Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
Mae cofnodion y Comisiwn Elusennau ar gyfer Cymru a Lloegr yn gofnodion cyhoeddus. Mae hyn yn golygu bod rhaid i ni yn ôl y gyfraith reoli’r cofnodion hynny yn unol â’r Deddfau Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967.
Yn benodol, fel rheol bydd deunydd hanesyddol neu archifol sydd wedi cael ei ddewis i’w gadw yn cael ei drosglwyddo i’r Archifau Cenedlaethol ddim hwyrach na 30 mlynedd o adeg creu’r cofnodion. Fe welwch grynodeb byr o’n cofnodion yn yr Archifau Cenedlaethol ar ei wefan (http://www.nationalarchives.gov.uk")
Mae rhai o’r cofnodion hanesyddol rydym eisoes wedi’u trosglwyddo i’r Archifau Cenedlaethol yn cynnwys arolygon sydd bron â bod yn gynhwysfawr o ymddiriedolaethau elusennol a gynhaliwyd rhwng 1817 a c.1940 (cyfeiriadau dosbarth PRO CHAR 2 a CHAR 8). Mae’r rhain yn cynnwys cyfoeth o wybodaeth ar weithgareddau a hanes y sefydliadau hyn. Mantais y cofnodion hyn yw eu bod nhw wedi'u mynegeio ar feini prawf daearyddol ac yn crybwyll nifer o unigolion preifat. Prin iawn yw’r deunydd diweddarach sydd wedi'i strwythuro fel hyn ac o ganlyniad mae’n llawer llai diddorol i haneswyr lleol a theuluol.
Ar un adeg, roeddwn yn cofrestru (neu’n gwneud copi cofnod) o deitl a/neu ddogfennau ymddiriedolaeth yn ymwneud â thir a setlwyd ar ymddiriedolaethau elusennol yn rheolaidd. Prin oedd y cofrestriadau a gafodd eu gwneud ar ôl i’r system gofrestru fod yn ddewisol ar 1 Ionawr 1961. Mae’r cofnodion hyn wedi cael eu trosglwyddo i’r Archifau Cenedlaethol (CHAR 12 ac 13, y cymorth chwilio ar gyfer y dosbarth olaf yw CHAR 15).
Mae’n rhaid i ddeunydd sydd heb gael ei ddewis ar gyfer ei gadw’n barhaol yn yr Archifau Cenedlaethol gael ei ddinistrio yn ôl y gyfraith cyn i’r cyfnod o 30 blynedd ers adeg ei greu dan adran 3(6) Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 ddod i ben. Yr unig eithriadau yw pan fydd achos arbennig wedi cael ei roi gerbron a’i dderbyn gan Gyngor Ymgynghorol yr Arglwydd Ganghellor ar Gofnodion Cyhoeddus (fe welwch fanylion ar wefan yr Archifau Cenedlaethol ar http://www.nationalarchives.gov.uk/default.asp" Mae’r mwyafrif helaeth yn cael ei ddinistrio ymhell cyn hyn mewn gwirionedd yn ôl arfer safonol y Llywodraeth. Mae hyn yn seiliedig ar ein hangen busnes am fath arbennig o wybodaeth a’r gost i’r trethdalwr o gadw’r wybodaeth honno.
Mae ein cyhoeddiad CC2 yn esbonio’r berthynas rhwng elusennau a’r Comisiwn Elusennau.
Un o’n swyddogaethau craidd yw rhoi gwybodaeth i’r cyhoedd am elusennau. Gwneir hyn yn bennaf trwy’r Gofrestr Elusennau (a gynhelir dan adran 3 Deddf Elusennau 1993). Mae ein cyhoeddiad CC45 Cofrestr Ganolog Elusennau yn esbonio’r wybodaeth ychwanegol sydd ar gael o’r Gofrestr.
Am wybodaeth ynghylch pa elusennau nad yw’n ofynnol iddynt gofrestru gyda ni, darllenwch yr adran "Beth yw sefydliad sydd wedi’i esgusodi/eithrio?" yn ein Cyhoeddiad CC21 (Cofrestru fel Elusen)
Dylai aelodau o’r cyhoedd a hoffai gael gwybodaeth am y sefydliadau hyn gysylltu â’r ymddiriedolwyr, a fydd efallai yn gallu eu helpu.
Mae gan ymddiriedolwyr elusennau sydd wedi’u hesgusodi a’u heithrio yr un cyfrifoldebau ag elusennau cofrestredig i ddarparu copïau o’r cyfrifon i aelodau’r cyhoedd cyn pen dau fis o dderbyn cais amdanynt, yn amodol ar dalu tâl rhesymol am y gost.
Er bod gan y Comisiwn bŵer statudol i dderbyn cofnodion elusennau i’w cadw’n ddiogel, nid yw’n bolisi arferol gennym wneud hynny bellach. Fel arfer byddwn yn gwneud hyn at ddibenion gwarchod yn unig yn ystod ymchwiliad ffurfiol. Mae ein cofnodion sy’n ymwneud ag elusennau unigol yn ffeiliau achosion yn bennaf sy’n cofnodi cyflawni rhyw agwedd ar ein dyletswydd i gynghori, goruchwylio neu warchod elusennau. Mae hyn yn golygu na fyddant yn adlewyrchu gweithgareddau elusennau lle nad ydym wedi rhoi cyngor neu gymryd camau rheoleiddio.
Mae ymddiriedolwyr yn gyfrifol am gynnal cofnodion eu helusen. Wrth benderfynu pa gofnodion i’w cadw ac ym mha ffurf, mae angen iddynt werthuso’r costau, y peryglon a’r manteision i’w hamcanion elusennol yn ofalus. Dylai ymchwilwyr sy’n dymuno gwneud cais i gael mynediad i gofnodion elusen gofio hyn pan fyddant yn cysylltu â’r sefydliad perthnasol yn uniongyrchol. Mae nifer o elusennau wedi trosglwyddo cofnodion archifol i swyddfeydd lleol a sirol neu storfeydd eraill.
Fel mater o arfer dda byddem yn annog ymddiriedolwyr i fod yn agored pan fydd aelodau’r cyhoedd yn gofyn am wybodaeth. Fodd bynnag, mae hyn yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr, ac eithrio pan fydd gofynion cyfreithiol penodol sy'n mynnu eu bod yn darparu mynediad i’r cyhoedd (er enghraifft, cyfrifon elusennau). Mae meysydd hefyd lle mae ddyletswydd cyfrinachedd yn ddyledus i fuddiolwyr a rhoddwyr. Nid oes pŵer gennym ymyrryd yn yr agwedd hon ar weinyddiad elusennau.
Ewch i'r adran Cwestiynau cyffredin i weld rhai enghreifftiau a all ateb eich ymholiad ac egluro unrhyw gamddealltwriaeth ynghylch pa gofnodion yr ydym wedi'u cadw ac efallai yn parhau i'w cadw.
Rydym yn hapus i ystyried caniatáu mynediad i'n cofnodion. Bydd rhaid i chi gysylltu â ni i wneud apwyntiad trwy ffonio 0845 300 0218.
Dylai ymchwilwyr nodi na allwn wneud gwaith ymchwil ar eu rhan na chaniatáu, fel mater o arfer, fynediad i ddeunydd a dderbyniwyd yn gyfrinachol neu sydd wedi'i gwmpasu gan eithriadau eraill o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
Gallwn ddadlennu gwybodaeth a dderbyniwn gan ymddiriedolwyr ac aelodau’r cyhoedd trwy ddefnyddio ein pwerau statudol (boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol - nid oes unrhyw wahaniaeth) dim ond os oes pŵer statudol neu ddyletswydd i wneud hynny, neu os yw’r dadleniad yn gysylltiedig fel arall â hybu’r diben y ceisiwyd y wybodaeth ar ei gyfer. Gall hyn olygu nad oes modd rhyddhau’r wybodaeth i’r cyhoedd heb ganiatâd y person(au) y mae’r ddyletswydd cyfrinachedd yn ddyledus iddo/iddi.
Gall fod rhesymau eraill pam na allwn ryddhau gwybodaeth, er enghraifft, pe byddai gwneud hynny yn peryglu rhoi gwybodaeth gyfrinachol i ni yn y dyfodol, neu’n cael ei ystyried yn ymyrryd ar breifatrwydd, neu achosi gofid, neu niwed personol i unigolion preifat neu ymddiriedolwyr elusennau. Mae enghreifftiau yn cynnwys cyfeiriadau lleoliadau llochesau menywod.
Fe welwch atebion isod i gyfres o gwestiynau a ofynnir i ni yn aml mewn perthynas â chael mynediad i’n cofnodion. Cymerwch amser i ddarllen y rhain oherwydd maent yn darparu llawer o wybodaeth am natur ein cofnodion ac a ydynt ar gael.
Cw: Allwch chi ddweud wrtha i a yw elusen yn berchen ar ddarn arbennig o dir?
A: Ar un adeg roedden ni’n cadw cofnod o rai trawsgludiadau o dir at ddibenion elusennol (1855-1960). Mae’r cofnodion a baratowyd gan y swyddogaeth hon i’w gweld yn yr Archifau Cenedlaethol ac maent ar gael i’r cyhoedd eu gweld.
Nid ydym yn cadw cofrestr o dir elusennol ac fel rheol nid ydym yn cadw cofnodion eiddo ymddiriedolwyr iddynt.
Cw: Rwy’n drawsgludwr cofrestredig ac mae un o’m cleientiaid yn dymuno prynu darn o dir yr oedd elusen yn berchen arno ar un adeg. Sut ydw i’n archwilio gwreiddyn y teitl?
A: Mae ein cofrestriadau tir a roddir at ddibenion elusennol i’w gweld yn yr Archifau Cenedlaethol (PRO). Mae cofrestriadau a wnaed gan y Canghellys a’r Goruchaf Lys Barn (o 1736 i 1925) fel rhan o’r gyfraith mortmain i’w gweld hefyd yn y PRO, cyfeiriadau dosbarth C54 a J18.
Cw: Rwy’n ymddiriedolwr elusen ac mae ein tir wedi’i freinio yn y Ceidwad Swyddogol. Ydy hyn yn golygu bod y Ceidwad Swyddogol yn dal y gweithredoedd eiddo?
A: Mae hyn yn annhebygol iawn. Mae pŵer penodol gan y Ceidwad Swyddogol i ganiatáu i ddogfennau teitl sy’n ymwneud ag eiddo a freiniwyd ynddo gael eu cadw gan yr ymddiriedolwyr elusen, ac fel arfer bydd yn ymarfer y pŵer hwn. Am daflen wybodaeth ar wasanaeth dal tir y Ceidwad Swyddogol edrychwch ar ein cyhoeddiad (CC13).
Cw: Rwy’n ymddiriedolwr elusen sy’n berchen ar dir. Oes gennych chi’r gweithredoedd ar gyfer ein tir?
A: Er bod pŵer gan y Comisiwn dderbyn cofnodion elusen i’w cadw’n ddiogel nid yw’r arfer hwn wedi cael ei weithredu ers sawl blwyddyn. Dylai ymddiriedolwyr elusennau wybod ble mae eu tystiolaeth teitl bob amser. Dylent archwilio eu cofnodion eu hunain a hefyd cysylltu â'u hymgynghorwyr cyfreithiol ac unrhyw fanc efallai eu bod wedi adneuo eu gweithredoedd gyda nhw.
Os oes gan ymddiriedolwyr wybodaeth bendant sy’n awgrymu ein bod yn dal gweithredoedd eu heiddo, dylent gysylltu â ni gan nodi pryd y cawsant eu hanfon atom a pham er mwyn i ni allu cadarnhau ai dyma yw’r achos o hyd neu beidio. Mae angen y wybodaeth leiaf hon arnom er mwyn i ni allu archwilio'r mynegeion perthnasol. Ni allwn gynnal chwiliadau ar hap oherwydd mae hyn yn rhy gostus.
Cw: Rwy’n ymchwilydd teulu / hanes lleol. Sut ydw i’n chwilio am roddion, gwaddoliadau ac ati sy’n gysylltiedig â’m teulu / unigolion lleol eraill?
A: Am y cyfnod cyn 1841, dylech edrych ar Adroddiadau cyhoeddedig y Comisiynwyr Ymchwilio Elusennau (yng Nghymru a Lloegr), ac mae'n bosib y gallwch weld copïau o rannau perthnasol o’r rhain yn eich swyddfa gofnodion leol neu sirol. Os oes diddordeb gennych yn y cyfnod cyn yr ail ryfel byd, mae’n bosib yr hoffech ymweld â’r Archifau Cenedlaethol hefyd ac edrych ar y mynegeion a’r rhestrau dosbarth ar gyfer dosbarthiadau CHAR 2 a CHAR 8.
Roedd Comisiwn 1817-41 yn ymgais i baratoi disgrifiad cynhwysfawr, wedi’i fynegeio’n ddaearyddol o bob elusen yng Nghymru a Lloegr y gwyddid amdanynt ar y pryd. Cafodd hwn ei ddiweddaru cyn belled â thua 1940. Oherwydd yr adnoddau a oedd eu hangen a’n cyfrifoldebau eraill, ni fu modd i ni gynhyrchu crynoadau o’n deunydd diweddarach yn y ffordd hon.
O ganlyniad, bydd yn bosib dilyn y llinell ymholi hon dim ond os ydych yn gwybod enw’r elusen neu os yw’n cynnwys enw’r sawl rydych yn ei ymchwilio. Yn y naill achos neu’r llall, eich man galw cyntaf yw’r Gofrestr Elusennau.
Cw: Rwy’n gwneud gwaith ymchwil ar roddion elusennol / gweithgareddau codi arian o hanner cyntaf y ganrif hon. Oes unrhyw wybodaeth / hen gyfrifon gennych a allai helpu?
A: Rydym yn cadw cyfrifon elusennau cyhyd â bod eu hangen arnom ar gyfer ein hanghenion busnes ac maent ar gael i’r cyhoedd eu gweld yn ystod y cyfnod hwnnw. Fel arfer y chwe blwyddyn ariannol ddiwethaf fydd hyn.
Fel rheol ni fydd cyfrifon elusennau cynharach yn goroesi ar ôl hynny oni bai bod yr ymddiriedolwyr eu hunain yn eu cadw neu cawsant eu hadneuo gyda swyddfeydd cofnodion lleol neu sirol. Anfonwyd nifer fawr o gyfrifon, yn dyddio o cyn 1960, i’r Archifau Cenedlaethol (cyn PRO dosbarth CHAR 1), ond yn sgîl diffyg diddordeb cawsant eu cynnig wedi hynny i swyddfeydd cofnodion lleol a sirol. Dinistriwyd y rheiny oedd heb gael eu hawlio.
Cyn 1961 nid oedd unrhyw gysylltiad rheolaidd gennym ag elusennau a oedd yn gwbl ddibynnol ar godi arian, e.e. cymdeithasau tanysgrifio. Am y rheswm hwn ni fydd unrhyw ddeunydd archifol gennym ar eu cyfer yn yr Archifau Cenedlaethol neu unrhyw fan arall.
Cw: Rwy’ wedi cysylltu â’ch Cofrestr Ganolog ac maen nhw’n dweud wrtha i nad ydych yn cadw gweithredoedd ymddiriedolaeth a chyfrifon elusennau a ddilëwyd am byth. Pam - dwi eisiau edrych ar rai ohonyn nhw?
A: Mae tua 10,000 o elusennau yn cael eu hychwanegu at y gofrestr bob blwyddyn a thua'r un nifer yn cael eu dileu o'r gofrestr. Mae hyn yn creu swm enfawr o ddeunydd a byddai'n gostus iawn i'r trethdalwr pe byddwn yn ceisio cadw'r cyfan.
Mae cyfrifoldeb statudol gennym gadw cofnodion sefydliadau a ddilëwyd ar y gofrestr gyhoeddus am byth. Er enghraifft, os yw sefydliad yn cael ei ddileu, fel rheol gallwn gofnodi'r rheswm pam (e.e. uno ag elusen arall, neu elusen yn cael ei dirwyn i ben gan ei hymddiriedolwyr).
Nid yw ein dyletswydd i gadw'r wybodaeth hon yn cynnwys dogfennau llywodraethol a chyfrifon elusennau a ddilëwyd. Ein polisi yw cynnig y wybodaeth hon i'r cyhoedd ar yr amod bod angen i ni ei chadw. Fel rheol bydd hyn tan bum mlynedd ar ôl dileu'r sefydliad o'r gofrestr. Wrth gwrs, bydd manylion y cymal amcanion, ardal gweithredu a gwybodaeth arall am yr elusennau hynny yn aros ar y gofrestr am byth.
Cw: Rwy’n ysgrifennu hanes elusen leol rwy’n credu sy’n mynd yn ôl sawl canrif. Ble ddylwn i ddechrau?
A: Mae’r Comisiwn presennol yn dyddio’n ôl i 1853 ac nid oes ganddo unrhyw gofnodion ei hun cyn y dyddiad hwnnw.
Gallwch ymweld â’ch llyfrgell astudiaethau lleol neu swyddfa gofnodion leol / sirol, a fydd o bosib yn cadw’r cyfrol(au) perthnasol o Adroddiadau’r Comisiynwyr Ymchwilio Elusennau (1817-41). Mae’r rhain yn arbennig o werthfawr oherwydd cofnododd y Comisiynwyr yr hyn a wyddid y pryd hynny ynghylch hanes y sefydliadau, gwybodaeth na fyddai ar gael o bosib fel arall i ni heddiw.
Yna mae’n bosib yr hoffech ystyried ymweld â’r Archifau Cenedlaethol. Mae’r papurau cefndir i’r Adroddiadau uchod yn yr Archifau Cenedlaethol dosbarth CHAR 2. Mae’r diweddariadau yn nosbarth CHAR 8 yn diweddaru’r deunydd hwn i tua dechrau'r ail ryfel byd. Mae mynegeion daearyddol gan y deunydd hwn i gyd.
Yn ogystal, yn yr Archifau Cenedlaethol, mae achosion y Canghellys (yr Uchel Lys) yn cynrychioli ffynhonnell gwybodaeth bwysig iawn ar achosion elusennau. Mae’r rhain yn anodd iawn i gael mynediad iddynt heb wybodaeth flaenorol ynghylch pryd y clywyd ple (a phwy oedd y partïon) neu pryd y cofrestrwyd dogfen. Gall hyn fod yn rhwystredig i’r ymchwiliwr amatur.
Bydd cofnodion hanesyddol go iawn elusen, os ydynt wedi goroesi, yn cael eu cadw gan yr ymddiriedolwyr neu unrhyw storfa (e.e. swyddfa gofnodion leol) y gallant fod wedi’u hadneuo gyda nhw.
Cw: Rwy’n ceisio cael gwybod a yw unigolyn arbennig wedi gadael cymynrodd i elusen. Allwch chi helpu?
A: Ni fyddwn yn gallu helpu oni bai fod yr unigolyn yn sylfaenydd yr elusen ac mae’r elusen yn parhau i ddefnyddio’i enw. Yn yr achos hwnnw, bydd y Gofrestr Elusennau yn ffynhonnell gwybodaeth bosib.
Os yw’r cyfnod dan sylw rhwng 1817-1940, mae’n bosib y byddwch yn canfod fod enw’r unigolyn hwnnw yn codi cyfeiriadau yn y mynegeion ar gyfer yr Archifau Cenedlaethol (PRO) dosbarthiadau CHAR 8 a CHAR 2. Mae’r rhain yn cael eu dal gan yr Archifau Cenedlaethol.
Mae cofnod ewyllysiau y llywodraeth ganol yn cael ei baratoi gan y Cofrestri Profeb (nid y Comisiwn) ac yn cael ei drosglwyddo i’r Archifau Cenedlaethol. Mae’r Archifau Cenedlaethol yn cynhyrchu canllaw defnyddiol i olrhain ewyllysiau sydd ar gael o’i wefan (http://www.nationalarchives.gov.uk/defaultl.asp") neu Adran Gwasanaethau Darllenydd, Archifau Cenedlaethol, Ruskin Avenue, Kew, Surrey, TW9 4DU.