mae'r elusennau yn dryloyw wrth gyfrif am eu perfformiad. O ganlyniad, roedd hygyrchedd yr wybodaeth a gynhwysir yn yr Adroddiadau Blynyddol a Chyfrifon, Adolygiadau Blynyddol a'r gwefannau yn nodwedd allweddol o'r dadansoddiad. Ceir hyd i ganfyddiadau manwl y dadansoddiad ym mhrif gorff yr adroddiad hwn.(2)
Archwiliwyd Adroddiadau Blynyddol a Chyfrifon yr elusennau, ynghyd â'r Adolygiadau Blynyddol pan oeddent ar gael, gan gyfeirio at nifer o feini prawf:
Canolbwyntiodd ein dadansoddiad ar dri mater allweddol yn ymwneud â thryloywder ac atebolrwydd:
Aethom ati i gomisiynu arolwg ffôn annibynnol, gan dargedu 1,000 o bobl er mwyn cael eu barn ar yr wybodaeth a ryddheir gan elusennau. Mae'r canlyniadau yn dangos bod egwyddorion tryloywder ac atebolrwydd yn bwysig ym marn y cyhoedd.(3)
Mae'r canlyniadau yn dangos mai'r meysydd gweithgaredd y gwariodd yr elusennau eu harian arnynt oedd yr ystyriaeth bwysicaf, ym marn atebwyr, a rhif cofrestru'r elusen oedd yr wybodaeth leiaf pwysig. Mae sgorau cymedrig yn dangos y dylai elusennau ddarparu gwybodaeth am bob maes a nodir yn yr arolwg, ym marn yr atebwyr.(4)
Yn ôl 60% o atebwyr, byddai'r gallu i gymharu gwybodaeth bwysig am yr elusennau yn dylanwadu ar eu penderfyniad ynglŷn â pha elusen i'w chefnogi. Roedd 35% o'r farn na fyddai'r wybodaeth yn dylanwadu ar eu dewisiadau. Defnyddiai atebwyr wahanol ffynonellau i ddysgu am elusennau. Defnyddiwyd y cyfryngau gan amlaf: 60% o atebwyr. Defnyddiai'r mwyafrif o atebwyr fwy nag un ffynhonnell.
Daeth blwyddyn ariannol y 200 elusen a ddewiswyd ar gyfer yr astudiaeth hon i ben ar 31 Mawrth 2003. £7.2bn oedd cyfanswm gwerth eu hadnoddau yn dyfod i mewn (tua 22% o incwm y sector) a £7.0bn oedd cyfanswm gwerth eu hadnoddau yn mynd allan ar gyfer y flwyddyn honno. Ar ddiwedd y flwyddyn, roedd cyfanswm eu cyllidau (ac eithrio gwaddolion) yn £5.9bn a chyfanswm eu cronfeydd rhydd yn £0.9bn.
Incwm o fasnach a grantiau a ffioedd gan lywodraeth ganolog a lleol oedd prif ffynonellau incwm bron 75% o elusennau'r arolwg. Roedd 87% yn gwario'r swm mwyaf o arian ar ddarparu gwasanaethau ar gyfer buddiolwyr, darparu grantiau a chymorth ariannol, a darparu adeiladau, cyfleusterau a llecyn agored.
Mae'r meysydd atebolrwydd canlynol yn ofynnol gan SORP Elusennau ac fe'u cwmpaswyd mewn manylder gan fwy na hanner y sampl. Cafwyd hyd iddynt yn rhwydd yn eu Hadroddiadau Blynyddol. Ymdriniwyd â'r datgeliadau hyn i'r safon uchaf gan y grŵp sampl.
| Datgeliad |
Nifer yr elusennau a ddarparodd manylion trylwyr a hygyrch |
| Rhestr o ymddiriedolwyr ar ddiwedd y flwyddyn ac a wasanaethodd yn ystod y flwyddyn |
188 |
| Datganiad o amcanion statudol yr elusen |
161 |
| Esboniad o nodau a bwriad yr elusen |
152 |
| Datganiad ynglŷn ag adolygu risgiau |
147 |
| Esboniad o bolisi cronfeydd wrth gefn yr elusen |
131 |
| Cyflawniadau yn ystod y flwyddyn |
126 |
Fynychaf, nodwyd diffyg manylion o fewn Adroddiadau Blynyddol elusennau mewn perthynas â'r datgeliadau gofynnol canlynol. Mae'r rhain yn dangos y meysydd hynny lle cafwyd y perfformiad gwaethaf gan yr elusennau.
| Datgeliad |
Nifer yr elusennau na ddarparodd fanylionCrynodeb o bwerau buddsoddi penodol |
| Crynodeb o bwerau buddsoddi penodol |
106 |
| Esboniad o bolisïau rhoi grantiau |
97 |
| Sylwadau am berfformiad buddsoddiadau |
95 |
| Adroddiad yn ymwneud â chyfraniad gwirfoddolwyr |
82 |
Er nad oedd hynny'n ofynnol gan SORP Elusennau, darparodd yr elusennau'r datgeliadau o arfer gorau canlynol mewn manylder ac mewn modd hygyrch. Mae'r rhain yn dangos y meysydd hynny lle cafwyd hyd i fwy o wybodaeth na'r disgwyl yn Adroddiadau Blynyddol yr elusennau.
| Datgeliad |
Nifer yr elusennau a ddarparodd manylion trylwyr a hygyrch |
| Esboniad o'r modd y rheolwyd risgiau |
95 |
| Darpariaeth o gymarebau defnyddiol |
72 |
| Sylw ar brif ffynonellau incwm a gwariant |
71 |
Nid oes unrhyw ofyniad i gynhyrchu Adolygiadau Blynyddol ac ni chânt eu harchwilio na'u gwirio am eu cysondeb. Cynhyrchir Adolygiad Blynyddol yn ogystal ag Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon gan 121 o'r 200 elusen a gymerodd ran yn yr arolwg. O blith y rhain, roedd 83 ar gael at ddefnydd yr arolwg.
Roedd arddull, ffurf a chynnwys yr Adolygiadau hyn yn llawer mwy deniadol a chyfeillgar i'r defnyddiwr na'r Adroddiadau Blynyddol. I bob golwg, prif bwrpas y mwyafrif o'r Adolygiadau oedd rhoi cyhoeddusrwydd cyffredinol i'r elusen. Yn ddi-os, roedd cyfran sylweddol ohonynt yn ceisio helpu i godi arian, ac i bob golwg cynlluniwyd rhai ohonynt fel ategiad i'r Adroddiad Blynyddol.
Yn achos nifer sylweddol o elusennau, gwnaed yn iawn am safon isel y datgeliadau o wybodaeth ofynnol yn yr Adroddiad Blynyddol (yn enwedig mewn perthynas â gweithgareddau, cyflawniadau a chanlyniadau) gan gyflwyniad y manylion hyn yn yr Adolygiad Blynyddol. Er mai peth da yw darparu'r wybodaeth hon, ni chaniateir defnyddio Adolygiadau Blynyddol yn lle Adroddiadau Blynyddol.
Gosodwyd elusennau mewn categorïau yn ôl gweithgaredd, prif ffynhonnell incwm a phrif fath o wariant. Yna ceisiwyd dadansoddi i weld a oedd gan wahanol grwpiau wahanol lefelau o dryloywder ac atebolrwydd neu wahanol gryfderau/ wendidau.
Roedd elusennau o'r mathau canlynol yn llawer mwy tebygol o gwrdd â neu ragori ar yr isafswm safonau derbyniol:
Roedd y mathau canlynol o elusennau yn llawer llai tebygol o gwrdd â neu ragori ar y gofyniadau lleiaf:
Mae tryloywder adroddiadau yn gynyddol bwysig ym maes rheoli elusennau. Mae cyrff sy'n cyllido a'r cyhoedd yn gyffredinol yn mynnu tystiolaeth sy'n dangos stiwardiaeth effeithlon o'r cyllid a roddant i'r elusen, ac mae'r Comisiwn Elusennau yn mynnu'r un peth. Mae ein canfyddiadau yn ategu'r ymdeimlad cyffredinol ymhlith sylwebwyr y sector bod lle i wella lefel y tryloywder ac atebolrwydd.
Y mae ein mentrau parhaus, a gynlluniwyd i wella lefel y tryloywder ac atebolrwydd, yn cynnwys:
Yr ydym yn croesawu mentrau megis Guidestar-UK a Gwobrwyon Cyfrifon Elusennau, y naill a'r llall yn annog elusennau i sicrhau bod gwybodaeth wedi ei darparu ar gyfer budd-ddeiliaid mewn modd sy'n eu cynorthwyo i asesu perfformiad yr elusen. Mae rhai elusennau yn cydnabod pwysigrwydd atebolrwydd drwy ddarparu gwybodaeth berthnasol, gan gynnwys cynllun gweithredu yn dangos sut y bwriedir cyflenwi anghenion y budd-ddeiliaid am wybodaeth.
Dylai elusennau ddilyn yr esiamplau hyn o arfer gorau er mwyn gwella safon eu tryloywder a'u hatebolrwydd.
Mae'r adroddiad hwn yn canolbwyntio'n bennaf ar dryloywder adroddiad ymddiriedolwyr am weithgareddau eu helusen yn yr Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon, gan gwmpasu gofynion cyfreithiol, argymhellion SORP Elusennau a datblygu arfer da wrth adrodd yn ôl.
Mae nifer o'r elusennau a gynhwyswyd yn ein hastudiaeth yn cynhyrchu Adolygiad Blynyddol yn ogystal ag Adroddiad Blynyddol. Nid yw cynhyrchu Adolygiad Blynyddol yn ofynnol gan y gyfraith ac nid oes rhaid i'w gynnwys gydymffurfio ag unrhyw ofynion rheoleiddiol.(5) Cynhwysai ein hymchwil ddadansoddiad o'r wybodaeth a ryddheir gan elusennau yn eu Hadolygiadau Blynyddol a'u gwefannau. Y nod oedd ceisio penderfynu a yw elusennau yn cynnwys gwybodaeth yn eu Hadolygiadau Blynyddol y dylid ei chynnwys yn eu Hadroddiadau Blynyddol ac i benderfynu i ba raddau y mae'r elusennau yn gwneud defnydd o'u Hadolygiadau Blynyddol a chyfryngau eraill er mwyn cynyddu eu tryloywder a'u hatebolrwydd.
Dylai'r Adroddiad Blynyddol gynnig ffocws ar gyfer atebolrwydd drwy gynnwys y wybodaeth a fynnir gan y gyfraith a'r SORP Elusennau.(6) Gellir gwella'r atebolrwydd drwy ddefnyddio dulliau cyfathrebu gwahanol, gan adlewyrchu anghenion gwahanol budd-ddeiliaid.(7) Mae'r mwyafrif o elusennau yn cynhyrchu swm sylweddol o ddeunydd amdanyn nhw eu hunain ac am eu gweithgareddau, yn enwedig pan ddeillia prif adnoddau ariannol yr elusen o roddion, cymynroddion ac incwm tebyg. Mae creu cyfeiriadau o'r Adroddiad Blynyddol a thrwy gyfryngau eraill at fannau lle ceir hyd i fwy o wybodaeth yn cynyddu'r tryloywder wrth i ymddiriedolwyr gyfrif am weithgareddau eu helusen. Gweler Atodiad A, Tabl 13 am fanylion o'r cysyllteddau a ddarperir gan elusennau.
Ni chaniateir cyfeirio os bydd yn cymryd lle unrhyw wybodaeth y mae'n orfodol ei chynnwys yn yr Adolygiad Blynyddol, fodd bynnag. Mae'r astudiaeth hon yn dynodi'n glir y meysydd hynny lle mae'n rhaid adrodd yn ôl ac yn dangos lle gall awgrymiadau arfer gorau wella ar y lefel sylfaenol o dryloywder ac atebolrwydd.
Roedd yr elusennau hynny sy'n dibynnu ar roddion a chymynroddion fel eu prif ffynhonnell incwm yn arbennig o dda am:
Rhaid i bob elusen gydag incwm gros neu gyfanswm gwariant o fwy na £10,000 baratoi Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon a'u cyflwyno i'r Comisiwn Elusennau o fewn 10 mis o ddiwedd eu blwyddyn ariannol.(8) Rhaid i'r ddwy ddogfen gydymffurfio â'r gofynion a nodir yn y statud a'r dulliau, egwyddorion a'r datgeliadau a nodir yn y Datganiad o Arferion Cymeradwy: Cyfrifo ac Adrodd gan Elusennau (SORP Elusennau) neu SORP mwy arbenigol lle bo hynny'n berthnasol.
Mae SORP Elusennau yn nodi'r modd y dylai elusen adrodd am y defnydd a wnaeth o'r adnoddau a ymddiriedwyd iddi ac am y gweithgareddau y mae'n ymgymryd â hwy. Bydd paratoi'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn unol â'r SORP Elusennau nid yn unig yn sicrhau bod elusennau yn cyflawni eu dyletswyddau cyfreithiol i adrodd ond hefyd yn hybu dealltwriaeth budd-ddeiliaid o natur a chwmpas gwaith yr elusen.
Mae SORP Elusennau yn berthnasol i bob elusen yn y DU, ac eithrio pan fo SORP arall yn berthnasol (e.e. Addysg Bellach ac Uwch neu Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig).(9) Mae'r Comisiwn Elusennau yn disgwyl i bob elusen gydymffurfio yn gyfan gwbl â'r SORP perthnasol oni cheir rheswm da dros ddargyfeirio. Os digwydd hynny, rhaid cyfrif am unrhyw ddargyfeiriad yn yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon. Gall unrhyw fethiant i gydymffurfio â'r SORP fod yn arwydd o fethiant yr ymddiriedolwyr i weinyddu'r elusen yn iawn. Mae'n bosib y byddwn yn gweithredu i reoli'r sefyllfa os na all ymddiriedolwyr roi esboniad digonol dros eu methiant i gydymffurfio â'r SORP Elusennau.
Yr ydym wedi ein hymrwymo i annog elusennau i gyflwyno eu hadroddiadau statudol yn brydlon. Mae nifer o fentrau ar y gweill:
Er mwyn cydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol, rhaid i ymddiriedolwyr gyflwyno eu Hadroddiad Blynyddol a Chyfrifon o fewn 10 mis o ddiwedd eu blwyddyn ariannol. Mae cyflwyno yn brydlon yn dystiolaeth i'r budd-ddeiliaid o barodrwydd yr elusen i fod yn atebol i'r rheolydd.
Yr ydym yn defnyddio'r dulliau canlynol i sicrhau bod Adroddiadau Blynyddol a Chyfrifon elusennau ar gael i fudd-ddeiliaid eraill:
Mae rhai elusennau yn hyrwyddo'r argaeledd hwn eu hunain drwy gyhoeddi eu cyfrifon ar eu gwefan neu drwy eu dosbarthu i aelodau, ac rydym yn croesawu hyn. Rhaid i elusennau sicrhau bod eu Hadroddiad Blynyddol a'u Cyfrifon ar gael i unrhyw un sydd am eu gweld (Deddf Elusennau 1993, rhan V1, ad.47 (2)).
Edrychodd ein dadansoddiad yn fanwl ar brydlondeb cyflwyniad yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon i'r Comisiwn Elusennau a chamau'r broses o ddarparu Cyfrifon yr elusennau cyn eu cyflwyno. Mae'r canlyniadau fel a ganlyn:
| Cam |
Amser a dreuliwyd ar gyfartaledd (dyddiau) |
Ystod amser (cyfnod byrraf - hiraf - dyddiau) |
| Diwedd blwyddyn - Llofnod yr ymddiriedolwr |
154 |
52 - 308 |
| Llofnod yr ymddiriedolwr - Llofnod yr archwiliwr |
5 |
0 - 91 |
| Llofnod yr archwiliwr - Cyflwyno i'r Comisiwn Elusennau |
93 |
3 - 234 |
| Cyfanswm (diwedd blwyddyn hyd at gyflwyno dogfen i'r Comisiwn Elusennau) |
252 |
Mae'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn elfen allweddol o atebolrwydd a dylent fod ar gael i bob budd-ddeiliad cyn gynted â phosib wedi'r cyfnod y cyfeirir ato yn y dogfennau.
Dylai ymddiriedolwyr gyflwyno eu Hadroddiad a Chyfrifon cyn gynted â phosib; nid oes unrhyw reswm dros ddal gafael ynddynt am gyfnod hir wedi i'r archwiliwr eu llofnodi.
Nid yw prydlondeb y cyflwyno yn ddigonol os yw ansawdd yr Adroddiad a Chyfrifon yn wael.
Mae lle i wella yma. Yr ydym yn siomedig i weld camgymeriadau o'r math yma o fewn Adroddiadau a Chyfrifon elusennau mor fawr.
Yn ôl ein dadansoddiad nid oedd llawer o orgyffwrdd rhwng y sianelau gwahanol a ddefnyddir gan yr elusennau i gyfathrebu â'u budd-ddeiliaid.
(Gweler Tabl 21, Atodiad A ar gyfer dadansoddiad o'r meysydd hynny lle cafwyd gwybodaeth ychwanegol neu ddyblygedig.)
Gall fod y dyblygiad hwn yn bodoli yn rhannol am fod y dogfennau yn targedu gwahanol gynulleidfaoedd. Mae arddull a chyflwyniad yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn awgrymu iddynt gael eu trefnu ar gyfer y rheolydd, ac i bob golwg defnyddir yr Adolygiad Blynyddol at bwrpasau cyhoeddusrwydd a chodi arian yn gyffredinol.
Yn aml, ychydig iawn o wybodaeth a geir mewn Adroddiadau Blynyddol am y gweithgareddau a'r cyflawniadau a fu yn ystod y flwyddyn. Fel arall cynhwysir dim ond gwybodaeth lefel-uchel am weithgareddau; rhoddir gwybodaeth ychwanegol o'r math hwn yn yr Adolygiad Blynyddol. Yr ydym o'r farn bod nifer sylweddol o'r Adolygiadau Blynyddol hyn yn fwy 'cyfeillgar i'r darllenydd' a diddorol o safbwynt gweledol na'r Adroddiadau Blynyddol, ac yn gwneud gwell ddefnydd o wahanol deipiau, ffotograffau, diagramau a dyfyniadau gan fuddiolwyr. Er hyn, barnwyd bod 95% o'r Adroddiadau Blynyddol yn hawdd eu darllen, ac yn gwneud defnydd da o benawdau, naratif clir ayyb. Mae'n arfer da i gyflwyno gwybodaeth mewn arddull hygyrch sy'n rhydd o jargon, ac felly mae'n galonogol i weld bod y mwyafrif o'r elusennau a ddadansoddwyd yn cyflwyno eu gwybodaeth yn eglur.
O blith yr 83 Adolygiad Blynyddol a archwiliwyd, roedd:
Mae hyn yn cymharu â'r defnydd canlynol o gynorthwyon cyflwyno yn yr Adroddiadau Blynyddol. Yma, roedd:
Darparodd yr elusennau wybodaeth yn eu Hadolygiadau Blynyddol a oedd yn ychwanegol i'r hyn a gaed yn yr Adroddiad, a hynny yn y meysydd canlynol:
O bryd i'w gilydd, rhoddwyd y teitl "Adroddiad Blynyddol" i'r Adolygiad Blynyddol, er bod Adroddiad Blynyddol, a luniwyd yn unol ag adran 45 o Ddeddf Elusennau 1993, ynghlwm wrth y Cyfrifon ym mhob un o'r achosion hynny. Er y gall fod yn fanteisiol i gynnwys popeth o fewn un cyhoeddiad, gallai hyn beri dryswch ynglŷn â pha rannau o'r llyfryn sy'n cynnwys y dogfennau statudol. Pan gynhyrchir dogfen gyfunol, mae'n bwysig bod yr elusennau'n labelu pob adran er mwyn dangos yn glir pa adran sy'n perthyn i'r Adroddiad Blynyddol.
Mewn achosion eraill, cyfeiriai'r Adolygiad Blynyddol at nifer o elusennau "cysylltiedig" (e.e. Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig) neu, i'r gwrthwyneb, cyhoeddwyd arolwg o weithgareddau'r flwyddyn gan gorff rhanbarthol. Gallai hyn beri dryswch ac amharu ar dryloywder adroddiad yr elusen. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau ei bod yn amlwg at ba elusen y mae Adolygiad Blynyddol yn cyfeirio.
Mae'n amlwg bod rhai elusennau yn gwneud defnydd o'r Adolygiadau Blynyddol mewn modd sy'n cynyddu lefel yr atebolrwydd a geir yn yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon. Mae hyn yn arfer da gan ei fod yn caniatáu i'r elusennau roi mwy o wybodaeth fanwl nad yw'n perthyn i'r Adroddiad Blynyddol. Er mwyn elwa'n llawn ar hyn, dylai'r elusennau sicrhau eu bod yn cyfeirio'u darllenwyr at y wybodaeth ychwanegol. Mae tablau 13 a 24 yn dangos nad yw'r ymddiriedolwyr yn cyfeirio'u darllenwyr o'r Adolygiad Blynyddol at gyfryngau eraill o wybodaeth i'r graddau y dylent, ar hyn o bryd.
Cymerwyd yr Adolygiadau Blynyddol a astudiwyd o wefannau, gwnaed cais amdanynt gan yr elusennau neu defnyddiwyd copi o'n casgliad ein hunain os cyflwynwyd hwy'r un pryd â'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon.
Mae Adolygiadau Blynyddol yn gyfrwng pwysig ar gyfer cynnig gwybodaeth ychwanegol i fudd-ddeiliaid na chynhwysir yn yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, neu a gynhwysir yno mewn modd llai darllenadwy. Er mwyn gwneud y mwyaf o'r Adolygiad Blynyddol o safbwynt cynyddu tryloywder ac atebolrwydd, dylai'r elusennau sicrhau bod modd i fudd-ddeiliaid gael gafael yn rhwydd ar gopi o'u Hadolygiad Blynyddol.
Gall gwefannau gynnig gwybodaeth allweddol ynglŷn â gweithgareddau a blaenoriaethau elusennau.
Wrth gasglu'r Adolygiadau Blynyddol ar gyfer yr ymchwil, cafwyd bod y mwyafrif o wefannau'r elusennau yn gymharol rwydd i'w defnyddio, ond roedd rhai ohonynt yn peri dryswch, a bu'n rhaid gwneud o leiaf 10 cais cyn cyrraedd y tudalen iawn. Gan fod budd-ddeiliaid o bob math yn gwneud defnydd cynyddol o'r we, dylai'r elusennau ystyried ymhellach ynglŷn â defnyddio'u gwefannau fel cyfrwng i ddarparu eu Hadroddiadau Blynyddol a Chyfrifon a'u Hadolygiadau Blynyddol.
Yn unol ag arfer da, dylai ymddiriedolwyr:
Mae enghreifftiau eglurhaol o arfer da yn cynnwys:
Elusen a sefydlwyd er mwyn helpu'r deillion i gynhyrchu fersiwn Braille o'i Hadolygiad Blynyddol. Mae elusen arall sy'n gweithio o fewn maes tebyg yn defnyddio ffurf-deip mwy o faint wrth gynhyrchu ei hadroddiad, er mwyn helpu ei buddiolwyr i'w ddarllen.
Elusennau Cymraeg sy'n cynhyrchu eu Hadolygiadau Blynyddol yn Gymraeg yn ogystal â Saesneg.
Adolygiad Blynyddol ar ffurf calendr desg, er mwyn cynyddu ei effaith a'i hygyrchedd.
Adroddiad Blynyddol yn cynnwys cynrychioliad gweledol o flaenoriaethau'r elusen am y flwyddyn, gyda'i buddiolwyr ar ben y siart, yn rhoi ffocws i'r adroddiad.
Mae'r SORP Elusennau yn datgan y dylai'r Adroddiad Blynyddol, wrth esbonio diben sefydlu'r elusen a'i dulliau o gyflawni ei hamcanion, gynnwys "esboniad o amcanion yr elusen. Dylid gwneud hyn drwy gyfeirio at y ddogfen lywodraethol ond hefyd gall gynnwys datganiad o genhadaeth yr elusen" (para 31).
Er mwyn sicrhau tryloywder ac atebolrwydd mae'n ofynnol cael esboniad o'r hyn y mae'r elusen yn ceisio ei wneud, ynghyd â'i gweithgareddau o fewn y cyd-destun hwnnw. Mae amcanion yr elusen yn ffurfio'r sail gyfreithiol a'r sail resymegol dros ei bodolaeth ac felly dylent fod yn sail i bopeth a gyflawnir gan yr elusen. Mae datganiad o amcanion yn yr Adroddiad Blynyddol, ynghyd â datganiad o nodau a chenhadaeth, yn caniatáu i fudd-ddeiliaid ddeall beth yw pwrpas yr elusen a'r modd y mae elfennau eraill yr Adroddiad yn berthnasol i'w chyflawniad o'r pwrpas hwnnw.
Yn ôl ein dadansoddiad o 200 o Adroddiadau Blynyddol, roedd:
O blith yr 11 elusen na roddodd unrhyw fanylion am eu hamcanion, rhoddodd 36% fanylion da am eu nodau a'u cenhadaeth yn eu lle.
Mae'r elusennau hynny sy'n darparu ychydig iawn neu ddim gwybodaeth am eu hamcanion, eu nodau a'u cenhadaeth yn ddiffygiol o safbwynt agwedd allweddol ar dryloywder ac atebolrwydd. Mae lle i wella yn y maes hwn.
Mae rhif cofrestru elusen yn dystiolaeth o statws elusennol ac yn arwydd bod ei hamcanion yn gwbl elusennol; ni fydd y Comisiwn Elusennau yn cofrestru sefydliad os nad yw'n hyderus bod ei hamcanion yn gwbl elusennol ac o fudd i'r cyhoedd. Y mae nifer o eithriadau wedi'u heithrio o gofrestru, ond roedd pob un o'r elusennau a astudiwyd wedi'u cofrestru. Dylai'r Adroddiad Blynyddol ddatgelu rhif cofrestru'r elusen er mwyn caniatáu i'r budd-ddeiliaid adnabod y sefydliad yn rhwydd, sicrhau ei statws fel elusen gofrestredig a gwneud ymholiadau pellach ynglŷn â'r elusen os dymunant wneud hynny.
Mae rhif sylfaenol yr elusen yn wybodaeth sylfaenol na ddylid byth ei hepgor o'r wybodaeth a ddarperir gan elusen, hyd yn oed pan nad yw ei SORP yn gofyn yn benodol amdano.
Mae tryloywder o fewn Adroddiad Blynyddol elusennau yn golygu datgelu pa fath o elusennau ydynt. Mae'n bwysicach nag erioed bod budd-ddeiliaid yn gallu categoreiddio elusennau, yn sgil y defnydd cynyddol a wneir o ddata cymharol; er mwyn gwneud cymariaethau ystyrlon, rhaid i fudd-ddeiliaid fedru cymharu elusennau sy'n debyg i'w gilydd.
Roedd ein dadansoddiad yn cynnwys ymgais i drefnu'r elusennau yn ôl pedwar categori gwahanol - yn ôl dogfen lywodraethol, gweithgaredd, prif ffynhonnell incwm a math o wariant elusennol.
Mae gwybodaeth am ffurf gyfreithiol elusen, a bennir gan ei dogfen lywodraethol, yn gosod cyd-destun ar gyfer pob darn arall o wybodaeth yn ymwneud â'r elusen. Yn ogystal, rhaid i elusennau ddatgelu eu ffurf gyfreithiol yn unol â gofyniad y SORP Elusennau.(11) Dylai'r elusennau ddatgelu'r wybodaeth hon bob amser.
Gosodwyd elusennau mewn categorïau gweithgaredd priodol ar sail gwybodaeth a ddatgelwyd yn yr Adroddiad Blynyddol.(12) Yn y rhan fwyaf o achosion, roedd digon o wybodaeth ar gael i wneud hynny'n ddidrafferth. Gweler Atodiad A, Tabl 3 am fanylion.
Roedd yn waith cymharol rwydd i osod elusennau yn eu categorïau priodol yn ôl eu prif ffynonellau incwm a hefyd eu gwariant gan fod safon y datgelu yn y Datganiad o Weithgareddau Ariannol a'r nodiadau ategol yn dda, ar y cyfan.(13)
Mae gallu budd-ddeiliaid i adnabod, yn ôl yr Adroddiad Blynyddol, y math o elusen y cyfeirir ati, yn elfen allweddol o dryloywder ac atebolrwydd, ac yn rhywbeth a ddylai ddod yn rhwydd i elusennau o'r maint a ddadansoddwyd. Er eu bod yn dda am ddatgelu eu gweithgareddau a'u math o incwm a gwariant, mae lle i'r elusennau hyn wella o ran datgelu eu ffurf gyfreithiol.
Ni sefydlwyd dull penodol o gategoreiddio elusennau yn ôl eu gweithgaredd o fewn y sector, a gallai hynny fod yn faen tramgwydd i fudd-ddeiliaid sy'n ceisio cymharu'r elusennau mewn modd ystyrlon.(14)
Ar gyfer pob elfen o dryloywder ac atebolrwydd a drafodwyd yn ein dadansoddiad, dadansoddwyd y canfyddiadau er mwyn canfod unrhyw amrywiadau sylweddol o'r norm a seiliwyd ar y math o elusen ydoedd. Ceir hyd i'r canlyniadau yn adrannau perthnasol yr adroddiad hwn.
Yn unol ag arfer da, dylai ymddiriedolwyr:
Mae darparu gwybodaeth hygyrch am fewnbwn elusen yn hanfodol er mwyn caniatáu i fudd-ddeiliaid gymharu ei mewnbwn â'i hallbwn a thrwy hynny asesu a yw'n defnyddio'i hadnoddau yn effeithiol.
Mae'r bennod hon yn edrych yn fanwl ar dryloywder datgeliadau elusennau am fanylion eu mewnbwn a'u cydberthynas â nodau, amcanion, gweithgareddau, perfformiad a chyflawniadau'r elusen, a'i chynlluniau at y dyfodol.
Yn yr adroddiad hwn mae'r adran yn ymwneud â strwythur cyfundrefnol yn delio â datgeliadau am ymddiriedolwyr.
Ar y cyfan, roedd yr elusennau a ddadansoddwyd yn dda am roi gwybodaeth sylfaenol ynglŷn â nifer eu staff a meysydd eu gwaith. Mae gofyn cynnwys yr wybodaeth hon mewn nodyn yn y Cyfrifon, trefn sydd wedi aros yr un fath am nifer o flynyddoedd.
Fodd bynnag, yn gyffredinol nid oedd yr Adroddiadau Blynyddol yn cynnwys llawer o wybodaeth am nifer y staff yn ystod y flwyddyn nac am newidiadau mawr yn y modd y trefnir staff gan gynnwys eu lleoliad, eu hyfforddiant a'r ffordd mae hyn yn cyfrannu at amcanion cyfundrefnol. Mae'n bwysig cynnwys y manylion hyn am y staff er mwyn i'r budd-ddeiliaid gael darlun clir o'r modd y gweinyddir yr elusen ac y defnyddir ei hadnoddau ariannol.
Yn aml mae mewnbwn gwirfoddolwyr yn rhan allweddol o redeg elusen. Mae gwirfoddolwyr yn cyflawni amrywiaeth o weithgareddau, gan gynnwys codi arian a gweithgareddau gweinyddol.
Mae'n ofynnol bod elusennau yn adrodd am effeithiolrwydd eu gwirfoddolwyr yn eu Hadroddiadau Blynyddol, ond nid oes rhaid iddynt roi gwerth ar eu cyfraniad yn y Cyfrifon. Heb wybod i ba raddau y mae gwirfoddolwyr yn cyfrannu at weithgareddau elusen, ni all budd-ddeiliaid wneud dyfarniadau ystyrlon am ei pherfformiad a'i heffeithiolrwydd. Os bydd elusen yn gwneud defnydd sylweddol o wirfoddolwyr er mwyn cynnal ei gweithgareddau elusennol neu weithgareddau i godi arian, dylid esbonio hynny. Er bod materion yn ymwneud â mesur, gan gynnwys rhoi gwerth economaidd ar gyfraniadau gwirfoddol di-dâl, yn peri na ellir cynnwys cyfraniadau o'r fath o fewn y Datganiad o Weithgareddau Ariannol, mae'n bwysig bod darllenwyr yn cael digon o wybodaeth i fedru deall rôl a chyfraniad gwirfoddolwyr. Er enghraifft, gall gwybodaeth o'r fath esbonio'r gweithgareddau y mae gwirfoddolwyr yn helpu i'w cynnal a mesur y cyfraniad hwnnw yn nhermau oriau neu staff a gyflogir, gan roi awgrym o werth y cyfraniad.
Ar y cyfan, roedd yr elusennau a ddadansoddwyd yn dda am roi sylwadau ynghylch eu hadnoddau dynol, ond gallent gynnig mwy o'r math o wybodaeth ychwanegol sy'n rhoi darlun llawnach i fudd-ddeiliaid o gyfraniad y bobl sy'n ymgymryd â gwaith yr elusen.
At bwrpas y dadansoddiad hwn, mae eiddo yn cynnwys tir, adeiladau ac asedau diriaethol eraill (megis cyfrifiaduron a meddalwedd, cerbydau a darnau gosod a gosodiadau) a adlewyrchir yn y datganiadau ariannol ac asedau anghyffyrddadwy nad ydynt yn ymddangos, o reidrwydd, yn y Cyfrifon.(15)
Nid yw'n ofynnol i gynnwys manylion am eiddo yn yr Adroddiad Blynyddol. Fodd bynnag, heb y manylion hyn ni all budd-ddeiliaid werthfawrogi swm a sylwedd asedau'r elusen a'u cyfraniad i weithgareddau'r elusen a chyflawniadau ei hamcanion. Mae'n arfer da i roi'r wybodaeth hon er mwyn bod yn gwbl atebol, yn hytrach na chydymffurfio â'r gofynion statudol yn unig.
Yn achos yr elusennau a ddadansoddwyd, £7.2bn oedd cyfanswm eu hadnoddau yn dod i mewn am y flwyddyn yn gorffen 31 Mawrth 2003. Byddem yn disgwyl safon uchel o dryloywder ac atebolrwydd gan yr elusennau hyn er mwyn caniatáu i fudd-ddeiliaid benderfynu pa mor effeithiol y defnyddiwyd yr adnoddau sylweddol hyn.
Yn achos yr elusennau a ddadansoddwyd, y tri phrif ffynhonnell incwm oedd:
Os ydynt yn cydymffurfio gyda'r SORP Elusennau, bydd y Cyfrifon yn dangos prif ffynonellau incwm yr elusen i'r darllenwr. Fodd bynnag, y mae llawer o fudd-ddeiliaid yn amhrofiadol o ran dadansoddi Cyfrifon, a byddant yn troi at yr ymddiriedolwyr am esboniad o'r ffigurau yn yr Adroddiad Blynyddol. Mae esbonio'r incwm a'r newidiadau sy'n digwydd o flwyddyn i flwyddyn yn arfer da ac yn sicrhau bod budd-ddeiliaid yn deall pa adnoddau sydd ar gael i'r elusen.
Prin iawn oedd sylwadau rhai elusennau ar faterion ariannol, ac yn aml cyfeiriwyd y darllenwr at y Cyfrifon. Cynigiodd eraill sylwadau sylweddol, gan esbonio prif elfennau'r Cyfrifon a'r rhesymau dros newidiadau sylweddol a ddigwyddai o flwyddyn i flwyddyn.
Yn ogystal, bwriodd y dadansoddiad olwg ar y nodiadau eglurhaol a'r nodiadau yn y Datganiad o Weithgareddau Ariannol (SoFA):
Mae'n ofynnol gan y SORP Elusennau i gynnwys sylwadau ar effeithiolrwydd gweithgareddau codi arian, pan fo rheiny'n sylweddol, yn yr Adroddiad Blynyddol, ac mae'n hanfodol er mwyn hybu dealltwriaeth budd-ddeiliaid o'r modd y mae elusen yn derbyn ei hincwm.
Yn ôl canlyniadau ein dadansoddiad, roedd:
Ar y cyfan, ni roddai'r Adolygiad Blynyddol fwy o fanylion ynghylch codi arian. Er bod 42% o'r Adolygiadau Blynyddol wedi eu cynllunio, i bob golwg, yn benodol ar gyfer helpu i godi arian (Tabl 22), tueddent i ddangos y defnydd a wnaed o'r arian a godwyd yn hytrach na rhoi manylion am lwyddiant (neu ddiffyg llwyddiant) ymdrechion i godi arian. Er enghraifft, efallai fod gan fentrau newydd i godi arian gostau dechreuol uchel sy'n effeithio ar ganlyniadau ariannol y gweithgaredd.
O ystyried y diddordeb a'r sylwadau a ddaw o'r math yma o weithgareddau, mae'r prinder manylion yn yr Adroddiadau a'r Adolygiadau Blynyddol yn annisgwyl. Mae digon o le i wella yma.
Mae'r mwyafrif o elusennau yn derbyn buddion yn rhad ac am ddim, neu ar ddisgownt sylweddol.(16) Pan fo hynny'n digwydd, ac yn yr achosion hynny lle mae modd ei fesur, mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod elusennau yn nodi hyn yn eu Cyfrifon, naill ai ar ffurf cost i'r rhoddwr neu ar ffurf prisiad a wnaed gan yr ymddiriedolwyr.
Mae enghreifftiau o hyn yn cynnwys achosion lle mae elusen yn defnyddio adeilad am ddim, yn cael rhywfaint o'i gwasanaethau gweinyddu gan gwmni masnachol am ddim neu yn cael "benthyg" staff gan gwmni masnachol yn ddi-dâl. Ym mhob un o'r achosion hyn, dylai'r nodiadau yn y Cyfrifon gydnabod bod yr elusen yn derbyn y gwasanaethau hyn am ddim. Os nad yw'n bosibl eu gwerthuso, dylid dweud hynny.
Roedd datganiadau ariannol nifer o elusennau yn awgrymu nad oedd ganddynt unrhyw weithwyr cyflogedig na chostau eiddo. Mae'n amlwg nad yw hyn yn wir, gan na fyddai'r elusen yn gallu bodoli hebddynt. Os yw'r wybodaeth hon ar goll, ni all budd-ddeiliaid asesu pa mor effeithiol yw'r defnydd a wneir o adnoddau'r elusen.
Yn achos nifer sylweddol o'r Adroddiadau Blynyddol a'r Cyfrifon a ddadansoddwyd, ni chyfeiriai'r ymddiriedolwyr at nwyddau a gwasanaethau a dderbyniwyd am ddim neu ar ddisgownt sylweddol. Mae hyn yn awgrymu nad ydynt yn ymwybodol o'r angen i gyfeirio atynt yn y Cyfrifon, os ydynt yn sylweddol ac os oes modd mesur eu gwerth.
Dylai tryloywder adrodd ganiatáu i fudd-ddeiliaid gael mynediad rhwydd i wybodaeth am bob un o fewnbynnau sylweddol elusen. Lle nad yw'n ofynnol i ddarparu manylion yn yr Adroddiad Blynyddol, rhaid i ymddiriedolwyr ddweud ymhle y ceir hyd i fwy o wybodaeth. Roedd y ganran o elusennau a ddarparai lefel dda o wybodaeth am fewnbynnau mewn perthynas â'r meysydd hynny a drafodir yn y dadansoddiad yn siomedig ac mae llawer o le i wella.
Yn unol ag arfer da, dylai ymddiriedolwyr:
Mae elusennau yn bodoli er mwyn cyflawni amcan penodol a nodir yn ei dogfen lywodraethol. Er mwyn i sefydliad gael ei gofrestru fel elusen, rhaid i'w amcan fod o fudd i'r cyhoedd. O ganlyniad, mae gwybodaeth am weithgareddau a chyflawniadau elusen yn elfen allweddol o'i hatebolrwydd i'w budd-ddeiliaid. Os nad oes gan fudd-ddeiliaid syniad da o'r hyn y mae'r elusen wedi ei gyflawni gyda'i hadnoddau, ni fyddant yn gwybod a yw'r elusen yn gweithredu er budd i'r cyhoedd.
Mae'r bennod hon yn edrych ar ddatgeliadau elusennau am yr hyn a wnaethant yn ystod y flwyddyn ac, yn bwysig iawn, am yr hyn a gyflawnwyd a'r budd a ddaeth o hynny.
Mae'r datgeliad a fynnir gan SORP Elusennau yn gymharol eang. Mae'n caniatáu hyblygrwydd i'r ymddiriedolwyr wrth adrodd am weithgareddau a chyflawniadau fel bod modd adlewyrchu amgylchiadau penodol eu helusen.
Gyda golwg ar adrodd am gyflawniadau, roedd canlyniadau ein dadansoddiad yn dangos bod:
Roedd y 12 elusen sy'n Gweithio Dramor yn arbennig o dda am gyflenwi'r manylion hyn (cafwyd adroddiadau manwl gan 83%), yn ogystal â'r 12 elusen Grefyddol (75%) a'r 44 elusen Gwasanaethau Cymdeithasol a Gofal (75%).
Roedd y 39 elusen a dderbyniai eu prif incwm o roddion a chymynroddion yn well na'r cyffredin am esbonio'u canlyniadau a'u heffaith yn eu Hadroddiadau Blynyddol. Cafwyd esboniad da gan 72% ohonynt o'r hyn a wnaeth eu helusennau er mwyn cyflawni eu hamcanion (65% oedd y cyfartaledd cyffredinol) a rhoddodd 44% adroddiad manwl ynglŷn â sut y bu gweithgareddau'r elusennau o fudd i'w defnyddwyr (37% oedd y cyfartaledd cyffredinol).
Mae ein hymchwil yn dangos bod yr Adroddiad Blynyddol yn aml yn rhoi ychydig iawn o wybodaeth am weithgareddau a chyflawniadau, ond bod yr Adolygiad Blynyddol yn tueddu i lenwi'r bylchau hynny gan roi darlun cyflawn i'r darllenwr:
Mae adrodd am weithgareddau, eu heffaith a'u canlyniadau, yn elfen allweddol o atebolrwydd. Roedd ymateb y Swyddfa Gartref i adroddiad yr Uned Strategaeth, Private Action, Public Benefit yn cynnwys yr argymhelliad canlynol mewn perthynas â'r Ffurflen Gwybodaeth Safonol (SIR) newydd arfaethedig ar gyfer elusennau mwy o faint (yr elusennau hynny gydag incwm blynyddol o fwy na £1miliwn). Mae'r Swyddfa Gartref yn argymell y dylai'r SIR:
"Dynnu sylw at wybodaeth ansoddol a meintiol allweddol am yr elusen, gan ganolbwyntio ar y modd y mae'n gosod ei hamcanion ac yn mesur canlyniadau yn eu herbyn."
Er mwyn sicrhau tryloywder rhaid i fudd-ddeiliaid fedru cael mynediad rhwydd i wybodaeth am weithgareddau a chyflawniadau elusen. Mae'n galonogol, felly, i weld bod cynifer o elusennau yn cynnwys manylion am weithgareddau'r flwyddyn yn eu Hadroddiadau Blynyddol, er bod lle i wella o ran y 15% a roddodd ychydig iawn o fanylion neu ddim manylion o gwbl.
Ni ddylai gwybodaeth am weithgareddau yn yr Adolygiad Blynyddol gymryd lle lefel sylfaenol o atebolrwydd yn yr Adroddiad Blynyddol. Yn ogystal â chrynhoi'r canlyniadau allweddol, mae'n arfer da i sicrhau bod yr Adroddiad Blynyddol yn cyfeirio darllenwyr at y mannau hynny lle ceir hyd i fwy o wybodaeth. Yn ôl canlyniadau ein dadansoddiad, yn yr achosion hynny lle roddwyd mwy o wybodaeth am y maes hwn yn yr Adolygiad Blynyddol, 24% yn unig o'r Adroddiadau Blynyddol a gynhwysai croesgyfeiriad at y deunydd perthnasol.
Yn ôl ein dadansoddiad o'r elusennau, cafwyd tri phrif fath o wariant elusennol. Gwariwyd ar:
Cafwyd nodiadau cynhwysfawr i'r Cyfrifon gan y mwyafrif o'r elusennau, yn esbonio eu prif dreuliau, er bod un neu fwy o'r nodiadau eglurhaol ar goll yn achos 75 o'r elusennau (38%).
Edrychwyd yn fanwl ar sylwadau yn yr Adroddiadau Blynyddol am eitemau ariannol anghyffredin megis diffyg ariannol sylweddol mewn cynllun pensiwn budd-dal diffiniedig, costau ad-drefnu sylweddol a/neu gostau diswyddiad, ac enghreifftiau unigol o wariant elusennol sylweddol. O blith y 148 elusen a oedd i'w gweld yn cynnwys eitemau o'r fath:
Mewn cyferbyniad, roedd canran uwch o lawer o'r Adolygiadau Blynyddol yn cynnwys gwybodaeth am faterion ariannol:
Gyda golwg ar yr elusennau a arolygwyd, £7bn oedd cyfanswm yr adnoddau a ddefnyddiwyd ar gyfer y flwyddyn yn gorffen 31 Mawrth 2003. Mae'n bwysig iawn bod yr ymddiriedolwyr yn atebol am y modd y gwerir yr arian hwnnw.
Mae gweithgareddau elusen o ddiddordeb mawr i fudd-ddeiliaid gan eu bod yn dangos pa mor effeithiol yw'r defnydd a wneir o adnoddau'r elusen er budd y cyhoedd.
Pan ddadansoddwyd canlyniadau'r arolwg yn ôl y math o weithgaredd a gyflawnwyd gan yr elusen, gwelwyd bod:
Mae gofyn bod ymddiriedolwyr elusennau yn ailasesu'n gyson effaith gweithgareddau'r elusen ar gymdeithas, a'r modd y maent o fudd i'r cyhoedd. Mae tystiolaeth i ddangos bod nifer cynyddol o elusennau yn dechrau edrych ar yr agwedd hon o'u gwaith fel mater o drefn ac rydym yn annog elusennau nid yn unig i wneud hyn ond hefyd i adrodd am hyn yn yr Adroddiad Blynyddol. Nid yw adrodd am effaith gweithgareddau elusen yn ofynnol gan y SORP Elusennau, ond mae'n elfen allweddol o arfer da wrth sicrhau tryloywder ac atebolrwydd, ac yn un sy'n haeddu mwy o sylw gan yr elusennau. Nid yw diffyg sylwadau ar effaith yr elusen yn arwydd nad yw'r ymddiriedolwyr yn ystyried y mater, ond gall roi'r argraff hynny i fudd-ddeiliaid.
Yn achos un o'r elusennau a adolygwyd, darparwyd "Adroddiad am Effaith" manwl a llawn gwybodaeth fel rhan o'i Hadroddiad Blynyddol a Chyfrifon. Rhoddwyd manylion am amcanion strategol yr elusen, a gyflwynwyd yn yr adroddiad fel mesurau a thargedau effaith y gallai'r budd-ddeiliaid eu defnyddio wrth ystyried perfformiad yr elusen yn ystod y flwyddyn a fu.
Mae'r mwyafrif o elusennau yn gosod targedau ar gyfer y flwyddyn gyda golwg ar arian neu weithgareddau. Mae monitro cyflawniadau yn erbyn y targedau hyn ac adrodd am gynnydd a gwelliannau yn elfen bwysig o atebolrwydd sy'n caniatáu i'r sawl sydd â diddordeb fesur llwyddiant yr elusen.
Cafwyd un eithriad sylweddol i'r uchod. Un elusen Diwylliant, Chwaraeon a Hamdden yn unig o blith 20 a roddodd manylion sylweddol yn dangos i ba raddau yr oedd ei chyflawniadau yn cyfateb i'w chynlluniau.
Yr ydym yn ymwybodol bod y ddwy flynedd diwethaf wedi bod yn anodd o safbwynt y marchnadoedd buddsoddi, ond nid yw hyn yn cyfiawnhau lleihau'r lefel o dryloywder ac atebolrwydd drwy fethu â rhoi datganiad o bolisi a datganiad o berfformiad yn ei erbyn.
Nid yw adrodd am berfformiad yn erbyn targedau polisi cronfeydd wrth gefn yn ofynnol gan y SORP Elusennau ond mae'n agwedd bwysig ar atebolrwydd, ac mae lle i wella yn y maes hwn. Gall yr Adroddiad Blynyddol roi golwg cyffredinol gan gyfeirio at fanylion sy'n ymddangos mewn man arall; mae croesgyfeirio at ffynonellau sy'n cynnwys mwy o wybodaeth yn arfer da.
Mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod elusennau yn gwneud sylwadau ar weithgareddau a chyflawniadau eu his-gwmnïau. Methodd nifer o Adroddiadau Blynyddol â gwneud hynny.
Rhaid i ymddiriedolwyr fod yn atebol am bob rhan o waith yr elusen; os na cheir adroddiad am weithgareddau is-gwmni, ni fydd budd-ddeiliaid yn derbyn gwybodaeth am agwedd ar weithgareddau'r elusen a allai fod yn bwysig.
Yn unol ag arfer da, dylai ymddiriedolwyr:
Yn achos un o'r elusennau a ddewiswyd ar gyfer ymweliad adolygu, ni ofalwyd bod digon o wybodaeth ar gael i'r cyhoedd am ei hamcanion a'i gweithgareddau. O ganlyniad, caed yr argraff nad oedd yr elusen, o bosib, yn gweithredu'n effeithiol.
Daeth yn amlwg, yn ystod yr ymweliad, bod yr elusen yn sefydliad gweithredol a dynamig iawn, ac nad oedd wedi llwyddo i gyfleu hyn i'w budd-ddeiliaid, gan gynnwys y Comisiwn Elusennau.
Cynghorwyd yr ymddiriedolwyr gan staff y Comisiwn Elusennau i sicrhau bod gwybodaeth am sail resymegol yr elusen, y modd y mae'n gweithredu a'i llwyddiannau ar gael drwy gyfrwng ei Hadroddiad Blynyddol, ei gwefan a dogfennau eraill er mwyn cynyddu dealltwriaeth y cyhoedd o'i gwaith.
Yn yr achos hwn, tanseiliwyd gwaith elusen drefnus ac effeithiol gan ei methiant i fod yn gwbl atebol i'w budd-ddeiliaid.
Yn gyson, mae ein rhaglen ymweliadau adolygu yn dod ar draws nifer o elusennau sydd wedi dangos lefelau da o dryloywder mewn sawl ffordd, megis drwy gyfrwng Adroddiad y Cadeirydd sy'n fanwl ac yn llawn gwybodaeth, ond sydd wedi methu â chydymffurfio â rhai o ofynion sylfaenol y SORP Elusennau.
Dylai ymddiriedolwyr gynnwys manylion am y modd y mae gweithgareddau a chyflawniadau'r elusen o fudd i'r cyhoedd yn eu Hadroddiad Blynyddol. Mae dangos ym mha ffordd y mae'r elusen o fudd i'r cyhoedd yn elfen allweddol o atebolrwydd.
Mae gallu elusen i roi gwasanaeth effeithiol yn dibynnu ar gryfder ei strwythurau rheoli a'i phrif brosesau mewnol. Mae gallu budd-ddeiliaid i ddarganfod, o ddarllen yr Adroddiad Blynyddol, pwy yw'r ymddiriedolwyr, eu dull o drefnu'r elusen a'r prif brosesau a ddefnyddir i'w rhedeg, yn rhan allweddol o dryloywder ac atebolrwydd. Mae'r bennod hon yn adolygu lefelau datgelu'r elusen gyda golwg ar y strwythurau a'r prosesau hyn.
Mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod ymddiriedolwyr yn darparu "disgrifiad o strwythur cyfundrefnol yr elusen a'r modd y gwneir penderfyniadau".
Mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod pob elusen yn cynnwys, yn ei Hadroddiad Blynyddol, enwau'r ymddiriedolwyr ar adeg llofnodi'r adroddiad ac yn ystod y flwyddyn ariannol y cyfeirir ati yn yr Adroddiad. Yn ogystal, mae'n gofyn am ddatgelu manylion eraill am yr ymddiriedolwyr, yn bennaf yn ymwneud â'r dull o'u hapwyntio, a'r sawl sy'n gyfrifol am wneud hynny.
Aelodau'r cwmni elusennol sy'n gyfrifol am apwyntio'i hymddiriedolwyr. Mewn rhai achosion, gall fod mai'r un bobl yw'r ymddiriedolwyr a'r aelodau. Er mwyn cynyddu tryloywder, dylai'r Adroddiad Blynyddol ddangos yn glir y modd yr apwyntir yr ymddiriedolwyr a chynnwys manylion llawn am y broses.
Mae nifer o fyrddau ymddiriedolwyr, yn enwedig yn achos yr elusennau mwy o faint, yn dirprwyo rhai o'u swyddogaethau i bwyllgorau. Gall y dull hwn o weithio fod yn effeithiol iawn: mae'n golygu bod mwy o amser yn cael ei roi i faterion a ddirprwyir i'r pwyllgor ac yn caniatáu i'r sawl nad ydynt yn ymddiriedolwyr gymryd rhan yn y broses, gan sicrhau ystod ehangach o arbenigedd wrth wneud penderfyniadau.
Dylai budd-ddeiliaid fedru canfod pa benderfyniadau a ddirprwyir ac i bwy er mwyn gallu deall sut y gwneir penderfyniadau.
Fel arfer, ni thelir ymddiriedolwyr oni bai fod y ddogfen lywodraethol yn caniatáu hynny neu fod y Comisiwn Elusennau wedi caniatáu hynny o flaen llaw. Mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod unrhyw daliadau i ymddiriedolwyr yn cael eu datgelu a bod natur a chyfanswm treuliau a ad-dalwyd i ymddiriedolwyr yn cael eu cynnwys yn nodiadau i'r Cyfrifon.
Yn ogystal, rhaid cadarnhau nad yw'r ymddiriedolwyr wedi cael eu talu neu na chafodd unrhyw dreuliau eu had-dalu.
Os rhoddir gwybodaeth annigonol am y meysydd hyn, ni fydd budd-ddeiliaid yn gwybod pwy sy'n atebol yn y pen draw am weithgareddau'r elusen. Mae hyn yn allweddol o safbwynt tryloywder, ac felly nid yw'r ffigur o 22%, sef y ganran o elusennau na roddodd unrhyw wybodaeth ynghylch apwyntio ymddiriedolwyr, yn dderbyniol.
Mae'n dda i wybod bod y mwyafrif o elusennau wedi darparu'r wybodaeth ofynnol ynghylch taliadau. Hoffem weld mwy o elusennau yn gwneud mwy na'r isafswm gofynnol er mwyn rhoi gwybodaeth glir am unrhyw daliadau ac ad-daliadau a wnaed i ymddiriedolwyr.
Er mwyn gwneud penderfyniadau ynghylch sadrwydd trefniadaeth elusen, rhaid i fudd-ddeiliaid fedru gweld manylion yn ymwneud â'i strwythur (gweithgareddau, rhaniadau ac adrannau) a'r prif weithredwr a'r swyddogion gweithredol hŷn sy'n gofalu am bob gweithgaredd/adran/rhaniad. Rhaid i fudd ddeiliaid gael yr wybodaeth hon er mwyn gweld, er enghraifft, a yw elusen yn cael ei gweinyddu mewn ffordd effeithiol neu fiwrocrataidd.
Yn aml, mae perfformiad is-gwmni'n elfen bwysig o berfformiad yr elusen gyfan. Mae'r Ymddiriedolwyr yn gyfrifol am weithredu pob un o'r sefydliadau o fewn y grŵp, ac felly dylai'r Adroddiad Blynyddol:
Mae'r SORP Elusennau, Safonau Adrodd Ariannol (a'r Ddeddf Cwmnïau, lle bo hynny'n berthnasol) yn mynnu bod gwybodaeth gryno am yr is-gwmnïau yn cael ei datgelu yn y Cyfrifon. Fodd bynnag, mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod yr Adroddiad Blynyddol yn gwneud sylwadau ar weithgareddau'r is-gwmnïau yn ystod y flwyddyn. Roedd prif incwm 76 (38%) o'r elusennau a ddadansoddwyd yn deillio o fasnachu, sy'n digwydd drwy gyfrwng is-gwmnïau fel rheol. Roedd gan 140 o'r 200 elusen a ddadansoddwyd is-gwmnïau neu gwmnïau cysylltiedig.
Yn aml bydd elusennau yn gweithio mewn partneriaeth ag elusennau eraill a sefydliadau o fathau eraill er mwyn cynnal eu gweithgaredd elusennol. Gall fod yr elusennau a'r sefydliadau hyn yn perthyn i gategori partïon perthynol (fel y'i diffinnir yn y SORP Elusennau a'r Safon Adrodd Ariannol 8). Er mwyn sicrhau tryloywder wrth ddisgrifio strwythur elusen dylai ymddiriedolwyr roi gwybodaeth am bob partneriaeth sylweddol a threfniadau â sefydliadau eraill - nid yn unig yr agweddau ariannol ond hefyd y sail resymegol, gweithgareddau a chyflawniadau sy'n helpu'r elusen i hyrwyddo ei hamcanion. Roedd ein canlyniadau yn dangos bod:
Mae manylion am reoli risg yn agweddau pwysig ar dryloywder ac atebolrwydd. Dylai budd-ddeiliaid fedru gweld, o ddarllen yr Adroddiad Blynyddol, bod yr elusen wedi adnabod a cheisio atal pob elfen o risg.
Mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod ymddiriedolwyr yn gwneud datganiad am risg yn eu Hadroddiad Blynyddol. Mae nifer o elusennau yn gwneud hyn, ond yn rhoi'r argraff eu bod yn gwneud hynny dan orfodaeth, yn lle ategu eu datganiad drwy ddangos eu bod wedi dilyn proses trylwyr.
Mae elusennau'n dibynnu'n fwyfwy ar TG, ac felly maent yn wynebu risgiau mawr os nad yw'n gweithredu'n effeithiol. Gellir gwella lefel atebolrwydd drwy roi manylion am brif systemau TG yr elusen i fudd-ddeiliaid.
Wrth ddadansoddi'r canfyddiadau yn ôl categorïau elusennau, gwelwyd bod elusen Tai a Materion Cymunedol yn rhoi datganiadau pellach gwell na'r cyffredin ynghylch rheoli risg. Cafwyd manylion da gan 65% ohonynt am y dulliau a ddefnyddir i fonitro a rheoli risgiau mawr (cyfartaledd trwodd a thro o 47%). Y rheswm am hyn, mae'n debyg, yw'r ffaith bod 16 o'r 28 elusennau hyn yn Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig, ac felly yn rhwym o wneud datganiad manylach o lawer am reolaeth fewnol yn ôl gofynion y SORP RSL na'r hyn sy'n ofynnol gan y SORP Elusennau.
Canfuwyd bod y sylwadau ar strwythur cyfundrefnol, ac ar is-sefydliadau a sefydliadau perthynol yn benodol, yn annigonol. Mae llawer o le i wella er mwyn rhoi darlun clir i'r budd-ddeiliaid o'r ffordd y mae'r elusennau hyn yn gweithredu.
Yn unol ag arfer da, dylai ymddiriedolwyr:
Dylai'r Adroddiad Blynyddol ddangos yn glir sut y troir amcanion elusennol yn weithredoedd. Fel rheol mynegir amcanion cyfreithiol elusen mewn termau cyffredinol iawn ac yn aml nid yw'n bosibl i ymddiriedolwyr ymgymryd â'r ystod cyfan o weithgareddau a ganiateir ganddynt. Mae penderfynu pa weithgareddau penodol y bydd yr elusen yn ymgymryd â nhw a pha adnoddau sydd ar gael i wneud hynny yn elfen bwysig iawn o gyfrifoldeb yr ymddiriedolwyr.
Mae'r bennod hon yn canolbwyntio ar ddatgeliadau elusennau am eu strategaethau, eu polisïau a'u cynlluniau i gyflawni eu hamcanion elusennol.
Mae darparu gwybodaeth am strategaeth yr elusen, sy'n crynhoi'r meysydd gweithgaredd penodol y mae'r elusen yn canolbwyntio arnynt o fewn fframwaith ei hamcanion yn elfen allweddol o ddangos atebolrwydd i fudd-ddeiliaid.
Nid yw'r SORP Elusennau yn gofyn yn benodol am ddatgeliadau o strategaeth elusennau yn yr Adroddiadau Blynyddol; mae'n mynnu datgeliad o fanylion am weithgareddau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn yng nghyd-destun y strategaeth. Fodd bynnag, mae nifer o elusennau yn cynnwys manylion o'r strategaeth gyfredol neu'r datganiad o genhadaeth (neu'r ddau), yn eu Hadroddiad Blynyddol, gan asesu, yn ogystal, i ba raddau y mae eu gweithgareddau wedi cwrdd â'u hamcanion.
Mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod yr Adolygiad Blynyddol yn cynnwys sylwadau ar gynlluniau ar gyfer dyfodol yr elusen. Yn aml, bydd ymddiriedolwyr yn mynd gam ymhellach drwy gynnwys sylwadau ar sefyllfa ariannol yr elusen yn yr Adroddiad Blynyddol.
Mae'n well gan elusennau ddatgelu'r math yma o fanylion yn yr Adolygiadau Blynyddol, sy'n esbonio, i raddau, pam na cheir hyd i'r wybodaeth yn yr Adroddiadau.
Rhoddodd mwy o elusennau Gwasanaethau a Gofal Cymdeithasol a Chrefyddol fanylion da am gynlluniau at y dyfodol yn eu Hadroddiadau Blynyddol (50% a 42% yn ôl eu trefn) na'r cyfartaledd o 33%. 8% yn unig o elusennau Addysg, Hyfforddi ac Ymchwil Wyddonol a roddodd fanylion da am gynlluniau ar gyfer y dyfodol yn eu Hadroddiadau Blynyddol ond gwnaed yn iawn am hyn drwy gynnwys mwy o ddatgeliadau na'r cyfartaledd (89%) yn eu Hadolygiadau Blynyddol.
Mae'n bwysig i ddatgan cynlluniau'r elusen er mwyn caniatáu i fudd-ddeiliaid weld ym mha fodd y bydd yr elusen yn parhau i weithredu. Methodd gormod o'r elusennau â rhoi'r wybodaeth hon ac o ganlyniad, methwyd â chydymffurfio â gofynion y SORP Elusennau ac i sicrhau tryloywder a fydd yn caniatáu i fudd-ddeiliaid ddeall sefyllfa'r elusen. Mae'n arfer da i gynnwys manylion pellach yn yr Adolygiad Blynyddol ond nid i ddefnyddio'r Adolygiad Blynyddol fel cyfrwng i gyfleu gwybodaeth y mae gofyn ei chynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol. Pan gyflwynir gwybodaeth ychwanegol yn yr Adolygiad Blynyddol, dylid cynnwys croesgyfeiriadau priodol yn yr Adolygiad Blynyddol.
Yr ymddiriedolwyr sy'n penderfynu pa bolisïau allweddol a ddilynir er mwyn i'r elusen fedru cyflawni ei hamcanion. Wrth ddatgelu'r wybodaeth hon yn yr Adroddiad Blynyddol mae'r elusen yn cadarnhau ei bod yn atebol i'r budd-ddeiliaid drwy ddangos iddynt sut y mae'r ymddiriedolwyr yn bwriadu sicrhau adnoddau a'u defnyddio yn y dyfodol.
Rhoddodd 42% o elusennau Tai a Materion Cymunedol fanylion da am eu polisïau cronfeydd wrth gefn 24% yn llai na'r ffigur cyfartalog ar gyfer y 200 elusen i gyd.
Mae'r elusennau hynny na chyfeiriodd at bolisi o gwbl yn torri amodau'r SORP Elusennau, yn ogystal â gofynion Rheoliadau'r Elusennau (Adroddiadau a Chyfrifon) 2000, yn achos yr elusennau hynny nad ydynt yn gwmnïau cyfyngedig £5.9bn. oedd cyfanswm cronfeydd wrth gefn (heb gynnwys gwaddolion) yr elusennau a ddadansoddwyd ar 31 Mawrth 2003, ac roedd eu "cronfeydd rhydd" yn £0.9bn. Dylai'r elusennau fod yn gwbl atebol am y swm sylweddol hwn. Nid yw'n dderbyniol bod unrhyw un o'r elusennau a ddadansoddwyd yn methu â rhoi manylion am eu polisi cronfeydd wrth gefn. Rydym yn annog mwy o elusennau i ddilyn esiampl y 38% a roddodd manylion llawn am eu polisi a'u perfformiad yn ei erbyn.
Mae cyhoeddiadau'r Comisiwn Elusennau, Charity Reserves (RS3) a Charity Reserves (CC19), yn rhoi mwy o wybodaeth am gronfeydd wrth gefn, a'u pwrpas yw gwella safon adrodd yn y maes hwn.
Lle bo hynny'n berthnasol, mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod elusen yn datgan ei phwerau buddsoddi yn yr Adroddiad Blynyddol.
Nid yw'n dderbyniol bod cynifer o elusennau o'r maint hwn, a all fod yn gyfrifol am adnoddau a buddsoddiadau sylweddol, yn methu â chydymffurfio â gofynion y SORP Elusennau.
Lle bo hynny'n berthnasol, mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod elusen yn datgan ei pholisi ynglŷn â rhoi grantiau Dylai'r ymddiriedolwyr roi mwy na'r lleiafswm gofynnol o wybodaeth am y maes hwn, yn enwedig pan fo rhoi grantiau yn rhan sylweddol o wariant yr elusen. Mae rhoi manylion llawn am bolisi'r elusen ynglŷn â rhoi grantiau yn caniatáu i fudd-ddeiliaid ddeall sut y mae'r elusen yn gwario'i harian ac yn gwneud penderfyniadau ynglŷn â hynny.
Mae'r ffaith bod 66% o elusennau sy'n rhoi grantiau wedi methu â rhoi unrhyw fanylion o gwbl am eu polisi yn siomedig. Mae'r SORP Elusennau yn gofyn bod polisïau o'r fath yn cael eu datgelu, ac y mae hefyd yn rhan allweddol o dryloywder ac atebolrwydd. Roedd rhoi grantiau yn cyfrif am wariant 40 o'r elusennau, ond methodd 12 ohonynt (30%) â rhoi unrhyw fanylion am eu polisi ynglŷn â rhoi grantiau yn eu Hadroddiad Blynyddol a Chyfrifon.
Chwiliwyd Adolygiad Blynyddol a gwefan yr elusennau hyn (lle bo hynny'n berthnasol) am wybodaeth ychwanegol.(18)
Roedd yr wybodaeth ychwanegol a ddarparwyd yn amrywio o ddadansoddiad manwl o'r grantiau a roddwyd a'r polisi ynglŷn â hynny i ffigurau a ffeithiau mwy cyffredinol. Rhoddodd dwy o'r elusennau fanylion da neu ragorol am eu polisi rhoi grantiau. Rhoddodd pum rhywfaint o fanylion am eu rhaglen, ac ni chafwyd unrhyw fanylion o gwbl gan y pump arall. Cyflwynwyd yr wybodaeth ar ffurf tablau neu raffiau yn bennaf.
Tair yn unig o blith y 12 elusen a roddodd groesgyfeiriadau o'u Hadroddiad Blynyddol i'w Hadolygiad Blynyddol neu'r gwefan, ffigur a oedd yn gyson â'r grŵp sampl gyflawn o 200.
Dylai'r 40 elusen a wariai'r mwyafrif o'u harian ar roi grantiau roi gwell adroddiad o lawer o'r modd y rhannwyd yr arian hwn. Gan mai rhoi grantiau yw prif ffocws eu gweithrediadau, nid ydynt yn dangos tryloywder nac atebolrwydd os nad ydynt yn esbonio'u polisi i'w budd-ddeiliaid.
Mae'r SORP Elusennau, y Safonau Adrodd Ariannol, y Ddeddf Elusennau a'r Rheoliadau a'r Ddeddf Cwmnïau oll yn mynnu bod elusennau yn datgelu eu polisïau cyfrifo. Dylai'r Adroddiad Blynyddol ddangos i fudd-ddeiliaid bod yr ymddiriedolwyr wedi adolygu polisïau cyfrifo'r elusen i sicrhau eu priodoldeb a'u bod yn adlewyrchu amgylchiadau cyfredol yr elusen a'i hanghenion allanol diweddaraf.(19)
Prin iawn oedd y problemau a gafwyd wrth ddatgelu polisïau cyfrifo ar gyfer prif eitemau'r mantolenni. Fel rheol, roedd yr eitemau coll yn perthyn i'r SoFA. Dylai ymddiriedolwyr ofalu eu bod yn datgan polisi ynglŷn â dyraniad costau rhwng categorïau gwariant y SoFA.
Nid oedd elusennau Tai a Materion Cymunedol yn dda am ddatgelu'r pwerau a'r polisïau hyn (14% a 18% yn ôl eu trefn), ac felly hefyd elusennau Iechyd a Meddygol (14% a 29% yn ôl eu trefn). Roedd elusennau sy'n Gweithio Dramor yn well (25% a 50% yn ôl eu trefn) ac roedd elusennau Crefyddol yn well o lawer na'r cyffredin (33% a 67% yn ôl eu trefn).
Mae datgelu polisïau cyfrifol yn rhan allweddol o dryloywder ac atebolrwydd. Mae'n hanfodol bwysig bod budd-ddeiliaid yn derbyn gwybodaeth ariannol am elusen, o gofio bod yr ymddiriedolwyr yn gyfrifol iddynt am warchod asedau'r elusen a gwario'i hadnoddau. Mae lle i wella yn y maes hwn. Er mor galonogol yw gweld bod rhai elusennau yn darparu gwybodaeth am newidiadau i'r polisïau cyfrifo, ni fyddem yn disgwyl gweld bod gwybodaeth statudol yn eisiau o Adroddiadau Blynyddol chwarter yr holl elusennau o'r maint hwn.
Yn unol ag arfer da, dylai ymddiriedolwyr:
Mae enghreifftiau eglurhaol o arfer da yn cynnwys:
Yn Adroddiad Blynyddol un o'r elusennau sy'n rhoi grantiau cafwyd rhestr hir o'i grantiau, ynghyd ag esboniad manwl o bwrpas pob un a gwybodaeth gefndirol ynglŷn â phob penderfyniad.
Yn ogystal, roedd yr Adroddiad Blynyddol yn cynnwys canllawiau ynglŷn â gwneud cais i'r elusen am gymorth, tystiolaeth bellach o ddealltwriaeth yr ymddiriedolwyr o natur gyhoeddus y ddogfen.
Yn achos elusen arall a fynegodd ei pholisi cronfeydd wrth gefn yn glir, rhoddwyd esboniad defnyddiol o'r cyfrifiad a ddefnyddiwyd.
1. Uned Strategaeth, Private Action, Public Benefit - a review of Charities and the wider not-for profit sector, Swyddfa'r Cabinet, 2002.
2. Yn ogystal, edrychwyd yn fanwl ar gyfres o gymarebau ariannol allweddol, a bydd y rhain yn ffurfio ffocws ail adroddiad a gyhoeddir yn ddiweddarach eleni.
3. Ceir hyd i fanylion am fethodoleg yr arolwg yn Atodiad A.
5. Diffinnir Adolygiadau Blynyddol yn Atodiad B.
6. Ceir hyd i'r rhwymedigaeth gyfreithiol i gwblhau Adroddiad Blynyddol yn Rheoliad 7(4) o Reoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2000. Mae'r rhain yn tanategu'r materion a gynhwysir yn SORP.
7. Gall budd-ddeiliaid gynnwys: buddiolwyr, rhoddwyr ac arianwyr, gwirfoddolwyr, staff, grwpiau diddordeb, llywodraeth ganolog, ranbarthol a lleol (fel ariannwr neu luniwr polisi), partneriaid neu gyflenwyr, y cyfryngau a'r cyhoedd.
8. Rhwymedigaeth i gyflwyno Deddf Elusennau 1993, adran 45. Mae elusennau yn rhydd i ddewis dyddiad ar gyfer diwedd eu blwyddyn ariannol.
9. Gweler Tabl 2, Atodiad A am fanylion yn dangos pa SORP oedd yn berthnasol yn achos yr elusennau a ddadansoddwyd.
10. Roedd yr elusennau a gynhwyswyd yn y dadansoddiad hwn yn ddigon mawr i warantu archwiliad blynyddol o'u Cyfrifon. Nid yw'n ofyniad cyfreithiol i'r archwilwyr wneud dim mwy na mynegi barn am y Cyfrifon, er bod eu rheolau proffesiynol yn gofyn eu bod yn fodlon nad oes unrhyw beth o fewn yr Adroddiad Blynyddol, a datganiadau eraill a gyhoeddwyd gyda'r Cyfrifon, sy'n gwrthdaro â'r wybodaeth a ddatgelir yn y Cyfrifon.
11. Y pump prif fath o elusen yw - cwmnïau cyfyngedig (fel arfer yn gyfyngedig drwy warant), elusennau anghorfforedig (ymddiriedolaethau neu gymdeithasau), elusennau corfforedig drwy Siartr Frenhinol ac elusennau corfforedig drwy Ddeddf Seneddol. Yn ôl eu trefn, mae eu dogfennau llywodraethol fel a ganlyn: Memorandwm ac Erthyglau Cwmni, y Ddogfen Ymddiriedolaeth neu'r cyfansoddiad, y Siartr Frenhinol neu'r Ddeddf.
12. Nodir y categorïau a ddefnyddiwyd yn y Caritas Data Top 3000.
13. Deilliai'r categorïau incwm a ddefnyddiwyd yn y dadansoddiad hwn yn bennaf o SORP Elusennau. Deilliai'r categorïau gwariant o'r dosbarthiadau a gynhwyswyd ar Ffurflen Flynyddol y Comisiwn Elusennau.
14. Er enghraifft, mae'n bosib bod elusen sy'n darparu asedau ffisegol i fuddiolwyr (a fyddai'n ei gosod mewn un categori) yn gwneud hynny at bwrpas sy'n ei gosod mewn categori arall - gallai elusen sy'n darparu cartrefi i ddosbarth arbennig o fuddiolwyr fod yn perthyn i "Tai a Materion Cymunedol" neu "Gwasanaethau a Chymorth Cymdeithasol".
15. Er enghraifft, asedau hanesyddol neu anaralladwy na chafodd eu cyfalafu, patentau, trwyddedau a nodau masnach, enw a/neu logo'r elusen.
16. Nid yw'r adran hon yn cynnwys cyfraniad gwirfoddolwyr, a drafodwyd yn gynt.
17. Yn 2003 cyflwynwyd dogfen drafod gan Grŵp Ymddiriedolwyr Ariannu Elusennau ("Inputs matter - Improving the quality of reporting in the charity sector") a awgrymai y dylid cynnwys yr amser a roddwyd gan wirfoddolwyr i elusen yn y Cyfrifon, wedi'i werthuso yn ôl cyfradd safonol.
18. Nid oedd gan 3 o'r elusennau wefan ac nid oeddent yn darparu Adolygiad Blynyddol.
19. Mae canfyddiadau ein dadansoddiad yn adleisio canfyddiadau'r Grŵp Cyfarwyddwyr Cyllid Elusennau, sy'n datgan yn ei adroddiad "Inputs matter - improving the quality of reporting in the charity sector":
"Dylai elusennau wneud datgeliadau cliriach a lawnach am eu polisïau cyfrifo, eu technegau amcangyfrif a seiliau dyraniad / dosraniad eu costau, yn enwedig costau canolog, ar draws linelau'r Datganiad o Weithgareddau Ariannol (SoFA).