Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
1. Mae'r polisi hwn yn rheoli i ba raddau y gall y Comisiwn gynnig copïau electronig o'r Gofrestr Elusennau, neu ddogfennau llywodraethol a chyfrifon elusennau.
2. Mae'r Comisiwn yn ymrwymedig i ddarparu copïau o'r fath ar sail deg a thryloyw nad yw'n gwahaniaethu rhwng y rheiny sy'n gofyn am gopïau o'r fath mewn ffordd sy'n groes i Reoliadau Ailddefnyddio Gwybodaeth Sector Cyhoeddus 2005 ("rheoliadau AGSC).
3. Dan adran 84 Deddf 1993 bydd y Comisiwn ar gais unrhyw berson, yn rhoi iddo neu iddi gopïau darllenadwy, neu ddarnau, o unrhyw ddogfen yn ei feddiant sydd am y tro ar gael i'w harchwilio. Gall y Comisiwn Elusennau godi ffioedd am gyflenwi dogfennau copi o'r fath dan adran 85 Deddf 1993 a Rheoliadau Ffioedd y Comisiynwyr Elusennau (Copïau a Darnau) 1992.
4. Nid yw'r gofyniad i ddarparu copïau darllenadwy yn estyn i ofyniad i ddarparu copi electronig o ddata. O ganlyniad mae disgresiwn gan y Comisiwn pan fydd yn delio â cheisiadau am gopi electronig. Gall y Comisiwn Elusennau ddewis bodloni ei rwymedigaeth i ddarparu copi darllenadwy o ddogfennau o'r fath i berson sy'n gofyn amdanynt (y Ceisydd) trwy ddarparu copi electronig pan fydd y Ceisydd yn cytuno iddo fod mewn ffurf o'r fath.
5. Ar 1 Gorffennaf 2005 daeth y rheoliadau AGSC i rym. Diben y Rheoliadau yw sefydlu fframwaith sy'n darparu ar gyfer yr ailddefnydd effeithiol o wybodaeth sector cyhoeddus. Fodd bynnag, nid yw rheoliadau AGSC yn gymwys i ddogfen lle mae trydydd parti yn berchen ar hawliau eiddo deallusol perthnasol. Dyma fydd yr achos yn ôl pob tebyg gydag adroddiadau blynyddol a dogfennau ategol a dogfennau llywodraethol elusennau.
6. Mae'r Gofrestr Elusennau yn amodol ar hawlfraint cronfa ddata'r Goron1. Ni all y Comisiwn Elusennau roi trwydded i ailddefnyddio unrhyw ddeunydd sy'n amodol ar hawlfraint cronfa ddata'r Goron. Cyfrifoldeb adran HMSO Swyddfa Gwybodaeth Sector Cyhoeddus (SGSC) yw hwn. Maen nhw'n ymgynghori â'r Comisiwn ynghylch y broses hon ond nhw sy'n gyfrifol amdani.
7. Mae Rheoliad 11 y rheoliadau AGSC yn datgan, lle y bo'n bosib ac yn briodol, bydd corff sector cyhoeddus yn sicrhau bod dogfen ar gael i'w hailddefnyddio trwy ddulliau electronig. Fel y nodwyd uchod, nid yw'r rheoliadau hyn yn gymwys i adroddiadau blynyddol, unrhyw ddogfen ategol megis cyfrifon, neu ddogfennau llywodraethol. Bydd y Gofrestr Elusennau yn amodol ar y rheoliadau ond bydd SGSC yn gyfrifol am drwyddedu unrhyw ailddefnydd.
8. Bydd y Comisiwn yn sicrhau bod copïau o'r Gofrestr, darnau, dogfennau llywodraethol a chyfrifon ar gael ar ffurf electronig yn unol â'r weithdrefn a amlinellir isod.
9. Mae'r weithdrefn hon yn ymwneud â chael mynediad i gopi electronig ac nid ailddefnyddio (nid yw hyn yn fater y mae pŵer gan y Comisiwn i'w drwyddedu). Sut bynnag wrth benderfynu p'un ai i ddarparu copi electronig neu beidio bydd y Comisiwn yn ystyried yr ailddefnydd arfaethedig o'r wybodaeth dan sylw.
10. Gall y Comisiwn ddarparu copi electronig wrth gyflawni ei ddyletswydd i ddarparu copi darllenadwy o wybodaeth sydd ar gael i'r cyhoedd os yw'r person sy'n gwneud cais am y copi yn fodlon ei dderbyn yn y ffurf honno. Nid oes unrhyw reidrwydd ar y Comisiwn i ddarparu copi yn y ffurf hon.
11. Wrth ddarparu copïau o ddogfennau llywodraethol, adroddiadau blynyddol, a darnau o'r Gofrestr nid yw'r Comisiwn yn cynnig y rhain i'w hailddefnyddio. Mae ailddefnyddio yn fater i'r sawl sy'n berchen ar yr hawliau eiddo deallusol. Yn achos dogfennau llywodraethol, adroddiadau blynyddol a chyfrifon, mae'n golygu'r elusen dan sylw fel arfer. Mae'r mater o ailddefnyddio mewn perthynas â'r Gofrestr yn gyfrifoldeb SGSC.
12. Ni fydd y Comisiwn yn darparu copi electronig o'r wybodaeth sydd ar gael i'r cyhoedd ar gais os bwriedir defnyddio'r wybodaeth at ddibenion marchnata uniongyrchol.
13. Ni fydd y Comisiwn yn darparu copi electronig o unrhyw ddeunydd sy'n amodol ar hawlfraint y Goron neu hawlfraint cronfa ddata'r Goron oni bai ei fod yn fodlon
(i) bod yr ailddefnydd arfaethedig ar gyfer un o'r dibenion cymeradwy canlynol nad oes angen trwydded ar ei gyfer
(a) defnyddio rhannau ansylweddol o'r wybodaeth a ddarparwyd ar gyfer unrhyw ddiben;
(b) defnyddio rhan sylweddol o'r wybodaeth at ddiben addysgu neu ymchwil ac nid at ddiben masnachol ar yr amod bod y ffynhonnell wedi'i nodi;
(c) defnyddio'r cyfan neu ran sylweddol o'r wybodaeth at ddiben nad yw'n cynnwys cynnig y cyfan neu ran sylweddol o'r cynnwys hwnnw i'r cyhoedd trwy unrhyw ddull.
neu
(ii) bod trwydded gan y Ceisydd gan SGSC mewn perthynas â'r ailddefnydd arfaethedig neu mae wedi cael cadarnhad gan SGSC nad oes angen trwydded o'r fath ar y Ceisydd ar gyfer yr ailddefnydd arfaethedig;
a
(iii) bod y Ceisydd yn bwriadu ailddefnyddio'r wybodaeth mewn dull priodol. Wrth benderfynu beth sy'n briodol bydd y Comisiwn yn rhoi sylw dyledus i bolisi'r llywodraeth i annog ailddefnyddio gwybodaeth sector cyhoeddus er budd busnes, cymdeithas a'r dinesydd. Bydd unrhyw achos lle mae'r Comisiwn yn gwrthod darparu copi electronig ar y sail hon yn ymwneud â'r dibenion y bwriedir ailddefnyddio'r wybodaeth ar eu cyfer yn unig a bydd unrhyw achos o wrthod yn cael ei gyhoeddi a bydd agwedd debyg yn cael ei mabwysiadu at bob cais cyffelyb. Ni fydd y Comisiwn yn gwrthod rhoi copi electronig am resymau sy'n ymwneud â dosbarth y Ceisydd dan sylw.
14. Dylai pobl sydd eisiau cael copi electronig ar gyfer ailddefnydd a ganiateir (gweler paragraff 13(i) uchod) neu sydd eisoes yn dal trwydded gysylltu â'r Comisiwn Elusennau Uniongyrchol, Blwch SP 1227, Lerpwl, L69 3UG, Ffacs 0151 703 1555 neue-bost. Dylai pobl sydd eisiau cael trwydded wneud cais i Is-adran Dwyddedu HMSO, Office of Public Sector Information, St Clements House, 2 - 16 Colegate, Norwich, NR3 1BQ, Ffacs 01603 723000, e-bost, neu ymweld â'i gwefan yn www.opsi.gov.uk. Mae'n debyg y bydd angen trwydded arnoch dim ond os bydd y wybodaeth ar gael i'r cyhoedd ei gweld. Dylech gysylltu ag OPSI yn yr amgylchiadau hyn yn unig.
15. Ni ellir ailddefnyddio unrhyw ddogfen y rhoddir copi electronig ohoni mewn unrhyw fater sy'n torri'r hawlfraint yn y ddogfen. Os yw'r Ceisydd yn cynnig dogfen i'r cyhoedd, neu'r wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn y ddogfen, sy'n amodol ar hawlfraint y Goron neu hawlfraint cronfa ddata'r Goron, bydd y Ceisydd yn cynnwys datganiad bod y ddogfen neu'r wybodaeth yn amodol ar hawlfraint y Goron neu hawlfraint cronfa ddata'r Goron, wedi cael ei ddarparu gan y Comisiwn, a bod ef neu hi wedi cydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol angenrheidiol mewn perthynas ag ailddefnyddio.
16. Amod y cytundeb i ddarparu copi electronig yw na fydd y Ceisydd yn defnyddio unrhyw ddata personol a ddarperir fel rhan o'r wybodaeth sydd ar gael i'r cyhoedd at ddibenion marchnata uniongyrchol.
17. Mewn unrhyw achos mae'n amod unrhyw gytundeb o'r fath y bydd unrhyw ddata personol yn cael ei broses gan y Ceisydd dim ond yn unol â'r egwyddorion diogelu data a bennwyd yn Neddf Diogelu Data 1998.
18. Bydd y cytundeb i ddarparu copi electronig o wybodaeth yn amodol ar y Ceisydd yn talu'r gost a ddaw i'r Comisiwn o ddarparu copi o'r fath. Bydd y dewis o fformat electronig yn ôl disgresiwn y Comisiwn. Bwriedir y bydd y tâl am ddarparu copi electronig o wybodaeth yn cael ei gosod ar gyfradd sy'n cwmpasu'r gost wirioneddol o'i ddarparu plws 6% o'r costau cyfalaf dan sylw. Mae hyn yn unol â rheoliadau AGSC a chanllawiau'r Trysorlys. Bwriedir datblygu amrywiaeth o daliadau safonol a fydd ar gael ar wefan y Comisiwn.
19. Os yw'r diben y caiff y data ei ailddefnyddio ar ei gyfer yn elusennol, yn ddyngarol neu'n llesiannol, bydd y tâl a nodir ym mharagraff 18 yn cael ei hepgor waeth beth fo statws y Ceisydd. Yn yr un modd, os yw'r diben y mae angen y data ar ei gyfer yn fasnachol codir y tâl waeth beth fo statws y Ceisydd. Os yw'r diben arfaethedig at ddibenion elusennol, dyngarol neu lesiannol a diben masnachol, codir y tâl beth bynnag fo statws y Ceisydd.
(1) Nid oes angen trwydded ar gyfer ailddefnyddio at y dibenion canlynol:
(a) defnyddio rhannau ansylweddol o'r wybodaeth a ddarparwyd ar gyfer unrhyw ddiben;
(b) defnyddio rhan sylweddol o'r wybodaeth at ddiben addysgu neu ymchwil ac nid at ddiben masnachol ar yr amod bod y ffynhonnell wedi'i nodi;
(c) defnyddio'r cyfan neu ran sylweddol o'r wybodaeth at ddiben nad yw'n cynnwys cynnig y cyfan neu ran sylweddol o'r cynnwys hwnnw i'r cyhoedd trwy unrhyw ddull.
Mabwysiadwyd gan y Bwrdd ar 25 Ionawr 2006.